Gestión documental oficial de QNAP NAS

Los sistemas de gestión documental, también llamados DMS, apoyan a su organización en la organización electrónica y estructurada de documentos comerciales. Por lo tanto, un DMS es un paso importante hacia la oficina sin papel.

En combinación con su QNAP NAS, forman el dúo ideal para digitalizar el almacenamiento analógico y aumentar la eficiencia de los procesos de búsqueda y archivado .

El sistema de administración de documentos PaperOffice es el único sistema DMS en el mundo aprobado oficialmente por QNAP para sus dispositivos QNAP.

¿Qué es un NAS?

La empresa taiwanesa QNAP vende varios dispositivos de almacenamiento conectados a la red (dispositivos NAS) con el nombre de "QNAP NAS". Estos dispositivos permiten tanto a empresas como a particulares proteger sus datos de manera eficiente y organizarlos y utilizarlos de forma individual.

Un NAS es un servidor de archivos con su propio sistema operativo que hace que su espacio de almacenamiento esté disponible a través de la red.

QNAP NAS ofrece las condiciones ideales para todas las empresas, pero especialmente para las PYME, para almacenar datos corporativos de forma rápida y sencilla.

En el siguiente artículo, le mostraremos cómo puede obtener el máximo rendimiento de su QNAP NAS para su empresa y cómo la gestión de documentos puede funcionar fácilmente y sin Docker .

La implementación de dispositivos NAS de QNAP es muy recomendable para cualquier empresa de cualquier tamaño y cualquier industria para la gestión de documentos.

¿Por qué usar NAS en lugar de la nube?

Hay varias razones por las que debería usar una solución NAS (almacenamiento conectado a la red) en lugar de una solución basada en la nube, aquí hay algunos ejemplos:

• 1. Control y seguridad: Un NAS está bajo el control físico de la empresa, lo que significa que usted, como empresa, tiene control total sobre sus propios datos y puede garantizar que los datos estén seguros y protegidos.
  Sin embargo, en un entorno de nube, sus datos se transfieren a un proveedor externo y no están sujetos a los mismos estándares de seguridad que la propia empresa.


• 2. Protección de datos: Las empresas deben cumplir con las normas legales al almacenar datos personales a través del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea. Por ello, a la hora de elegir tecnologías y servicios de almacenamiento, las empresas deben asegurarse de que cumplen con la normativa de protección de datos.
  Un NAS (almacenamiento conectado a la red) es una opción más adecuada que una solución en la nube cuando se trata de cumplir con el RGPD.
  Dado que sigue siendo propiedad de la empresa, los datos pueden ser tratados y protegidos directamente por la empresa. Un NAS también ofrece un alto grado de flexibilidad ya que los datos no tienen que almacenarse en un centro de datos externo. Además, las empresas pueden cifrar los datos en el NAS para protegerlos del acceso no autorizado.
La gestión de documentos en la nube es un obstáculo para la seguridad de los datos para muchas empresas: QNAP NAS es la solución ideal para esto
• 3. Conexión a Internet: Un NAS se puede usar independientemente de una conexión a Internet, lo que lo hace ideal para empresas que operan en áreas rurales o áreas con conexiones a Internet inestables.


• 4. Costo: El costo es una ventaja clave que ofrece NAS sobre el almacenamiento en la nube. Comprar un NAS es más barato que un servicio en la nube porque solo tiene que pagarlo una vez y es todo suyo.
  Además, los costes mensuales de un NAS son mucho más bajos que los de un servicio en la nube. Con un NAS, no hay cuotas de suscripción mensuales que pagar. Además, con un NAS, no hay tarifas de ancho de banda adicionales en las que pueda incurrir un servicio en la nube.


• 5. Flexibilidad: Un NAS ofrece a las empresas más flexibilidad en la elección del hardware y la capacidad de almacenamiento. También permite la expansión del almacenamiento para satisfacer las crecientes necesidades de la empresa.

Un QNAP NAS en combinación con PaperOffice DMS ofrece a su empresa una solución simple y confiable para administrar sus documentos.

PaperOffice DMS es un software fácil de usar que permite a las empresas organizar, almacenar, categorizar y administrar sus documentos para que se pueda acceder a ellos fácilmente en cualquier momento y lugar.

Al combinar NAS y la administración eficaz de PaperOffice DMS, puede aumentar la productividad de su empresa asegurándose de que los documentos se recuperan de manera rápida y confiable pueden ser. También ofrece una protección adicional para los datos, ya que se almacenan en el NAS y no en computadoras locales o en una nube externa.

¿Qué tan compleja es la instalación y configuración de la base de datos?

La instalación y configuración de la base de datos en su QNAP NAS no es nada complicada y no requiere un especialista en TI.

En particular porque se sabe que el funcionamiento de los contenedores Docker es una solución de integración inestable y poco confiable, PaperOffice ha decidido brindar una solución comprobada y confiable para el almacenamiento de datos a través del uso directo y nativo de MariaDB.

A diferencia de la instalación de Docker, la configuración con la ayuda de los videos de YouTube de PaperOffice se realiza en unos minutos, incluso para el profano.

¿Cuáles son las ventajas de no usar contenedores Docker?

Prescindir de los contenedores Docker al operar un sistema de administración de documentos (DMS) en un NAS (almacenamiento conectado a la red) tiene una serie de ventajas:

• 1. Más fácil de mantener y actualizar: sin Docker Container, no hay necesidad de preocuparse por la compatibilidad de DMS y contenedores, lo que puede simplificar el mantenimiento y la actualización.


