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Kumul Minerals: Gestión documental optimizada con PaperOffice DMS
Consejo profesional
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Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), una empresa minera líder con sede en Papúa Nueva Guinea, en primera línea de extracción de materia prima.
Con una amplia presencia y un fuerte compromiso con la excelencia, KMHL se ha establecido como un actor importante en la industria minera. A través de una visión clara, innovaciones estratégicas y operaciones sostenibles, KMHL es pionero en la creación de valor para sus partes interesadas y la región.
Al igual que muchas empresas de la industria minera, KMHL se ha enfrentado a desafíos a la hora de administrar y organizar registros y documentos importantes en las operaciones comerciales diarias.
La alta complejidad y el volumen de documentación, desde procedimientos de aprobación hasta protocolos operativos y regulaciones ambientales, hacían esencial una gestión documental eficiente.
Con esto en mente, KMHL buscaba un sistema de gestión de documentos que no solo centralice los documentos, sino que también facilite la colaboración entre diferentes departamentos y ubicaciones, al tiempo que garantiza la seguridad. y protección de datos y apoya el cumplimiento de la normativa legal.
Después de una revisión exhaustiva de varios sistemas de gestión de documentos, KMHL eligió PaperOffice DMS. Se eligió el sistema porque permitía a la empresa realizar cambios mínimos en sus flujos de trabajo existentes sin dejar de satisfacer sus necesidades.
recuerda Loi Joseph, directora de TI de Kumul Minerals Holdings Limited.
El análisis financiero realizado por el equipo de TI mostró que PaperOffice DMS era rentable y satisfacía las necesidades de KMHL.
Se examinaron tres posibles sistemas de gestión de documentos para cada oferta de la empresa: PaperOffice, Docuware y M-Files .
Para iniciar la implementación, inicialmente se equiparon 80 estaciones de trabajo con el sistema de gestión de documentos, eligiéndose Synology NAS como base de datos.
Este grupo inicial formó el punto de partida para la implementación del sistema, mientras que gradualmente se fueron integrando estaciones de trabajo adicionales.
Dos meses después de realizar el pedido, se completó la migración de los datos existentes y un mes después se iniciaron con éxito las operaciones de producción con la solución de archivo de Kumul fue aceptado.
La implementación se realizó sin problemas y los empleados fueron capacitados exitosamente.
A través de cursos de formación personalizados, talleres interactivos y ejemplos de aplicaciones prácticas, todos los empleados pudieron conocer y utilizar de forma óptima todas las funciones del sistema. Además, se proporcionaron materiales de formación para que sirvieran de referencia a los empleados incluso después de finalizar la formación.
lo que hace que PaperOffice DMS sea mejor que otros
Esto permitió una transición perfecta al uso del nuevo sistema y garantizó una rápida integración en los flujos de trabajo diarios.
La implementación de PaperOffice DMS permitió a KMHL mejorar su gestión de documentos.
La empresa quedó impresionada por la adaptabilidad de la interfaz de usuario, la Búsqueda mejorada de documentos y control de versiones de documentos.
La implementación del nuevo sistema se desarrolló sin problemas y KMHL recomendó PaperOffice DMS a cualquiera que busque una solución de gestión de documentos.
En general, la experiencia de KMHL con PaperOffice DMS fue extremadamente satisfactoria y superó sus expectativas.
Para finalizar, responderemos algunas preguntas frecuentes sobre el tema. "Compañía minera
KUMUL Minerals Holdings Limited":
¿Cuál es tu conclusión y tu experiencia con PaperOffice?
La implementación de PaperOffice DMS nos permitió mejorar nuestra gestión documental y dar un paso adelante para aumentar nuestra eficiencia minera. Todas las herramientas están ahí para ahorrar tiempo y aumentar la seguridad al manejar documentos importantes. La implementación se desarrolló sin problemas con apoyo durante el proceso y entrenamiento en vivo. Nuestros empleados se familiarizaron con PaperOffice en muy poco tiempo y se sintieron cómodos usándolo.
La introducción de PaperOffice nos permitió hacer nuestra gestión documental eficiente y lograr nuestros objetivos como empresa minera.
Con las herramientas existentes pudimos ahorrar tiempo y mejorar la seguridad al manejar documentos importantes.
