Compañía minera
KUMUL Minerals Holdings Limited
Kumul Minerals: Gestión documental optimizada con PaperOffice DMS
Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), una empresa minera líder con sede en Papúa Nueva Guinea, en primera línea de extracción de materia prima.
Con una amplia presencia y un fuerte compromiso con la excelencia, KMHL se ha establecido como un actor importante en la industria minera. A través de una visión clara, innovaciones estratégicas y operaciones sostenibles, KMHL es pionero en la creación de valor para sus partes interesadas y la región.
Posición inicial y desafíos
Al igual que muchas empresas de la industria minera, KMHL se ha enfrentado a desafíos a la hora de administrar y organizar registros y documentos importantes en las operaciones comerciales diarias.
La alta complejidad y el volumen de documentación, desde procedimientos de aprobación hasta protocolos operativos y regulaciones ambientales, hacían esencial una gestión documental eficiente.
Con esto en mente, KMHL buscaba un sistema de gestión de documentos que no solo centralice los documentos, sino que también facilite la colaboración entre diferentes departamentos y ubicaciones, al tiempo que garantiza la seguridad. y protección de datos y apoya el cumplimiento de la normativa legal.
Por qué KMHL eligió PaperOffice DMS
Después de una revisión exhaustiva de varios sistemas de gestión de documentos, KMHL eligió PaperOffice DMS. Se eligió el sistema porque permitía a la empresa realizar cambios mínimos en sus flujos de trabajo existentes sin dejar de satisfacer sus necesidades.
“Elegimos PaperOffice DMS porque la inversión está en línea con los objetivos de nuestra empresa, es decir, aumentar la eficiencia, mejorar la seguridad de los documentos y el aprovechamiento. transformación digital. Además, los costes son extremadamente atractivos en comparación con otros proveedores",
recuerda Loi Joseph, directora de TI de Kumul Minerals Holdings Limited.
El análisis financiero realizado por el equipo de TI mostró que PaperOffice DMS era rentable y satisfacía las necesidades de KMHL.
Se examinaron tres posibles sistemas de gestión de documentos para cada oferta de la empresa: PaperOffice, Docuware y M-Files .
Implementación
Para iniciar la implementación, inicialmente se equiparon 80 estaciones de trabajo con el sistema de gestión de documentos, eligiéndose Synology NAS como base de datos.
Este grupo inicial formó el punto de partida para la implementación del sistema, mientras que gradualmente se fueron integrando estaciones de trabajo adicionales.
Dos meses después de realizar el pedido, se completó la migración de los datos existentes y un mes después se iniciaron con éxito las operaciones de producción con la solución de archivo de Kumul fue aceptado.
La implementación se realizó sin problemas y los empleados fueron capacitados exitosamente.
A través de cursos de formación personalizados, talleres interactivos y ejemplos de aplicaciones prácticas, todos los empleados pudieron conocer y utilizar de forma óptima todas las funciones del sistema. Además, se proporcionaron materiales de formación para que sirvieran de referencia a los empleados incluso después de finalizar la formación.
Lista de las 3 funciones principales,
lo que hace que PaperOffice DMS sea mejor que otros
- 1. Reconocimiento de texto (OCR) y búsqueda de documentos
- 2. Integración y conexión a la base de datos en NAS
- 3. Interfaz fácil de usar y autoexplicativa
Esto permitió una transición perfecta al uso del nuevo sistema y garantizó una rápida integración en los flujos de trabajo diarios.
Resultado final
La implementación de PaperOffice DMS permitió a KMHL mejorar su gestión de documentos.
La empresa quedó impresionada por la adaptabilidad de la interfaz de usuario, la Búsqueda mejorada de documentos y control de versiones de documentos.
La implementación del nuevo sistema se desarrolló sin problemas y KMHL recomendó PaperOffice DMS a cualquiera que busque una solución de gestión de documentos.
En general, la experiencia de KMHL con PaperOffice DMS fue extremadamente satisfactoria y superó sus expectativas.
