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El camino digital del patriarcado con PaperOffice DMS


Pedro Silva, Asistente Administrativo del Patriarcado de Lisboa

Consejo profesional

Industria
Patriarcado / Iglesia

Región
Lisboa, Portugal

Departamento

Oficina de Administración

http://patriarcado-lisboa.pt

El desafío

El Patriarcado de Lisboa (en latín: Patriarchatus Olisiponensis) es una archidiócesis metropolitana de rito romano de la Iglesia Católica con sede en Lisboa, la capital de Portugal. La catedral de su arzobispo es la Catedral Patriarcal de Santa María la Mayor en Lisboa.
La diócesis de Lisboa fue elevada a arzobispado el 10 de noviembre de 1394. 1716 lo recibió por el Papa Clemens XI. el título de patriarcado.

PaperOffice DMS es utilizado por el Patriarcado de Lisboa para centralizar y organizar información de múltiples fuentes y para minimizar el tiempo y el costo de mantener un archivo físico. El acceso a la información es digital.

Así, documentos del Patriarcado de áreas de documentos personales, inmobiliarios y contables de 285 parroquias pertenecientes al Patriarcado de Lisboa y otras 450 instituciones que dependen del obispo, poco a poco han sido completamente digitalizados en PaperOffice DMS.

Posición inicial

La transformación digital y el término "digitalización" está en boca de todos a más tardar desde la pandemia y ya no es una condición opcional para muchas empresas, sino una necesidad.
El tema del mayor desarrollo digital también está firmemente establecido en las comunidades e iglesias. Porque incluso en una iglesia como el Patriarcado de Lisboa quedan pendientes extensas tareas administrativas, que antes se hacían de forma manual y análoga.

Problemas y tareas existentes

En el pasado, todo el sistema patriarcal se basaba en papel. Pero con los documentos existentes y entrantes diarios, el sistema manual llegó a sus límites.

Toda la avalancha de información se ha vuelto más inconsistente. La tarea más importante fue unir las unidades analógicas y digitales. Los documentos en papel debían digitalizarse y combinarse con otra información, como los correos electrónicos asociados.

Secretario de iglesia hojea la Biblia
La digitalización es omnipresente, también en la iglesia

"Queríamos centralizar y organizar la información de múltiples fuentes para minimizar el tiempo y el costo de mantener un archivo físico, pero con acceso digital.”

recuerda el Sr. Pedro Silva, empleado administrativo del Patriarcado de Lisboa.

Contenido

Por qué el Patriarcado de Lisboa eligió PaperOffice DMS

Debido a los desafíos existentes, el Sr. Pedro Silva, empleado administrativo del Patriarcado, estaba buscando un sistema de gestión de documentos (DMS) que permitiera el almacenamiento de datos seguro y adaptable. Una integración simple de todas las estaciones de trabajo en la oficina de administración, incluidas las que trabajan de forma remota, debe resolverse con un software sin complicaciones.

"Buscábamos una solución preparada para el futuro que inicialmente pudiera implementar todos nuestros requisitos, pero que al mismo tiempo ofreciera escalabilidad y buena relación costo-beneficio y podría actualizarse a otros departamentos en el futuro".

Además de PaperOffice DMS, el Sr. Pedro Silva probó otros productos de software de otros proveedores de sistemas e inicialmente examinó varias ofertas de software relacionadas con la gestión de documentos.

Sr. Silva destaca que hace tiempo que se busca un sistema adecuado. Sin embargo, ninguno de los proveedores de software probados anteriormente era lo suficientemente escalable o flexible para el trabajo que se suponía que debía hacer un sistema de administración de documentos.

"La mayoría de las soluciones no permiten una manera fácil de crear una base de datos como lo hace PaperOffice DMS, porque solo ofrecen una solución en la nube."

La decisión final de utilizar PaperOffice para la gestión de documentos en el Patriarcado de Lisboa se tomó por los siguientes motivos:

1. Almacenamiento y disponibilidad de datos. Acceso central y fácil a todos los documentos relevantes y la posibilidad de que varias partes colaboren en el mismo documento.

Un almacenamiento central interno al que pueden acceder todos los empleados. Los datos no deben almacenarse en una nube de terceros o en una computadora de un solo usuario.

La solución: Se configuró una base de datos en el NAS, Network Attached Storage. Esta base de datos se integró en PaperOffice DMS y se guardaron todos los datos del patriarcado. Esto satisface completamente los requisitos legales para la copia de seguridad de datos.
Como equipo de 3 en la oficina de administración, gracias a la integración de PaperOffice DMS, dos empleados de administración trabajan de forma remota y tienen acceso confiable a la documentación de una manera simple y clara.

El Sr. Pedro Silva se mostró muy satisfecho con la solución sin una nube externa y, por lo tanto, sin proveedores externos, que pueden estar sujetos a la intervención del gobierno y aumentar el riesgo de ataques de piratas informáticos.

2. Relación calidad-precio. El software debe tener una buena relación precio-rendimiento.

Era muy importante para el Patriarcado de Lisboa que después de una inversión inicial, el software pudiera escalarse fácil y fácilmente a otros departamentos y que esto no implicara altos costos.

La solución: PaperOffice DMS se ofrece en diferentes modelos de precios que permiten a los usuarios tomar la forma más ventajosa para ellos.
De esta forma, los usuarios pueden utilizar inicialmente la versión de prueba sin compromiso y de forma gratuita y luego, si es necesario, extenderla a su propia empresa/municipio sin perder los datos existentes.

El número de licencias de usuario adquiridas se puede aumentar en cualquier momento. De esta forma, el patriarcado puede evitar un compromiso de capital excesivo.

3. Facil de manejar. El software debe explicarse por sí mismo y requerir la menor capacitación posible, pero al mismo tiempo debe estar preparado para el futuro.

La solución: PaperOffice DMS está básicamente muy estructurado y tiene una interfaz gráfica que guía al usuario paso a paso. Además, hay tutoriales y videos adicionales para todas las funciones y la posibilidad de contactar directamente con el soporte.

De esta manera se pueden evitar asesores externos. Por supuesto, PaperOffice DMS también ofrece formación individual para los módulos si lo desea. Sin embargo, según las experiencias del Patriarcado de Lisboa, PaperOffice se explica en gran medida por sí mismo.

No hay "asesores" externos y costosos en el sitio y nadie tiene que viajar a ninguna parte para recibir formación. Todos pueden definir el marco de tiempo para aprender a navegar por los menús según sea necesario y, en términos de futuro, PaperOffice DMS está bien posicionado gracias a su estructura modular.

"Elegimos PaperOffice DMS porque probamos personalmente el software y quedamos impresionados por la facilidad de uso. Integración en el entorno de Windows y una interfaz de usuario limpia para trabajar con inspiración".

4. Recuperabilidad y ahorro de tiempo. Se buscó una forma más sencilla de digitalizar documentos analógicos y volver a encontrarlos fácilmente cuando fuera necesario.

La solución: El segmento principal de PaperOffice DMS es la digitalización de documentos analógicos. Todo lo que necesita es un escáner con una interfaz para la computadora y PaperOffice DMS. Los documentos no solo se escanean. Se convierten en texto editable mediante el software OCR integrado y se guardan correctamente de forma automática.

Gracias a la IA integrada, cada documento se puede aprender, se puede extraer todo el contenido deseado de forma específica y guardar con palabras clave de forma totalmente automatizada.

PaperOffice DMS ofrece exactamente lo que buscaba el patriarcado.

Lista de las 3 funciones principales,

Que soluciona PaperOffice DMS mejor que otros

  • 1. Reconocimiento de texto (OCR) y búsqueda de documentos
  • 2. Integración y conexión a base de datos en NAS
  • 3. Interfaz fácil de usar y autoexplicativa

¿Cómo se integró PaperOffice DMS?

En tiempos de la pandemia, el patriarcado decidió archivar documentos y correos electrónicos cotidianos en PaperOffice DMS.

Gracias a un potente escáner ya la conexión del escáner en PaperOffice, pudo comenzar la conversión de los papeles analógicos. Todos los documentos se leyeron y digitalizaron gradualmente a través de la interfaz del escáner PaperOffice OCR. Analizando el documento se crea un índice de palabras clave para cada documento, que se puede usar para encontrarlo en un instante usando el motor de búsqueda de PaperOffice.

