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Historias de éxito de nuestros clientes
PaperOffice AI ayudó a un laboratorio dental líder a automatizar completamente el procesamiento de facturas, albaranes y protocolos de laboratorio. Esto redujo el tiempo de procesamiento en un 70% y los costes de gestión de documentos en un 60%.
El laboratorio dental ViaCreative es una segunda generación de Mr. Lars-R. Empresa dirigida por Ludewig en Leipzig. En el laboratorio, los productos de reemplazo de dientes se fabrican principalmente en nombre de los dentistas.
La gama de servicios de la empresa es muy amplia y se caracteriza por el uso de procesos y técnicas modernas. Por ejemplo, una producción CAD-CAM, la producción de prótesis dentales para alérgicos o superestructuras sobre implantes.
PaperOffice DMS se utiliza en ViaCreative en Leipzig principalmente para almacenamiento de datos, búsqueda de documentos y preparación de documentos para su transmisión a la oficina de impuestos.
En el laboratorio, varios protésicos dentales trabajan en diferentes estaciones de trabajo con diferentes tareas. Un segmento central común aquí es el registro preciso de todo el trabajo realizado, así como los procesos y materiales utilizados.
Dado que el trabajo lo encargan casi exclusivamente los dentistas para los pacientes, la documentación completa es tan importante como el almacenamiento seguro de los datos, en ocasiones confidenciales.
Antes de la decisión de utilizar PaperOffice DMS, la mayoría de los datos generados durante el trabajo diario se registraban manualmente en un archivo analógico, que se guardaba en un archivo colgante en la oficina durante los procesos en curso y en una sala de archivo separada cuando se completaba el trabajo. Para crear y enviar los documentos fiscales, un empleado transfirió los datos de los archivos analógicos al formulario electrónico DATEV.
El tiempo requerido para esta forma de trabajo administrativo es muy alto por un lado y muy propenso a errores por el otro. Al mismo tiempo, la seguridad de los datos legalmente exigida solo se otorga de forma limitada.
El objetivo de la empresa era digitalizar los documentos en papel existentes, incorporar la optimización de procesos y el control del flujo de trabajo sobre todos los documentos entrantes y salientes, automatizar una gran parte de los procesos en segundo plano y, por lo tanto, optimizar el proceso.
Sr. Lars-R. Debido a los desafíos existentes, Ludewig buscaba un sistema de gestión de documentos que permitiera el almacenamiento de datos seguro y adaptable y la integración sencilla de todos los lugares de trabajo de la casa con un software sin complicaciones.
Al mismo tiempo, el software debe caracterizarse por una buena relación costo-beneficio. Además de PaperOffice DMS, el Sr. Ludewig probó otros cuatro productos de software de otras casas de sistemas e inicialmente examinó varias ofertas de software en relación con la gestión de documentos.
El hecho de que PaperOffice se utilizara finalmente como gestión de documentos en Via Creative se decidió por las siguientes razones:
1. Almacenamiento y disponibilidad de datos. Acceso central y fácil a todos los documentos relevantes y la posibilidad de que varias partes colaboren en el mismo documento.
Un almacenamiento central interno al que pueden acceder todos los empleados. Los datos no deben almacenarse en una nube de terceros o en una computadora de un solo usuario.
Un almacenamiento central al que pueden acceder todos los empleados con los derechos de usuario adecuados.
Sr. Lars-R. Ludewig se dio cuenta desde el principio de que no había forma de evitar la digitalización en su práctica.
2. Relación calidad-precio. El software debe tener una buena relación precio-rendimiento.
De esta manera, ViaCreative pudo evitar un compromiso de capital excesivo y todavía tiene un presupuesto correspondientemente grande para las compras de tecnología y materiales necesarios, que son muy costosos, especialmente en tecnología dental.
3. Facil de manejar. El software debe requerir la menor capacitación posible y, al mismo tiempo, estar preparado para el futuro.
De esta manera se pueden evitar los consultores externos. Por supuesto, PaperOffice DMS también ofrece capacitación individual para los módulos, si lo desea. Sin embargo, según las experiencias de los empleados de ViaCreative, PaperOffice se explica por sí mismo en gran medida.
No hay "consultores" externos y costosos en el sitio y nadie tiene que viajar a ninguna parte para recibir capacitación. Todos pueden definir el marco de tiempo para aprender a navegar por los menús según sea necesario y, en términos de futuro, PaperOffice DMS está bien posicionado gracias a su estructura modular.
4. Recuperabilidad y ahorro de tiempo. Se buscó una forma más sencilla de digitalizar documentos analógicos y volver a encontrarlos fácilmente cuando fuera necesario.
Gracias a la función de IA integrada, cada documento se puede enseñar, todo el contenido deseado se puede extraer de forma específica y almacenar con palabras clave de forma totalmente automatizada.
Gracias a las expresiones regulares (REGEX), el contenido del documento se puede leer y almacenar automáticamente como información del documento.
Sr. Lars-R. Ludewig explica:
Sr. Lars-R. Ludewig enfatiza:
El Sr. Ludewig también se mostró entusiasmado con el compromiso del equipo de DMS de PaperOffice en la implementación de los ajustes a los requisitos para la administración de ViaCreative.
Él y su equipo estaban igualmente satisfechos con la interfaz gráfica de PaperOffice DMS. Esto demuestra que el desarrollo de PaperOffice tiene en cuenta la percepción normal de las personas, que da prioridad a las imágenes y los colores, sin parecer lúdico. Esto se aplica igualmente a los tutoriales y videos creados por PaperOffice para ciertos segmentos del software de administración de documentos.
En el transcurso del cambio, el archivo analógico de ViaCreative fue y está siendo gradualmente escaneado y leído directamente a través del software OCR integrado en PaperOffice DMS. Gracias al uso de expresiones regulares, que son generadas por los empleados de PaperOffice, todos los documentos analógicos entrantes se pueden leer fácilmente y de forma específica para el cliente.
Sr. Lars-R. Al comienzo de la introducción, Ludewig recomienda:
PaperOffice DMS ha cumplido con todos los criterios necesarios y hoy mapea el flujo completo de documentos digitales en la práctica.
Por el momento, todos los documentos de facturación se registran con escáneres de alto rendimiento, Paper-Office reconoce automáticamente los datos de contacto y almacena los documentos en consecuencia en el archivo electrónico.
Los empleados pueden acceder a los documentos a través de una interfaz de usuario simple e ingresar varios términos de búsqueda; también está disponible una búsqueda de texto completo.
Gracias al uso constante del DMS, ViaCreative pudo reducir significativamente el tiempo de procesamiento requerido para las facturas y, al mismo tiempo, la cantidad de cuentas pendientes disminuyó significativamente.
El Sr. Denis K. de "Teneduría de libros y contabilidad" enfatiza:
