Automatización de procesos comerciales para la industria del reciclaje y la gestión de residuos
PaperOffice DMS para la industria del reciclaje y la eliminación de desechos permite un flujo fluido de información gracias a la digitalización y automatización de los procesos comerciales.
Consejo profesional
Documentos escritos, contratos, giros, facturas, albaranes y mucho más están siendo reemplazados por documentos electrónicos gracias a la digitalización, optimizando así al máximo todos los procesos de trabajo.La IA integrada permite automatizar en gran medida los procesos de negocio, acelerando sus procesos y aumentar el éxito y la satisfacción.
Digitalización en la industria del reciclaje y eliminación de residuos
Las empresas de la industria del reciclaje y la eliminación de residuos se benefician significativamente del uso de una gestión de datos adecuada.
Cada empresa en esta industria es única y, por lo tanto, los requisitos para el sistema de gestión de documentos (DMS) adecuado son muy diferentes.La tendencia, así como la situación económica y la situación competitiva, se mueven cada vez más hacia la digitalización de documentos en lugar de mantenerlos exclusivamente en papel.
Así es como se generan documentos importantes todos los días en las empresas de la industria del reciclaje y la eliminación de residuos. Las industrias también son conocidas por un alto volumen de documentos. En particular, boletas de pesaje, boletas de entrega y boletas de acompañamiento, pero también boletas de entrega y facturas constituyen una gran parte de este volumen de documentos.
Por supuesto, esto implica un gran esfuerzo manual, desde archivar los documentos en papel hasta buscar los documentos requeridos, clasificar todos los conjuntos de documentos entrantes y salientes y archivar extensamente los recibos.
Pero de ninguna manera todas las facturas de proveedores o todos los albaranes están disponibles como un archivo desde el principio. En consecuencia, los escáneres fiables, potentes y de alta calidad y el uso de la solución de gestión de documentos adecuada son cruciales para una digitalización exitosa.
Debido a que todos los documentos deben digitalizarse si llegan en papel, requieren un archivo estructurado, asignación de tareas y flujo de trabajo y deben estar disponibles de inmediato a pedido.
Es muy importante que se cumplan los plazos importantes y que se tomen las medidas legales para almacenar los documentos. PaperOffice DMS le brinda una estructura clara en sus documentos y lo ayuda a lidiar con la avalancha de información.
PaperOffice elimina todos los cuellos de botella que consumen mucho tiempo y crea una visión general clara de los documentos importantes, como facturas o notas de envío, al administrarlos digitalmente en PaperOffice en el futuro.
Con un DMS común, por ejemplo, se puede archivar correo escaneado, guardar correos electrónicos importantes y archivar documentos. Además, diferentes usuarios pueden acceder y trabajar en estos documentos.
¿Cómo dejar de usar papel?
PaperOffice elimina todos los cuellos de botella que consumen mucho tiempo, genera ahorros de costos, como la eliminación de documentos en papel, y crea una visión general clara de los documentos importantes, como recibos, contratos, notas de entrega u otras cartas, al administrar digitalizarlos en PaperOffice en el futuro .
Capturar, procesar, compartir, buscar y rastrear sus documentos se vuelve muy fácil con el uso de PaperOffice.
Gracias al acceso controlado, listas de tareas detalladas, así como aprobaciones mediante flujos de trabajo y notificaciones confiables por correo electrónico, los empleados pueden completar las tareas asignadas de manera eficiente y las personas autorizadas pueden aprobar o denegar la aprobación fácilmente.
Con la solución de software PaperOffice DMS, no se pierden más documentos. Y sin importar dónde se encuentre, puede acceder a documentos importantes en segundos.
Por supuesto, siempre trabaja con nuestros sistemas de conformidad con la ley y completamente a prueba de auditorías.
Los recibos, cuentas y documentos similares ya no tienen que enviarse por correo entre distritos eclesiásticos y parroquias. El correo interno también se puede enviar digitalmente de esta manera. Esto ahorra papel, costos de almacenamiento adicional de datos y viajes a archivos. Los documentos se pueden proporcionar con palabras clave (editor, tema, estado, fecha, etc.) y luego se pueden encontrar más fácilmente.
Gestión documental orientada a procesos
La gestión de documentos orientada a procesos garantiza que estos documentos permanezcan actualizados con poco esfuerzo. PaperOffice lo apoya aquí con un extenso módulo de tareas y flujos de trabajo.
De esta manera, se pueden crear ciertas cadenas de procesos y los procesos operativos existentes se pueden definir en documentos electrónicos y ejecutar parcialmente de forma automática.
Esto representa una optimización del proceso sin errores, ya que la tarea no solo se puede asignar a empleados con derechos de usuario específicos y períodos de finalización, requiere aprobación digital, sino que también desencadena automáticamente otras acciones, como notificaciones por correo electrónico o cambios de estado de documentos.
De esta manera, se pueden mapear todos los procesos del documento.
