Gestione dei documenti per NAS Synology
Cosa è un NAS?
Il marchio "Synology NAS" è utilizzato dall'azienda taiwanese Synology per commercializzare diversi dispositivi di storage di rete (NAS). Questi dispositivi consentono sia alle aziende che agli utenti privati di proteggere ed organizzare in modo efficiente i loro dati.
Un NAS è un server di file con un sistema operativo proprio che mette a disposizione il suo spazio di archiviazione tramite la rete.
Synology NAS offre le condizioni ideali per tutte le aziende, in particolare per le PMI, per archiviare rapidamente e facilmente i dati dell'azienda.
Nell'articolo seguente ti mostreremo come ottenere il massimo dal tuo Synology NAS per la tua azienda e come la gestione dei documenti può essere semplice e funzionare senza Docker.
Einsatz von Synology NAS Geräten ist sehr ratsam für alle Unternehmen jeder Grösse
Perché utilizzare un NAS anziché il cloud?
Quasi chiunque si sia occupato di archiviazione di documenti aziendali si sarà posto questa domanda.
Internet offre diversi fornitori di spazio di archiviazione cloud. Utilizzarli ha dei vantaggi, ma anche degli svantaggi. Il più grande svantaggio è senza dubbio la consegna dei dati a terzi, a persone estranee. Anche se viene promessa l'assoluta sicurezza dei documenti archiviati, nessun'azienda al mondo può garantire al 100% questo.
Non solo gli attacchi hacker possono mettere a rischio la sicurezza dei dati, ma a seconda della posizione del fornitore di cloud, le leggi nazionali possono consentire alle autorità e alle aziende corrispondenti di accedere ai contenuti in modo del tutto legale. Un esempio negativo purtroppo sono gli Stati Uniti. La rinomata rivista di computer "c't" ha già messo in guardia nel 2017 sulle cloud americane, poiché i suoi esperti di sicurezza delle informazioni le considerano molto inaffidabili. Ma anche nell'UE o in Germania, le falle dei dati possono verificarsi in qualsiasi momento, sia a causa di negligenza da parte dell'operatore del cloud, sia a causa di autorità segrete europee.
Datenspeicherung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen
Molte aziende, in particolare le PMI, considerano questo un ostacolo alla sicurezza dei dati e quindi approvano l'utilizzo di un proprio server, ad esempio il NAS di Synology.
L'azienda taiwanese Synology è il leader mondiale nella produzione di Network Attached Storage. Invece del cloud insicuro di un fornitore di terze parti, viene creato una rete interna con una capacità di memoria che può essere adattata alle esigenze.
La soluzione ottimale per le aziende è quindi la creazione di una intranet con un server condiviso per tutti i terminali collegati. Il NAS costituisce il cuore hardware, l'archiviazione dati centrale.
Cos'è una gestione dei documenti digitali?
Nel corso del tempo, si accumulano molti documenti importanti in una casa - e ancora di più in un'azienda. La gestione efficiente di questi documenti è essenziale per il successo economico e per avere una semplice panoramica di assicurazioni, contratti, documenti, ecc.
I documenti possono essere conservati in formato cartaceo in cartelle. Tuttavia, occupano molto spazio e sono soprattutto difficili da cercare.
Qui entra in gioco la gestione dei documenti digitali: l'archiviazione richiede poco spazio, i dati possono essere salvati su un'altra località tramite backup e un grande vantaggio è che c'è una ricerca full text che cerca nei documenti e trova velocemente tutti i documenti desiderati.
Dopo aver chiarito uno dei vantaggi più importanti dell'utilizzo di un NAS, ovvero il completo controllo e la razionalizzazione dei costi, è ora necessario capire come deve avvenire la gestione dei documenti sul NAS Synology e come funziona Synology DMS.
Una gestione dei documenti digitali, anche chiamata sistema di gestione dei documenti, serve a memorizzare, gestire e controllare il flusso dei documenti e delle informazioni all'interno di un'organizzazione. Inoltre, il compito più importante di un DMS è quello di fungere da connessione tra il tuo NAS Synology e i tuoi dati.
Per la comunicazione tra i computer connessi in rete e il NAS, vengono utilizzati database.
Alle Daten werden hoch sicher verschlüsselt in der Datenbank gespeichert, welche sich bei Ihnen auf Ihrem Synology NAS befindet
Il centro focale di un sistema di gestione dei dati come quello di PaperOffice DMS sono i database strutturati logicamente, la cui struttura consente la massima sicurezza e un accesso rapido ai documenti.
PaperOffice DMS sta facendo la scelta più sicura, infatti tutti i dati vengono archiviati in modo sicuro e crittografato nel database, che si trova sul tuo NAS Synology. Così si crea la gestione dei documenti sul tuo NAS, chiamato Synology DMS.
Ciò significa che hai sempre accesso e controllo sui tuoi dati.
In questo modo tutti i documenti di un'azienda sono sempre disponibili, non solo quando il collega in questione ha il suo computer acceso e consente l'accesso ai dati. Naturalmente, sono possibili anche livelli gerarchici sul NAS, ossia la creazione di livelli di accesso diversi e protetti da password.
