Wie führe ich eine Versionierung von Dokumenten
rechtssicher durch?

Welche Rolle spielt die Versionierung im Dokumentenmanagement System DMS?

Funktionen aus dem Bereich der Versionierung spielen für viele DMS-Software-Nutzer eine wichtige Rolle. Näheres zu den Vorteilen erfahren Sie hier.

Der Begriff der Versionierung ist innerhalb eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) kein Fremdwort. Die Notwendigkeit für den Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems, welches über eine GoBD konforme Versionskontrolle sowie revisionssichere Versionierung verfügt, wird immer deutlicher.

Denn wer kennt diesen Fall nicht? Ein Vertrag wird mehrfach bearbeitet – eine Änderung hier, Anmerkung da, Positionsabgleich, Summenänderung und Einigung zum Schluss. So wird auch jede einzelne Änderung zur Sicherung lokal auf dem Rechner gespeichert und zur weiteren Prüfung versandt.

Wenn jetzt der Kollege abwesend ist oder der Kunde anruft und nach der Version vom letzten Monat nach Bearbeitung „XYZ“ fragt, gelangt alles ins Stocken.

Versionschaos und Redundanzen sind die Folge.

Spätestens zu diesem Zeitpunkt lohnt es sich einmal über die Versionierung bzw. Versionsverwaltung von Dokumenten nachzudenken.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Vorteile einer DMS Software

Aus der zentralen Ausrichtung einer DMS-Software ergeben sich diverse Vorteile für das Unternehmen. Beispielsweise wird gewährleistet, dass alle Mitarbeiter mit denselben, korrekten Daten arbeiten.

Darüber hinaus werden Medienbrüche vermieden, sodass ein lückenloser Informationsfluss im Rahmen von Workflows ermöglicht wird.

Dadurch wird zudem eine doppelte Datenpflege obsolet, sodass auch Übertragungsfehler vermieden werden, was sich wiederum positiv auf die Qualität der verwalteten Daten auswirkt.

Viele Unternehmen, vor allem KMUs sehen darin ein Hindernis für die Datensicherheit und befürworten daher den Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems, kurz DMS, wie das von PaperOffice.

Was ist eine Versionierung?

Kurz gesagt: Versionierung macht alle Änderungen an Dokumenten nachvollziehbar.

Der Begriff Versionierung lässt sich ganz leicht erklären: Im Großen und Ganzen ist es die Funktionsweise, welche zur Erfassung von Änderungen an Dokumenten oder Dateien verwendet wird.

So wird jede Dokumentänderung erkannt und als Schattenkopie als neue Dokumentversion gespeichert.

Bei jeder Änderung an einem Dokument wird in einem entsprechenden Archiv eine „neuere“ Version des Dokumentes abgelegt. Die Protokollierung macht dabei Änderungen transparent und jederzeit nachvollziehbar.

Zu diesem Zeitpunkt weiß der nachfolgende Betrachter, wann ein Dokument von welchem Bearbeiter geändert wurde. Man erhält auf diese Weise einen Überblick über den gesamten Dokumentenlebenszyklus.

Dabei kann eine Versionierung automatisch oder manuell erfolgen.

Doch was ist dabei der Unterschied? Dies sowie alle Versionierungsmethoden, welche PaperOffice DMS unterstützt, werden genau in unserem Workshop Tutorial erklärt.

Welche Arten der Versionierungen gibt es?

Automatische Versionierung

Bei einer automatischen Versionierung erkennt PaperOffice eigenständig, dass ein Dokument verändert wurde. Das kann sowohl bei einem Word Dokument, als auch dank dem integrierten Modul WorkBench, an einem PDF Dokument erfolgen.
Eine aktuelle Kopie des geänderten Dokumentes wird automatisch durch PaperOffice nach der Bearbeitung erstellt und im Dokumentenpool „Dokumente in Bearbeitung“ abgelegt. Die Version wird erst dann aktualisiert, wenn Sie auf „Bearbeitung beenden“ klicken.
So wird gewährleistet, dass im Netzwerk Dokumente nicht überschrieben werden können. Denn solange Sie an einem Dokument arbeiten, befindet sich dieses in dem bereits genannten Dokumentenpool.

Nachdem die „neuere Version“ des Dokumentes eingecheckt wurde, aktualisiert PaperOffice das Vorschaubild und führt erneut die Texterkennung des Dokumentes durch. Die frühere Version bleibt dabei nach wie vor verfügbar und kann abgerufen werden.