• 2. Mayor rendimiento: dado que el DMS se ejecuta directamente en el NAS, puede utilizar completamente los recursos del NAS y, por lo tanto, lograr un mayor rendimiento en comparación con un entorno de contenedor.


• 3. Sin carga de recursos adicionales: dado que no se utilizan contenedores Docker, no hay carga de recursos adicionales en el NAS, lo que tiene un efecto positivo en el rendimiento general.

¿Cómo obtiene sus datos en el QNAP NAS?

Hay varias formas de transferir datos al sistema de administración de documentos (DMS) de PaperOffice que se ejecuta en un QNAP NAS (almacenamiento conectado a la red). Estos son algunos ejemplos:

Escanear documentos

El proceso es simple: si los datos aún no están disponibles en forma digital, primero se deben escanear o fotografiar los documentos en papel.

Su escáner junto con PaperOffice DMS son los mejores socios para hacer que su empresa sea sin papel

Con su escáner u otro dispositivo de digitalización, el documento no solo se convierte en una imagen, sino que su contenido también se puede "leer" electrónicamente. La función de escáner integrada en PaperOffice DMS se conecta a su escáner y, por lo tanto, transfiere el medio digital al software de gestión de documentos.

Hemos escrito un artículo sobre cómo sacar el MÁXIMO de su escáner.

Almacenamiento de documentos digitales

Los datos en formato digital, como correos electrónicos o archivos digitales, se pueden arrastrar y soltar fácilmente en la interfaz de PaperOffice.
Si desea archivar varios documentos sin esfuerzo manual, la supervisión de carpetas integrada en PaperOffice es adecuada para ello. Esto permite archivar sin problemas en segundo plano.

Datos existentes

El sistema de administración de documentos de PaperOffice también facilita a los usuarios mover los datos digitales que antes estaban en los discos duros de las computadoras portátiles o de escritorio a un dispositivo de almacenamiento de datos compartido, el QNAP NAS.

Todos los datos existentes se pueden importar al sistema de gestión de documentos con un solo clic.

Valor agregado y beneficios de QNAP NAS junto con PaperOffice DMS

El uso de un QNAP NAS (Network Attached Storage) en combinación con el sistema de gestión de documentos (DMS) PaperOffice ofrece una serie de ventajas, algunas de las cuales son:

• 1. Gestión centralizada de datos: El DMS permite almacenar y organizar todos los documentos y archivos en una ubicación central, lo que facilita la colaboración y el acceso a los datos, ya que cada empleado puede acceder a los archivos que necesita sin tener que para copiarlos en una memoria USB.
  Esto ahorra tiempo y evita errores que pueden surgir de la transmisión manual.


• 2. Seguridad mejorada: El NAS ofrece funciones de seguridad adicionales, como encriptación y redundancia, para proteger los datos de pérdidas o accesos no autorizados. Así como alta seguridad de datos a través de varias opciones de respaldo.
  Se pueden crear copias de seguridad automáticas para restaurar archivos importantes en caso de falla o eliminación accidental. También existe la opción de cifrar los datos para garantizar que los datos confidenciales estén protegidos contra el acceso no autorizado.


• 3. Mayor velocidad de acceso: El NAS permite acceder a los datos y editarlos más rápido, lo que aumenta la productividad.


• 4. Fácil mantenimiento y actualización: El DMS y el NAS son independientes y se pueden mantener y actualizar de forma independiente, lo que facilita el mantenimiento.


• 5. Mayor flexibilidad: La combinación de QNAP NAS y PaperOffice DMS ofrece una variedad de opciones de configuración y personalización para satisfacer las necesidades de la empresa.


• 6. Además, la fácil capacidad de expansión del espacio de almacenamiento también sería una de las ventajas. Dado que las empresas suelen crecer y requieren más espacio de almacenamiento, un NAS de QNAP se puede ampliar fácilmente para satisfacer las crecientes demandas. En comparación con otras soluciones de almacenamiento, como discos duros externos o soluciones en la nube, es más rentable y fácil de implementar.


• 7. Soporte para acceso móvil y trabajo remoto: Al usar QNAP NAS y PaperOffice DMS, uno puede acceder y editar los datos desde cualquier lugar, lo que amplía las posibilidades del trabajo remoto y la colaboración móvil.


• 8. Mayor eficiencia: El uso de PaperOffice DMS y QNAP NAS hace posible encontrar datos más rápido, organizar y automatizar procesos, lo que aumenta la eficiencia.


• 9. Otra ventaja del NAS de QNAP junto con el sistema de administración de documentos es la administración amplia de usuarios, incluida la capacidad de crear y administrar varias cuentas de usuario.
  Esto significa que las empresas pueden establecer diferentes derechos de acceso para diferentes empleados o departamentos. Por ejemplo, un empleado de contabilidad puede tener acceso a documentos financieros, mientras que un empleado de marketing solo tiene acceso a documentos de marketing.

Un DMS permite a las empresas almacenar y administrar sus documentos y archivos de forma centralizada. Facilita la búsqueda y la colaboración, ya que los empleados pueden acceder a los archivos que necesitan desde cualquier lugar. También ofrece la capacidad de automatizar flujos de trabajo de documentos para ahorrar tiempo y recursos.

Un sistema de gestión de documentos (DMS) en conexión con un QNAP NAS (Network Attached Storage) ofrece a las empresas una solución potente y fiable para la gestión y el almacenamiento de documentos en las empresas, así como el acceso a sus documentos y archivos.