Quanto è complessa l'installazione e la configurazione del database?
L'installazione e la configurazione del database sul tuo NAS Synology non sono affatto complesse e non richiedono un esperto informatico.
In particolare, poiché l'utilizzo di container Docker è noto per essere una soluzione instabile e non affidabile per l'integrazione, PaperOffice ha deciso di fornire una soluzione comprovata e affidabile utilizzando direttamente MariaDB per la memorizzazione dei dati.
Rispetto all'installazione di Docker, la configurazione utilizzando i video di YouTube di PaperOffice può essere eseguita in pochi minuti anche da un principiante.
Quali vantaggi offre l'abbandono dei container Docker?
La decisione migliore di PaperOffice di rinunciare a Docker ha numerosi vantaggi, in quanto consente l'utilizzo di qualsiasi NAS Synology e non solo quelli della costosa serie Plus.
Ciò ha un impatto positivo sul tuo portafoglio e rispetta il budget.
Come arrivano i dati sul NAS Synology?
Scansione dei documenti
Il processo è semplice: se i dati non sono ancora digitali, i documenti cartacei devono essere scannerizzati o fotografati inizialmente.
Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten
Il tuo scanner o un altro dispositivo di digitalizzazione trasforma il documento non solo in un'immagine, ma può anche "leggere" estrarre elettronicamente i contenuti. La funzione di scansione integrata in PaperOffice DMS si collega al tuo scanner e trasferisce il supporto digitale nel software di gestione documentale.
Abbiamo già scritto un altro articolo su come integrare al meglio lo scanner per digitalizzare i documenti.
Archiviazione dei documenti digitali
I dati in formato digitale, come e-mail o file digitali, possono essere semplicemente trascinati nella interfaccia di PaperOffice tramite la funzione trascina e rilascia. Se si desidera archiviare più documenti senza sforzo manuale, è possibile utilizzare la funzione di monitoraggio cartella integrata in PaperOffice. Ciò consente un archivio automatico in background.
Dati esistenti
Il sistema di gestione dei documenti di PaperOffice semplifica anche il trasferimento dei dati già presenti sui dischi rigidi di laptop o desktop PC in un archivio dati condiviso, il NAS Synology.
In questo modo, tutti i dati esistenti possono essere importati nel sistema di gestione documenti con un solo clic del mouse.
Benefici e vantaggi
Ecco alcuni dei vantaggi più significativi della gestione dei documenti su Synology NAS:
- Investimento minimo con il massimo beneficio per singoli utenti e team
- Mantieni il controllo dei tuoi dati
- Tutti i vantaggi del cloud, ma senza i costi e l'insicurezza ad essa associati
- Backup semplice dei tuoi dati
- Risparmio di tempo nella ricerca della documentazione e di costi nella gestione e archiviazione degli stessi
- Aumenta la produttività con strumenti di collaborazione
- Senza dimenticare il positivo "effetto collaterale" di una maggior soddisfazione interna ed esterna del cliente
Risparmia notevoli costi di acquisto per server costosi o servizi cloud: collega il Synology NAS alla tua rete e collega PaperOffice al NAS: Fatto!
Grazie all'architettura di PaperOffice, l'abbinamento con un Synology NAS è la soluzione perfetta per una gestione documentale completa nell'ufficio digitale.
Synology è una soluzione comoda e progettata per funzionare 24 ore su 24. Synology supporta il tuo PaperOffice nella fornitura di tutti i documenti e le informazioni associate a tutti gli utenti di rete e per la tecnologia OwnCloud in movimento.
Grazie all'installazione del database leggera e alla mancanza di contenitori Docker, Synology offre una vasta gamma di modelli NAS che funzionano senza problemi con PaperOffice. In questo modo, non solo le grandi aziende possono beneficiare della digitalizzazione.
Synology non offre solo modelli NAS dotati di potenti CPU, ma fornisce anche la possibilità di creare più gruppi RAID e implementare tecnologie di caching e tiering che consentono di creare una soluzione di storage ibrida, offrendo capacità di storage massive, prestazioni rivoluzionarie e investimenti consapevoli del budget.
Paghi solo una volta per l'acquisto del tuo NAS e del tuo sistema di gestione documentale, hai pieno controllo dei tuoi dati e non hai costi successivi.
Grazie al pacchetto Hyper Backup di Synology, puoi creare backup automatizzati del tuo database. Grazie ai tutorial di PaperOffice su YouTube, la configurazione richiede solo pochi minuti.
Agilità e automazione delle attività amministrative con la creazione di workflow che consentono l'integrazione di documenti e processi aziendali in un ambiente controllato e attività chiaramente definite e monitorate
Cominciare è più semplice di quanto pensi.
Hai ancora dubbi che non riuscirai a farcela? Dai un'occhiata ai case study dei nostri clienti sull'integrazione di Synology e PaperOffice DMS in diversi settori e convinciti tu stesso della facilità.
