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La numérisation de documents permet d’économiser du temps et de l’argent


Les systèmes de gestion de documents, DMS en abrégé, soutiennent votre entreprise dans la gestion électronique et systématique des documents commerciaux. Un DMS est donc à bien des égards la première étape vers un bureau sans papier. Avec votre scanner, vous formez l’équipe idéale pour numériser des fichiers analogiques et accélérer les processus de recherche et d’archivage.

Conseil professionnel

Nous vous donnons au moins 15 raisons pour lesquelles vous devriez utiliser le système de gestion de documents (DMS) avec votre scanner. Numérisation et gestion simplifiées avec PaperOffice DMS

Il existe une dichotomie dans la plupart des bureaux à travers le monde. D’une part, la zone numérique avec des ordinateurs individuels et en réseau, d’autre part, des documents sous forme papier. Cela provoque parfois le chaos et, surtout, le temps est perdu. Temps passé à rechercher du contenu.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

Selon un rapport international de McKinsey, les employés de bureau passent 1,8 heure par jour à rechercher et à recueillir des informations, soit une moyenne de 9,3 heures par semaine.

Les comptables, les secrétaires, les acheteurs, les commis, les répartiteurs et de nombreux autres groupes professionnels sont occupés à traiter les processus administratifs tous les jours. Le travail d’un employé dépend souvent de celui d’un autre.

Chaque entreprise dispose désormais d’un appareil multifonction qui prend également en charge la fonction de numérisation. Mais pour beaucoup, le terme et l’utilisation d’un système de gestion de documents sont encore inconnus.

Dans l’article actuel, nous expliquons qu’il vaut la peine d’utiliser un système de gestion de documents avec votre scanner. Nous vous donnerons au moins 15 raisons de l’utiliser, ce qui vous permettra de rendre votre bureau sans papier et numérique et comment vous pouvez l’utiliser pour augmenter l’efficacité du cœur de métier de votre entreprise.

Avant d’entrer dans les raisons pour lesquelles, répondons à la question:

À quoi sert un DMS dans l’entreprise ?

Factures, connaissements, lettres d’accompagnement, envois ou mode d’emploi pour les nouveaux appareils et les certificats de garantie associés, pour ne citer que quelques exemples? Leur numérisation est souvent longue à venir, simplement parce qu’il y a un manque de personnel et de temps. En conséquence, la montagne analogique se développe.

Woman looks at the papers
Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Avec un DMS et le scanner adapté à vos besoins, vous pouvez maîtriser la dichotomie et la perte de temps inutile.

DMS signifie également logiciel de gestion de documents et est destiné à gérer des documents, en particulier des documents numériques, ce qui inclut la conversion de l’analogique au numérique. PaperOffice DMS est un tel logiciel.

Parce que PaperOffice DMS permet au papier analogique de devenir du contenu numérique là où il se produit.

L’indexation intelligemment structurée affecte chaque document au processus correct en entrant un mot-clé. Avec le propre moteur de recherche dans PaperOffice, tous les documents peuvent ensuite être trouvés et appelés. Selon les besoins, les lettres enregistrées sont converties à l’aide de la reconnaissance de texte OCR afin de pouvoir les traiter avec un logiciel Office compatible.

Nous avons reconnu le besoin, mais :

Quels sont les avantages d’un bureau sans papier ?

Dans le monde d’aujourd’hui, les employés traitent un grand nombre de documents différents: documents papier originaux tels que lettres ou contrats, PDF et documents électroniques tels que des fichiers et des courriels.

Dans de nombreuses entreprises, ces documents sont copiés, imprimés, transmis, distribués et classés à différents endroits. La recherche d’informations importantes devient de plus en plus difficile et conduit à des flux de travail non rentables et à des employés surchargés. Nous avons un article détaillé, dans lequel la nécessité des systèmes de gestion de documents est décrite et les avantages de leur utilisation sont énumérés.

Paper documents are next to the scanner
Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Cependant, si vos employés commencent à éliminer ou au moins à réduire la consommation de papier dans les bureaux ou dans l’ensemble de l’entreprise, vous améliorerez également les processus, augmenterez la productivité en numérisant les données, utiliserez des méthodes sans papier et réduirez ainsi les coûts.

De nombreux autres avantages et aspects ont déjà été discutés dans un article détaillé sur « Mise en œuvre dans un bureau sans papier ».

Quels scanners sont adaptés à une collaboration parfaite ?

