¿Cómo procedo correctamente al versionado de documentos?

¡Medidas que definitivamente debes tener en cuenta!

El control de versiones de documentos es una de las funciones centrales en la gestión de documentos.
El control de versiones garantiza que los empleados no puedan editar un documento al mismo tiempo, y también tiene un control de versiones automático de los documentos.
Todos los cambios en los documentos se pueden rastrear rápidamente y en cualquier momento.

Versionado: Realice correctamente el archivo de documentos a prueba de auditoría

Con el control de versiones, todo el mundo sabe cuándo y cómo se modificó un documento y quién lo modificó.
El sistema de gestión de documentos PaperOffice proporciona la base para que su empresa garantice y logre la seguridad de la auditoría.

Consejo profesional

¿Qué papel juega el control de versiones en el sistema de gestión de documentos DMS?

Las funciones del área de control de versiones juegan un papel importante para muchos usuarios de software DMS. Obtenga más información sobre los beneficios aquí.

El término control de versiones no es una palabra extranjera dentro de un sistema de administración de documentos (DMS). La necesidad de utilizar un sistema de gestión de documentos que tenga un control de versiones compatible con GoBD y un control de versiones a prueba de auditoría es cada vez más clara.

Porque ¿quién no conoce este caso? Un contrato se procesa varias veces: un cambio aquí, un comentario allá, comparación de posición, cambio del total y acuerdo al final. Cada cambio individual se guarda localmente en la computadora como respaldo y se envía para realizar más comprobaciones.

Ahora, si el compañero está ausente o el cliente llama y pide que se edite la versión "XYZ" del mes pasado, todo se paraliza.

El resultado son caos de versiones y redundancias.

En este punto, a más tardar, vale la pena pensar en el control de versiones o la gestión de versiones de los documentos.

PaperOffice DMS tiene versiones automáticas de documentos y un amplio control de versiones. No importa si elimina páginas con PaperOffice, las rota o ennegrece áreas: todo está versionado a prueba de auditorías de acuerdo con GOBD para un archivado perfecto.

Trabajo sin papeles a través de procesos digitales

Ventajas del software DMS

La orientación central de un software DMS se traduce en varias ventajas para la empresa. Por ejemplo, garantiza que todos los empleados trabajen con los mismos datos correctos.

Además, se evitan las pausas de los medios, por lo que es posible un flujo continuo de información en el marco de los flujos de trabajo.

Esto también hace obsoleto el mantenimiento de datos dobles, por lo que se evitan errores de transmisión, lo que a su vez tiene un efecto positivo en la calidad de los datos gestionados.

Muchas empresas, especialmente PYMES, ven esto como un obstáculo para la seguridad de los datos y, por lo tanto, abogan por el uso de un sistema de gestión de documentos, DMS para abreviar, como el de PaperOffice.

Solución

Gracias a PaperOffice DMS y al módulo integrado para la gestión de versiones VersionControl, siempre tendrá control total sobre sus documentos y sus modificaciones.

¿Qué es el control de versiones?

En resumen: el control de versiones hace que todos los cambios en los documentos sean rastreables.

El término creación de versiones es muy fácil de explicar: en general, es la funcionalidad que se utiliza para registrar cambios en documentos o archivos.

De esta manera, cada cambio en el documento se reconoce y se guarda como una instantánea como una nueva versión del documento.

Con cada cambio en un documento, se almacena una versión "más nueva" del documento en el archivo correspondiente. El registro hace que los cambios sean transparentes y rastreables en todo momento.

En este punto, el comprobador posterior sabe cuándo se cambió un documento por qué usuario. Esto le brinda una descripción general de todo el ciclo de vida del documento.

El control de versiones se puede realizar de forma automática o manual.

¿Pero cuál es la diferencia? Este y todos los métodos de creación de versiones compatibles con PaperOffice DMS se explican en detalle en nuestro WorkShop.

¿Qué tipos de control de versiones existen?

Versión automática

Con el control de versiones automático, PaperOffice reconoce de forma independiente que se ha modificado un documento. Esto se puede hacer con un documento de Word o, gracias al módulo WorkBench integrado, con un documento PDF.
PaperOffice crea automáticamente una copia actual del documento modificado después de procesarlo y almacenarlo en el grupo de documentos "Documentos en curso". La versión no se actualiza hasta que haga clic en Terminar edición.
Esto garantiza que los documentos no se puedan sobrescribir en la red. Porque mientras esté trabajando en un documento, estará en el grupo de documentos ya mencionado.

Una vez registrada la "versión más nueva" del documento, PaperOffice actualiza la imagen de vista previa y vuelve a realizar el reconocimiento de texto del documento. La versión anterior permanece disponible y se puede acceder a ella.

Empleado de PaperOffice se sienta delante de un cuaderno

La digitalización trae muchas ventajas

Versionado manual

La creación manual de versiones es ideal, por ejemplo, cuando los documentos se imprimen y firman a mano, y luego deben escanearse como una nueva versión.

En el control de versiones manual, el usuario activa manualmente el proceso de control de versiones.

Consejo

Sobre el tema "Versión de documentos a prueba de revisión y compatible con GoBD con la administración de documentos de PaperOffice" hay un video en YouTube que explica este proceso de manera comprensible:

PaperOffice usa la IA integrada para reconocer que este documento es uno existente y sugiere archivar el documento recién escaneado como una versión de uno existente. O, si el documento tiene una apariencia diferente y la IA no lo reconoce, se puede archivar manualmente como una nueva versión de uno existente.

