Gestione documentale efficace per il successo nell'industria delle costruzioni

7 Sfide nella Gestione Documentale - Per le Aziende di Costruzioni

Dalla cantiere all'organizzazione dell'ufficio - affrontare le sfide della gestione dei documenti.Ti presentiamo 7 sfide pratiche e ti mostriamo le soluzioni.Facile gestione dei documenti nel settore edile!

La gestione efficace dei progetti inizia con una gestione documentale efficiente nel settore delle costruzioni.

Consiglio professionale

Nell'industria edile, molte persone provenienti da diverse aree di competenza, reparti e talvolta anche aziende lavorano insieme su una vasta gamma di dati, documenti e informazioni.

È di grande importanza che tutti i processi si svolgano in modo efficiente e rapido, soprattutto quando si tratta dell'organizzazione e della gestione di contenuti critici per l'azienda come disegni, contratti, piani di progetto e simili.

Tuttavia, se la gestione dei documenti e delle informazioni è inefficiente, possono sorgere alcuni svantaggi.

Ad esempio, si crea confusione tra i dipendenti quando lavorano su versioni obsolete. Da ciò derivano malintesi a causa della mancanza di una visione chiara, entrando così in un circolo vizioso di aumento dei costi operativi a causa del lavoro duplicato e inefficiente, senza parlare del tempo che deve essere dedicato a chiarire le confusioni che sorgono.

Frau von der Baufirma steht vor einem Neubau

Zugriff auf die notwendigen Informationen jederzeit zugänglich

In sintesi: Se i documenti e le informazioni non sono gestiti in modo strutturato e chiaro, nessuno all'interno dell'azienda sarà in grado di prendere decisioni quotidiane e intelligenti che a loro volta garantiscono il successo aziendale.

In questo articolo non consideriamo solo le sfide della gestione dei documenti nell'industria edile, ma analizziamo anche come PaperOffice può rendere possibile una gestione efficiente e strutturata di dati, documenti e informazioni. Grazie alla nostra vasta esperienza nella digitalizzazione e nel lavoro senza carta, abbiamo naturalmente una soluzione possibile per ogni sfida.

Presentiamo 7 sfide pratiche e le relative soluzioni

Nel 2022, PaperOffice ha intervistato alcune imprese edili riguardo alle principali difficoltà nella gestione dei dati, documenti e informazioni, tenendo conto di alcune informazioni aziendali emerse da casi di studio. Ecco cosa abbiamo scoperto:

Sfida 1

Difficoltà nel trovare i documenti all'interno della struttura di archiviazione esistente

L'82% delle aziende intervistate ha riferito di avere difficoltà a trovare un documento nella propria struttura di cartelle a causa di nomi di file confusi o di una cattiva categorizzazione.

La categorizzazione manuale non è possibile per motivi di tempo e sarebbe possibile solo tramite un'automazione.

Se si tratta di cartelle fisiche o di strutture di cartelle digitali su server, il nome di un documento dovrebbe fornire informazioni sul suo contenuto.

È comune che le persone utilizzino la funzione di ricerca del computer per cercare le parole chiave più importanti, sperando che queste siano presenti nel nome del documento cercato.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Queste ricerche possono essere confuse se la struttura non è uniforme e i file non contengono sempre le parole chiave cercate.

È simile a una cartella fisica che si trova nel posto sbagliato, in un'altra stanza o che è stata messa in modo errato o etichettata in modo illeggibile o scorretto.

Sicuramente tutti conoscono il "cercatore sospeso" che si blocca completamente durante la ricerca tra 5000 file e richiede un riavvio del PC per riprendere una ricerca semplice e regolare.

Con una soluzione come la gestione dei documenti PaperOffice, un completo sistema di gestione dei contenuti aziendali (ECM), la classificazione caotica e la ricerca cronofaga diventano un ricordo del passato.

In un ECM, i documenti non vengono semplicemente denominati a caso e archiviati in posizioni casuali, ma vengono estratti, etichettati e archiviati in modo logico per "progetto" o "azienda" e collegati alle informazioni pertinenti. In questo modo possono essere trovati rapidamente e facilmente tramite una funzione di ricerca intelligente. Ad esempio, è possibile effettuare ricerche in base al tipo di progetto, al progetto stesso, al cliente o a una sottoazienda, all'autore del documento o allo stato del documento.

SUGGERIMENTO: Scopri il nostro caso di studio sull'integrazione di successo di PaperOffice nella società di costruzioni IDC Construccion S.L. Las Palmas.

Leggi di più e lasciati ispirare.

Papierloses für Bauunternehmen: Digitalisierung von Dokumenten, Projekten und Abläufen zur Steigerung der Effizienz

Sfida 2

Incertezza sulla versione attuale e corretta dei documenti

L'incertezza sulla versione attuale e corretta dei documenti rappresenta una sfida significativa per le aziende.

Le imprese edili hanno dichiarato di non avere chiarezza su quale versione di un documento o di una informazione sia attuale o corretta.

Nell'attuale contesto in cui molte persone possono lavorare su un documento indipendentemente dal luogo e dal tempo, una comunicazione chiara è fondamentale.

Per evitare malintesi, è importante documentare per iscritto ogni accesso, modifica e archiviazione. In questo modo sarà possibile capire come il documento è stato creato. Tuttavia, l'aggiunta di "_2" o "nuovo 1.2" FINAL", "FINAL 2", "DRAFT 2.0" al nome del file non è una soluzione adeguata, in quanto non è chiaro quale versione del documento sia effettivamente. Ciò spesso porta a confusione nella ricerca e aumenta il numero di duplicati presenti in diverse posizioni di archiviazione.

Soluzione: Con PaperOffice, è possibile risolvere in modo elegante entrambi i problemi - la versione e la tracciabilità delle modifiche. In PaperOffice, ogni accesso e modifica vengono documentati in modo trasparente e tracciabili. Esiste sempre una sola versione attuale e corretta di un documento, evitando malintesi e consentendo di trovare facilmente i documenti.

Se un documento è in fase di modifica, viene "bloccato" per un certo periodo, fino a quando l'utente non lo rilascia nell'archivio centrale di PaperOffice.

Sfida 3

Difficoltà di accesso alle informazioni rilevanti in modo indipendente dal luogo e dal tempo

Le imprese edili lavorano spesso in diversi luoghi e cantieri, il che rende difficile l'accesso ai documenti e alle informazioni importanti.

I sistemi tradizionali basati su carta rendono difficile accedere ai dati necessari, in particolare se sono fisicamente archiviati in un luogo specifico. Ciò può causare ritardi nelle decisioni, una comunicazione inefficiente e potenziali errori.

Soluzione: Un sistema di gestione documentale digitale offre la possibilità di archiviare e rendere accessibili i documenti in modo centralizzato. In questo modo, i membri del team possono accedere ai dati rilevanti in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.

L'introduzione di applicazioni mobili consente ai dipendenti di accedere ai document

Sfida 5

Collaborazione e comunicazione

Le imprese edili spesso lavorano in squadre e devono collaborare in modo efficace per completare con successo i progetti. Una sfida consiste nel fatto che più persone devono lavorare contemporaneamente su un documento e apportare modifiche. Metodi tradizionali come l'invio di e-mail o la fusione manuale delle modifiche possono causare ritardi, perdita di dati e inefficienza.

Soluzione:Una soluzione di gestione documentale con funzioni di collaborazione integrate consente a più utenti di lavorare contemporaneamente su un documento. Le modifiche vengono tracciate automaticamente e possono essere tracciate, evitando conflitti e agevolando la collaborazione.

I commenti in tempo reale e le funzioni di chat consentono una comunicazione senza interruzioni tra i membri del team per chiarire le domande e prendere decisioni.