Par exemple, les appareils multifonctions (MFP) tels que ceux de Brother ou Konica Minolta et d’autres fabricants.

Imprimante, scanner et copieur tout-en-un: Les documents numérisés vont dans le répertoire central via ces périphériques centraux ou via « direct scan to mail » sous forme d’e-mail dans une boîte aux lettres dans votre Outlook, qui est surveillé par PaperOffice, par exemple et entre donc automatiquement dans le logiciel de gestion de documents.

Ou intégrez simplement votre adresse PaperOffice personnalisée dans votre scanner, appelée adresse e-mail DropMail, comme emplacement de stockage de vos fichiers numérisés. PaperOffice archive facilement tous les fichiers par e-mail.

Pourboire

Sur le thème « Archivage entièrement automatisé des documents papier à partir du scanner » , il y a aussi une vidéo sur YouTube qui explique ce processus d’une manière simple et compréhensible:

Pour ceux qui veulent numériser des documents papier de manière normale, le module « ScanConnect » intégré par défaut dans PaperOffice est idéal. Parce que cela prend en charge tous les scanners, appareils multifonctions ou copieurs de grande capacité avec une unité de numérisation intégrée et est très facile à utiliser.

Néanmoins, la façon dont vos documents papier arrivent à PaperOffice est sans importance, car grâce à la reconnaissance automatique de texte OCR, le contenu de toute votre documentation numérisée est reconnu.

Peu importe ce qui est fait de papier, il est numérisé et enregistré avec une grande précision grâce à l’optimisation basée sur l’IA.

Dès que les documents sont enregistrés, leur contenu est indexé à l’aide de la décomposition de texte brut. Pour le dire simplement, le contenu est écrit mot par mot dans un registre spécial, l’algorithme reconnaissant des mots individuels dans une combinaison de mots et les enregistrant de la même manière.

Numérisation et gestion des documents

Lorsque nous parlons de systèmes de gestion de documents, nous ne devons pas oublier: plus le niveau de numérisation de l’information qui fait partie des processus est élevé, plus le niveau de contrôle et d’automatisation que nous pouvons atteindre est élevé. Nous avons déjà écrit un article sur les avantages de la numérisation, cliquez ici.

Dans un premier temps, vous déterminez quels documents appartiennent à nos processus, comment nous les intégrons dans notre système de gestion de documents et quelles informations doivent être extraites et stockées avec les documents de votre base de données. Une fois l’information incluse, nous définissons son cycle de vie, comment elle interagira avec d’autres processus et comment nous pouvons l’intégrer.

L’information provient de différentes sources

Très probablement, nous rencontrerons des informations provenant de différentes sources et dans différents formats. Certains d’entre eux sous forme numérique, stockés dans des fichiers ou des bases de données et d’autres sous forme de documents imprimés.

Que faisons-nous des documents numériques au format pdf, doc, etc.? Ici, le processus est très simple.

Faites glisser le document numérique dans l’interface PaperOffice. Ou faites surveiller facilement vos dossiers Windows après la réception des documents.

Pourboire

À propos, il y a une vidéo sur YouTube sur le thème de « Surveillance de l’annuaire et archivage de masse » qui explique ce processus d’une manière compréhensible:

Les documents sous forme papier peuvent facilement être numérisés et convertis en format numérique grâce au scanner intégré.

Grâce au programme optical character Recognition (OCR = Optical Character Recognition), nous avons déjà franchi une étape importante. À l’aide d’un scanner ou d’un autre appareil de numérisation, nous convertissons non seulement le document en image, mais nous pouvons également « lire » son contenu électroniquement.

Non seulement le texte OCR pur est inclus dans la base de données, mais grâce à l’intelligence artificielle (IA) appelée PIA, l’automatisation peut être spécifiée manuellement ou automatiquement.

C’est ainsi que nous utilisons le système pour reconnaître et définir les zones de document qui doivent être lues automatiquement. Tels que le numéro de facture, la date, les produits, les montants, etc. En conséquence, nous avons toutes les informations nécessaires dans notre système de gestion de documents.

La numérisation de l’information via OCR facilite l’intégration d’une grande variété de documentation dans la gestion des processus et des flux de travail.

Tout cela semble bien, mais comment l’archivage de masse est-il effectué à partir du scanner?

PaperOffice DMS a également pris en compte l’archivage de masse de votre scanner pour les fonctionnalités les plus importantes relatives à la reconnaissance de texte, à l’intégration de l’IA et au mot-clé.

Le module ScanConnect offre non seulement une connexion directe entre votre scanner et PaperOffice DMS. ScanConnect est un puissant outil de numérisation pour les analyses manuelles et cache d’autres fonctionnalités intéressantes pour vous aider avec la numérisation en masse.

Préparez d’abord toutes les pages de document pour la numérisation, puis placez les pages de séparation entre les documents individuels que vous souhaitez séparer.

PaperOffice reconnaît les pages de séparation et enregistre les documents individuellement.

15 raisons d’utiliser votre scanner avec PaperOffice DMS

  • Raison 1 - Trouver rapidement des documents dans PaperOffice DMS

    Indexation en texte intégral et recherche de type Google : dans un système de gestion de documents comme PaperOffice DMS, vous pouvez trouver vos documents, reçus et informations numérisés en quelques secondes. Cela est possible car vos documents sont analysés et indexés avec la reconnaissance de texte intégral dès qu’ils sont stockés.

    Il vous suffit d’entrer un terme de recherche, comme avec Google, et PaperOffice répertorie tous les résultats. Oui, tout comme avec Google: Parce que vous pouvez trouver n’importe quel contenu textuel de n’importe quel document en quelques secondes en utilisant le moteur de recherche intégré, la recherche en texte intégral et des fonctions de filtrage supplémentaires.

    Vous ne voudrez plus jamais abandonner la recherche par mot-clé dans PaperOffice et avec le filtre de recherche, vous trouverez tous les documents, aussi détaillés soient-ils - y compris l’envoi d’e-mails, l’exportation vers Excel ou le système de fichiers!

  • Raison 2 – Version automatique des documents papier

    PaperOffice publie automatiquement chaque document modifié, crée un cliché instantané et l’enregistre séparément afin que vous puissiez rouvrir la version souhaitée à tout moment.

    Grâce au VersionControl intégré, chaque modification de document est reconnue et enregistrée en tant que cliché instantané en tant que nouvelle version de document. Vous pouvez ouvrir, exporter et modifier chaque version indépendamment.

  • Raison 3 – Séparateurs pour les numérisations par lots de plusieurs documents

    Placez simplement une page de séparation PaperOffice devant chaque document qui doit être séparé. PaperOffice reconnaît les pages séparatrices pendant le processus de numérisation et enregistre les documents séparément.

  • Raison 4 - Pages de séparation intelligentes pour le classement direct à partir du scanner

    PaperOffice vous offre la possibilité de classer manuellement jusqu’au classement entièrement automatisé sans aucune intervention. Tous les champs sont remplis automatiquement et même le chemin de stockage peut être généré et utilisé dynamiquement en fonction de la date.

  • Raison 5 - Codes QR compatibles XML / JSON sur les pages de séparation

    Stockez des codes QR compatibles XML/JSON avec des mots-clés sur des pages de séparation et numérisez votre pile de documents - PaperOffice reconnaît les pages de séparation et les codes QR avec vos commandes XML/JSON et les mots-clés des documents lorsqu’ils sont stockés.

    De cette façon, vous pouvez enregistrer des pages de séparation individuelles avec un type de document, par exemple « facture » et un emplacement de stockage spécial pour votre numérisation de masse, et ainsi enregistrer vos fichiers de numérisation de manière ciblée.

  • Raison 6 - Analyse de la surveillance du répertoire des dossiers

    Votre copieur peut stocker les scans dans un dossier spécifique ? Génial, il suffit d’avoir ce dossier surveillé et vous aurez un classement entièrement automatique en quelques secondes!

    Demandez à PaperOffice de surveiller automatiquement n’importe quel dossier. Dès que de nouveaux fichiers apparaissent dans ce dossier, ils sont archivés selon vos spécifications et traités de manière totalement autonome.

  • Raison 7 - Configurer des règles de classement pour les moniteurs d’annuaire

    Souhaitez-vous capturer des documents papier automatiquement après la numérisation, mais aussi les étiqueter automatiquement dans les moindres détails? Numérisez d’abord tous les documents dans un dossier, puis configurez la surveillance des répertoires. Spécifiez ensuite qu’un masque de classement spécifique est utilisé dès que quelque chose se trouve dans le dossier.

    En plus de la surveillance, vous pouvez également spécifier toutes les informations pertinentes telles que le nom, l’emplacement de stockage, le type de document, etc. PaperOffice s’occupe de l’ensemble du classement pour vous.

  • Raison 8 - Puissant outil de numérisation pour les numérisations manuelles

    Pages individuelles, numérisations en bloc ou numérisations de photos : Peu importe ce qui est fait de papier, il est numérisé et enregistré avec une grande précision grâce à l’optimisation basée sur l’IA.

    Le ScanConnect intégré prend en charge tous les scanners, appareils multifonctions ou copieurs de grande capacité avec une unité de numérisation intégrée et est très facile à utiliser.

  • Raison 9 - Prise en charge de Scan2Folder

    Si votre scanner n’est pas un scanner WIA ou TWAIN, PaperOffice propose l’option Scan2Folder. Vous enregistrez les documents numérisés dans un dossier surveillé par PaperOffice.

  • Raison 10 - Reconnaissance de texte OCR de documents analogiques dans plus de 100 langues

    PaperOffice convertit de manière fiable le texte analogique de plus de 100 langues, y compris les jeux de caractères cyrilliques et asiatiques.

    C’est ainsi que les documents internationaux peuvent être numérisés dans votre entreprise - PaperOffice DMS reconnaît la langue et effectue la reconnaissance de texte. Cela vous permet de rechercher le document dans votre base de données et de le trouver en quelques secondes.

  • Raison 11 – Conversion automatique au format PDF/A pour un archivage à long terme

    Les documents papier sont automatiquement enregistrés dans la norme ISO 19005 PDF/A légalement valide. Le format PDF/A-1 est le format le plus restrictif, qui se compose de 2 niveaux : PDF/A-1b pour la reproductibilité visuelle et PDF/A-1a pour le mappage Unicode et la structuration du contenu.
  • Raison 12 – Aucun cloud déployé et/ou requis

    PaperOffice s’appuie sur des bases de données que vous utilisez localement ou sur votre NAS, telles que Synology ou QNAP. De cette façon, toutes les informations sur vos documents, telles que les vignettes et la reconnaissance de texte qui ont été effectuées, ainsi que d’autres mots-clés, sont stockées dans votre base de données.

    De cette façon, les données ne se retrouvent pas chez des fournisseurs de cloud tiers et vous n’avez pas à payer de coûts mensuels pour le stockage des données.

  • Raison 13 – RGPD et stockage GOBD

    Que vous supprimiez des pages, les fassiez pivoter ou noircissiez des zones avec PaperOffice, tout est versionné de manière à l’épreuve des audits selon GOBD pour un classement parfait.

    PaperOffice publie automatiquement chaque document modifié, crée un cliché instantané et l’enregistre séparément afin que vous puissiez rouvrir la version souhaitée à tout moment.

  • Raison 14 – Appelez des documents numériques via un code QR (scan cam)

    L’utilisation de codes QR PaperOffice ouvre d’excellentes possibilités, telles que la gestion automatique des versions de documents papier déjà archivés et modifiés qui contiennent le même code QR.

    Vous pouvez également facilement rechercher les documents dans PaperOffice à l’aide d’un code QR - ouvrez la recherche de code QR et maintenez le code QR du document PaperOffice dans la webcam pour l’afficher dans PaperOffice.

  • Raison 15 - Rapport qualité prix imbattable

    Les licences d’achat PaperOffice ont une validité à vie sans frais de suivi et avec le PaperOffice PLUS en option, même toutes les mises à jour de suivi, les nouvelles versions annuelles et le support personnel gratuit par téléphone et Teamviewer à un prix fixe calculable sans mauvaises surprises.

    Ce ne sont là que 15 raisons pour lesquelles vous devriez utiliser votre scanner avec un système de gestion de documents. En plus de celles énumérées ci-dessus, PaperOffice vous offre de nombreuses autres raisons: gestion des cycles de vie (périodes de rétention), journalisation des accès, protection contre les accès non autorisés et le cryptage, intégration intuitive dans Outlook / Office, indexation des documents (métadonnées), solutions de flux de travail et bien plus encore.

    Vous pouvez voir les fonctionnalités en allant sur notre site et en allant dans « Que peut faire PaperOffice ».

La numérisation et l’archivage de documents dans le DMS offrent aux entreprises d’énormes avantages. Tous les processus impliquant des documents sont optimisés. La protection et la sécurité des données restent garanties.

Le bureau sans papier soulage les employés. Vous économisez beaucoup d’efforts de recherche et de coûts. Et vous améliorez la sécurité juridique de vos processus administratifs.

