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Los sistemas de gestión de documentos, DMS para abreviar, ayudan a su empresa en la gestión electrónica y sistemática de los documentos comerciales. Por lo tanto, un DMS es en muchos sentidos el primer paso hacia una oficina sin papel. Junto con su escáner forman el equipo perfecto para digitalizar archivos analógicos y acelerar los procesos de búsqueda y archivo.
Consejo profesional
Le damos al menos 15 razones por las que debería utilizar el sistema de gestión de documentos (DMS) junto con su escáner. Escaneo y administración simplificados con PaperOffice DMSExiste una dicotomía en la mayoría de las oficinas de todo el mundo. Por un lado el área digital con ordenadores individuales y en red, por otro lado los documentos en papel. Esto a veces provoca caos y sobre todo pérdida de tiempo. Tiempo dedicado a la búsqueda de contenido.
Según un informe internacional de McKinsey, los trabajadores de oficina dedican 1,8 horas al día a buscar y recopilar información, lo que supone una media de 9,3 horas a la semana.
Contadores, secretarios, compradores, oficinistas, despachadores y muchos otros grupos profesionales están ocupados con procesos administrativos todos los días. El trabajo de un empleado a menudo depende del de otro.
Todas las empresas ahora tienen un dispositivo multifunción que también admite la función de escaneo. Pero para muchos, el término y el uso de un sistema de gestión de documentos aún es desconocido.
En este artículo explicamos por qué vale la pena utilizar un sistema de gestión de documentos con su escáner. Le daremos al menos 15 razones para usarlo, que le permitirán hacer que su oficina sea digital y sin papel y cómo puede usarlo para aumentar la eficiencia de su empresa.
Antes de entrar en las razones, respondamos la pregunta:
Facturas, albaranes, cartas, recibos, presupuestos, instrucciones de dispositivos y certificados de garantía, por nombrar solo algunos ejemplos. La digitalización suele tardar mucho en llegar, simplemente porque falta personal y tiempo. Como resultado, la montaña analógica crece.
Con un DMS y un escáner adecuado a sus necesidades, puede controlar la innecesaria pérdida de tiempo.
DMS también significa software de gestión de documentos y está diseñado para gestionar documentos, especialmente documentos digitales, lo que incluye la conversión de analógico a digital. PaperOffice DMS es un software de este tipo.
Porque PaperOffice DMS hace posible que el papel analógico se convierta en contenido digital dondequiera que ocurra.
La indexación estructurada inteligentemente asigna cada documento al proceso correcto ingresando una palabra clave. Con el motor de búsqueda propio de PaperOffice, se pueden encontrar y consultar todos los documentos. Según los requisitos, las cartas guardadas se convierten en digital mediante el reconocimiento de texto OCR, para poder procesarlas con software de Office compatible.
Reconocimos la necesidad, pero:
En el mundo actual, los empleados manejan una gran cantidad de documentos diferentes: documentos originales en papel, como cartas o contratos, archivos PDF y documentos electrónicos, como archivos y correos electrónicos.
En muchas empresas, estos documentos se copian, imprimen, reenvían, distribuyen y archivan en diferentes lugares. La búsqueda de información importante es cada vez más difícil y conduce a flujos de trabajo antieconómicos y a empleados sobrecargados. Tenemos un artículo detallado, en el que se describe la necesidad de sistemas de gestión documental y se enumeran las ventajas de utilizarlos.
Sin embargo, si tus empleados comienzan a eliminar o al menos reducir el consumo de papel en las oficinas o en toda la empresa, también mejorarás los procesos, aumentarás la productividad al digitalizar datos y así reducirás costos.
Muchas otras ventajas y aspectos ya se han discutido en este artículo "Oficina sin papel: así triunfa la digilización en la empresa".
Por ejemplo, dispositivos multifunción (MFP) como los de Brother o Konica Minolta, entre otros fabricantes.
Impresora, escáner y fotocopiadora todo en uno: los documentos escaneados van al directorio central a través de estos dispositivos o a través de un "escaneado directo a correo", desde un mail hasta un buzón de Outlook, que es supervisado por PaperOffice y así entra automáticamente en el software.
O simplemente integre su dirección de correo electrónico de DropMail como ubicación de almacenamiento para sus archivos escaneados. PaperOffice archiva todos los archivos fácilmente por correo electrónico.
