En la industria de la construcción, es importante que los documentos y los datos se puedan encontrar y procesar de manera rápida y eficiente.
Por lo tanto, una gestión documental fiable es imprescindible. Esta solución le permite acceder a todos los datos y documentos relevantes y encontrarlos fácilmente.
También permite a las empresas constructoras mejorar la comunicación entre los diferentes proyectos partes interesadas para simplificar, lo que conduce a un procesamiento de proyectos más rápido y más eficiente.
Las bóvedas de documentos también ofrecen a las empresas de construcción un alto nivel de seguridad para sus datos y documentos. Esta seguridad está garantizada por las amplias funciones de cifrado integradas en este tipo de soluciones.
Solución DMS para la digitalización en la construcción
Gestión de documentos de construcción: una descripción general
La industria de la construcción es una industria muy dinámica y compleja con muchos desafíos. Para seguir siendo competitivas, las empresas de construcción deben poder trabajar de manera eficiente y proporcionar un entorno seguro. Un factor decisivo para esto es la correcta gestión de documentos.
La construcción es una industria importante que ha experimentado un crecimiento durante muchos años. Con la introducción de tecnologías modernas y la aparición de nuevos modelos comerciales, los procesos comerciales en la construcción se han vuelto aún más complejos.
¿Qué es un sistema de gestión documental para la construcción?
Los gestores documentales, también conocidos como software de gestión documental (DMS), son un tipo de software especialmente desarrollado para cualquier tipo de gestión documental (ya sea analógica o digital) con el fin de simplificar y optimizar el manejo de documentos. Este tipo de software se puede configurar para cada industria, como la construcción, para atender las necesidades específicas de la construcción.
Por ejemplo, una bóveda de construcción se puede utilizar para facilitar y hacer más eficiente el acceso a planos de proyectos, dibujos de ingeniería, órdenes de construcción, requisitos de materiales, facturas, presupuestos y otros documentos.
Trazabilidad de relaciones importantes gracias a carpetas digitales y carpetas de documentos
También puede ayudar a mejorar la comunicación y el intercambio de información entre las partes involucradas, facilitar la colaboración y reducir el costo del proyecto de construcción.
Por qué la gestión documental es necesaria para las empresas constructoras
En la industria de la construcción, la gestión documental es una herramienta esencial para garantizar un trabajo eficiente y seguro. Es la herramienta perfecta para administrar y editar todos los documentos relacionados con un proyecto de construcción.
Con el software de gestión de documentos, las empresas constructoras pueden asegurarse de que todos los documentos creados para un proyecto se almacenen de forma centralizada y sean accesibles.
Esto permite una colaboración optimizada y un intercambio de datos eficiente entre los distintos participantes del proyecto.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar la gestión documental para las empresas constructoras?
Al implementar un sistema de gestión de documentos para la construcción, las empresas pueden lograr muchos beneficios.
Estos incluyen:
- Gestión de datos más eficiente: El software permite a las empresas de construcción almacenar y organizar todos los documentos de forma centralizada. Esto permite una gestión de datos más rápida y eficiente.
- La confianza es buena, el control es mejor: Además, al implementar la gestión de documentos, las empresas también pueden obtener un mejor control interno sobre los derechos de acceso dentro de la empresa a los documentos y Aumentar la seguridad de los documentos. Esto puede ser especialmente útil cuando se protege información confidencial, como datos financieros o de clientes.
- Fácil acceso a todos los documentos: Con una pieza de software, las empresas de construcción pueden acceder a todos los documentos relevantes para el proyecto desde cualquier ubicación.
- Gestión segura de documentos: Gracias a la gestión de documentos, las empresas constructoras pueden almacenar sus documentos de forma segura y protegerlos de accesos no autorizados.
- Ahorro de costos: La administración de documentos puede ayudar a las empresas de construcción a ahorrar dinero al reducir los costos de papel, los costos de impresión y otros costos, como los costos de almacenamiento.
- Mejor colaboración: Gracias a la gestión de documentos, las empresas de construcción pueden mejorar la colaboración entre los participantes del proyecto al permitir que los documentos se compartan de manera fácil y segura. Esto facilita la colaboración.
- Cumplimiento legal: El archivo de documentos está sujeto a requisitos legales en muchos países. Las bóvedas de documentos ayudan a las empresas de construcción a cumplir con estas normas al garantizar el almacenamiento seguro y legal de los documentos. También apoyan el cumplimiento de la normativa de protección de datos y los plazos de conservación de documentos.