PaperOffice no distingue entre los tipos de documentos, independientemente de si necesita ayuda con la gestión de contratos, facturas, alegatos y correspondencia por correo electrónico: gracias al sistema de gestión de documentos PaperOffice, sus procesos anteriores son transformados en de la industria del reciclaje y la eliminación de residuos se digitalizan, haciéndolos más eficientes, transparentes y significativamente más flexibles.
Porque no importa en qué forma lleguen los documentos a la empresa, ya sea en papel, archivos PDF, correos electrónicos o fotos, se archivan y almacenan automáticamente en una base de datos segura.
De este modo, los contratos importantes pueden reconocerse y rescindirse a tiempo o renegociarse. Liberación de documentos con firma digital y notificación por correo electrónico en lugar del lento correo en papel, el correo electrónico inseguro contribuye a la lealtad del cliente.
La solución: conocimientos técnicos probados
¿No tiene sentido utilizar el software de gestión en la práctica de inmediato? que no solo cumple con todos los requisitos, sino que también es fácil de aprender y económico?
PaperOffice DMS es la solución completa probada para el trabajo digital y, con más de 20 años de experiencia en el mercado, una de los primeros pioneros de DMS.
Ganancia de tiempo para cosas importantes, ahorro de costes al eliminar sus archivos en papel, mejora de su servicio a través de la capacidad de proporcionar información de forma rápida y a prueba de auditorías y archivado digital de su volumen de documentos: esto está garantizado por PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS es el software adecuado porque incluye todo lo que necesitan las empresas de reciclaje y eliminación, como:
- Almacenamiento de documentos en todos los formatos digitales según los principios del RGPD
- Funciones para enviar y volver a enviar documentos atrasados que requieren acción
- Una función de almacenamiento de datos de autoaprendizaje con etiquetado y motor de búsqueda interno
- Asignación automática de documentos recién agregados a la carpeta correcta
- Creación y conexión de bases de datos sencillas, incluida una máscara personalizable individualmente
- Creación de plantillas automatizadas para operaciones y procesos repetitivos
Por supuesto, PaperOffice DMS permite la migración e integración de datos digitales existentes desde soluciones de software existentes. Al mismo tiempo, PaperOffice DMS es la interfaz entre lo analógico y lo digital. Usando su función de escaneo, el software puede leer documentos analógicos, planos y fotos en el sistema y digitalizarlos usando escáneres, pero también grabaciones de teléfonos móviles, donde los textos se convierten en escritura usando OCR y se pueden cambiar en los programas de Office. Los sellos de tiempo y las versiones aseguran que el documento digital se corresponde con el original analógico.
PaperOffice DMS crea claras ventajas para las empresas de reciclaje y eliminación
PaperOffice DMS tiene una relación precio-rendimiento muy ventajosa y esto con la posibilidad de conectar hasta 800 terminales (display workstations).
Todos los datos digitales se cifran en PaperOffice DMS con 1024 bits y el formato se convierte. Esto resulta en obstáculos tan grandes para los piratas informáticos y espías que hasta ahora todos han fallado con PaperOffice DMS. Al mismo tiempo, un sistema de gestión de contraseñas jerárquico evita que todos tengan acceso a todo.
Argumentos importantes para incluir PaperOffice DMS en la planificación presupuestaria. Finalmente, PaperOffice DMS también convence por el hecho de que se tienen en cuenta la sostenibilidad y la protección del medio ambiente. Tarde o temprano tendrá lugar la conversión completa de documentos analógicos a formato digital y entonces la institución pública, que ya estará utilizando PaperOffice DMS, estará bien preparada.
El procesamiento de facturas digitales también es ventajoso para muchas empresas en la industria del reciclaje y la eliminación de desechos. Las facturas entrantes se pueden automatizar gracias a PaperOffice DMS y se reenvían al empleado responsable. El proceso de control y liberación a través de la liberación digital también se puede manejar de manera rápida y eficiente a través del sistema.
Con solo un clic del mouse, los datos, incluida la ubicación de archivo, se pueden exportar a su asesor fiscal o viceversa.
Archivado seguro y compatible con revisiones: PaperOffice DMS cumple técnicamente los requisitos legales de GoBD, GDPdU y DSGVO
PaperOffice DMS permite la conexión de otro software, como un ERP y, por supuesto, la transferencia de documentos desde Microsoft Office a través de las interfaces adecuadas. PaperOffice DMS acelera la comunicación.
Los plazos y las citas se supervisan y las acciones se activan automáticamente según la configuración deseada. Los procesos de pedido se pueden automatizar e incluso los cambios planificados para el futuro se pueden ingresar de tal manera que entren en vigencia en el momento deseado.
Gracias a sus amplias funciones, PaperOffice DMS definitivamente se puede clasificar en el segmento superior de la gestión de contenido empresarial (ECM).
Un ECM incluye la gestión general de todo el contenido de una organización con una jerarquía de acceso correspondiente. PaperOffice DMS puede guardar cualquier contenido en forma digital, cambiar su contenido y formato y ponerlo a disposición.
PaperOffice DMS tiene todas las funciones de un ECM y esto en una excelente relación precio-rendimiento, así como una forma de operación intuitiva que hace innecesaria la costosa capacitación externa o interna. Más bien, hay videos tutoriales gratuitos disponibles para acostumbrarse a los diferentes menús. PaperOffice DMS puede convertirse en el centro organizativo de todas las empresas y esto casi a la velocidad de la luz.
Las empresas del sector del reciclaje y la eliminación de residuos se benefician de la gestión de documentos digitales
El 38 % de todas las empresas encuestadas simplemente no tiene tiempo para digitalizar sus procesos. Recomendamos un procedimiento que comienza con el proceso básico, el escaneo de documentos analógicos al mismo tiempo que se procesan. De esta forma, también se podría instruir al grupo de personas que trabaja con la fotocopiadora todos los días, en la medida de lo posible, para escanear el archivo poco a poco.
Gracias al reconocimiento automático de documentos con características consistentes, PaperOffice DMS siempre puede asignar todos los documentos escaneados a la ubicación de almacenamiento correcta en la memoria digital. Tiene sentido comenzar a escanear el archivo con las entradas más recientes para reducir aún más el tamaño del archivo analógico a medida que expiran los períodos de retención. Además, tenemos muchas guías sobre cómo conseguir una oficina sin papeles gracias al escáner.
PaperOffice DMS es la interfaz entre lo analógico y lo digital. Usando su función de escaneo, el software puede leer documentos analógicos, planos y fotos en el sistema a través de su escáner y digitalizarlos, por lo que los textos se convierten en fuentes usando OCR, que se pueden cambiar en los programas de Office. Los sellos de tiempo y las versiones aseguran que el documento digital se corresponde con el original analógico.
Optimice su tiempo de trabajo hasta en un 7,5 % en comparación con el trabajo en papel gracias al uso de PaperOffice DMS.
Ahorre tiempo buscando, enrutando y compartiendo documentos.
Con sellos digitales, los documentos se pueden complementar con información adicional e incluso controlar flujos de trabajo detallados. A su vez, la función de tarea y flujo de trabajo garantiza que se cumplan y completen los plazos.
Los mecanismos de evaluación disponibles, controlados por la IA integrada en PaperOffice DMS, permiten realizar evaluaciones y levantamientos estadísticos de los flujos de materiales que ocurren en la empresa.
Esto es útil para identificar áreas específicas de enfoque en el reciclaje cuyo alcance se puede controlar según sea necesario. PaperOffice DSM acelera el ciclo de materiales reciclables en la empresa.
PaperOffice DMS ayuda con la digitalización sostenible de todos los procesos comerciales.FAQs
Para finalizar, responderemos algunas preguntas frecuentes sobre el tema. "Digitalización en la industria del reciclaje y la eliminación de residuos":
¿Cómo pueden los empleados acceder a PaperOffice?
Debido a la arquitectura descentralizada y moderna del programa, PaperOffice se puede usar en casi cualquier dispositivo, desde PC clásicas hasta teléfonos inteligentes, tabletas y televisores.
¿Qué sucede con los datos si PaperOffice no existe?
No sucederá, pero para tranquilizarlo: puede exportar sus datos EN CUALQUIER MOMENTO, ya que PaperOffice se basa en una estructura de base de datos abierta, puede acceder a sus datos en cualquier momento.
Tema protección de datos: ¿Dónde se almacenan todos los documentos?
PaperOffice almacenará todos los documentos internamente con cifrado de alto nivel, lo que lo hace inmune al robo de datos, por ejemplo, y supera todos los requisitos de GDPR y GOBD.
Evite errores: NUNCA guarde los datos en un nube de terceros!
¿Se puede adaptar PaperOffice exactamente a las especificaciones?
Sí, PaperOffice se puede adaptar al 100 % al uso previsto para garantizar una integración perfecta en los procesos y sistemas existentes. Incluso la interfaz del programa puede diseñarse completamente y adaptarse libremente.
Conclusión
PaperOffice DMS apoya a las empresas de la industria del reciclaje y la eliminación de residuos y ofrece interfaces adecuadas para otro software, conexiones API y se puede ampliar en cualquier momento según sus deseos. El software es fácil de aprender y se puede integrar fácilmente en la práctica diaria sin causar ausencias por motivos de formación.
PaperOffice DMS recomienda utilizar un NAS (almacenamiento de datos compatible con la red) con una función de copia de seguridad para que los datos importantes no se pierdan ni se espíen en nubes de terceros.En última instancia, PaperOffice DMS impresiona con una muy buena relación precio-rendimiento y un inmenso conocimiento a través de más de 20 años de experiencia práctica.