Intelligente Dokumentenverarbeitung richtig umsetzen: OCR, KI und REGEX

Im nachfolgenden Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre betriebliche Effizienz steigern, menschliche Fehler durch höhere Genauigkeit reduzieren, Ihre aktuellen Kosten senken, Ihre Bürofläche maximieren, Datenintegrität bewahren und Datensicherheit verbessern können.

Wir listen Ihnen die Vorteile von PaperOffice Dokumentenmanagementsystem auf, so wie Sie dank des Einsatzes eines DMS Ihre Kostensenkung auf bis zu 92% garantiert durchführen können.

Zudem erklären wir Ihnen, was reguläre Ausdrücke (Regex) sind und listen Ihnen im zweiten Teil dieses Artikels konkrete REGEX Anwendungsbeispiele auf.

Sie erfahren, wie diese Ihnen dabei helfen können, die benötigten Daten schnell, effizient und ohne manuelle Eingabe dieser Daten aus Ihren Dokumenten zu extrahieren.

Technik mit drei magischen Buchstaben - OCR

Was bedeutet eigentlich OCR und wofür wird es eingesetzt?

Die optische Texterkennung (OCR) wird heutzutage häufig verwendet, um Informationen aus verschiedenen Dokumenten, wie beispielsweise Belegen, zu extrahieren, um physische Papierdokumente zu digitalisieren und den Workflow des Dokumentenmanagements zu optimieren.

Die Verwendung von OCR Texterkennungen verschafft Unternehmen einen enormen Vorteil, da sie zur Automatisierung der Dokumentenverarbeitung beitragen kann, einem Prozess, der in jeglicher Branche eine bedeutende Rolle spielt.

OCR, Abkürzung aus dem Begriff "Optical Character Recognition", ermöglicht es einem Softwareprodukt, den Text aus einem digitalen Bild zu erkennen und diesen zu extrahieren. Es ist zum Beispiel für das Lesen und Analysieren von gescannten Dokumenten unerlässlich.

Doch auch wenn Beleg-OCR praktisch ist, wenn Unternehmen täglich mit Stapeln von Belegen zu tun haben, reicht ein OCR-Belegscanner allein nicht aus, um ausreichend genaue Ergebnisse zu erzielen.

Dafür sollte ein Dokumentenmanagement System eingesetzt werden, welches eine umfangreiche OCR Funktion bereits standardmäßig an Bord mit sich bringt, wie PaperOffice DMS.

Vorteile der Digitalisierung

Fast jeder, der sich mit dem Thema Kostensenkung im Unternehmen befasst hat, hat sich bestimmt mit dem Fachbegriff „Digitalisierung“ auseinandergesetzt.

Normalerweise werden alle Belege im Unternehmen an einem Ort aufbewahrt. Erst nach einigen Tagen wird mit der Bearbeitung der Unterlagen begonnen. Um sie manuell zu digitalisieren, müssen die relevanten Informationen gesucht, in eine Tabelle eingetragen, überprüft, ob die Eingaben korrekt sind, bis mit den nächsten fortgefahren werden kann, bis Sie schließlich Stapel von Rechnungen und anderen Unterlagen digitalisiert haben.

Möglicherweise müssen Sie sogar einen zusätzlichen Schritt unternehmen, um die Tabelle zu betrieblichen oder buchhalterischen Zwecken in verschiedene Systeme hochzuladen.

Klingt furchtbar, oder?

Nach dem Einrichten der Vorlage und der gewünschten spezifischen Datenfelder werden die Informationen aus einzelnen Dokumenten oder Dokumentstapeln extrahiert.

Umfangreiche Beleginformationen werden dementsprechend hinterlegt, das Dokument verschlagwortet und kann, dank der ausgelesenen Informationen, automatisch, bei Bedarf, mit einem hinterlegten Kontakt verknüpft werden.

Alles, was Sie tun müssen, ist die Dateien zu digitalisieren, indem Sie eingescannt oder bereits von Anfang an auf digitalem Wege, wie beispielsweise per E-Mail, zu Ihnen zugeschickt werden und in PaperOffice abspeichern.

Das Dokumentenmanagement System übernimmt für Sie den Rest.

Reduzieren Sie menschliche Fehler durch höhere Genauigkeit

Die Durchführung sich wiederholender Aufgaben, wie z. B. der manuellen Dateneingabe, kann ziemlich langweilig sein und die Qualität Ihrer Daten beeinträchtigen, wenn die Mitarbeiter ermüden oder abgelenkt werden, und alle Zahlen und Wörter vergessen oder verwechselt werden.

Zudem stellt der Faktor „Zugriff und Benutzerrechte“ ebenfalls einen eingeschränkten Kreis dar, denn nicht alle Mitarbeiter Ihrer Firma haben das Recht auf den Einblick Ihrer Firmendaten und der Informationen.

Für eine Software, die eine automatisierte Texterkennung beinhaltet, ist es nie schwer, konzentriert zu bleiben, und es kann die Texte erkennen, sensible Daten einsehen, sie extrahieren und die Ausgaben mit hoher Genauigkeit organisieren ohne dabei die Firmengeheimnisse „auszuplaudern“.

