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Révolutionnez votre gestion de documents et votre stockage de données avec la combinaison innovante de NAS et PaperOffice


Conseil professionnel

Découvrez comment la combinaison des solutions NAS et de la gestion des documents de PaperOffice peut améliorer l'efficacité, la sécurité et l'évolutivité de votre entreprise.

Le système de gestion de documents innovant PaperOffice vous aidera à découvrir exactement comment.

La gestion et le stockage de documents sur des périphériques NAS sont une solution de plus en plus populaire pour les entreprises et les organisations à la recherche d'un moyen efficace de stocker et de gérer leurs données de manière sécurisée et fiable.

Dans cet article, nous examinerons les avantages de l'utilisation de périphériques NAS pour la gestion de documents et comment les utiliser et les organiser au mieux grâce à PaperOffice.

Qu'est-ce qu'un périphérique NAS et quels sont ses avantages pour la gestion de documents ?

Un périphérique NAS (Network Attached Storage) est un périphérique de stockage autonome connecté à un ou plusieurs ordinateurs via un réseau. Il permet aux utilisateurs d'accéder et de stocker des données et des fichiers partagés.

Les appareils NAS sont généralement équipés de plusieurs disques durs et offrent des fonctionnalités telles que la prise en charge RAID et la possibilité d'accéder aux données d'accès.

Le stockage centralisé des documents sur les appareils NAS offre aux entreprises l'avantage de stocker et de gérer efficacement toutes les données et tous les documents pertinents en un seul endroit.

Cela élimine le besoin de stocker et de synchroniser des documents sur différents ordinateurs ou lecteurs externes.

Les périphériques NAS peuvent aider à améliorer le stockage et l'accès aux documents avec l'utilisation d'un système de gestion de documents
Les périphériques NAS peuvent aider à améliorer le stockage et l'accès aux documents avec l'utilisation d'un système de gestion de documents

Outre l'avantage du stockage central, il existe d'autres avantages qui rendent les périphériques NAS attrayants pour les entreprises. Ceux-ci incluent une évolutivité élevée, la sécurité, la rentabilité et la possibilité d'accéder aux données de n'importe où. La combinaison de ces avantages fait de l'utilisation d'appareils NAS une solution efficace pour stocker et gérer des documents et des données pour les entreprises.

Pourquoi est-il judicieux d'utiliser un système de gestion de documents avec votre NAS ?

La gestion des documents et des données est vitale pour les entreprises de toutes tailles. Une gestion efficace des documents peut aider les organisations à rationaliser leurs processus métier, à accroître leur efficacité et à améliorer leur productivité.

Un périphérique NAS peut contribuer à améliorer le stockage et l'accès aux documents, mais il existe d'autres avantages à utiliser un système de gestion de documents conjointement avec un périphérique NAS.

Organisation et gestion efficaces des documents : un système de gestion de documents peut aider à organiser et à catégoriser les documents afin qu'ils puissent être trouvés rapidement et facilement. Les documents peuvent être facilement triés et recherchés à l'aide de balises, de mots-clés et de champs personnalisés.

Flux de travail et processus automatisés : un système de gestion de documents peut aider à automatiser les processus manuels, ce qui améliore l'efficacité et la productivité. Par exemple, les flux de travail peuvent être automatisés pour acheminer les documents vers les bonnes personnes ou pour obtenir des approbations.

PaperOffice sur un ordinateur portable et un NAS QNAP à côté
PaperOffice est le seul système de gestion de documents au monde et exclusivement autorisé pour tous les appareils NAS QNAP.

Contrôle d'accès et sécurité : un système de gestion de documents peut aider à contrôler et restreindre l'accès aux documents pour s'assurer que les données sensibles ne tombent pas entre de mauvaises mains. En utilisant les droits d'accès et les fonctionnalités d'audit, les entreprises peuvent améliorer la sécurité de leurs données.

Intégration avec d'autres applications : un système de gestion de documents peut être intégré à d'autres applications pour assurer un flux de travail transparent. Par exemple, il peut être intégré à la messagerie électronique, aux calendriers et à d'autres applications professionnelles.

Meilleure collaboration : un système de gestion de documents peut contribuer à améliorer la collaboration entre les équipes et les services en rendant les documents et les informations accessibles à tous. En utilisant les fonctions de commentaire.

