Gestión Comunitaria de Propiedades El Guijo
Soluciones digitales especializadas para la automatización de procesos empresariales con Procesamiento Inteligente de Documentos (PID)
Posición inicial
Como comunidad en la administración de bienes raíces, El Guijo tiene una gran cantidad de documentos importantes que administrar: contratos de alquiler, facturas de servicios públicos, archivos de construcción, registros de torneos, documentos comerciales, notificaciones y mucho más.
Desafortunadamente, la administración de propiedades hasta ahora no se ha beneficiado significativamente del uso de un software de administración de documentos adecuado, ya que hasta ahora no se ha encontrado una solución adecuada, aunque los administradores de propiedades son los que se benefician significativamente del uso de un software de administración de documentos adecuado.
Para solucionar muchos de los problemas administrativos existentes en la gestión inmobiliaria, se decidió implantar un sistema de gestión documental.
El objetivo de El Guijo era digitalizar los documentos en papel existentes, incorporar la optimización de procesos y el control del flujo de trabajo sobre todos los documentos entrantes y salientes, automatizar gran parte de los procesos en segundo plano y optimizar así el proceso de gestión de la propiedad.
Problema existente
El administrador de la propiedad tenía que recopilar documentos importantes a diario. Todos estos tenían que ser asignados a la propiedad residencial correcta, propietario, inquilino, arrendador. Pero el trabajo diario en la comunidad también se caracterizó por ineficiencias:
"Tuvimos costos de almacenamiento evitables al archivar documentos en carpetas. Además, la búsqueda de documentos requería mucho tiempo y, a menudo, implicaba una visita al archivo",
recuerda el Sr. Alejandro Campos, el especialista en TI de la comunidad de El Guijo.
La media global de los vecinos supera en ocasiones los 2500 habitantes, con picos más frecuentes en verano y periodos vacacionales. Como resultado, seis empleados como consultores y un gerente permanente en la oficina, así como personal administrativo y de jardinería subcontratado, no pudieron hacer frente a la sobrecarga de información.
Antes de implementar un sistema de gestión de documentos, todo el sistema estaba basado en papel. Los documentos presentados por los propietarios, los registros y las pruebas de los trabajos de mantenimiento, las quejas se entregaron a la administración y luego se almacenaron masivamente en carpetas.
En el curso de la digitalización, los administradores de propiedades como El Guijo se ven todos los días con innumerables consultas de alquiler, quejas y otras inquietudes ahora también por correo electrónico confrontado. Sin embargo, esta avalancha de correos electrónicos difícilmente puede gestionarse manualmente.
Las consecuencias fueron prolongados tiempos de procesamiento e ineficiencias en el procesamiento, recuperación y envío de la documentación necesaria. En consecuencia, la comunidad fue en busca de gestión de documentos digitales.
"Acabamos de hacer avanzar el trabajo y ahora tenemos una ventaja".
Alejandro Campos, informático, autónomo de la comunidad de El Guijo, buscaba una solución a este y todos los problemas de gestión inmobiliaria. También se preveía digitalizar todas las tareas administrativas del municipio, que antes eran en gran medida análogas.
Por qué el municipio de El Guijo eligió PaperOffice DMS
Los criterios de selección más importantes fueron confiabilidad, disponibilidad y seguridad, ya que los documentos gestionados involucraban contenido confidencial, como documentos personales, así como facturas, que debían protegerse contra accesos no autorizados mediante acceso autorizaciones y niveles de liberación.
Varios proveedores de nube o soluciones de código abierto no se consideraron debido a las normas de protección de datos en el municipio, ya que no se podía garantizar la seguridad de los datos personales GDPR y la seguridad de la inversión a largo plazo.
Dado que PaperOffice DMS no es una aplicación en la nube y almacena todos los datos en una base de datos central, que ahora se encuentra en un servidor dedicado, finalmente se decidió probar el escenario requerido con una prueba.
"Ya en la primera cita con PaperOffice notará los 20 años de experiencia de PaperOffice en el campo de la gestión de documentos".
PaperOffice supera todos los estándares de documentos y pautas legales, especialmente debido al almacenamiento de documentos altamente encriptados directamente en el servidor dedicado y no en una nube.
La necesidad de utilizar un sistema de gestión de documentos que tenga un control de versiones compatible y un control de versiones a prueba de auditoría es más clara que nunca.
Una enorme razón para la decisión fue la accesibilidad y la competencia del soporte, ya que en el pasado se han tenido muy malas experiencias con otros proveedores.
En particular, para garantizar la confiabilidad y simular problemas reales, se contactó varias veces con el soporte de PaperOffice para evaluar si se cumplieron los plazos y cuál era la calidad del soporte. Aquí PaperOffice está por delante de cualquier otro fabricante.
Cambie a la automatización a través de PaperOffice. Objetivos y tiempos
Con la innovadora solución de gestión documental de PaperOffice, el municipio de El Guijo ha decidido automatizar la mayor parte de las tareas y documentación diarias.