Pour de nombreuses entreprises, PaperOffice DMS est la première étape vers la numérisation. En numérisant des documents et en les archivant numériquement, vous créez bien plus qu’une simple copie numérique de l’original. L’analyse transforme les informations non structurées en données structurées.

Assurez-vous d’éviter cette erreur

Alors que les grandes entreprises nomment depuis longtemps des responsables de la numérisation qui traitent à temps plein du sujet de la conversion de documents analogiques, les petites et moyennes entreprises manquent généralement de ressources humaines, d’autant plus que des qualifications professionnelles appropriées sont requises.
Cependant, il s’agit d’une erreur courante qui conduit à de mauvais investissements, car de nombreux fabricants profitent de cette ignorance.

Conclusion intermédiaire

Vous n’avez pas besoin d’un informaticien ou d’un bibliothécaire qualifié!

Tout ce dont vous avez vraiment besoin, c’est

  • le bon logiciel
  • partenaire informatique fiable
  • matériel correspondant
Parfois, le matériel est souvent déjà là, a plus de potentiel qu’avant et peut être utilisé immédiatement.

Pourboire

À propos, il existe un article spécial sur le sujet du « traitement numérique des factures », qui a présenté les avantages de la numérisation ou du traitement numérique des factures:

Notebook with PaperOffice interface for digital invoice processing
Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Scanners et gestion de documents : avantages et utilisations":

À qui s’adresse un bureau sans papier?

La réponse rapide et facile à la question est: pour chaque entreprise. Tous les secteurs d’activité et toutes les tailles bénéficient d’un bureau sans papier, des PME et des start-ups aux grandes entreprises. Cependant, la conversion est particulièrement précieuse pour les petites et moyennes entreprises: La réduction de l’effort et des coûts de traitement libère le budget nécessaire pour stimuler davantage la croissance.

Puis-je utiliser un fournisseur DMS basé sur le cloud pour mon bureau sans papier ?

Non. Un autre facteur qui est sur toutes les lèvres depuis l’entrée en vigueur du RGPD en 2018 au plus tard est la protection des données. Les solutions DMS et les logiciels DMS sont utilisés pour traiter, gérer et stocker des documents qui contiennent souvent des données personnelles sensibles. En cas de violation du RGPD, le législateur prévoit des amendes élevées.

Conclusion

  • Les avantages justifient l’effort et les coûts

    Travailler numériquement et faire entrer les anciens documents dans la nouvelle ère sera le meilleur investissement clé pour économiser une quantité incroyable de temps, d’argent et de nerfs à l’avenir.

  • Vous avez besoin de quelqu’un qui sait

    Vous n’avez pas besoin de votre propre spécialiste informatique pour profiter de tous les avantages de la numérisation.
    Ce dont vous avez besoin, c’est du bon partenaire à vos côtés qui, grâce à son expérience, peut mettre en œuvre exactement ce dont vous avez besoin. Évitez l’alarmisme et choisissez des positions de test au lieu de présentations PowerPoint sophistiquées sans l’avoir vraiment testé.

  • Le matériel est généralement déjà disponible

    L’expérience a montré que presque toutes les opérations, entreprises et entreprises ont un grand copieur qui n’utilise pas son potentiel. Ces appareils aiment les numérisations de masse, tolèrent les trombones et peuvent être la base d’un démarrage numérique sans investissement dans un scanner.

  • Moins cher que prévu avec le bon DMS

    Évitez les pièges à coûts avec les systèmes DMS / ECM où vous êtes impitoyablement à la merci des fabricants. Ne faites aucun compromis en ce qui concerne vos propres options d’administration, telles que les documents d’enseignement et la création de paramètres vous-même. Si vous avez besoin d’aide, le fabricant se fera un plaisir de vous aider, mais restera indépendant.

  • L’automatisation numérique est l’avenir

    Les procédures seront complètement identiques à l’avenir, mais entièrement automatisées.
    Facture qui arrive? Le flux de travail est déclenché et tout se déroule comme prévu.
    Rechercher dans les 1000 dossiers? Pas de problème, car vous avez votre propre Google!

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Optimisation des workflows grâce à PaperOffice DMS

« Dès le premier rendez-vous avec PaperOffice, vous remarquez les 20 ans d’expérience de PaperOffice dans le domaine de la gestion de documents. »

Alexander Staruk
directeur financier de la Fraternité mennonite de Bielefeld e. V.