QNAP Dokumentenverwaltung DMS für NAS

Systeme für die Dokumentenverwaltung, Dokumentenmanagement, auch genannt DMS, unterstützen Ihre Organisation bei der elektronischen und strukturierten Organisation von geschäftlichen Unterlagen. Ein DMS ist somit ein wichtiger Schritt hin zum Büro ohne Papier.

In Kombination mit Ihrem QNAP NAS bilden Sie das ideale Duo, um analoge Aufbewahrungen zu digitalisieren und die Effizienz von Such- und Archivierungsprozessen zu erhöhen.

Das Dokumentenmanagement PaperOffice ist das einzige weltweit offiziell von QNAP zugelassene DMS System für Ihre QNAP Geräte.

Was ist ein NAS?

Unter der Bezeichnung „QNAP NAS“ vertreibt das taiwanische Unternehmen QNAP verschiedene Network-Attached-Storage-Geräte (NAS-Geräte). Diese Geräte erlauben sowohl Unternehmen als auch Privatnutzern ihre Daten effizient zu schützen sowie individuell zu organisieren und zu nutzen.

So handelt es sich bei einem NAS um einen Dateiserver mit eigenem Betriebssystem, der seinen Speicherplatz über das Netzwerk bereitstellt.

QNAP NAS bietet die ideale Voraussetzung für alle Unternehmen, doch vor allem die KMUs, für das schnelle und einfache Speichern von Unternehmensdaten.

Im nachfolgenden Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie das Maximale aus Ihrem QNAP NAS für Ihr Unternehmen rausholen sowie wie die Dokumentenverwaltung ganz einfach und ohne Docker funktionieren kann.

Einsatz von QNAP NAS Geräten ist sehr ratsam für alle Unternehmen jeder Grösse und jeglicher Branche für die Dokumentenverwaltung

Warum NAS nutzen statt Cloud?

Es gibt mehrere Gründe, warum Sie eine NAS (Network Attached Storage) Lösung nutzen sollten, anstatt einer Cloud-basierten Lösung, hier listen wir Ihnen ein Paar Beispiele auf:

• 1. Kontrolle und Sicherheit: Ein NAS befindet sich in der physischen Kontrolle des Unternehmens, was bedeutet, dass Sie als Unternehmen die volle Kontrolle über Ihre eigenen Daten haben und sicherstellen können, dass diese Daten sicher und geschützt sind.
  In einer Cloud-Umgebung werden Ihre Daten jedoch auf einen externen Anbieter übertragen und unterliegen nicht den gleichen Sicherheitsstandards wie das Unternehmen selbst.


• 2. Datenschutz: Unternehmen müssen bei der Speicherung von personenbezogenen Daten über die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union die gesetzlichen Vorschriften einhalten. Daher müssen Unternehmen bei der Auswahl von Speichertechnologien und -diensten sicherstellen, dass sie den Datenschutzbestimmungen entsprechen.
  Ein NAS (Network Attached Storage) ist die geeignetere Wahl als eine Cloud-Lösung, wenn es um die Einhaltung der DSGVO-Regelungen geht.
  Da es im Eigentum des Unternehmens bleibt, können die Daten direkt vom Unternehmen kontrolliert weiterverarbeitet und geschützt werden. Ein NAS bietet auch ein hohes Maß an Flexibilität, da die Daten nicht in einem externen Rechenzentrum gespeichert werden müssen. Außerdem können Unternehmen die Daten auf dem NAS verschlüsseln, um sie vor unbefugten Zugriffen zu schützen.
Dokumentenverwaltung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen - QNAP NAS ist die ideale Lösung dafür
• 3. Internetverbindung: Ein NAS kann verwendet werden, unabhängig von einer Internetverbindung, was es ideal für Unternehmen macht, die in ländlichen Gebieten oder Gebieten mit instabilen Internetverbindungen arbeiten.


• 4. Kosten: Kosten ist ein wichtiger Vorteil, den ein NAS gegenüber Cloud-Storage bietet. Ein NAS ist in der Anschaffung günstiger als ein Cloud-Dienst, da man dafür nur einmal bezahlen muss und es gehört Ihnen ganz allein.
  Darüber hinaus sind die monatlichen Kosten für ein NAS wesentlich geringer als für einen Cloud-Dienst. Denn bei einem NAS müssen keine monatlichen Abonnementgebühren gezahlt werden. Außerdem fallen bei einem NAS keine zusätzlichen Bandbreitengebühren an, die bei einem Cloud-Dienst anfallen können.


• 5. Flexibilität: Ein NAS bietet Unternehmen mehr Flexibilität bei der Wahl der Hardware und der Speicherkapazität. Es ermöglicht auch die Erweiterung des Speicherplatzes, um die wachsenden Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen.

Ein QNAP NAS in Kombination mit PaperOffice DMS bietet Ihrem Unternehmen eine einfache und zuverlässige Lösung zur Verwaltung Ihrer Dokumente.

PaperOffice DMS ist eine benutzerfreundliche Software, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Dokumente zu organisieren, zu speichern, zu kategorisieren und zu verwalten, so dass sie jederzeit und überall problemlos aufgerufen werden können.

Durch die Kombination von NAS und der effektiven Verwaltung von PaperOffice DMS können Sie die Produktivität Ihres Unternehmens steigern, indem sie sicherstellen, dass Dokumente schnell und zuverlässig abgerufen werden können. Es bietet auch einen zusätzlichen Schutz für die Daten, da diese auf dem NAS und nicht auf lokalen Computern oder externer Cloud gespeichert sind.

Wie aufwendig ist die Datenbank Installation und Einrichtung?

Die Datenbankinstallation sowie Einrichtung auf Ihrem QNAP NAS ist überhaupt nicht aufwendig und erfordert keinen IT-Spezialisten.

Insbesondere weil der Betrieb von Docker Containern erfahrungsgemäß als instabile und unzuverlässige Lösung der Integration ist, hat sich PaperOffice entschieden durch die direkte, native Verwendung von MariaDB ein bewähre und zuverlässige Lösung für die Datenspeicherung bereitzustellen.

Im Gegensatz zur Docker Installation ist die Einrichtung mit Hilfe von PaperOffice YouTube Videos auch für den Laien innerhalb von wenigen Minuten erledigt.

Welche Vorteile bietet der Verzicht auf Docker Container?

Der Verzicht auf Docker Container, wenn man ein Dokumentenmanagement System (DMS) auf einem NAS (Network Attached Storage) betreibt, hat einige Vorteile:

• 1. Einfachere Wartung und Aktualisierung: Ohne Docker Container muss man nicht auf die Kompatibilität von DMS und Container achten, was die Wartung und Aktualisierung vereinfachen kann.


• 2. Höhere Performance: Da das DMS direkt auf dem NAS ausgeführt wird, kann es die Ressourcen des NAS vollständig nutzen und somit eine höhere Performance erreichen, im Vergleich zu einer Container-Umgebung.


• 3. Keine zusätzliche Ressourcen-Belastung: Da keine Docker Container verwendet werden, entsteht keine zusätzliche Ressourcen-Belastung auf dem NAS, was sich positiv auf die Gesamtperformance.

Wie kommen Ihre Daten auf das QNAP NAS?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Daten in das PaperOffice Dokumentenmanagement-System (DMS), das auf einem QNAP NAS (Network Attached Storage) betrieben wird, zu übertragen. Hier sind einige Beispiele:

Dokumente scannen

Der Vorgang ist einfach: wenn die Daten noch nicht digital vorliegen, so müssen in Papierform vorliegende Dokumente vorerst eingescannt oder abfotografiert werden.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Mit Ihrem Scanner oder einem anderen Digitalisierungsgerät wird das Dokument nicht nur in ein Bild umgewandelt, sondern dessen Inhalte können auch elektronisch „ausgelesen“ werden. Die dafür in PaperOffice DMS integrierte Scanner Funktion verbindet sich mit Ihrem Scanner und überträgt so das digitale Medium in die Dokumentenverwaltungssoftware.

Darüber, wie Sie am Besten Ihren Scanner integrieren, um die Unterlagen zu digitalisieren, haben wir bereits in einem anderen Artikel verfasst.

Digitale Dokumentenablage

In digitaler Form vorliegende Daten, wie E-Mails oder digitale Dateien können ganz einfach per Drag&Drop in die PaperOffice Oberfläche reingezogen werden. Falls Sie mehrere Dokumente ohne manuellen Aufwand archivieren möchten, so eignet sich dafür die in PaperOffice integrierte Ordnerüberwachung. Diese ermöglicht eine reibungslose Archivierung im Hintergrund.

