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Cambio digital en el desarrollo de productos: gestión documental exitosa


D. Antonio Jesús Sánchez, Director General e Ingeniero de Producto y Procesos de Butterfly Engineers S.L.

Consejo profesional

Sector
Industria y comercio

Región
Córdoba, Andalucía, España

Departamentos
Departamento de Investigación y Desarrollo, Contabilidad

Sitio web

https://www.butterflyengineers.com/en

Posición inicial

Una empresa que se dedica exclusivamente al desarrollo de productos, ingeniería de procesos e interviene en todas las fases de fabricación -desde la primera idea hasta el producto final- está inundada de archivos y documentación, como fichas técnicas, datos de clientes, cálculos y planes todos los días.

La información del proyecto, que ocupa cada vez más espacio de almacenamiento a lo largo de los años y ya no es fácil de encontrar, especialmente en las oficinas administrativas, se está volviendo fatal gradualmente.

El objetivo de la empresa era digitalizar los documentos en papel existentes, incorporar la optimización de procesos y el control del flujo de trabajo sobre todos los documentos entrantes y salientes, automatizar gran parte de los procesos en segundo plano y así optimizar el proceso.

Ingeniero industrial poniendo auriculares trabajando pc con dos monitores
La digitalización con PaperOffice trae inmensas ventajas

Problemas y tareas existentes

En el pasado, la información solo se almacenaba en papel, como el diseño y la planificación o las especificaciones de un producto o el desarrollo de un producto, pero hoy en día existe una variedad de fuentes de información y documentos en muchas organizaciones: correos electrónicos, formularios , los bocetos son una parte tan importante como las facturas electrónicas y los recibos en papel, el correo postal, las notas de entrega, los contratos, etc.

Afortunadamente, gracias a los continuos desarrollos de TI, este tipo de trabajo ahora se realiza digitalmente. Muchos pasos del proceso ahora se están convirtiendo en parte de una práctica 100% digital y automatizada, como lo confirma Industria 4.0.

Sin embargo, el papel suele ser indispensable cuando se trata de dibujos o ideas a mano alzada, así como de administración, facturas o información del cliente.

Además del diseño y la fabricación, los especialistas de Butterfly Engineers también deben crear documentación como manuales de montaje, instrucciones de seguridad y documentación técnica para estudiar la viabilidad de los proyectos.

La agilidad y rapidez en el manejo de los expedientes es fundamental en las empresas modernas, y más cuando de esta documentación depende el seguimiento de los proyectos, el análisis de sus costes o los diversos estudios que los rentabilizan.

Por ello, el objetivo de Butterfly Engineers era adaptarse a la industria y poder actuar digitalmente como una empresa industrial 4.0.

"Tuvimos costos de almacenamiento evitables al archivar documentos en carpetas. Además, la búsqueda de documentos requería mucho tiempo",

recuerda D. Antonio Jesús Sánchez, Director General e ingeniero de procesos de Butterfly Engineers.

Contenido

Por qué los ingenieros de Butterfly eligieron PaperOffice DMS

La empresa Butterfly Engineers se dedica al desarrollo de productos, ingeniería de procesos e ingeniería de soporte, maneja una gran cantidad de documentación que necesita ser digitalizada, pero los puntos más importantes para implementar un DMS como PaperOffice son la seguridad y la rapidez de la indexación y el proceso de búsqueda.

Excepto que tienen plena confianza en que una oficina digital sin papel es posible.

"Trabajamos con mucha información técnica todos los días. Almacenar toda la información en formato papel nos resulta engorroso y costoso. La búsqueda futura también es muy tediosa.
PaperOffice nos permite acceder fácilmente a él desde cualquier lugar, encontrar fácilmente archivos o documentos específicos y sobre todo garantizar su seguridad."

Butterfly Engineers también es consciente de que el método de cifrado de PaperOffice permite proteger los documentos más sensibles de posibles filtraciones, espionaje o accidentes. Sobre todo cuando una empresa de estas características pasa por normas y patentes, protegiendo elementos que son esenciales para una empresa.

Bocetos y planos de desarrollo de un producto.
Seguridad y confianza en los datos archivados: el acceso inmediato y las soluciones de flujo de trabajo perfectas son la clave del éxito

Además, los detalles operativos del software se vuelven aún más atractivos cuando se cuenta con un equipo de soporte de la más alta calidad, cumpliendo con todas las directivas europeas legales más estrictas (GDPR, RGPD y GoBD) y la el cifrado de los archivos es absolutamente invulnerable. También cabe destacar que los datos pueden ser exportados en cualquier momento por personas autorizadas y la base de datos es accesible para el personal de TI y los administradores de la empresa en cualquier momento.

Cambiar a la automatización a través de PaperOffice: objetivos y cronograma

Para Butterfly Engineers, estaba claro que tarde o temprano tendrían que cambiar a la digitalización para crear una ventaja competitiva.