La mano presiona un botón en un escáner
Los documentos analógicos se escanean con PaperOffice DMS y se guardan como una foto y como texto convertido mediante el software OCR.

Las carpetas existentes en las estanterías se digitalizaron 1:1 y simplemente se convirtieron en "carpetas digitales".

Todos los correos electrónicos existentes se guardaron directamente en PaperOffice DMS, podrían vincularse a documentos existentes y no tendrán que imprimirse en papel en el futuro. Y todos los correos electrónicos entrantes se archivan automáticamente en PaperOffice mediante el control de carpetas a través de la administración de reglas configuradas

Desde que usamos PaperOffice DMS, el consumo de papel ha disminuido notablemente.

¿Cuáles son los próximos pasos?

El siguiente paso que tiene previsto el Patriarcado de Lisboa es digitalizar el archivo físico existente antes del año 2021 y ampliar el uso de PaperOffice DMS a otras áreas/departamentos del Patriarcado.

Además, al Patriarcado le gustaría automatizar en gran medida el guardado de documentos gracias al uso de la IA PIA.

"Estamos emocionados después de trabajar con PaperOffice DMS durante un año y medio, aunque solo se han limitado a un departamento y no han explorado completamente esta fantástica obra maestra".

Lista de los 3 problemas principales,

El DMS de PaperOffice ha resuelto

  • 1. Distribución, procesado y mejor organización de los documentos
  • 2. Reducción de los costes de impresión y del tamaño del archivo físico, ya que casi todas las copias se han digitalizado previamente
  • 3. Mejor gestión del tiempo y gestión de tareas gracias a las notificaciones internas de PaperOffice a través del resumen diario

Resumen de la experiencia general

PaperOffice DMS ha cumplido con todos los criterios necesarios y hoy mapea el flujo completo de documentos digitales en el patriarcado.

Por el momento, todos los documentos se digitalizaron con escáneres de alto rendimiento y se guardaron en el archivo electrónico de PaperOffice. Al mismo tiempo, los correos electrónicos entrantes y existentes se transfieren directamente a PaperOffice DMS y se vinculan a documentos archivados.

El personal administrativo del patriarcado puede acceder a los documentos y correos electrónicos a través de la interfaz de usuario de PaperOffice e ingresando varios términos de búsqueda; también está disponible una búsqueda de texto completo.

Gracias al uso constante del DMS, el patriarcado pudo reducir significativamente el tiempo de procesamiento requerido para las facturas y otros tipos de documentos.

FAQs

Finalmente, respondemos algunas preguntas más frecuentes sobre el tema "Patriarcado de Lisboa":

¿Qué consejos daría a los futuros usuarios de PaperOffice?

Pruébalo. ¡Te sorprenderás!

¿A quién recomendarías PaperOffice?

En nuestra industria, esencialmente centros sociales. ¡Las parroquias también podrían beneficiarse al digitalizar sus libros sacramentales para facilitar el acceso y la certificación notarial de documentos y otros documentos y correos electrónicos!

¡Recomendaríamos PaperOffice a cualquier persona que quiera organizar todos sus documentos en un lugar limpio, seguro y con capacidad de búsqueda!

¿Qué es lo que más le gusta de PaperOffice?

¡Simplicidad!

Conclusión

PaperOffice es un sistema de gestión de documentos ligero pero muy potente.

Las funciones que parecen sin sentido al principio resultan ser las funciones más importantes que ya no querrá perderse.

"PaperOffice fue un paso crucial para transformar nuestro trabajo de forma digital, reduciendo el tiempo dedicado a los archivos y aumentando la productividad diaria ."

Esto es lo que dicen nuestros clientes

Caso de estudio

Digitalización en farmacias - Sanidad digital gracias a la integración de PaperOffice DMS

“PaperOffice es uno de los mejores sistemas de gestión de documentos que conocemos. Gracias a las diferentes opciones de precios, todos en la empresa pueden permitirse la digitalización”.

Henrique Santos
Director gerente de la farmacia en Portugal