QNAP Gestione documenti DMS per NAS

I sistemi per la gestione dei documenti, anche chiamati DMS (Document Management System), supportano la tua organizzazione nell'organizzazione elettronica e strutturata dei documenti aziendali. Un DMS è quindi un passo importante verso l'ufficio senza carta.

In combinazione con il tuo QNAP NAS, essi formano il duo ideale per digitalizzare gli archivi analogici e aumentare l'efficienza dei processi di ricerca e archiviazione.

La gestione documentale PaperOffice è l'unico sistema DMS ufficialmente autorizzato a livello mondiale da QNAP per i tuoi dispositivi QNAP.

Cos'è un NAS?

Sotto il nome di "QNAP NAS" l'azienda taiwanese QNAP offre diversi dispositivi di storage connessi in rete (NAS). Questi dispositivi consentono sia alle aziende che agli utenti privati di proteggere ed organizzare i propri dati in modo efficiente.

Dunque, un NAS è un server di file con un sistema operativo proprio che mette a disposizione la sua capacità di storage tramite la rete.

QNAP NAS offre l'ideale presupposto per qualsiasi tipo di azienda, in particolare per le PMI, per l'archiviazione rapida e semplice dei dati aziendali.

Nell'articolo seguente ti mostreremo come ottenere il massimo dal tuo QNAP NAS per la tua azienda e come la gestione documentale può funzionare senza problemi senza l'uso di Docker.

Einsatz von QNAP NAS Geräten ist sehr ratsam für alle Unternehmen jeder Grösse und jeglicher Branche für die Dokumentenverwaltung

Perché utilizzare un NAS invece della cloud?

Ci sono diversi motivi per cui dovresti utilizzare una soluzione di archiviazione collegata in rete (NAS) anziché una soluzione basata sulla cloud, ecco alcuni esempi:

• 1. Controllo e sicurezza: Un NAS è sotto il pieno controllo fisico dell'azienda, il che significa che l'azienda ha il controllo completo dei propri dati e può garantire che i tuoi dati siano sicuri e protetti. Al contrario, in un ambiente cloud i tuoi dati vengono trasferiti a un provider esterno e non sono soggetti agli stessi standard di sicurezza dell'azienda stessa.
• 2. Privacy: Le aziende devono rispettare i regolamenti sulla privacy dei dati personali imposti dal General Data Protection Regulation (GDPR) dell'Unione Europea. Pertanto, le aziende devono assicurarsi che le tecnologie e i servizi di archiviazione che scelgono siano conformi alle normative sulla privacy dei dati. Un NAS è una scelta più indicata rispetto a una soluzione basata sulla cloud quando si tratta di rispettare le norme del GDPR. Poiché il NAS rimane di proprietà dell'azienda, i dati possono essere controllati e protetti direttamente dall'azienda stessa. Inoltre, il NAS offre un alto livello di flessibilità, poiché i dati non devono essere archiviati in un centro dati esterno. Inoltre, l'azienda può crittografare i dati sul NAS per proteggerli da accessi non autorizzati.
Dokumentenverwaltung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen - QNAP NAS ist die ideale Lösung dafür


• 3. Connessione internet: Un NAS può essere utilizzato indipendentemente da una connessione internet, il che lo rende ideale per le aziende che operano in aree rurali o con connessioni internet instabili.


• 4. Costi: I costi sono un vantaggio significativo che un NAS offre rispetto allo storage nella cloud. Un NAS ha un costo iniziale inferiore rispetto ai servizi di cloud, in quanto viene pagato una sola volta e diventa di proprietà esclusiva dell'azienda. Inoltre, i costi mensili di un NAS sono molto inferiori rispetto a quelli di un servizio di cloud, poiché non sono necessarie le tariffe di abbonamento mensili. Inoltre, non sono previsti costi di larghezza di banda aggiuntivi come potrebbe accadere in un servizio di cloud.


• 5. Flessibilità: Un NAS offre alle aziende una maggiore flessibilità nella scelta dell'hardware e della capacità di storage. Consente inoltre di espandere lo spazio di memoria per soddisfare le crescenti esigenze dell'azienda.

Un NAS QNAP in combinazione con PaperOffice DMS offre alla tua azienda una soluzione semplice e affidabile per la gestione dei documenti.

PaperOffice DMS è un software user-friendly che consente alle aziende di organizzare, archiviare, categorizzare e gestire i propri documenti in modo che possano essere facilmente accessibili in qualsiasi momento e ovunque.

Unendo un NAS e una gestione documentale efficace come PaperOffice DMS, potrai incrementare la produttività della tua azienda garantendo un rapido e affidabile accesso ai documenti. Inoltre, offrirà una protezione aggiuntiva ai dati poiché verranno archiviati sul NAS e non sui computer o sulla cloud.

Quanto è complessa l'installazione e la configurazione del database?

L'installazione e la configurazione del database sul tuo QNAP NAS non richiedono né tempo né competenze informatiche specialistiche.

In particolare, data l'esperienza che dimostra che il funzionamento dei container Docker è una soluzione instabile e non affidabile per l'integrazione, PaperOffice ha scelto di fornire una soluzione collaudata e affidabile per l'archiviazione dei dati attraverso l'uso diretto e nativo di MariaDB.

A differenza dell'installazione tramite Docker, la configurazione con l'aiuto di video di YouTube di PaperOffice può essere eseguita anche da un principiante in pochi minuti.

Quali vantaggi offre l'abbandono dei container Docker?

Nel caso di un sistema di gestione dei documenti (DMS) su un dispositivo NAS (Network Attached Storage), l'abbandono dei container Docker presenta alcuni vantaggi:

• 1. Manutenzione e aggiornamento più semplici: Senza i container Docker, non è necessario preoccuparsi della compatibilità tra DMS e container, semplificando così la manutenzione e gli aggiornamenti.
• 2. Maggiore performance: Siccome il DMS viene eseguito direttamente sul NAS, può sfruttare pienamente le risorse del NAS e raggiungere una maggiore performance rispetto a un ambiente container.
• 3. Nessun ulteriore carico di risorse: Dal momento che non si utilizzano container Docker, non si crea un ulteriore sovraccarico di risorse sul NAS, il che ha un impatto positivo sulle prestazioni complessive.

Come vengono trasferiti i tuoi dati sul NAS QNAP?

Ci sono diversi modi per trasferire i dati nel sistema di gestione dei documenti PaperOffice (DMS), in esecuzione su un NAS QNAP (Network Attached Storage). Ecco alcuni esempi:

Scansione dei documenti

Il processo è semplice: se i dati non sono ancora digitali, i documenti cartacei devono prima essere scansionati o fotografati.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Con il tuo scanner o un altro dispositivo di digitalizzazione, il documento non viene solo convertito in un'immagine, ma i suoi contenuti possono anche essere "letti" elettronicamente. La funzione di scansione integrata in PaperOffice DMS si collega al tuo scanner e trasferisce il supporto digitale nel software di gestione dei documenti.

Sul modo migliore per integrare il tuo scanner per digitalizzare i documenti, ne abbiamo già scritto in un altro articolo.

Archiviazione di documenti digitali

I dati già presenti in formato digitale, come e-mail o file digitali, possono essere trascinati nella finestra di PaperOffice tramite il drag & drop. Se si desidera archiviare più documenti senza sforzo manuale, è possibile utilizzare il monitoraggio della cartella integrato in PaperOffice. Ciò consente un archivio fluido in background.

Dati esistenti

Inoltre, il sistema di gestione documentale di PaperOffice semplifica il trasferimento dei dati già presenti su dischi rigidi di laptop o PC desktop su un'unità di archiviazione condivisa, il QNAP NAS.

In questo modo, tutti i dati esistenti possono essere importati nel sistema di gestione documentale con un solo clic del mouse.