Kosten senken und Bürofläche maximieren

Eine manuelle Dateneingabe kann sehr arbeitsintensiv sein und je mehr Belege Sie verarbeiten müssen, desto höher werden Ihre Personalkosten. Darüber hinaus können einige zusätzliche Kosten im Zusammenhang mit Datenungenauigkeiten aufgrund menschlicher Fehler anfallen.

Durch automatisierte Verarbeitung und Auslesung der Daten mit künstlicher Intelligenz (KI) kann ein Dokumentenmanagement System, wie PaperOffice DMS, Ihnen helfen, diese Kosten zu senken und gleichzeitig Büroflächen freizugeben, da Sie kein weiteres Personal einstellen müssen, um Belege manuell zu digitalisieren oder Stapel von Belegen in Ihrem Büro zu verstauen.

Bewahren Sie die Datenintegrität und verbessern Sie die Datensicherheit.

Obwohl sowohl digitale Dateien als auch physische Papierdokumente durch physische, umweltbedingte oder technologische Gefahren verloren gehen oder beschädigt werden können, verlieren meisten Unternehmen immer noch Zeit damit alles im physischen Archiv zu verstauen und bei digitalen Unterlagen lokale Speicherorte oder Cloud-Speicher zu verwenden.

Dank PaperOffice werden all Ihre Unterlagen direkt im Datenbankserver Ihres eigenen Servers gespeichert und geben Ihnen so die volle uneingeschränkte Kontrolle über alle Daten. Dabei müssen Sie keinen Server aufsetzen, denn PaperOffice übernimmt nach der Installation alle weiteren Schritte für Sie.

Oder setzen Sie Ihr Synology oder QNAP NAS ein und verwalten all Ihre Belege auf Ihrem eigenen NAS Gerät! Wir listen Ihnen 7 Massnahmen auf, wie Sie das Maximale aus Ihrem Synology NAS rausholen, hier erfahren Sie mehr darüber.

Revisionssicherheit muss gewährleistet werden

Darüber hinaus wird die Datensicherheit und das Zugriffsmanagement einfacher, sobald die Belege mit PaperOffice digitalisiert wurden, da die Daten hochsicher verschlüsselt sowie revisionssicher in Ihrer Datenbank archiviert werden, auf die niemand, ausser Ihnen, zugreifen kann.

PaperOffice versioniert automatisch jedes geänderte Dokument, erstellt eine Schattenkopie und speichert diese separat damit Sie jederzeit die gewünschte Version wieder öffnen können.

Wir beschreiben Ihnen, wie Sie die Versionierung und revisionssichere Dokumentenarchivierung gewährleisten können.

Was sind die Herausforderungen bei der Digitalisierung von Belegen mit OCR?

Beim Extrahieren von Daten mit einer OCR-Texterkennung gibt es einige Herausforderungen, die berücksichtigt werden müssen. Layouts von Rechnungen sind sehr unterschiedlich, da jedes Unternehmen sein eigenes Format hat.

Damit Ihre Belege genau ausgelesen werden können, verfügt PaperOffice über eine automatische Dokumentenerkennung mittels der künstlichen Intelligenz (KI) namens PIA.

Dabei verwendet PIA spezielle Algorithmen sowie Erkennungstechnologien.

So verfügt PIA über ein umfangreiches integriertes Wörterbuch, welches falsch erkannte Begriffe automatisch erkennt, diese abgleicht und durch richtige ersetzt. Sie können immer sicher sein, dass die korrekte Texterkennung für Ihr Dokument hinterlegt wurde.

Auslesen von relevanten Dokumenteninformationen

Relevante Dokumentinhalte wie Datum, Beträge, Dokumenttypen, Schlüsselwörter und Belegdaten werden intelligent erkannt, extrahiert und zur Verschlagwortung verwendet. Zudem wird nach Beleg relevanten Dokumentinformationen, wie der Nettosumme, Bruttosumme, Mehrwertsteuersatz sowie Dokumentwährung gesucht und anschließend extrahiert. Diese intelligente Erkennung der Daten erfolgt bei PaperOffice vollkommen automatisch.

Doch leider gibt es während des Scanvorgangs der in Papierform vorhandenen zahlreiche Faktoren, die die Bildqualität beeinträchtigen können, wie z. B. Ausrichtung, Falten, Schriftgrößen, Helligkeit, handschriftliche Texte und mehr. Dies beeinträchtigt die Qualität der Texterkennung sowie der ausgelesenen Daten. Somit kann es dazu kommen, dass bereits eingelernte Dokumentvorlagen nicht erkannt werden oder Dokumenteninhalte nicht korrekt hinterlegt werden.

Hier kommen reguläre Ausdrücke ins Spiel.

Reguläre Ausdrücke (Regex) sind eine fantastische Möglichkeit, nach exakten Werten im Text zu suchen.

Wie Sie die regulären Ausdrücke anhand von expliziten Beispielen genau einsetzen können, erklären wir detailliert im zweiten Teil des Artikels.

Loslegen ist einfacher als Sie denken.

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