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Industria
Patriarcado / Iglesia
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Lisboa, Portugal
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Pedro Silva, Asistente Administrativo del Patriarcado de Lisboa
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El Patriarcado de Lisboa (en latín: Patriarchatus Olisiponensis) es una archidiócesis metropolitana de rito romano de la Iglesia Católica con sede en Lisboa, la capital de Portugal. La catedral de su arzobispo es la Catedral Patriarcal de Santa María la Mayor en Lisboa.
La diócesis de Lisboa fue elevada a arzobispado el 10 de noviembre de 1394. 1716 lo recibió por el Papa Clemens XI. el título de patriarcado.
PaperOffice DMS es utilizado por el Patriarcado de Lisboa para centralizar y organizar información de múltiples fuentes y para minimizar el tiempo y el costo de mantener un archivo físico. El acceso a la información es digital.
Así, documentos del Patriarcado de áreas de documentos personales, inmobiliarios y contables de 285 parroquias pertenecientes al Patriarcado de Lisboa y otras 450 instituciones que dependen del obispo, poco a poco han sido completamente digitalizados en PaperOffice DMS.
La transformación digital y el término "digitalización" está en boca de todos a más tardar desde la pandemia y ya no es una condición opcional para muchas empresas, sino una necesidad.
El tema del mayor desarrollo digital también está firmemente establecido en las comunidades e iglesias. Porque incluso en una iglesia como el Patriarcado de Lisboa quedan pendientes extensas tareas administrativas, que antes se hacían de forma manual y análoga.
En el pasado, todo el sistema patriarcal se basaba en papel. Pero con los documentos existentes y entrantes diarios, el sistema manual llegó a sus límites.
Toda la avalancha de información se ha vuelto más inconsistente. La tarea más importante fue unir las unidades analógicas y digitales. Los documentos en papel debían digitalizarse y combinarse con otra información, como los correos electrónicos asociados.
recuerda el Sr. Pedro Silva, empleado administrativo del Patriarcado de Lisboa.
Debido a los desafíos existentes, el Sr. Pedro Silva, empleado administrativo del Patriarcado, estaba buscando un sistema de gestión de documentos (DMS) que permitiera el almacenamiento de datos seguro y adaptable. Una integración simple de todas las estaciones de trabajo en la oficina de administración, incluidas las que trabajan de forma remota, debe resolverse con un software sin complicaciones.
Además de PaperOffice DMS, el Sr. Pedro Silva probó otros productos de software de otros proveedores de sistemas e inicialmente examinó varias ofertas de software relacionadas con la gestión de documentos.
Sr. Silva destaca que hace tiempo que se busca un sistema adecuado. Sin embargo, ninguno de los proveedores de software probados anteriormente era lo suficientemente escalable o flexible para el trabajo que se suponía que debía hacer un sistema de administración de documentos.
La decisión final de utilizar PaperOffice para la gestión de documentos en el Patriarcado de Lisboa se tomó por los siguientes motivos:
1. Almacenamiento y disponibilidad de datos. Acceso central y fácil a todos los documentos relevantes y la posibilidad de que varias partes colaboren en el mismo documento.
Un almacenamiento central interno al que pueden acceder todos los empleados. Los datos no deben almacenarse en una nube de terceros o en una computadora de un solo usuario.
2. Relación calidad-precio. El software debe tener una buena relación precio-rendimiento.
Era muy importante para el Patriarcado de Lisboa que después de una inversión inicial, el software pudiera escalarse fácil y fácilmente a otros departamentos y que esto no implicara altos costos.
El número de licencias de usuario adquiridas se puede aumentar en cualquier momento. De esta forma, el patriarcado puede evitar un compromiso de capital excesivo.
3. Facil de manejar. El software debe explicarse por sí mismo y requerir la menor capacitación posible, pero al mismo tiempo debe estar preparado para el futuro.
De esta manera se pueden evitar asesores externos. Por supuesto, PaperOffice DMS también ofrece formación individual para los módulos si lo desea. Sin embargo, según las experiencias del Patriarcado de Lisboa, PaperOffice se explica en gran medida por sí mismo.