Consejo
Sobre el tema "Cómo ARCHIVAR documentos directamente desde el ESCÁNER" también hay un vídeo en YouTube que explica este proceso de forma sencilla y comprensible:
Para aquellos que quieren escanear documentos en papel de forma normal, el módulo "ScanConnect" integrado por defecto en PaperOffice es ideal. Porque es compatible con todos los escáneres, dispositivos multifunción o copiadoras de gran capacidad con una unidad de escaneo integrada que es muy fácil de usar.
Sin embargo, no importa cómo lleguen sus documentos en papel a PaperOffice, porque gracias al reconocimiento de texto OCR automatizado se reconoce el contenido de toda su documentación escaneada.
No importa de qué esté hecho el papel, se escanea y se registra con alta precisión gracias a la optimización basada en IA.
Tan pronto como se registran los documentos, su contenido se indexa mediante descomposición de texto sin procesar. En pocas palabras, el contenido se escribe palabra por palabra en un registro especial: el algoritmo reconoce palabras individuales en una combinación y las registra de la misma manera.
Cuando hablamos de sistemas de gestión documental no debemos olvidar: cuanto mayor sea el nivel de digitalización de la información que forma parte de los procesos, mayor será el nivel de control y automatización que podremos alcanzar. Ya hemos escrito un artículo sobre las ventajas de la digitalización. Haz clic aquí.
El primer paso determina qué documentos pertenecen a nuestros procesos, cómo los integramos en nuestro sistema de gestión de documentos y qué información se extraerá y almacenará junto con los documentos en su base de datos. Una vez incluida la información, definimos su ciclo de vida, cómo interactuará con otros procesos y cómo podemos integrarla.
Lo más probable es que nos encontremos con información proveniente de diferentes fuentes y en diferentes formatos. Algunos de ellos en formato digital, almacenados en archivos o bases de datos y otros en forma de documentos impresos.
¿Qué hacemos con los documentos digitales en formato pdf, doc, etc.? Aquí el proceso es muy sencillo.
Arrastre el documento digital a la interfaz de PaperOffice. O haga que sus carpetas de Windows sean fácilmente monitoreadas después de que se hayan recibido los documentos.
Consejo
Por cierto, hay un vídeo en YouTube sobre el tema "GESTIÒN DOCUMENTAL, monitoreo de carpetas y archivación masiva" que explica este proceso de forma comprensible:
Los documentos en papel se pueden escanear fácilmente y convertir a formato digital gracias al escáner integrado.
Gracias al programa de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR = Optical Character Recognition) ya hemos dado un paso importante. Usando un escáner u otro dispositivo de digitalización, no solo convertimos el documento en una imagen, sino que también podemos "leer" su contenido electrónicamente.
No solo se incluye el texto OCR puro en la base de datos, sino que gracias a la inteligencia artificial llamada PIA, la automatización se puede especificar de forma manual o automática.
Así es como usamos el sistema para reconocer y definir qué áreas del documento deben leerse automáticamente. Como número de factura, fecha, productos, importes, etc. En consecuencia, disponemos de toda la información necesaria en nuestro sistema de gestión documental.
La digitalización de la información mediante OCR facilita la integración de una amplia variedad de documentación en la gestión de procesos y flujos de trabajo.
PaperOffice también ha tenido en cuenta el archivado masivo de su escáner para las características relacionadas con el reconocimiento de texto, la integración de IA y las palabras clave.
El módulo ScanConnect no solo ofrece una conexión directa entre su escáner y PaperOffice. ScanConnect es una poderosa herramienta de escaneo para escaneos manuales, que tiene otras funciones interesantes para ayudarlo con el escaneo masivo.
Primero prepare todas las páginas del documento para escanear y luego coloque las páginas de separación entre los documentos individuales que desea separar.
PaperOffice reconoce las páginas de separación y guarda los documentos individualmente.
Indexación de texto completo y búsqueda similar a Google: en un sistema de administración de documentos como PaperOffice DMS, puede encontrar sus documentos escaneados e información en segundos. Esto es posible porque sus documentos se analizan e indexan con reconocimiento de texto completo tan pronto como se almacenan.
Simplemente ingresa un término de búsqueda, como con Google, y PaperOffice enumera todos los resultados. Sí, al igual que con Google: porque puedes encontrar cualquier contenido de texto de cualquier documento en cuestión de segundos utilizando el motor de búsqueda integrado, la búsqueda de texto completo y las funciones de filtro adicionales.
Nunca más querrá renunciar a la búsqueda de palabras clave en PaperOffice y con el filtro de búsqueda encontrará todos los documentos, sin importar cuán detallados sean, ¡incluido el envío de correos electrónicos, la exportación a Excel o el sistema de archivos!
