Dans l'article ci-dessous, nous vous montrerons comment vous pouvez augmenter votre efficacité opérationnelle, réduire les erreurs humaines grâce à une précision accrue, réduire vos coûts actuels, maximiser votre espace de bureau, maintenir l'intégrité des données et améliorer la sécurité des données.
Nous énumérons pour vous les avantages du système de gestion de documents PaperOffice et comment vous pouvez garantir vos réductions de coûts jusqu'à 92 % grâce à l'utilisation d'un DMS.
Nous expliquons également ce que sont les expressions régulières (regex) et énumérons des exemples concrets d'application REGEX dans la deuxième partie de cet article.
Vous apprendrez comment ils peuvent vous aider à extraire les données dont vous avez besoin de vos documents rapidement, efficacement et sans saisir manuellement ces données.
Technique des trois lettres magiques - OCR
Que signifie réellement OCR et à quoi sert-il ?
La reconnaissance optique de caractères (OCR) est désormais largement utilisée pour extraire des informations de divers documents, tels que des reçus, pour numériser des documents papier physiques et rationaliser le flux de travail de gestion des documents.
L'utilisation de la reconnaissance de texte OCR offre aux entreprises un énorme avantage car elle peut aider à automatiser le traitement des documents, un processus qui joue un rôle important dans n'importe quel secteur.
OCR, abréviation de Optical Character Recognition, permet à un produit logiciel de reconnaître et d'extraire du texte d'une image numérique. Il est indispensable pour lire et analyser des documents numérisés, par exemple.
Bien que l'OCR de reçus soit pratique lorsque les entreprises traitent quotidiennement des lots de reçus, un scanner de reçus OCR ne suffit pas à lui seul à fournir des résultats suffisamment précis.
Un système de gestion de documents doit être utilisé pour cela, qui dispose déjà d'une fonction OCR étendue à bord en standard, comme PaperOffice DMS.
PaperOffice effectue la reconnaissance de texte OCR pour chaque document, indexe tout le contenu du texte et, grâce à la recherche avancée intégrée, vous fournit ce qui est probablement l'outil de recherche DMS le plus puissant au monde. Sans aucun travaux !
Thanks to the use of a DMS with integrated OCR text recognition, you get many advantages
Avantages de la numérisation
Presque tous ceux qui ont abordé le sujet de la réduction des coûts dans une entreprise ont certainement utilisé le terme technique "numérisation".
Généralement, tous les reçus de l'entreprise sont conservés au même endroit. Le traitement des documents ne commencera qu'après quelques jours. Les numériser manuellement consiste à localiser les informations pertinentes, à les saisir dans un tableur, à vérifier que les saisies sont correctes, avant de passer à la suivante, jusqu'à ce que vous ayez enfin numérisé des piles de factures et autres documents.
Vous devrez peut-être même effectuer une étape supplémentaire pour télécharger la feuille de calcul sur différents systèmes à des fins opérationnelles ou comptables.
Cela semble horrible, n'est-ce pas ?
Après avoir configuré le modèle et les champs de données spécifiques souhaités, les informations sont extraites de documents individuels ou de lots de documents.
De nombreuses informations sur le document sont stockées en conséquence, le document est étiqueté et, grâce aux informations lues, peut être automatiquement lié à un contact stocké si nécessaire.
Tout ce que vous avez à faire est de numériser les fichiers en les numérisant ou en vous les envoyant numériquement dès le départ, par exemple par e-mail, et en les enregistrant dans PaperOffice.
Le système de gestion de documents fera le reste pour vous.
Astuce
Au fait, il existe un article spécial sur le sujet "Les 10 avantages les plus importants de la numérisation de documents papier" :