Gestion optimale des documents avec PaperOffice et les appareils NAS de QNAP et Synology

Toutes les fonctions qui rendent l'utilisation de la gestion de documents et du stockage de données avec des périphériques NAS si avantageux sont déjà intégrées dans PaperOffice par défaut. PaperOffice est la solution idéale pour les entreprises à la recherche d'une gestion optimale de leurs documents. Le logiciel offre de nombreuses fonctionnalités pour simplifier la gestion des documents, du stockage central et de l'organisation des documents à l'indexation et à la catégorisation automatisées.

PaperOffice a également une intégration transparente avec les appareils NAS, en particulier avec les deux principales marques de NAS QNAP et Synology.

Nous avons déjà publié un article informatif sur la gestion des documents sur Synology NAS, qui comprend 7 étapes clés pour libérer tout le potentiel de votre NAS. Vous pouvez lire l'article ici.

Sur la table se trouve un ordinateur portable avec PaperOffice à gauche et un Synology NAS à droite
7 étapes pour tirer le meilleur parti de votre Synology NAS : Simplifié avec PaperOffice

Cliquez ici pour le guide

En tant que partenaire exclusif de QNAP, PaperOffice offre des options de connexion idéales pour les appareils QNAP et permet aux entreprises de gérer encore plus efficacement les documents et le stockage des données.

Pour en savoir plus sur le partenariat exclusif de PaperOffice avec QNAP et les avantages associés pour les entreprises, cliquez sur ici.

PaperOffice est un système complet de gestion de documents qui vous aide à organiser, stocker et partager des documents. Il possède une variété de fonctionnalités telles que la possibilité de numériser des documents et de les convertir sous forme numérique, d'archiver et de récupérer des documents, et d'améliorer la collaboration entre les utilisateurs en créant des tâches et des flux de travail.

Résumé

L'utilisation de périphériques NAS pour la gestion et le stockage de documents offre un moyen efficace et sécurisé d'organiser, de protéger et de partager des données.

En résumé, le stockage de documents sur des appareils NAS offre de nombreux avantages pour les entreprises et les organisations. Le stockage central, l'évolutivité, la sécurité, la rentabilité et la facilité d'utilisation font des périphériques NAS une solution efficace pour la gestion des documents et le stockage des données.

En utilisant des appareils NAS, les entreprises peuvent travailler plus efficacement, augmenter leur productivité et stocker leurs données de manière sûre et fiable.

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Gestion efficace des documents et stockage des données avec NAS et PaperOffice":

A qui convient un bureau sans papier ?

La réponse simple et rapide à la question est : pour chaque entreprise. Tous les secteurs et toutes les tailles d'entreprises bénéficient d'un bureau sans papier, des PME et start-up aux grandes entreprises. Cependant, la conversion est particulièrement précieuse pour les petites et moyennes entreprises : la réduction des efforts et des coûts de traitement libère le budget nécessaire pour d'autres moteurs de croissance.

Puis-je utiliser mon bureau sans papier dans l'entreprise utilise un fournisseur de DMS basé sur le cloud ?

Non. Un autre facteur qui revient sur toutes les lèvres depuis l'entrée en vigueur du RGPD en 2018 au plus tard est la protection des données. Les solutions DMS et les logiciels DMS sont utilisés pour traiter, gérer et stocker des documents qui contiennent souvent des données personnelles sensibles. En cas de violation du RGPD, le législateur prévoit des amendes élevées.

Conclusion

Dans l'ensemble, les solutions NAS combinées à un logiciel de gestion de documents efficace comme PaperOffice offrent une solution sécurisée, efficace et évolutive pour les entreprises et les organisations.

En utilisant des appareils NAS et PaperOffice, les entreprises peuvent gagner en efficacité, améliorer la sécurité de leurs données et optimiser la gestion des documents.

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Changement numérique dans l’industrie des caillebotis - gestion réussie des documents

« Dans l’industrie des caillebotis, le sujet de la numérisation devient de plus en plus perceptible. Cela s’applique, par exemple, à nos bons de livraison, à nos listes de pièces ou à nos plans, dessins et configurateurs. Après l’introduction de PaperOffice DMS, l’effort manuel a pu être réduit. Nous sommes maintenant des pionniers en tant que fabricant de caillebotis numériques. »

M. Stephan Reichel
directeur général de K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG