Nell'articolo di seguito, ti mostreremo come aumentare l'efficienza operativa, ridurre l'errore umano attraverso una maggiore precisione, ridurre i costi correnti, massimizzare lo spazio dell'ufficio, mantenere l'integrità dei dati e migliorare la sicurezza dei dati.
Elenchiamo per te i vantaggi del sistema di gestione documentale PaperOffice e come puoi garantirti una riduzione dei costi fino al 92% grazie all'utilizzo di un DMS.
Spieghiamo anche cosa sono le espressioni regolari (regex) ed elenchiamo esempi concreti di applicazioni REGEX nella seconda parte di questo articolo.
Scoprirai come possono aiutarti a estrarre i dati di cui hai bisogno dai tuoi documenti in modo rapido, efficiente e senza inserire manualmente tali dati.
Tecnica delle tre lettere magiche - OCR
Cosa significa effettivamente OCR e a cosa serve?
Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) è ora ampiamente utilizzato per estrarre informazioni da vari documenti, come le ricevute, per digitalizzare documenti cartacei fisici e semplificare il flusso di lavoro di gestione dei documenti.
L'uso del riconoscimento del testo OCR offre alle aziende un enorme vantaggio in quanto può aiutare ad automatizzare l'elaborazione dei documenti, un processo che svolge un ruolo significativo in qualsiasi settore.
L'OCR, abbreviazione di Optical Character Recognition, consente a un prodotto software di riconoscere ed estrarre il testo da un'immagine digitale. È essenziale per la lettura e l'analisi di documenti scansionati, ad esempio.
Sebbene l'OCR delle ricevute sia utile quando le aziende gestiscono quotidianamente lotti di ricevute, uno scanner di ricevute OCR da solo non è sufficiente per fornire risultati sufficientemente accurati.
Per questo dovrebbe essere utilizzato un sistema di gestione dei documenti, che ha già un'ampia funzione OCR a bordo come standard, come PaperOffice DMS.
Thanks to the use of a DMS with integrated OCR text recognition, you get many advantages
Vantaggi della digitalizzazione
Quasi tutti coloro che hanno affrontato il tema della riduzione dei costi in un'azienda si sono sicuramente confrontati con il termine tecnico "digitalizzazione".
In genere, tutte le ricevute dell'azienda sono conservate in un unico posto. L'elaborazione dei documenti inizierà solo dopo pochi giorni. La loro digitalizzazione manuale comporta l'individuazione delle informazioni rilevanti, l'inserimento in un foglio di calcolo, il controllo che le voci siano corrette, prima di passare a quelle successive, fino a quando non avrai finalmente digitalizzato pile di fatture e altri documenti.
Potrebbe anche essere necessario eseguire un ulteriore passaggio per caricare il foglio di lavoro su sistemi diversi per scopi operativi o contabili.
Sembra orribile, vero?
Dopo aver impostato il modello e i campi dati specifici desiderati, le informazioni vengono estratte dai singoli documenti o dai batch di documenti.
Le informazioni dettagliate sul documento vengono memorizzate di conseguenza, il documento viene contrassegnato e, grazie alle informazioni lette, può essere collegato automaticamente a un contatto memorizzato, se necessario.
Tutto quello che devi fare è digitalizzare i file scansionandoli o inviandoteli digitalmente dall'inizio, ad esempio via e-mail, e salvandoli in PaperOffice.
Il sistema di gestione dei documenti farà il resto per te.
Suggerimento
A proposito, c'è un articolo speciale sull'argomento "I 10 vantaggi più importanti della digitalizzazione dei documenti cartacei":