Entonces se decidió escanear los documentos que ya existían en papel y archivarlos digitalmente en PaperOffice. Una vez que estos estén disponibles en forma digital, los procesos administrativos adicionales dentro de la red comunitaria también se pueden resolver digitalmente.
Se inició la optimización del proceso. A partir de ahora, los documentos se diseñarán de forma digital evitando al máximo el papel. Reuniones, actas, correo entrante, facturas salientes y notas creadas directamente en PaperOffice. Las tareas y los flujos de trabajo se implementan digitalmente.
Con el sistema de gestión de documentos, todas las pruebas importantes pueden enviarse fácilmente y, por supuesto, cumplir con el RGPD. Se eliminó una larga espera y el camino a la oficina de correos.
La conversión fue muy bien desde la primera presentación del software por parte de PaperOffice hasta la operación en curso:
"Incluso después de la demostración del producto, estábamos encantados con PaperOffice. Inmediatamente vimos el valor agregado y casi tres semanas después en una reunión de propietarios, la resolución sobre el uso de PaperOffice en la comunidad fue votada al 100 %".
Beneficios a través de la digitalización con PaperOffice
Mientras tanto, todos los contratos de alquiler digitalizados, correspondencia, registros, planes, documentos de seguros, etc. se almacenan en PaperOffice. Este es un gran valor agregado para nuestros propietarios e inquilinos, dice el Sr. Campos de la administración de El Guijo. Esta es una de las razones por las que el Sr. Campos está seguro:
"El futuro de la industria de administración de propiedades simplemente radica en la digitalización".
Gracias a la introducción de la digitalización de PaperOffice DMS, la comunidad de El Guijo ya ha podido:
- Ahorre tiempo y recursos
- Simplifique el acceso a los documentos
- Garantizar la disponibilidad de documentos para todos los empleados autorizados
La disponibilidad ahora más fácil y rápida de datos y documentos cambia los procesos de la comunidad de manera fundamental y sostenible. El conocimiento administrativo ahora está organizado de forma transparente y disponible en el momento adecuado.
“La seguridad de los datos, los flujos de trabajo automatizados, la digitalización de documentos y la facilidad de integrar PaperOffice DMS en un entorno administrativo brindaron lo que esta comunidad necesitaba para acelerar los procesos en papel y ganar espacio en sus dependencias.”
Cada uno con sus especificaciones y especificidades, que en general incluyen el control y verificación de las operaciones administrativas, la eliminación del papel, la indexación de todo tipo de documentos relacionados con órdenes internas, automatización y metodología, seguridad (GoBD, GDPR y data protección), Optimizando y monitorizando los procesos, facilitando el envío de archivos a los usuarios (propietarios en este caso) y, por supuesto, ahorrando espacio en las oficinas administrativas.
Este acuerdo de colaboración se realizó debido a la gran cantidad de registros y grabaciones que tiene la comunidad y para garantizar que se establezca un método de organización de toda la documentación para todos los residentes y administradores de la comunidad.
Resultado final
PaperOffice ha creado una solución a los problemas actuales de la comunidad al eliminar el volumen de datos, agilizar los obstáculos administrativos y garantizar que solo los empleados autorizados tengan acceso a PaperOffice para evitar la modificación de documentos o incluso la posible malversación de fondos.
Gracias a la integración del sistema de gestión de documentos PaperOffice, la comunidad ahora puede encontrar los documentos y su amplia información en solo unos segundos y completar otras tareas y flujos de trabajo.
Además, la administración puede reaccionar más rápido y de manera más específica a las consultas, cartas y comentarios de los residentes: esto facilita mucho el trabajo diario.
Sobre la comunidad de El Guijo
El Guijo es una urbanización/comunidad situada en el noroeste del municipio de Galapagar junto a la carretera M-510, a tan solo 40 minutos en coche del centro de Madrid por la A-6.
Un lugar privilegiado de la Sierra de Guadarrama, situado en un nexo de población próximo a Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial y al propio Galapagar, así como próximo al embalse de Valmayor y al límite con la Comunidad Autónoma de Castilla y León.
La construcción de la urbanización se inició en la década de 1970 y fue fundada en 1977 por estatuto como comunidad de vecinos. Tiene una superficie de casi 140.000 metros cuadrados con un total de 1.104 solares entre chalets, apartamentos, edificios comunitarios (varios campos deportivos, tres piscinas, club social y oficinas administrativas) y tres parques infantiles: cerca de la mitad del país está espacios ajardinados con una gran diversidad natural.
La media global supera las 2.500 unidades, con picos más frecuentes en verano y periodos vacacionales. Además, la urbanización cuenta con seis conserjes, un administrativo y tres empleados de mantenimiento (contratos fijos) así como personal de jardinería y administrativo subcontratado.