Sfida 6

Conformità normativa e sicurezza

Le imprese edili spesso devono rispettare specifiche norme e standard, in particolare per quanto riguarda la privacy e la sicurezza delle informazioni sensibili. La gestione e la salvaguardia dei documenti secondo i requisiti legali possono rappresentare una sfida, soprattutto quando le informazioni sensibili sono a rischio o vengono perse.

Soluzione:Una soluzione affidabile di gestione documentale offre funzioni per proteggere i dati sensibili e garantire la conformità normativa. Queste includono archiviazione crittografata, controlli di accesso, autorizzazioni degli utenti e funzioni di tracciamento delle modifiche.

Implementando robuste misure di sicurezza, le imprese edili possono garantire che i loro documenti siano protetti e conformi alle normative vigenti.

Sfida 7

Integrazione dei documenti e migrazione dei dati

Le imprese edili spesso lavorano con diversi sistemi e strumenti sviluppati per specifiche attività o fasi di un progetto edilizio.

La sfida consiste nell'integrare queste diverse soluzioni in modo seamless e garantire che tutti i documenti e le informazioni rilevanti siano accessibili in un'unica posizione centrale.

Inoltre, può essere difficile migrare documenti fisici esistenti o dati da altri sistemi in una nuova soluzione di gestione documentale.

Soluzione: PaperOffice offre possibilità di integrazione per inserirsi in modo trasparente in sistemi e strumenti esistenti. Ciò può includere API, strumenti di conversione dati o funzioni di importazione/esportazione. Integrando diversi sistemi, le imprese edili possono utilizzare efficientemente i dati e i documenti esistenti, mentre centralizzano l'accesso e la gestione.

Per quanto riguarda la migrazione dei dati, servizi o strumenti speciali possono aiutare a digitalizzare documenti fisici e trasferire dati da altri sistemi al nuovo sistema di gestione documentale.

Conclusioni

La gestione documentale per le imprese edili presenta una serie di sfide che devono essere affrontate per garantire processi aziendali efficienti e senza intoppi.

Utilizzando una soluzione di gestione documentale robusta e completa, queste sfide possono essere superate con successo. La soluzione efficace di PaperOffice offre un'organizzazione strutturata dei documenti, un rapido accesso, una collaborazione senza soluzione di continuità, conformità normative e sicurezza, controllo delle versioni e tracciamento delle modifiche, nonché integrazione con diversi sistemi.

Affrontando queste sfide, le imprese edili possono aumentare la loro produttività, migliorare l'efficienza e creare una base solida per una gestione di progetto di successo.

FAQs

Per concludere, risponderemo a qualche domanda frequente sull'argomento. "Gestione documentale efficace per il successo nell'industria delle costruzioni":

Per chi è adatto un ufficio senza carta?

La risposta rapida e semplice alla domanda è: per ogni azienda. Tutti i settori e le dimensioni aziendali, dalle PMI alle startup alle grandi imprese, traggono vantaggio da un ufficio senza carta. Tuttavia, la transizione è particolarmente preziosa per le piccole e medie imprese: la riduzione dei tempi di elaborazione e dei costi libera il budget necessario per ulteriori stimoli alla crescita.

Posso utilizzare un provider di DMS basato su cloud per il mio ufficio senza carta in azienda?

No. Un altro fattore, che è stato discusso soprattutto da quando il GDPR è entrato definitivamente in vigore nel 2018, è la protezione dei dati. Le soluzioni DMS e il software DMS sono utilizzati per elaborare, gestire e archiviare documenti che spesso contengono dati sensibili e personali. L'autorità di regolamentazione prevede pesanti sanzioni in caso di violazione del GDPR.

Conclusione

Nel complesso, le soluzioni NAS, in combinazione con un efficace software di gestione dei documenti come PaperOffice, offrono una soluzione sicura, efficiente e scalabile per le aziende e le organizzazioni.

Attraverso l'uso di dispositivi NAS e PaperOffice, le aziende possono aumentare l'efficienza, migliorare la sicurezza dei dati e ottimizzare la gestione dei documenti.