Le richieste di un DMS, un sistema di gestione documentale, sono cresciute enormemente o meglio naturalmente negli ultimi anni. Quello che era iniziato come un database, in cui la maggior parte dei documenti originariamente analogici venivano digitalizzati mediante scansione e archiviati, è diventato un software per ufficio completo, che oggi assume la parte principale dei compiti amministrativi di un ufficio.
Ma qual è lo standard, cosa può aspettarsi il cliente da un DMS?
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
Nel presente articolo ti mostreremo quali importanti funzioni deve avere un sistema di gestione dei documenti. Questo può essere spiegato punto per punto utilizzando l'innovativo software di gestione documentale PaperOffice DMS.
Prima di entrare nei benefici, rispondiamo alla seguente domanda:
In che modo l'introduzione di un sistema di gestione documentale può aiutare me e la mia azienda?
L'introduzione di un sistema di gestione dei documenti, DMS in breve, ti aiuta ad avere una struttura chiara nei tuoi documenti e ti aiuta a far fronte al flusso di informazioni.
DMS è anche l'acronimo di software di gestione dei documenti ed è destinato a gestire documenti, in particolare documenti digitali, che include la conversione da analogico a digitale. PaperOffice DMS è un software di questo tipo.
PaperOffice DMS elimina tutti i colli di bottiglia che richiedono molto tempo e crea una chiara panoramica di documenti importanti come contratti o lettere gestendoli digitalmente nel tuo DMS in futuro.
PaperOffice non distingue tra le tipologie di documenti, indipendentemente dal fatto che tu abbia bisogno di aiuto nella gestione dei contratti dei clienti, delle memorie, delle dichiarazioni di compenso, delle sentenze e della corrispondenza e-mail: grazie al sistema di gestione dei documenti, i tuoi processi precedenti nella tua azienda o organizzazione sono digitalizzati, rendendoli più efficienti, trasparenti e significativamente più flessibili.
I documenti scansionati e digitali possono essere trovati, modificati, salvati, distribuiti, taggati e inoltrati in pochi secondi utilizzando PaperOffice. I dati dei documenti possono essere automaticamente riconosciuti e letti e trasmessi a sistemi esterni come CRM o ERP.
Sapete certamente che i documenti analogici semplicemente non sono più aggiornati. Tuttavia, si vedono anche le complicazioni coinvolte nella conversione dell'archivio analogico esistente in dati digitali. Perché la digitalizzazione dei documenti è più di una semplice tendenza. In effetti, è ora un prerequisito per rimanere competitivi e aggiornati con tutte le altre aziende dello stesso settore.
Pertanto, ha senso introdurre un sistema di gestione dei documenti nella tua azienda.
Quindi abbiamo chiarito le domande su cosa sia un DMS e cosa mi porterebbe l'introduzione e arriviamo alla vera questione dell'articolo:
Quali 7 funzioni importanti deve svolgere il tuo sistema di gestione dei documenti?
Funzione 1: Ubicazione. Salva in un archivio digitale
La funzione più importante e prima di ogni sistema di gestione documentale è la raccolta di tutti i documenti e delle loro informazioni. È così che l'archiviazione e l'amministrazione dei documenti scansionati e digitali e delle e-mail avviene in un database, un archivio digitale per così dire.
PaperOffice memorizza tutte le informazioni direttamente nei database MySQL / MariaDB, che possono essere gestiti direttamente presso la tua sede su qualsiasi piattaforma dal tuo PC locale, tramite dispositivi NAS come QNAP e Synology o server propri o dedicati incluso l'accesso remoto dall'ufficio di casa.
Non fa differenza che tipo di documento sia.
Tutti i tipi di documenti possono essere memorizzati centralmente nel DMS e sono quindi accessibili a tutti i reparti e le aree aziendali.
Tutti i documenti rilevanti per l'azienda sono archiviati centralmente e possono essere trovati rapidamente da tutti i dipendenti.
Dove dovrebbe essere collocato l'archivio digitale?
Raccomandiamo ai nostri clienti di archiviare i dati digitalizzati in un database situato su un dispositivo NAS come Synology o QNAP o su un server dedicato. Con il tuo server PaperOffice esterno (dedicato), ottieni tutti i vantaggi di un cloud con una perfetta protezione dei dati e risparmi denaro e molto lavoro ogni mese.
A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort
Con un server PaperOffice hai tutti i vantaggi di una soluzione cloud con una sola enorme differenza:
È il tuo server di database dedicato e nessuno vi accede tranne te.
Non vuoi usare un server? Non c'è problema.
Perché un NAS è ideale per l'archiviazione dei documenti
Un NAS, un network attached storage, in tedesco un dispositivo di archiviazione con una connessione di rete, così come il software compatibile per PaperOffice DMS e il cloud interno è pronto. Assolutamente al sicuro dalla curiosità di stato e non stato e, grazie alla funzione di backup, anche al sicuro da un crash del disco rigido.
Funzione 2: Facile recupero dei documenti. Cerca e trova
PaperOffice esegue la scansione dei documenti in arrivo che non sono ancora binari e li converte in un formato digitale di lettura e scrittura utilizzando il proprio software OCR.
Allo stesso tempo, vengono salvati la data e l'ora, un numero di versione e una parola chiave, che il motore di ricerca PaperOffice può utilizzare per trovare documenti anche se la persona che cerca conosce solo il contenuto del documento in modo rudimentale.
Per semplificare, PaperOffice mostra i documenti salvati più di recente in un elenco di anteprima. Tutto ciò che risparmi in PaperOffice viene automaticamente riconosciuto completamente dal testo con PaperOffice FileOCRmax, ottimizzato con dizionari aziendali e indicizzato per una perfetta ricerca di parole chiave nel tuo database SQL per una ricerca per parole chiave.
Riconoscimento e ottimizzazione automatica del linguaggio: PaperOffice riconosce automaticamente la lingua del documento e quindi ottimizza il riconoscimento del testo OCR al massimo assoluto per il miglior riconoscimento del testo possibile di tutti i documenti.
Mancia
Sul tema "Migliore soluzione per uffici PAPERLESS senza lavoro aggiuntivo + archiviazione documenti direttamente dallo SCANNER" c'è un video su YouTube che spiega chiaramente questo processo:
La leggibilità a lungo termine dei documenti archiviati
Prima di tutto, PaperOffice DMS crittografa tutti i documenti quando vengono salvati per sicurezza, secondo uno dei più alti standard di sicurezza attualmente disponibili, AES-1024bit.
La conversione in documenti leggibili è possibile in qualsiasi formato corrente, con PaperOffice che aggiorna regolarmente i suoi formati di file, il che significa che i documenti saranno leggibili anche in futuro.