PaperOffice versiona automáticamente cada documento modificado, crea una instantánea y la guarda por separado para que pueda volver a abrir la versión deseada en cualquier momento.
Gracias al VersionControl integrado, cada cambio en el documento se reconoce y se guarda como una instantánea y como una nueva versión del documento. Puede abrir, exportar y editar cada versión de forma independiente.
Simplemente coloque una página de separación de PaperOffice delante de cada documento que deba separarse. PaperOffice reconoce las páginas de separación durante el proceso de escaneo y guarda los documentos por separado.
PaperOffice le ofrece la opción de archivado manual y de archivado completamente automatizado sin ninguna intervención. Todos los campos se completan automáticamente e incluso la ruta de almacenamiento se puede generar y usar dinámicamente según la fecha.
Almacene códigos QR compatibles con XML/JSON con palabras clave en las páginas de separación y escanee su pila de documentos: PaperOffice reconoce las páginas de separación y los códigos QR con sus comandos XML/JSON y las palabras clave de los documentos cuando se almacenan.
De esta manera, puede guardar páginas de separación individuales para un tipo de documento, generar una ubicación de almacenamiento especial para su escaneo masivo y así guardar sus archivos escaneados de manera específica.
¿Su copiadora puede almacenar los escaneos en una carpeta específica? Genial, ¡simplemente controle esta carpeta y tendrá un archivado completamente automático en segundos!
Haga que PaperOffice supervise cualquier carpeta automáticamente. Tan pronto como aparecen nuevos archivos en esta carpeta, se archivan de acuerdo con sus especificaciones y se procesan de forma totalmente autónoma.
¿Le gustaría capturar documentos en papel automáticamente después de escanearlos, pero también etiquetarlos automáticamente hasta el más mínimo detalle? Primero escanee todos los documentos en una carpeta y configure la supervisión del directorio. Luego especifique que se use una máscara de archivo concreta tan pronto como haya algo en la carpeta.
Además de la supervisión, también puede especificar toda la información relevante, como el nombre, la ubicación de almacenamiento, el tipo de documento, etc. PaperOffice se encarga de todo el archivo por usted.
Páginas sueltas, escaneos masivos o escaneos de fotos: no importa de qué esté hecho el papel, se escanea y registra con alta precisión gracias a la optimización basada en IA.
El ScanConnect integrado es compatible con todos los escáneres, dispositivos multifunción o copiadoras de gran capacidad con una unidad de escaneo integrada que es muy fácil de usar.
Si su escáner no es un escáner WIA o TWAIN, PaperOffice ofrece la opción Scan2Folder. Guarde los documentos escaneados en una carpeta supervisada por PaperOffice.
PaperOffice convierte de forma fiable el texto analógico de más de 100 idiomas, incluidos caracteres cirílicos y asiáticos.
Así es como se pueden escanear documentos internacionales en su empresa: PaperOffice reconoce el idioma y realiza el reconocimiento de texto. Esto le permite buscar el documento dentro de su base de datos y encontrarlo en segundos.
PaperOffice se basa en bases de datos que utiliza localmente o en su NAS, como Synology o QNAP. De esta forma, toda la información sobre sus documentos, como las miniaturas, el reconocimiento de texto y las palabras clave, se almacenan en su base de datos.
De esta manera, los datos no terminan en proveedores de nube de terceros y no tiene que pagar costos mensuales por el almacenamiento de datos.
Independientemente de si elimina páginas, se rompen o se ennegrecen áreas, con PaperOffice todo está versionado a prueba de revisiones de acuerdo con GoBD para un archivado perfecto.
PaperOffice versiona automáticamente cada documento modificado, crea una instantánea y la guarda por separado para que pueda volver a abrir la versión deseada en cualquier momento.
El uso de los códigos QR de PaperOffice abre excelentes posibilidades, como la creación automática de versiones de documentos en papel ya archivados y modificados que contienen el mismo código QR.
También puede buscar fácilmente los documentos en PaperOffice usando un código QR: abra la búsqueda de códigos QR y muestre el documento de PaperOffice en la cámara web para buscarlo en PaperOffice.
Las licencias de compra de PaperOffice tienen una validez de por vida sin costos de seguimiento y con PaperOffice PLUS opcional, incluso todas las actualizaciones, nuevas versiones anuales y el soporte personal gratuito -por teléfono y Teamviewer- a un precio fijo sin sorpresas desagradables.
Estas fueron las 15 razones por las que debería usar su escáner con un sistema de gestión de documentos. Además de las enumeradas anteriormente, PaperOffice le ofrece muchas más razones: gestión de ciclos de vida (períodos de retención), registro de acceso, protección contra acceso no autorizado, encriptación, integración intuitiva en Outlook/Office, indexación de documentos (metadatos), soluciones de flujo de trabajo y mucho más más.
Puede ver las características en nuestro sitio web buscando "Qué puede hacer PaperOffice".
Escanear documentos y archivarlos en el DMS ofrece a las empresas enormes ventajas. Todos los procesos relacionados con documentos están optimizados. La protección y la seguridad de los datos quedan garantizadas.
La oficina sin papeles alivia a los empleados. Ahorra mucho esfuerzo y costes de búsqueda. Y mejoras la seguridad jurídica de tus procesos administrativos.
Para muchas empresas, PaperOffice DMS es el primer paso hacia la digitalización. Al escanear documentos y archivarlos digitalmente, crea mucho más que una simple copia digital del original. El escaneo convierte la información no estructurada en datos estructurados.
Mientras que las grandes empresas designan a responsables de digitalización para que se ocupen del tema de la conversión de documentos analógicos a tiempo completo, las pequeñas y medianas empresas suelen carecer de recursos humanos, especialmente porque se requieren unas cualificaciones profesionales adecuadas.
Sin embargo, esto es un error común que conduce a malas inversiones, ya que muchos fabricantes se aprovechan de esta ignorancia.
¡No necesita un especialista en IT o un bibliotecario capacitado!
Todo lo que realmente necesita es
A veces, el hardware ya está ahí, tiene más potencial que antes y se puede usar de inmediato.
Consejo
Por cierto, hay un artículo especial sobre el tema "Procesamiento digital de facturas" que informa sobre las ventajas de la digitalización o tramitación de facturas:
Para finalizar, responderemos algunas preguntas frecuentes sobre el tema. "Escáneres y gestión documental: beneficios y usos":
La respuesta a la pregunta es: para todas las empresas. Todos los sectores y tamaños empresariales se benefician de una oficina sin papel, desde pymes y empresas emergentes hasta grandes empresas. Sin embargo, la conversión es particularmente valiosa para las pequeñas y medianas empresas ya que, la reducción del esfuerzo y los costes de procesamiento, libera el presupuesto necesario para impulsar más el crecimiento.
No. Otro factor que está en boca de todos desde que entró en vigor el RGPD es la protección de datos. Las soluciones y software DMS se utilizan para procesar, administrar y almacenar documentos que a menudo contienen datos personales confidenciales. En caso de violaciones del RGPD, la adminisrtación prevé multas elevadas.
Trabajar digitalmente y llevar los documentos antiguos a la nueva era será la mejor inversión clave para ahorrar una cantidad increíble de tiempo, dinero y nervios en el futuro.
No necesita su propio especialista en IT para aprovechar todas las ventajas de la digitalización.
Lo que necesita es al socio adecuado a su lado que, gracias a su experiencia, pueda implementar exactamente lo que necesite. Evite el alarmismo y elija hechos en lugar de elegantes presentaciones de PowerPoint sin haberlo probado realmente.
La experiencia ha demostrado que casi todas empresas tienen una gran fotocopiadora a la que no se le sacan su potencial. A estos dispositivos les encantan los escaneos masivos, toleran los clips y pueden ser la base para un comienzo digital sin invertir en un escáner.
Evite las trampas de costes con los sistemas DMS/ECM en los que estará sin piedad a merced de los fabricantes. No haga concesiones en lo que respecta a sus propias opciones de administración, como enseñar documentos y realizar ajustes usted mismo. Si necesita ayuda, el fabricante estará encantado de ayudarle, pero siga siendo independiente.
Los procedimientos serán completamente idénticos en el futuro, pero completamente automatizados.
¿Factura entrante? El flujo de trabajo se activa y todo sigue su camino definido.
¿Buscar en 1000 carpetas? ¡No hay problema porque tienes tu propio Google!
"Procesar manualmente los documentos en una comunidad tan grande nos hubiera costado mucho tiempo.
Con la solución automatizada de PaperOffice DMS, el esfuerzo manual se pudo reducir considerablemente, al mismo tiempo que se invirtió en tecnología orientada al futuro. Somos pioneros en la gestión de propiedades digitales".
Sr. Alejandro Campos
especialista en TI y gerente de proyectos en la administración de propiedades El Guijo