Ventajas de utilizar un DMS para la gestión de versiones

Archivo unificado

Tan pronto como los documentos se archivan en PaperOffice, el control de versiones integrado garantiza que numerosas copias no se guarden como archivos separados. En cambio, las diferentes versiones de un documento están en un archivo.

Cumplimiento de la seguridad de revisión y conformidad GoBD

El control de versiones de los documentos garantiza el cumplimiento de la seguridad de revisión y la conformidad con GoBD.

Para garantizar la seguridad de la revisión, todos los detalles de un cambio en documentos y archivos deben poder rastrearse claramente. Se debe garantizar que solo los empleados autorizados puedan realizar dicho cambio. Pero es igual de importante saber años después qué empleados cambiaron qué y cuándo.

Estructuración de concurrencia

PaperOffice no es solo un sistema de administración de documentos, sino que sirve como una aplicación de colaboración integral. Esto no solo proporciona amplias herramientas de flujo de trabajo, sellos y tareas, sino que también facilita el trabajo en documentos como parte del flujo de trabajo.

Gracias al control de versiones, cada usuario sabe cuándo y cómo se modificó un documento y quién lo hizo. Si un usuario edita un documento, se bloquea para otros usuarios y no es posible la edición simultánea.

Con respecto al último punto, el llamado check-out y check-in regula la colaboración sin complicaciones en un documento y coordina los derechos de acceso. Con la función de check-out, el editor bloquea temporalmente el documento.

Con el registro posterior, el primer editor crea el documento modificado como una nueva versión. Se levanta el bloqueo de edición impuesto anteriormente.

Seguridad y cumplimiento de muchas normas legales y cumplimiento

Lo más importante sobre el control de versiones es, por supuesto, que todos los requisitos legales y los aspectos de cumplimiento, que son cada vez más importantes, se cumplan de manera demostrable. Porque cada cambio en el documento es rastreable, hasta el usuario que lo realizó.

Elegir el software DMS adecuado para el control de versiones

En resumen, queda claro que la gestión de versiones compatible con DMS tiene muchas ventajas.

Sin embargo, lo mejor del control de versiones es que las empresas pueden automatizar la creación, revisión y distribución de documentos comerciales importantes.

La gestión de documentos de PaperOffice permite a muchas empresas obtener seguridad de auditoría. Es importante poder comprender todos los cambios en los documentos empresariales rápidamente y en cualquier momento.

Comenzar es más fácil de lo que piensa.

¿Todavía le preocupa no lograrlo? Lea nuestros casos de estudio de clientes sobre la integración de PaperOffice en su vida empresarial y convénzase de la simplicidad o simplemente solicite una instalación de prueba.

FAQs

Para finalizar, responderemos algunas preguntas frecuentes sobre el tema. "¿Cómo procedo correctamente al versionado de documentos?":

¿Para quién es adecuado una oficina sin papeles?

La respuesta rápida y sencilla a la pregunta es: para todas las empresas. Todos los sectores y tamaños empresariales se benefician de una oficina sin papel, desde pymes y empresas emergentes hasta grandes empresas. Sin embargo, la conversión es particularmente valiosa para las pequeñas y medianas empresas: La reducción del esfuerzo y los costes de procesamiento libera el presupuesto necesario para impulsar más el crecimiento.

¿Puedo usar un proveedor de DMS basado en la nube para mi oficina sin papeles?

No. Otro factor que está en boca de todos desde que entró en vigor el RGPD a más tardar en 2018 es la protección de datos. Las soluciones DMS y el software DMS se utilizan para procesar, administrar y almacenar documentos que a menudo contienen datos personales confidenciales. En caso de violaciones del RGPD, el legislador prevé multas elevadas.

Conclusión

Los beneficios justifican el esfuerzo y los costes

Trabajar digitalmente y traer documentos antiguos a la nueva era será la mejor inversión clave para ahorrar una increíble cantidad de tiempo, dinero y nervios en el futuro.
Necesita a alguien que sepa

No necesita su propio especialista en TI para aprovechar todas las ventajas de la digitalización.
Lo que necesita es el socio adecuado a su lado que, gracias a su experiencia, pueda implementar exactamente lo que necesita. Evite el alarmismo y elija instalaciones de prueba en lugar de elegantes presentaciones de PowerPoint sin haberlo probado realmente.
El hardware normalmente ya está disponible

La experiencia ha demostrado que casi todas las corporaciones y empresas tienen una gran copiadora que no utiliza su potencial. A estos dispositivos les encantan los escaneos masivos y pueden ser la base para un comienzo digital sin invertir en un escáner.
Más barato de lo esperado con el DMS adecuado

Evite las trampas de costes con los sistemas DMS/ECM en los que estará sin piedad a merced de los fabricantes. No haga concesiones en lo que respecta a sus propias opciones de administración, como enseñar documentos y realizar ajustes usted mismo. Si necesita ayuda, el fabricante estará encantado de ayudarle, pero siga siendo independiente.
La automatización digital es el futuro

Los procedimientos serán completamente idénticos en el futuro, pero completamente automatizados.
¿Factura entrante? El flujo de trabajo se activa y todo sigue su camino definido.
¿Buscar en las 1000 carpetas? ¡No hay problema, porque tiene tu propio Google!