Como empresa que está más conectada con el desarrollo tecnológico que otras industrias, Butterfly Engineers confió en el impacto positivo de la introducción de un DMS y la implementación exitosa en una oficina sin papel.

"Un sistema de gestión de documentos nos permite gestionar de forma eficaz la información de la empresa de forma rápida y sencilla. En este sentido, PaperOffice es un sistema muy extenso y bastante comprensible. Es fácil de usar y accesible para pequeñas y medianas empresas como la nuestra”.

Implementación exitosa: ventajas de la digitalización con PaperOffice DMS

Gracias a la introducción de la digitalización de PaperOffice, la empresa pudo:

  • Minimice el uso de papel
  • Ahorre costos y espacio de almacenamiento
  • Automatizar tareas administrativas
  • Realice la optimización de procesos gracias a la supervisión de carpetas
  • Asegure la entrega segura de documentos

Pero gracias a la digitalización de PaperOffice, Butterfly Engineers también pudo:

  • Ahorre tiempo y recursos
  • Garantizar el control y verificación de los procesos administrativos
  • Habilite un fácil acceso a documentos y archivos
  • Disponibilidad de documentos para cada empleado autorizado
  • Habilite el archivo seguro y a largo plazo de documentos, datos confidenciales, patentes, manuales de la industria o desarrollos

"La seguridad de los datos, la digitalización de documentos y la fácil integración de PaperOffice en un entorno industrial le dieron a la empresa lo que necesitaba para indexar los archivos y la búsqueda de documentos."

La disponibilidad más fácil y rápida de datos y documentos está cambiando los procesos de la empresa de manera fundamental y permanente. El conocimiento administrativo ahora está organizado de forma transparente y disponible en el momento adecuado.

Resultado final

PaperOffice ha encontrado la manera de poner fin a uno de los principales problemas a los que se enfrentan las empresas actualmente:

La administración de documentos (document management) y digitalización de procesos.

El inconveniente del volumen de datos se ha limitado para eliminar obstáculos administrativos, garantizar que solo los empleados autorizados puedan acceder a PaperOffice y evitar la modificación de documentos o incluso la fuga de información técnica.

La empresa también planea ampliar aún más esta exitosa cooperación, ya que PaperOffice cumple a la perfección con las opciones disponibles.

Gracias a la integridad de PaperOffice DMS, las fichas técnicas, los planos, los datos, las facturas y los bocetos se encuentran rápidamente; esto permite a la empresa Butterfly Engineers localizar los datos del proyecto en unos segundos y ayudar a sus clientes con gran precisión.

FAQs

Finalmente, respondemos algunas preguntas más frecuentes sobre el tema "Desarrollo de Producto, Procesos y Soporte Butterfly Engineers S.L.":

¿Qué consejos daría a los futuros usuarios de PaperOffice?

Nunca es demasiado pronto ni demasiado tarde para abordar el tema de la digitalización.

Lo más importante es hacerse una idea del software pero también de la propia empresa. Era importante que no nos sintiéramos obligados a comprar el software o suscribirnos a ningún servicio o paquete de soporte.

Incluso antes de adquirir PaperOffice DMS, hablamos con todos los departamentos de la empresa y nunca nos sentimos maltratados. Al contrario: PaperOffice tiene un equipo amable, cortés y competente.

Para nosotros como institución pública, el proceso es cada vez más complicado e implica mucha burocracia. Por lo tanto, la confianza en el sistema y el software era muy importante. Por supuesto, también era muy importante que el software fuera fácil de entender.

¿A quién recomendarías PaperOffice?

Recomendaremos PaperOffice a todas las demás empresas que deseen digitalizar y automatizar.

¿Qué es lo que más le gusta de PaperOffice?

Estamos muy satisfechos con todo.

Conclusión

PaperOffice es un sistema de gestión de documentos ligero pero potente.

Las funciones que parecen sin sentido al principio, como la lectura automática del contenido del documento, resultan ser las funciones más importantes que no querrá perderse más durante un período de tiempo más largo.

"Me alegro de haber elegido PaperOffice porque al final obtuvimos un sistema óptimo. Podemos administrarlo nosotros mismos y estamos bien en camino de convertirse en una oficina digital".

Esto es lo que dicen nuestros clientes

Caso de estudio

Cambio digital en el desarrollo de productos: gestión documental exitosa

“En la industria, el tema de la digitalización es cada vez más notorio. Esto se aplica, por ejemplo, a nuestras hojas de datos técnicos, datos de clientes, cálculos o nuestros planos, dibujos y configuraciones. Después de la introducción de PaperOffice DMS, se pudo reducir el esfuerzo manual. Ahora somos pioneros en digitalización en empresas productivas, Industria 4.0.”

D. Antonio Jesús Sánchez
Director General e Ingeniero de Producto y Procesos de Butterfly Engineers S.L.