Farmacia Health In Loc Portugal

Desafío

La gestión de documentos en la organización de suministro de medicamentos es un proceso complejo y costoso. Mantener el sistema tradicional de archivo en papel ocupa espacio y, a medida que aumenta el volumen de documentos, se vuelve cada vez más imposible tener un documento importante disponible cuando se necesita.

Digitization in healthcare organizations is no longer an optional condition, but a necessity

En el corazón del municipio portugués de Pontinha en el distrito de Lisboa, la farmacia "health in loc" está muy cerca de sus clientes. La farmacia se ve a sí misma como el vínculo entre el médico y el paciente.

Por lo tanto, no solo hay innumerables medicamentos, remedios y productos para el cuidado siempre en stock en la farmacia, sino que un buen asesoramiento también es parte del excelente servicio. Además, la farmacia ofrece a sus clientes una preparación de medicamentos individualizada. Para ello, se deben cumplir amplios requisitos legales. Una excelente organización y gestión de la farmacia es un requisito previo para la rentabilidad y garantiza la seguridad jurídica.

PaperOffice DMS es utilizado por la farmacia portuguesa "health in loc" para centralizar y organizar información de múltiples fuentes y para minimizar el tiempo y el costo de mantener un archivo físico. El acceso a la información es digital.

Posición inicial

La transformación digital y el término "digitalización" está en boca de todos a más tardar desde la pandemia y ya no es una condición opcional para muchas empresas sino también organizaciones sanitarias, sino una necesidad.
El tema del mayor desarrollo digital también está firmemente establecido en los círculos de las organizaciones de suministro de medicamentos. Porque incluso en una farmacia hay tareas administrativas bastante extensas, que antes se hacían de forma manual y análoga.

Problemas y tareas existentes

En el pasado, todo el sistema farmacéutico se basaba en papel. Pero con los documentos existentes y entrantes diarios, como albaranes y facturas colectivas mensuales de varios clientes importantes, el sistema manual llegó a sus límites y el archivo en papel creció cada vez más.

Al mismo tiempo, aumentó el número de facturas por correo electrónico, que también se imprimían para su archivo. Pero la compleja cantidad de trabajo no salvó la posibilidad de encontrar toda la documentación

Además, la normativa exigía mantener la documentación de producción de los medicamentos individualizados con registros detallados, ya que cada fármaco requiere un control de plausibilidad, instrucciones del fabricante y un registro de fabricación. Este tipo de datos también debe archivarse a prueba de revisión de acuerdo con la ley.

Each recipe requires a lot of documented documentation

Antes las facturas y pedidos se guardaban en un lugar y la documentación en otro, las conexiones eran casi imposibles dada la cantidad de documentos y la información asociada.

"Nuestro sistema tradicional de archivo en papel se estaba volviendo cada vez más problemático. Encontrar documentos importantes cuando se necesitaban se convirtió en una tarea imposible. Gracias al uso de PaperOffice DMS, todo se encuentra en segundos y podemos cumplir con las normativas con mucho menos esfuerzo".

menciona Henrique Santos, director gerente de la farmacia.

Por qué la farmacia portuguesa "health in loc" eligió PaperOffice DMS

Sr. Henrique Santos, director gerente y empleado administrativo de la farmacia, buscaba un sistema de gestión de documentos que permitiera un almacenamiento de datos seguro pero también adaptable debido a los desafíos existentes.

La adaptabilidad fue un criterio de selección importante, pero también el factor costo-beneficio.

Al principio, la organización no quería hacer grandes inversiones. Después de que el Sr. Santos buscara en el mercado internacional de administración de documentos en Internet, se encontró con PaperOffice DMS.

Primero, se compró una licencia de instalación local y se probó a fondo PaperOffice DMS. Después de un breve período de tiempo, la farmacia decidió agregar más licencias y, una vez que la organización se dio cuenta de que podía confiar en PaperOffice, compró un Synology NAS. Gracias a la fácil configuración y migración de la base de datos, todos los datos existentes se transfirieron inicialmente. En este momento, toda la documentación de la empresa se encuentra centralizada en esta base de datos.

"Primero compramos una licencia de instalación local, luego más, y una vez que nos dimos cuenta de que podíamos confiar en PaperOffice DMS, cambiamos de local a un Synology NAS, donde actualmente tenemos toda la documentación de la empresa centralizada.”

Además de PaperOffice DMS, el Sr. Henrique Santos probó otros productos de software de otros proveedores de sistemas e inicialmente examinó varias ofertas de software relacionadas con la gestión de documentos.

Sr. Santos destaca que hace tiempo que se busca un sistema adecuado. Sin embargo, ninguno de los proveedores de software probados anteriormente era lo suficientemente escalable o flexible para el trabajo que se suponía que debía hacer un sistema de administración de documentos.

"Durante varios años hemos estado experimentando y buscando soluciones. Durante algún tiempo hemos utilizado Paperport en soluciones locales. El resultado fue que se perdieron grandes cantidades de documentos. Los experimentos con Paperport en la nube siempre han sido infructuosos debido a la difícil configuración del sistema".

El hecho de que finalmente se utilizara PaperOffice para la gestión documental en la farmacia se decidió por los siguientes motivos:

1. Almacenamiento y disponibilidad de datos. Acceso central y fácil a todos los documentos relevantes y la posibilidad de que varias partes colaboren en el mismo documento.

Un almacenamiento central interno al que pueden acceder todos los empleados. Los datos no deben almacenarse en una nube de terceros o en una computadora de un solo usuario.

2. Relación calidad-precio. El software debe tener una buena relación precio-rendimiento.

Para la farmacia portuguesa "health in loc", era muy importante que después de una inversión inicial, el software sea ligero y fácilmente escalable pudiendo extender a licencias o bases de datos adicionales sin implicar altos costos.

El número de licencias de usuario adquiridas se puede aumentar en cualquier momento. De esta forma, la farmacia pudo evitar un compromiso de capital excesivo.

3. Facil de manejar. El software debe requerir la menor formación posible, explicarse por sí mismo y ser claro (en términos de documentos).

No hay costosos "asesores" externos o en el sitio y nadie tiene que viajar a ninguna parte para recibir formación. Todos pueden definir el marco de tiempo para aprender a navegar por los menús según sea necesario y, en términos de futuro, PaperOffice DMS está bien posicionado gracias a su estructura modular.

"Elegimos PaperOffice DMS porque probamos personalmente el software y quedamos impresionados por la facilidad de uso. Integración en el entorno de Windows y su interfaz de usuario limpia para trabajar con inspiración".

4. Fiabilidad y seguridad. Se buscaba un software para digitalizar documentos analógicos y volver a encontrarlos fácilmente cuando fuera necesario.

Gracias a la IA integrada, se puede aprender cada documento, extraer todo el contenido deseado de forma específica y guardar con palabras clave de forma totalmente automatizada.

PaperOffice DMS ofrece exactamente lo que el Sr. Santos estaba buscando.

¿Cómo se integró PaperOffice DMS?

En 2019, antes del inicio de la pandemia, comenzó el uso de PaperOffice. La farmacia decidió archivar los documentos y correos electrónicos cotidianos en PaperOffice DMS.

Gracias a un potente escáner y a la conexión del escáner en PaperOffice, pudo comenzar la conversión de los papeles analógicos. Todos los documentos se leyeron y digitalizaron gradualmente a través de la interfaz del escáner PaperOffice OCR. Creado un índices de palabras clave para cada documento, que se pueden usar para encontrarlo en un instante usando el motor de búsqueda de PaperOffice.

Todas las recetas de medicamentos creados individualmente se escanearon con toda la documentación, se etiquetaron automáticamente y se guardaron en la base de datos central.

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Se tomaron 1:1 las carpetas existentes de los archivadores y simplemente se convirtieron en "carpetas digitales".

Todos los correos electrónicos existentes se guardaron directamente en PaperOffice DMS, se vincularon a documentos existentes o recetas creadas individualmente y ya no tendrán que imprimirse en papel en el futuro. Todos los correos electrónicos entrantes se archivan automáticamente en PaperOffice mediante el monitoreo de carpetas a través de gestión reglas configuradas.

Desde que usamos PaperOffice DMS, el consumo de papel ha disminuido notablemente.

"Hoy en día usamos PaperOffice junto con Synology NAS, que nos ofrece una gestión documental económica y por supuesto actualizada. Tenemos muy buen soporte y actualizaciones frecuentes de PaperOffice. El sistema es muy rápido y nos ahorra mucho trabajo a la hora de archivar y buscar documentos de la administración diaria."

Resumen general de la experiencia

PaperOffice es un sistema de gestión de documentos con una excelente interfaz de usuario, que es fácil de usar y agrega valor a una empresa.