Bestehende Daten

Das Dokumentenmanagement System von PaperOffice macht es außerdem den Nutzern leicht, die bisher auf Festplatten von Laptops oder Desktop-PCs liegenden, bereits digital vorhandenen Daten auf einen gemeinsam genutzten Datenspeicher, den QNAP NAS, umzuziehen.

So können alle bestehenden Daten mit nur einem Mausklick in das Dokumentenmanagement System importiert werden.

Mehrwert und Nutzen von QNAP NAS zusammen mit PaperOffice DMS

Die Verwendung eines QNAP NAS (Network Attached Storage) in Kombination mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) PaperOffice bietet eine Reihe von Vorteilen, einige davon sind:

• 1. Zentralisierte Datenverwaltung: Das DMS ermöglicht es, alle Dokumente und Dateien an einem zentralen Ort zu speichern und zu organisieren, was die Zusammenarbeit und den Zugriff auf die Daten erleichtert, da jeder Mitarbeiter auf die benötigten Dateien zugreifen kann, ohne sie auf einen USB-Stick kopieren zu müssen.
  Dies spart Zeit und verhindert Fehler, die durch manuelle Übertragung entstehen können.


• 2. Erhöhte Sicherheit: Das NAS bietet zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Redundanz, um die Daten vor Verlust oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Sowie eine hohe Datensicherheit durch verschiedene Backup-Optionen.
  Es können automatische Backups erstellt werden, um im Falle eines Ausfalls oder einer versehentlichen Löschung wichtiger Dateien, diese wiederherstellen zu können. Es gibt auch die Möglichkeit, Daten zu verschlüsseln, um sicherzustellen, dass sensible Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.


• 3. Erhöhte Zugriffsgeschwindigkeit: Das NAS ermöglicht es, Daten schneller zugreifen und bearbeiten zu können, was die Produktivität erhöht.


• 4. Einfache Wartung und Aktualisierung: Das DMS und das NAS sind unabhängig voneinander und können unabhängig voneinander gewartet und aktualisiert werden, was die Wartung erleichtert.


• 5. Erhöhte Flexibilität: Die Kombination aus QNAP NAS und PaperOffice DMS bietet eine Vielzahl von Konfigurations- und Anpassungsmöglichkeiten, um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen.


• 6. Zudem wäre die leichte Erweiterbarkeit des Speicherplatzes ebenfalls eines der Vorteile. Da Unternehmen oft wachsen und mehr Speicherplatz benötigen, kann ein QNAP NAS einfach erweitert werden, um die wachsenden Anforderungen zu erfüllen. Dies ist im Vergleich zu anderen Speicherlösungen, wie zum Beispiel externen Festplatten oder Cloud Lösungen, kosteneffizienter und einfacher umzusetzen.


• 7. Unterstützung von mobilem Zugriff und Remote Arbeit: Durch die Verwendung von QNAP NAS und PaperOffice DMS, kann man von überall auf die Daten zugreifen und bearbeiten, was die Möglichkeiten von Remote Arbeit und mobiler Zusammenarbeit erweitert.


• 8. Erhöhte Effizienz: Die Verwendung von PaperOffice DMS und QNAP NAS ermöglicht es, Daten schneller zu finden, organisieren und automatisieren Prozesse, was die Effizienz erhöht.


• 9. Ein weiterer Vorteil von QNAP NAS zusammen mit dem Dokumentenmanagement System ist die umfangreiche Benutzerverwaltung, unter anderem die Möglichkeit, mehrere Benutzeraccounts zu erstellen und zu verwalten.
  Dies bewirkt, dass Unternehmen, unterschiedliche Zugriffsrechte für verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen festlegen können. Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung Zugriff auf Finanzdokumente haben, während ein Mitarbeiter im Marketing nur Zugriff auf Marketingdokumente hat.

Ein DMS ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumente und Dateien zentral zu speichern und zu verwalten. Es erleichtert die Suche und die Zusammenarbeit, da Mitarbeiter auf die benötigten Dateien von jedem Ort aus zugreifen können. Es bietet auch die Möglichkeit, Dokumentenworkflows zu automatisieren, um Zeit und Ressourcen zu sparen.

Eine Dokumentenverwaltung (DMS) in Verbindung mit einem QNAP NAS (Network Attached Storage) bietet Unternehmen eine leistungsstarke und zuverlässige Lösung für die Dokumentenverwaltung und -speicherung in Unternehmen sowie den Zugriff auf Ihre Dokumente und Dateien.