Cos'è una gestione dei documenti digitali?
Nel corso del tempo, si accumulano molti documenti importanti in una casa - e ancora di più in un'azienda. La gestione efficiente di questi documenti è essenziale per il successo economico e per avere una semplice panoramica di assicurazioni, contratti, documenti, ecc.
I documenti possono essere conservati in formato cartaceo in cartelle. Tuttavia, occupano molto spazio e sono soprattutto difficili da cercare.
Dopo aver chiarito uno dei vantaggi più importanti dell'utilizzo di un NAS, ovvero il completo controllo e la razionalizzazione dei costi, è ora necessario capire come deve avvenire la gestione dei documenti sul NAS Synology e come funziona Synology DMS.
Una gestione dei documenti digitali, anche chiamata sistema di gestione dei documenti, serve a memorizzare, gestire e controllare il flusso dei documenti e delle informazioni all'interno di un'organizzazione. Inoltre, il compito più importante di un DMS è quello di fungere da connessione tra il tuo NAS Synology e i tuoi dati.
Per la comunicazione tra i computer connessi in rete e il NAS, vengono utilizzati database.
Alle Daten werden hoch sicher verschlüsselt in der Datenbank gespeichert, welche sich bei Ihnen auf Ihrem Synology NAS befindet
Il centro focale di un sistema di gestione dei dati come quello di PaperOffice DMS sono i database strutturati logicamente, la cui struttura consente la massima sicurezza e un accesso rapido ai documenti.
PaperOffice DMS sta facendo la scelta più sicura, infatti tutti i dati vengono archiviati in modo sicuro e crittografato nel database, che si trova sul tuo NAS Synology. Così si crea la gestione dei documenti sul tuo NAS, chiamato Synology DMS.
Ciò significa che hai sempre accesso e controllo sui tuoi dati.
In questo modo tutti i documenti di un'azienda sono sempre disponibili, non solo quando il collega in questione ha il suo computer acceso e consente l'accesso ai dati. Naturalmente, sono possibili anche livelli gerarchici sul NAS, ossia la creazione di livelli di accesso diversi e protetti da password.
Quanto è complessa l'installazione e la configurazione del database?
L'installazione e la configurazione del database sul tuo NAS Synology non sono affatto complesse e non richiedono un esperto informatico.
In particolare, poiché l'utilizzo di container Docker è noto per essere una soluzione instabile e non affidabile per l'integrazione, PaperOffice ha deciso di fornire una soluzione comprovata e affidabile utilizzando direttamente MariaDB per la memorizzazione dei dati.
Rispetto all'installazione di Docker, la configurazione utilizzando i video di YouTube di PaperOffice può essere eseguita in pochi minuti anche da un principiante.
Quali vantaggi offre l'abbandono dei container Docker?
La decisione migliore di PaperOffice di rinunciare a Docker ha numerosi vantaggi, in quanto consente l'utilizzo di qualsiasi NAS Synology e non solo quelli della costosa serie Plus.
Ciò ha un impatto positivo sul tuo portafoglio e rispetta il budget.
Come arrivano i dati sul NAS Synology?
Scansione dei documenti
Il processo è semplice: se i dati non sono ancora digitali, i documenti cartacei devono essere scannerizzati o fotografati inizialmente.
Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten
Il tuo scanner o un altro dispositivo di digitalizzazione trasforma il documento non solo in un'immagine, ma può anche "leggere" estrarre elettronicamente i contenuti. La funzione di scansione integrata in PaperOffice DMS si collega al tuo scanner e trasferisce il supporto digitale nel software di gestione documentale.
Abbiamo già scritto un altro articolo su come integrare al meglio lo scanner per digitalizzare i documenti.
Archiviazione dei documenti digitali
I dati in formato digitale, come e-mail o file digitali, possono essere semplicemente trascinati nella interfaccia di PaperOffice tramite la funzione trascina e rilascia. Se si desidera archiviare più documenti senza sforzo manuale, è possibile utilizzare la funzione di monitoraggio cartella integrata in PaperOffice. Ciò consente un archivio automatico in background.
Dati esistenti
Il sistema di gestione dei documenti di PaperOffice semplifica anche il trasferimento dei dati già presenti sui dischi rigidi di laptop o desktop PC in un archivio dati condiviso, il NAS Synology.
In questo modo, tutti i dati esistenti possono essere importati nel sistema di gestione documenti con un solo clic del mouse.