No hay "asesores" externos y costosos en el sitio y nadie tiene que viajar a ninguna parte para recibir formación. Todos pueden definir el marco de tiempo para aprender a navegar por los menús según sea necesario y, en términos de futuro, PaperOffice DMS está bien posicionado gracias a su estructura modular.
4. Recuperabilidad y ahorro de tiempo. Se buscó una forma más sencilla de digitalizar documentos analógicos y volver a encontrarlos fácilmente cuando fuera necesario.
Gracias a la IA integrada, cada documento se puede aprender, se puede extraer todo el contenido deseado de forma específica y guardar con palabras clave de forma totalmente automatizada.
PaperOffice DMS ofrece exactamente lo que buscaba el patriarcado.
Que soluciona PaperOffice DMS mejor que otros
En tiempos de la pandemia, el patriarcado decidió archivar documentos y correos electrónicos cotidianos en PaperOffice DMS.
Gracias a un potente escáner ya la conexión del escáner en PaperOffice, pudo comenzar la conversión de los papeles analógicos. Todos los documentos se leyeron y digitalizaron gradualmente a través de la interfaz del escáner PaperOffice OCR. Analizando el documento se crea un índice de palabras clave para cada documento, que se puede usar para encontrarlo en un instante usando el motor de búsqueda de PaperOffice.
Las carpetas existentes en las estanterías se digitalizaron 1:1 y simplemente se convirtieron en "carpetas digitales".
Todos los correos electrónicos existentes se guardaron directamente en PaperOffice DMS, podrían vincularse a documentos existentes y no tendrán que imprimirse en papel en el futuro. Y todos los correos electrónicos entrantes se archivan automáticamente en PaperOffice mediante el control de carpetas a través de la administración de reglas configuradas
Desde que usamos PaperOffice DMS, el consumo de papel ha disminuido notablemente.
El siguiente paso que tiene previsto el Patriarcado de Lisboa es digitalizar el archivo físico existente antes del año 2021 y ampliar el uso de PaperOffice DMS a otras áreas/departamentos del Patriarcado.
Además, al Patriarcado le gustaría automatizar en gran medida el guardado de documentos gracias al uso de la IA PIA.
El DMS de PaperOffice ha resuelto
PaperOffice DMS ha cumplido con todos los criterios necesarios y hoy mapea el flujo completo de documentos digitales en el patriarcado.
Por el momento, todos los documentos se digitalizaron con escáneres de alto rendimiento y se guardaron en el archivo electrónico de PaperOffice. Al mismo tiempo, los correos electrónicos entrantes y existentes se transfieren directamente a PaperOffice DMS y se vinculan a documentos archivados.
El personal administrativo del patriarcado puede acceder a los documentos y correos electrónicos a través de la interfaz de usuario de PaperOffice e ingresando varios términos de búsqueda; también está disponible una búsqueda de texto completo.
Gracias al uso constante del DMS, el patriarcado pudo reducir significativamente el tiempo de procesamiento requerido para las facturas y otros tipos de documentos.
Para finalizar, responderemos algunas preguntas frecuentes sobre el tema. "Patriarcado de Lisboa":
¿Qué consejos daría a los futuros usuarios de PaperOffice?
Pruébalo. ¡Te sorprenderás!
¿A quién recomendarías PaperOffice?
En nuestra industria, esencialmente centros sociales. ¡Las parroquias también podrían beneficiarse al digitalizar sus libros sacramentales para facilitar el acceso y la certificación notarial de documentos y otros documentos y correos electrónicos!
¡Recomendaríamos PaperOffice a cualquier persona que quiera organizar todos sus documentos en un lugar limpio, seguro y con capacidad de búsqueda!
¿Qué es lo que más le gusta de PaperOffice?
¡Simplicidad!
PaperOffice es un sistema de gestión de documentos ligero pero muy potente.
Las funciones que parecen sin sentido al principio resultan ser las funciones más importantes que ya no querrá perderse.
