Digitalizzazione e gestione documentale
Quando si parla di sistemi di gestione documentale non bisogna dimenticare: maggiore è il grado di digitalizzazione delle informazioni che fanno parte dei processi, maggiore è il grado di controllo e automazione che si potrebbe raggiungere.
Nella prima fase, viene determinato quali documenti appartengono ai processi, come questi documenti possono essere integrati nel sistema di gestione dei documenti e quali informazioni devono essere estratte e salvate insieme ai documenti nel database.
Una volta incluse le informazioni, viene definito il suo ciclo di vita, come interagisce con altri processi e come può essere integrato.
Molto probabilmente, ci saranno anche informazioni provenienti da fonti diverse e in formati diversi. Alcuni in formato digitale, archiviati in file o database e altri sotto forma di documenti stampati.
Quando le informazioni provengono da altri database o sono in formato XML, interrogarle ed estrarle è facile, ma. Cosa succede ai documenti digitali in formato pdf, doc, ecc.? Sarà un po' più complesso, ma sarà possibile accedere al suo contenuto in diversi modi, ad esempio con determinati programmi, accedendo direttamente al file o inviandolo in stampa ed estraendo le informazioni attraverso lo spool di stampa (coda).
È un po' più complicato quando il documento arriva in formato cartaceo, come una bolla di consegna o una fattura. Ma quando la soluzione include un sofisticato programma di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), un passo importante è già stato compiuto.
Scanner e sistema di gestione dei documenti
Con uno scanner o un altro dispositivo di digitalizzazione, il documento non viene solo convertito in un'immagine, ma i suoi contenuti possono anche essere "letti" elettronicamente.
Se ora il sistema può essere utilizzato per riconoscere e definire quali informazioni del documento è separatamente nel Le informazioni nel sistema di gestione dei documenti sono complete.
I documenti analogici vengono scansionati con PaperOffice DMS e salvati sia come foto che come testo convertito utilizzando il software OCR.
La digitalizzazione delle informazioni tramite OCR semplifica l'integrazione di un'ampia varietà di documentazione nella gestione dei processi e dei flussi di lavoro.
Come puoi trarre vantaggio dal sistema di gestione dei documenti PaperOffice
Il sistema di gestione dei documenti di PaperOffice è come un talento a tutto tondo, perché oltre all'archiviazione generale dei documenti, sono integrate molte altre funzioni relative ai documenti e alle informazioni associate, come alcune di esse:
- Accedi alle tue informazioni sempre e ovunque
Tutti i dati vengono archiviati in modo sicuro con te e non in un cloud.
Rimani indipendente gestendo tutti i tuoi dati da solo invece che in un cloud di terze parti con costi di follow-up.
PaperOffice supporta tutti i dispositivi come PC locale, QNAP NAS, Synology NAS, server Windows o Linux e servizi Web come AWS o Azure.
Ottieni tutti i vantaggi di un cloud ma utilizzando il tuo server di database. Puoi accedere al tuo database PaperOffice crittografato e in modo sicuro da qualsiasi altro PC nel mondo.
Scopri di più.
- Cerca e trova documenti
PaperOffice indicizza semplicemente tutto, sia che si tratti di documenti o file scansionati. Il contenuto del testo viene archiviato in modo sicuro nel database senza il tuo intervento. Quindi puoi facilmente cercare qualsiasi frammento di parola, importo e parola chiave in pochi secondi e trovare le voci corrispondenti.
Ulteriori informazioni sulla ricerca integrata.
Ricerca rapida e avanzata
- Completamente automatizzabile
Il monitoraggio liberamente definibile memorizza automaticamente tutti i documenti in base alle tue specifiche.
È possibile monitorare non solo intere directory, ma anche account di posta elettronica, cartelle di Outlook e persino moduli basati sul Web.
Ulteriori informazioni sull'automazione del monitoraggio.
Automazione e monitoraggio
- Archiviazione dei documenti a norma di legge e a prova di audit
Ogni azienda è obbligata a conservare i documenti rilevanti per l'imposta per l'ufficio delle imposte.
La sfida è archiviare il numero crescente di documenti digitali e cartacei come richiesto dal GoBD: nel formato originale e non modificabile.
PaperOffice DMS lo rende possibile, scopri come:
Archiviazione legalmente conforme
- Automatizza i flussi di lavoro
Come già accennato, è fondamentale per la gestione documentale avanzata avere tutte le informazioni in forma digitale e strutturata in un database. Ciò ti consente di trovare facilmente i documenti e impostare le regole su chi può accedere, modificare ed eliminare/archiviare le tue informazioni in un unico sito Web centrale.
Uno dei pilastri della soluzione di gestione dei documenti PaperOffice è l'ampio motore del flusso di lavoro. Ciò consente di specificare ogni passaggio di un processo aziendale con le relative attività e dipendenze associate, nonché i reparti e i ruoli coinvolti. Ma puoi anche definire notifiche automatiche che vengono attivate in base alle attività e agli eventi che si verificano durante il processo.
Tutto ciò non solo riduce il tempo dedicato alla gestione delle attività, ma riduce anche al minimo la probabilità di dimenticanze ed errori nel processo.
PaperOffice ti aiuta ad automatizzare tutti i tuoi processi di lavoro, mappa digitalmente interi processi di lavoro, così sarai sempre informato.
Hai sempre una panoramica delle attività e dei processi attraverso flussi di lavoro che ti supportano nell'automazione del tuo lavoro quotidiano.
Imposta il flusso di lavoro desiderato con una data di scadenza, collegalo a possibili decisioni e attività e, dall'attivazione, PaperOffice si occupa di tutto il resto fino al completamento.
In questo modo è facile rispettare le politiche aziendali e i requisiti legali.
Ulteriori informazioni sull'automazione del flusso di lavoro:
Flussi di lavoro
E molte altre funzionalità.
Lavorare e gestire i documenti può essere facile, sicuro ed efficiente allo stesso tempo.
