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Faire correctement le traitement intelligent des documents


Grâce au traitement et à la lecture automatisés des données grâce à l'intelligence artificielle (IA), un système de gestion de documents tel que PaperOffice DMS peut vous aider à réduire les coûts de votre entreprise jusqu'à 92 % et à augmenter l'efficacité opérationnelle.

Conseil professionnel

Des solutions intelligentes pour le traitement de documents aident les entreprises à extraire le plus automatiquement possible une grande variété de données à partir de documents non structurés, semi-structurés ou complexes.
Découvrez dans l'article actuel ce que signifie le traitement intelligent des documents, pourquoi vous devriez également traiter vos documents automatiquement et comment vous pouvez commencer au mieux.

Dans l'article ci-dessous, nous vous montrerons comment vous pouvez augmenter votre efficacité opérationnelle, réduire les erreurs humaines grâce à une précision accrue, réduire vos coûts actuels, maximiser votre espace de bureau, maintenir l'intégrité des données et améliorer la sécurité des données.

Nous énumérons pour vous les avantages du système de gestion de documents PaperOffice et comment vous pouvez garantir vos réductions de coûts jusqu'à 92 % grâce à l'utilisation d'un DMS.

On the table is a laptop with PaperOffice on the left and a Synology NAS on the right
7 steps to get the most out of your Synology NAS: Made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Nous expliquons également ce que sont les expressions régulières (regex) et énumérons des exemples concrets d'application REGEX dans la deuxième partie de cet article.

Vous apprendrez comment ils peuvent vous aider à extraire les données dont vous avez besoin de vos documents rapidement, efficacement et sans saisir manuellement ces données.

Technique des trois lettres magiques - OCR

Que signifie réellement OCR et à quoi sert-il ?

La reconnaissance optique de caractères (OCR) est désormais largement utilisée pour extraire des informations de divers documents, tels que des reçus, pour numériser des documents papier physiques et rationaliser le flux de travail de gestion des documents.

L'utilisation de la reconnaissance de texte OCR offre aux entreprises un énorme avantage car elle peut aider à automatiser le traitement des documents, un processus qui joue un rôle important dans n'importe quel secteur.

OCR, abréviation de Optical Character Recognition, permet à un produit logiciel de reconnaître et d'extraire du texte d'une image numérique. Il est indispensable pour lire et analyser des documents numérisés, par exemple.

Bien que l'OCR de reçus soit pratique lorsque les entreprises traitent quotidiennement des lots de reçus, un scanner de reçus OCR ne suffit pas à lui seul à fournir des résultats suffisamment précis.

Un système de gestion de documents doit être utilisé pour cela, qui dispose déjà d'une fonction OCR étendue à bord en standard, comme PaperOffice DMS.

PaperOffice effectue la reconnaissance de texte OCR pour chaque document, indexe tout le contenu du texte et, grâce à la recherche avancée intégrée, vous fournit ce qui est probablement l'outil de recherche DMS le plus puissant au monde. Sans aucun travaux !

PaperOffice employee sits in front of a notebook
Thanks to the use of a DMS with integrated OCR text recognition, you get many advantages

Avantages de la numérisation

Presque tous ceux qui ont abordé le sujet de la réduction des coûts dans une entreprise ont certainement utilisé le terme technique "numérisation".

Généralement, tous les reçus de l'entreprise sont conservés au même endroit. Le traitement des documents ne commencera qu'après quelques jours. Les numériser manuellement consiste à localiser les informations pertinentes, à les saisir dans un tableur, à vérifier que les saisies sont correctes, avant de passer à la suivante, jusqu'à ce que vous ayez enfin numérisé des piles de factures et autres documents.

Vous devrez peut-être même effectuer une étape supplémentaire pour télécharger la feuille de calcul sur différents systèmes à des fins opérationnelles ou comptables.

Cela semble horrible, n'est-ce pas ?

Avec un système de gestion de documents qui intègre déjà une reconnaissance de texte automatisée, vous pouvez réduire le processus de plusieurs heures, voire plusieurs jours, à quelques minutes seulement.

Après avoir configuré le modèle et les champs de données spécifiques souhaités, les informations sont extraites de documents individuels ou de lots de documents.

De nombreuses informations sur le document sont stockées en conséquence, le document est étiqueté et, grâce aux informations lues, peut être automatiquement lié à un contact stocké si nécessaire.

Tout ce que vous avez à faire est de numériser les fichiers en les numérisant ou en vous les envoyant numériquement dès le départ, par exemple par e-mail, et en les enregistrant dans PaperOffice.

Le système de gestion de documents fera le reste pour vous.

Astuce

Au fait, il existe un article spécial sur le sujet "Les 10 avantages les plus importants de la numérisation de documents papier" :

PaperOffice employee is happy to digitize all documents in paper so far and raises her hands in joy
The 10 most important advantages of digitizing paper documents: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Réduire les erreurs humaines avec une plus grande précision

L'exécution de tâches répétitives telles que la saisie manuelle des données, par exemple, peut être assez fastidieuse et dégrader la qualité de vos données car les employés sont fatigués ou distraits et tous les chiffres et mots sont oubliés ou mélangés.

En outre, le facteur "droits d'accès et d'utilisation" représente également un groupe limité, car tous les employés de votre entreprise n'ont pas le droit de consulter les données et informations de votre entreprise.

Pour un logiciel qui inclut la reconnaissance automatique de texte, il n'est jamais difficile de rester concentré et il peut reconnaître les textes, voir les données sensibles, les extraire et organiser les sorties avec une grande précision sans "déverser" les secrets de l'entreprise.

Surtout en ces temps difficiles, il est très important pour toutes les entreprises de renforcer la compétitivité de l'entreprise en la rendant sans papier. Mettez en place le numérique et assurez-vous que les employés peuvent également travailler de manière flexible depuis leur domicile dans le bureau à domicile. En fin de compte, l'entreprise doit suivre l'ère numérique et réaliser le chemin vers le bureau sans papier.

Réduire les coûts et maximiser l'espace de bureau

La saisie manuelle des données peut être très laborieuse et plus vous devez traiter de reçus, plus vos frais de personnel sont élevés. De plus, il peut y avoir des coûts supplémentaires liés aux inexactitudes des données dues à une erreur humaine.

Grâce au traitement et à la lecture automatisés des données grâce à l'intelligence artificielle (IA), un système de gestion de documents tel que PaperOffice DMS peut vous aider à réduire ces coûts et en même temps à libérer de l'espace de bureau, puisque vous n'avez pas à embaucher du personnel supplémentaire pour numériser manuellement les reçus ou pour stocker des piles de reçus dans votre bureau.

Maintenir l'intégrité des données et améliorer la sécurité des données.

Bien que les fichiers numériques et les documents papier physiques puissent être perdus ou endommagés en raison de risques physiques, environnementaux ou technologiques, la plupart des organisations perdent encore du temps à tout stocker dans des archives physiques et à utiliser le stockage local ou cloud pour les enregistrements numériques.

Astuce

Au fait, il existe un article spécial sur le thème de l'enregistrement dans le cloud et pourquoi nous ne recommandons pas cette méthode de stockage :

On the table is a laptop with PaperOffice on the left and a Synology NAS on the right
7 steps to get the most out of your Synology NAS: Made easy with PaperOffice

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Grâce à PaperOffice, tous vos documents sont stockés directement dans le serveur de base de données de votre propre serveur, ce qui vous donne un contrôle total et illimité sur toutes les données. Vous n'avez pas besoin de configurer un serveur, car PaperOffice s'occupe de toutes les autres étapes pour vous après l'installation.

Ou utilisez votre NAS Synology ou QNAP et gérez tous vos reçus sur votre propre appareil NAS ! Nous énumérons 7 mesures pour tirer le meilleur parti de votre Synology NAS ici en savoir plus.

La sécurité des révisions doit être garantie

De plus, la sécurité des données et la gestion des accès deviennent plus faciles dès que les reçus ont été numérisés avec PaperOffice, puisque les données sont cryptées de manière hautement sécurisée et archivées dans votre base de données de manière à l'épreuve des audits, auxquelles personne d'autre que vous ne peut accéder.

PaperOffice versionne automatiquement chaque document modifié, crée un cliché instantané et l'enregistre séparément afin que vous puissiez toujours ouvrir à nouveau la version souhaitée.

Nous décrivons comment vous pouvez assurer la gestion des versions et l'archivage des documents à l'épreuve des audits.

Desk with PaperOffice and different document versions
Versioning: How to correctly archive documents that are audit-proof

Here it goes to the Guide

Astuce

Sur le sujet "Version de documents à l'épreuve des révisions et conforme à GoBD avec la gestion de documents PaperOffice" il y a aussi une vidéo sur YouTube, qui explique ce processus de manière compréhensible :

Quels sont les défis liés à la numérisation de documents avec OCR ?

Lors de l'extraction de données avec une reconnaissance de texte OCR, certains défis doivent être pris en compte. La présentation des factures varie considérablement car chaque entreprise a son propre format.

Afin que vos reçus puissent être lus avec précision, PaperOffice dispose d'une reconnaissance automatique des documents à l'aide d'une intelligence artificielle (IA) appelée PIA.

PIA utilise des algorithmes et des technologies de reconnaissance spéciaux.

