Wir stellen Ihnen 7 praxisbezogene Herausforderungen vor und präsentieren die Lösungen
PaperOffice befragte im Jahr 2022 einige Bauunternehmen zu den größten Hürden bei der Verwaltung von Daten, Dokumenten und Informationen sowie berücksichtigte manche Unternehmensinformationen aus den erfolgten Fallstudien. Dabei wurden folgende Erkenntnisse gewonnen:
Herausforderung 1
Dokumente können in der bestehenden Ablagestruktur nur schwer gefunden werden
Ganze 82 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, dass sie aufgrund verwirrender Dateinamen oder schlechter Kategorisierung Schwierigkeiten haben, ein Dokument in ihrer Ordnerstruktur zu finden.
Wiederrum eine Kategorisierung aufgrund von Zeitmangel nicht möglich ist und nur bei automatischer Durchführung in Frage kommen könnte.
Ob es sich um physische Ordner oder digitale Ordnerstrukturen auf Servern handelt - der Dateiname eines Dokuments sollte in der Regel Informationen über dessen Inhalt liefern.
Es kommt häufig vor, dass Personen in der Suchfunktion ihres Computers nach den wichtigsten Schlagwörtern suchen, in der Hoffnung, dass diese im Dateinamen des gesuchten Dokuments enthalten sind.
Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse
Bei solchen Suchen entsteht schnell Verwirrung, da eine fehlende einheitliche Struktur dazu führen kann, dass die Dateien nicht immer die gesuchten Schlagwörter enthalten.
Ähnlich wie bei einem physischen Ordner, der im falschen Regal steht, im anderen Raum oder falsch abgestellt wurde oder dessen Etikett unleserlich bzw. falsch beschriftet ist.
Dabei kennt bestimmt jeder den „hängenden Explorer“, der bei der Suche in 5000 Dateien komplett den Geist aufgibt und eine reguläre, einfache Suche mit einem PC-Neustart verbunden werden muss.
TIP: Entdecken Sie unsere Fallstudie über erfolgreiche Integration von PaperOffice in Bauunternehmen IDC Construccion S.L. Las Palmas.
Lesen Sie jetzt mehr darüber und lassen sich inspirieren.
Papierloses für Bauunternehmen: Digitalisierung von Dokumenten, Projekten und Abläufen zur Steigerung der Effizienz
Herausforderung 2
Unklarheit über die aktuelle und korrekte Version von Dokumenten
Die Unklarheit über die aktuelle und korrekte Version von Dokumenten stellt eine bedeutende Herausforderung für Unternehmen dar.
Bauunternehmen gaben an, dass sie keinen Überblick darüber haben, welche Version eines Dokuments oder einer Information die aktuelle bzw. korrekte ist.
In der heutigen Zeit, in der mehrere Personen orts- und zeitunabhängig an einem Dokument arbeiten können, ist eine klare Kommunikation entscheidend.
Um Missverständnisse zu vermeiden, ist es wichtig, jeden Zugriff, jede Änderung und Archivierung schriftlich zu dokumentieren. So ist auch später nachvollziehbar, wie das Dokument entstanden ist. Eine bloße Ergänzung des Dateinamens wie "_2“ oder „_neu 1.2“ FINAL", "FINAL 2", "ENTWURF 2.0" ist jedoch keine geeignete Lösung, da nicht klar erkennbar ist, welche Version das Dokument tatsächlich ist. Dies führt oft zu Verwirrung bei der Suche und erhöht die Anzahl von Duplikaten, die an verschiedenen Speicherorten zu finden sein können.
Herausforderung 3
Probleme beim orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf relevante Daten
Bauunternehmen arbeiten oft an verschiedenen Standorten und Baustellen, wodurch der Zugriff auf wichtige Dokumente und Informationen eine Herausforderung darstellt.
Traditionelle papierbasierte Systeme erschweren den Zugriff auf benötigte Daten, insbesondere wenn diese physisch an einem bestimmten Ort gelagert werden. Dies kann zu Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung, ineffizienter Kommunikation und potenziellen Fehlern führen.
PaperOffice verfügt auch über eine nahtlose Integration mit NAS-Geräten, insbesondere mit den beiden führenden NAS-Marken QNAP und Synology.
Wir haben bereits einen informativen Artikel über Dokumentenverwaltung auf Synology NAS veröffentlicht, der 7 wichtige Maßnahmen enthält, um das volle Potenzial Ihres NAS auszuschöpfen. Sie können den Artikel hier lesen.
Als exklusiver Partner von QNAP bietet PaperOffice ideale Anbindungsmöglichkeiten für QNAP-Geräte und ermöglicht Unternehmen eine noch effizientere Dokumentenverwaltung und Datenspeicherung.
Um mehr über die exklusive Partnerschaft von PaperOffice mit QNAP und die damit verbundenen Vorteile für Unternehmen zu erfahren, klicken Sie hier.
Herausforderung 4
Unstrukturierte Dokumente und Informationen
Bauunternehmen verwalten eine Vielzahl von Dokumenten wie Pläne, Zeichnungen, Verträge, Genehmigungen und Berichte. Darüber hinaus enthalten auch E-Mails aus Outlook wertvolle Informationen, die für Bauunternehmen relevant sind.
Oftmals sind diese Dokumente unstrukturiert und liegen in verschiedenen Formaten und Dateitypen vor. Dies kann die Organisation und den Zugriff auf relevante Informationen erschweren, insbesondere wenn keine einheitliche Struktur oder Klassifizierung vorhanden ist.
Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions
