7 funzioni importanti che il tuo sistema di gestione dei documenti deve svolgere

Le richieste di un DMS, un sistema di gestione documentale, sono cresciute enormemente o meglio naturalmente negli ultimi anni. Quello che era iniziato come un database, in cui la maggior parte dei documenti originariamente analogici venivano digitalizzati mediante scansione e archiviati, è diventato un software per ufficio completo, che oggi assume la parte principale dei compiti amministrativi di un ufficio.

Ma qual è lo standard, cosa può aspettarsi il cliente da un DMS?

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Nel presente articolo ti mostreremo quali importanti funzioni deve avere un sistema di gestione dei documenti. Questo può essere spiegato punto per punto utilizzando l'innovativo software di gestione documentale PaperOffice DMS.

Prima di entrare nei benefici, rispondiamo alla seguente domanda:

In che modo l'introduzione di un sistema di gestione documentale può aiutare me e la mia azienda?

L'introduzione di un sistema di gestione dei documenti, DMS in breve, ti aiuta ad avere una struttura chiara nei tuoi documenti e ti aiuta a far fronte al flusso di informazioni.

DMS è anche l'acronimo di software di gestione dei documenti ed è destinato a gestire documenti, in particolare documenti digitali, che include la conversione da analogico a digitale. PaperOffice DMS è un software di questo tipo.

PaperOffice DMS elimina tutti i colli di bottiglia che richiedono molto tempo e crea una chiara panoramica di documenti importanti come contratti o lettere gestendoli digitalmente nel tuo DMS in futuro.

PaperOffice non distingue tra le tipologie di documenti, indipendentemente dal fatto che tu abbia bisogno di aiuto nella gestione dei contratti dei clienti, delle memorie, delle dichiarazioni di compenso, delle sentenze e della corrispondenza e-mail: grazie al sistema di gestione dei documenti, i tuoi processi precedenti nella tua azienda o organizzazione sono digitalizzati, rendendoli più efficienti, trasparenti e significativamente più flessibili.

I documenti scansionati e digitali possono essere trovati, modificati, salvati, distribuiti, taggati e inoltrati in pochi secondi utilizzando PaperOffice. I dati dei documenti possono essere automaticamente riconosciuti e letti e trasmessi a sistemi esterni come CRM o ERP.

Sapete certamente che i documenti analogici semplicemente non sono più aggiornati. Tuttavia, si vedono anche le complicazioni coinvolte nella conversione dell'archivio analogico esistente in dati digitali. Perché la digitalizzazione dei documenti è più di una semplice tendenza. In effetti, è ora un prerequisito per rimanere competitivi e aggiornati con tutte le altre aziende dello stesso settore.

Pertanto, ha senso introdurre un sistema di gestione dei documenti nella tua azienda.

Quindi abbiamo chiarito le domande su cosa sia un DMS e cosa mi porterebbe l'introduzione e arriviamo alla vera questione dell'articolo:

Quali 7 funzioni importanti deve svolgere il tuo sistema di gestione dei documenti?

Funzione 1: Ubicazione. Salva in un archivio digitale

La funzione più importante e prima di ogni sistema di gestione documentale è la raccolta di tutti i documenti e delle loro informazioni. È così che l'archiviazione e l'amministrazione dei documenti scansionati e digitali e delle e-mail avviene in un database, un archivio digitale per così dire.

PaperOffice memorizza tutte le informazioni direttamente nei database MySQL / MariaDB, che possono essere gestiti direttamente presso la tua sede su qualsiasi piattaforma dal tuo PC locale, tramite dispositivi NAS come QNAP e Synology o server propri o dedicati incluso l'accesso remoto dall'ufficio di casa.

Non fa differenza che tipo di documento sia.

Tutti i tipi di documenti possono essere memorizzati centralmente nel DMS e sono quindi accessibili a tutti i reparti e le aree aziendali.

Tutti i documenti rilevanti per l'azienda sono archiviati centralmente e possono essere trovati rapidamente da tutti i dipendenti.

Dove dovrebbe essere collocato l'archivio digitale?

Raccomandiamo ai nostri clienti di archiviare i dati digitalizzati in un database situato su un dispositivo NAS come Synology o QNAP o su un server dedicato. Con il tuo server PaperOffice esterno (dedicato), ottieni tutti i vantaggi di un cloud con una perfetta protezione dei dati e risparmi denaro e molto lavoro ogni mese.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Con un server PaperOffice hai tutti i vantaggi di una soluzione cloud con una sola enorme differenza: È il tuo server di database dedicato e nessuno vi accede tranne te.

Non vuoi usare un server? Non c'è problema.

Perché un NAS è ideale per l'archiviazione dei documenti

Un NAS, un network attached storage, in tedesco un dispositivo di archiviazione con una connessione di rete, così come il software compatibile per PaperOffice DMS e il cloud interno è pronto. Assolutamente al sicuro dalla curiosità di stato e non stato e, grazie alla funzione di backup, anche al sicuro da un crash del disco rigido.

Funzione 2: Facile recupero dei documenti. Cerca e trova

PaperOffice esegue la scansione dei documenti in arrivo che non sono ancora binari e li converte in un formato digitale di lettura e scrittura utilizzando il proprio software OCR.

Allo stesso tempo, vengono salvati la data e l'ora, un numero di versione e una parola chiave, che il motore di ricerca PaperOffice può utilizzare per trovare documenti anche se la persona che cerca conosce solo il contenuto del documento in modo rudimentale.

Per semplificare, PaperOffice mostra i documenti salvati più di recente in un elenco di anteprima. Tutto ciò che risparmi in PaperOffice viene automaticamente riconosciuto completamente dal testo con PaperOffice FileOCRmax, ottimizzato con dizionari aziendali e indicizzato per una perfetta ricerca di parole chiave nel tuo database SQL per una ricerca per parole chiave.

Riconoscimento e ottimizzazione automatica del linguaggio: PaperOffice riconosce automaticamente la lingua del documento e quindi ottimizza il riconoscimento del testo OCR al massimo assoluto per il miglior riconoscimento del testo possibile di tutti i documenti.

La leggibilità a lungo termine dei documenti archiviati

Prima di tutto, PaperOffice DMS crittografa tutti i documenti quando vengono salvati per sicurezza, secondo uno dei più alti standard di sicurezza attualmente disponibili, AES-1024bit.

La conversione in documenti leggibili è possibile in qualsiasi formato corrente, con PaperOffice che aggiorna regolarmente i suoi formati di file, il che significa che i documenti saranno leggibili anche in futuro.

Funzione 3: Garantire periodi di conservazione legali

Uno degli aspetti più importanti quando si archiviano documenti tramite un sistema di gestione dei documenti è la conformità alle normative legali o ai requisiti del GoBD.

L'abbreviazione GoBD sta per "Principi per la corretta gestione e conservazione di libri, registri e documenti in formato elettronico e per l'accesso ai dati".

In particolare, grazie all'archiviazione di documenti a prova di audit e altamente crittografata direttamente in un database SQL centrale, PaperOffice soddisfa tutti i requisiti per gli standard documentali e le linee guida legali o il più alto standard tedesco al mondo GOBD.

Il termine versioning non è una parola straniera all'interno di un sistema di gestione dei documenti (DMS). La necessità di utilizzare un sistema di gestione dei documenti con controllo della versione conforme a GoBD e controllo delle versioni a prova di audit è più chiara che mai.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Il controllo delle versioni rende tracciabili tutte le modifiche

Il termine controllo delle versioni può essere spiegato molto facilmente: nel complesso, si tratta della funzionalità utilizzata per registrare le modifiche a documenti o file. La modifica del documento può essere rilevata e salvata come copia shadow come nuova versione del documento.

Garantire l'immutabilità

Ogni modifica del documento inserisce una versione "più recente" del documento in un archivio corrispondente. La registrazione rende le modifiche trasparenti e tracciabili in ogni momento. A questo punto, lo spettatore successivo sa quando e con quale editor è stata apportata la modifica al documento. In questo modo viene fornita una panoramica dell'intero ciclo di vita del documento. Il controllo delle versioni può essere eseguito automaticamente o manualmente.

Al fine di garantire la sicurezza delle revisioni, tutti i dettagli di una modifica a documenti e file devono essere chiaramente tracciabili. È necessario garantire che solo i dipendenti autorizzati possano apportare tale modifica. Ma è altrettanto importante sapere anni dopo quali dipendenti hanno cambiato cosa e quando.

In entrambi i casi, anche nel peggiore dei casi, si assicura che i database archiviati vengano ripristinati a breve termine e che i periodi di conservazione siano quindi sempre rispettati.

Funzione 4: Rilevamento automatico e keywording

PaperOffice è dotato di un'intelligenza artificiale che riconosce in modo indipendente le informazioni nel documento e le assegna automaticamente correttamente.

Ciò significa che PIA ti fornisce il tuo potente motore di ricerca per tutte le tue informazioni, che può cercare e trovare testo come i motori di ricerca classici come Google, ma può anche fare il tutto visivamente, cioè confrontare e riconoscere visivamente un documento.

PaperOffice riconoscerà automaticamente tutti i documenti che sono stati insegnati da PIA da questo momento, che a sua volta può attivare regole automatiche e maschere di archiviazione.

PIA riconoscerà i valori più importanti nel documento e compilerà già il modulo di parole chiave per te. È quindi possibile controllare i valori e correggerli o aggiungerli se necessario. Questo processo può essere eseguito manualmente o automaticamente in background.

Funzione 5: Automatizza l'acquisizione dei documenti

Il monitoraggio intelligente delle cartelle prende il sopravvento su ciò che ti trattiene: automaticamente in background secondo le tue specifiche, altamente preciso e affidabile.

• Integra tutti i dispositivi

  Integra tutti i dispositivi come fotocopiatrici o scanner con pochi clic. Non appena un file viene visualizzato in una cartella specificata, viene elaborato.

• Qualsiasi numero di monitor

  Creare un numero qualsiasi di cartelle diverse per monitorare e specificare cosa deve accadere dopo l'importazione. PaperOffice può anche spostare i file archiviati in una nuova sottocartella.

• Modelli di documento basati sull'intelligenza artificiale

  L'indicizzazione automatica tramite PIA AutoFill e il riconoscimento dei contatti grazie a PIA AutoContact funzionano brillantemente insieme al monitoraggio. Tutto il contenuto del documento pertinente viene riconosciuto e il documento viene indicizzato automaticamente. Questo funziona anche con i contatti!

• Parole chiave e flussi di lavoro corretti

  Abilita la modalità ottimizzata per l'importazione in blocco, saltando l'elaborazione AI per la massima velocità di archiviazione.

  È possibile specificare esattamente dove salvare i nuovi file in PaperOffice, assegnare un tipo di documento fisso e lo stato del documento a ogni nuovo documento e persino attivare i flussi di lavoro.

Funzione 6: Gestione degli utenti e autorizzazioni di accesso

Gli utenti di PaperOffice hanno la garanzia di vedere solo ciò che è consentito a causa del livello di rilascio specificato e con FolderLock è possibile nascondere intere cartelle e sottocartelle e contenuti.

È inoltre possibile specificare quali utenti sono autorizzati a fare cosa e dividerli in gruppi di utenti e reparti fissi in modo da poter controllare chi può vedere dove e cosa.

• Livelli e diritti di liquidazione

  Ciò significa che ogni utente vede solo ciò che corrisponde al proprio livello di rilascio o inferiore ed è autorizzato a fare solo ciò che è stato precedentemente definito.

• Nascondere cartelle e documenti

  Con PaperOffice FolderLock è possibile nascondere in modo permanente intere cartelle e le loro sottocartelle, nonché documenti a determinati utenti ed evitare così domande indiscrete. Utilizzare FolderLock per nascondere in modo permanente intere cartelle, incluse sottocartelle e documenti, a determinati utenti.

• Gruppi e reparti

  Assegna gli utenti a gruppi e reparti liberamente definibili, che puoi utilizzare anche per flussi di lavoro e attività.

• Diritti utente definibili a più livelli

  Puoi decidere tu stesso chi ha esattamente accesso a quali funzioni in PaperOffice essendo in grado di definire esattamente i diritti utente che poi si applicano in tutta la rete.

Caratteristica 7: Potente sistema di flusso di lavoro

Un grosso problema in passato, ma ancora oggi, è la duplicazione dei file a causa della memorizzazione multipla e dell'ambiguità per quanto riguarda lo stato di elaborazione di documenti o progetti. PaperOffice ha una gestione del flusso di lavoro molto completa con assegnazione delle attività, che memorizza anche tutti i processi centralmente. Che si tratti di project work o elaborazione di documenti.

I flussi di lavoro digitali automatizzano i processi di lavoro: una volta definiti, tutto procede in modo completamente automatico: è sufficiente assegnare un flusso di lavoro predefinito a un documento o lasciare che l'PIA decida automaticamente. Notifica e-mail inclusa!

Ogni dipendente è sempre aggiornato tramite la funzione del flusso di lavoro paperOffice. Se necessario, un documento può essere bloccato per gli altri fino a quando non viene apportata una modifica. Naturalmente, il controllo delle versioni si applica anche qui.

• Eventuali definizioni del flusso di lavoro

  I flussi di lavoro possono essere nidificati a qualsiasi profondità e contenere un numero qualsiasi di decisioni rosse / verdi al fine di concatenare flussi di lavoro e processi successivi.

• Responsabilità e data di scadenza

  Determinare se un utente o un intero reparto può completare l'attività. PaperOffice assegna automaticamente il flusso di lavoro alla persona responsabile.

• Controllo completo

  Se necessario, lo stato del documento può essere regolato in modo indipendente per vari eventi in base alle specifiche e persino inviare e-mail di notifica.

Assicurati di evitare questo errore

Mentre le grandi aziende hanno da tempo nominato funzionari di digitalizzazione che si occupano del tema della conversione di documenti analogici a tempo pieno, le piccole e medie imprese di solito mancano di risorse umane, soprattutto perché sono richieste qualifiche professionali adeguate.
Tuttavia, questo è un errore comune e porta a cattivi investimenti, perché molti produttori approfittano di questa ignoranza.

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Mancia

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