PIA dispose d'un dictionnaire intégré complet qui reconnaît automatiquement les termes mal reconnus, les compare et les remplace par les bons. Vous pouvez toujours être sûr que la bonne reconnaissance de texte a été enregistrée pour votre document.

Lire les informations pertinentes du document

Le contenu pertinent des documents, tels que les dates, les montants, les types de documents, les mots-clés et les données des documents, est intelligemment reconnu, extrait et utilisé pour l'indexation. En outre, les informations de document pertinentes pour le document, telles que le total net, le total brut, le taux de TVA et la devise du document sont recherchées puis extraites. Cette reconnaissance intelligente des données est entièrement automatique avec PaperOffice.

Malheureusement, lors du processus de numérisation de documents papier, de nombreux facteurs peuvent affecter la qualité de l'image, tels que : B. L'alignement, les plis, la taille des polices, la luminosité, les textes manuscrits, etc. Cela nuit à la qualité de la reconnaissance de texte et des données lues. Cela peut signifier que les modèles de document qui ont déjà été appris ne sont pas reconnus ou que le contenu du document n'est pas enregistré correctement.

C'est là que les expressions régulières entrent en jeu.

Les expressions régulières (regex) sont un moyen fantastique de rechercher des valeurs exactes dans le texte.

Nous expliquons en détail comment vous pouvez utiliser des expressions régulières à l'aide d'exemples explicites dans la deuxième partie de l'article.

Se lancer est plus facile que vous ne le pensez.

Avez-vous toujours peur de ne pas réussir ? Lisez les études de cas de nos clients sur l'intégration de PaperOffice dans votre vie professionnelle et convainquez-vous de la simplicité ou demandez simplement une installation test.

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Implémentez correctement le traitement intelligent des documents : OCR, AI et REGEX":

À qui convient un bureau sans papier ?

La réponse simple et rapide à la question est : pour chaque entreprise. Tous les secteurs et toutes les tailles d'entreprises bénéficient d'un bureau sans papier, des PME et start-up aux grandes entreprises. Cependant, la conversion est particulièrement précieuse pour les petites et moyennes entreprises : La réduction des efforts et des coûts de traitement libère le budget nécessaire pour d'autres moteurs de croissance.

Puis-je utiliser un fournisseur de DMS basé sur le cloud pour mon bureau sans papier ?

Non. Un autre facteur qui revient sur toutes les lèvres depuis l'entrée en vigueur du RGPD en 2018 au plus tard est la protection des données. Les solutions DMS et les logiciels DMS sont utilisés pour traiter, gérer et stocker des documents qui contiennent souvent des données personnelles sensibles. En cas de violation du RGPD, le législateur prévoit des amendes élevées.

Conclusion

  • Les avantages justifient l'effort et les coûts

    Travailler numériquement et faire entrer les anciens documents dans la nouvelle ère sera le meilleur investissement clé pour économiser une quantité incroyable de temps, d'argent et de nerfs à l'avenir.

  • Vous avez besoin de quelqu'un qui sait

    Vous n'avez pas besoin de votre propre spécialiste informatique pour profiter de tous les avantages de la numérisation.
    Ce dont vous avez besoin, c'est du bon partenaire à vos côtés qui, grâce à son expérience, peut mettre en œuvre exactement ce dont vous avez besoin. Évitez l'alarmisme et choisissez des positions de test au lieu de présentations PowerPoint fantaisistes sans l'avoir vraiment testé.

  • Le matériel est généralement déjà disponible

    L'expérience a montré que presque chaque opération, entreprise et société possède un copieur de grande taille qui n'utilise pas son potentiel. Ces appareils adorent les numérisations de masse, tolèrent les trombones et peuvent constituer la base d'un démarrage numérique sans investissement dans un scanner.

  • Moins cher que prévu avec le bon DMS

    Évitez les pièges des coûts avec les systèmes DMS/ECM où vous êtes impitoyablement à la merci des fabricants. Ne faites aucun compromis en ce qui concerne vos propres options d'administration, telles que l'enseignement des documents et la configuration vous-même. Si vous avez besoin d'aide, le fabricant se fera un plaisir de vous aider, mais restez indépendant.

  • L'automatisation numérique est l'avenir

    Les procédures seront complètement identiques à l'avenir, mais entièrement automatisées.
    Une facture arrive ? Le flux de travail est déclenché et tout se déroule comme prévu.
    Rechercher parmi les 1 000 dossiers ? Pas de problème, car vous avez votre propre Google !

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Le chemin numérique du patriarcat avec PaperOffice DMS

« Nous sommes ravis après un an et demi de travail et pourtant nous n’avons pas encore pleinement exploité ce chef-d’œuvre fantastique. »

Pedro Silva
Assistant administratif du Patriarcat de Lisbonne