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Manuelle Versionierung

Die manuelle Versionierung eignet sich ideal dafür, wenn Dokumente ausgedruckt und beispielsweise handschriftlich unterschrieben werden und danach als neue Version eingescannt werden müssen.

So wird bei der manuellen Versionierung der Versionierungsprozess händisch durch den Benutzer ausgelöst.

PaperOffice erkennt dabei durch die integrierte KI, dass es sich bei diesem Dokument um ein bereits bestehendes handelt und schlägt vor, das neu eingescannte als Version zu einem bestehenden zu archivieren. Oder, falls es sich um ein unterschiedliches vom Aussehen Dokument handelt und nicht von der KI erkannt wird, so kann dieses manuell als neues Version für ein bestehende archiviert werden.

Vorteile beim Einsatz eines DMS für die Versionsverwaltung

Einheitliche Archivierung

Sobald Dokumente in PaperOffice archiviert werde, sorgt die integrierte Versionierung dafür, dass nicht zahlreiche Kopien als separate Dateien abgespeichert werden. Stattdessen befinden sich die unterschiedlichen Versionen eines Dokumentes in einer Datei.

Einhaltung der Revisionssicherheit und GoBD Konformität

Die Versionierung von Dokumenten sorgt für die Einhaltung der Revisionssicherheit und GoBD Konformität.

Um die Revisionssicherheit zu gewährleisten, müssen alle Details einer Änderung an Dokumenten und Dateien eindeutig nachvollziehbar sein. Dabei muss sichergestellt sein, dass ausschließlich dazu berechtigte Mitarbeiter eine solche Änderung vornehmen können. Doch genauso wichtig ist es, noch Jahre später zu wissen, welche Mitarbeiter was und wann geändert haben.

Strukturierung des gemeinsamen Zugriffs

PaperOffice ist nicht nur ein Dokumentenverwaltungssystem, sondern dient als eine umfangreiche Kollaboration Anwendung. So werden nicht nur umfangreiche Workflow, Stempel und Aufgaben Tools bereitgestellt, denn die integrierte erleichtert die Zusammenarbeit an Dokumenten im Rahmen der Workflows.

Dank der Versionskontrolle weiss jeder Benutzer, wann und wie ein Dokument von wem geändert worden ist. Nimmt ein Benutzer ein Dokument in Bearbeitung, wird es für andere Anwender gesperrt und ein gleichzeitiges Bearbeiten ist nicht möglich.

Mit Blick auf den letzten Punkt regelt dabei der sogenannte Check-Out und Check-In die unkomplizierte Zusammenarbeit an einem Dokument und koordiniert Zugriffsrechte. Mit der Check-Out Funktion blockiert der Bearbeiter das Dokument vorübergehend.

Mit dem anschließenden Check-In erzeugt der erste Bearbeiter das geänderte Dokument als neue Version. Die zuvor verhängte Editiersperre wird aufgehoben.

Sicherheit und Einhaltung vieler Rechtsnormen und Compliance

Das Wichtigste an der Versionierung ist natürlich, dass sämtliche rechtlichen Vorgaben und auch die immer wichtiger werdenden Compliance-Aspekte nachweislich eingehalten werden. Denn jede Änderung des Dokumentes ist nachvollziehbar – bis hin zum Benutzer, der sie vorgenommen hat.

Wahl der richtigen DMS-Software für Versionierung

Zusammenfassend wird deutlich, dass eine DMS-gestützte Versionsverwaltung viele Vorteile mit sich bringt.

Das Beste an der Versionierung ist jedoch: Unternehmen sind in der Lage, die Erstellung, Überarbeitung und Verteilung wichtiger Geschäftsdokumente automatisiert zu verwalten.

Das Dokumentenmanagement PaperOffice ermöglicht so vielen Unternehmen die Revisionssicherheit erlangen. Hierbei ist es wichtig alle Änderungen an den Geschäftsdokumenten, jederzeit und schnell nachvollziehen zu können.

Loslegen ist einfacher als Sie denken.

Haben Sie immer noch Bedenken darüber, dass Sie es nicht schaffen? Lesen Sie doch Fallstudien unserer Kunden über die PaperOffice Integration in Ihr Geschäftsleben und überzeugen sich selbst über die Einfachheit oder beantragen Sie ganz einfach eine Testinstallation.