Wir haben Ihnen fünf Schritte aufgelistet, welche Sie befolgen müssen, um den Papierverbrauch im Büro zu reduzieren und digital zu werden:
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Strategie und Analyse der Abläufe
Planen Sie den Einsatz in das papierlose Büro gut, Nehmen Sie sich ausreichend Zeit die Abläufe in Ihrer Firma zu analysieren. Was muss zwingend in Papierform vorliegen oder aufbewahrt werden? Welche Unterlagen reichen auch in digitaler Form aus?
Dokumente und Informationen kommen aus unterschiedlichen Quellen Höchstwahrscheinlich werden Sie auf Informationen stoßen, die aus verschiedenen Quellen stammen und in unterschiedlichen Formaten vorliegen. Ein Teil davon in digitaler Form, gespeichert in Dateien oder Datenbanken und ein anderer in Form von gedruckten Dokumenten.
Flexibles Arbeiten, unabhängig von Ihrem Standort
Zeit- und Personalplanung für das Projekt papierloses Büro
Ein Quartal oder 90 Tage sind ein angemessener Zeitrahmen zur Umsetzung der Maßnahmen, die zur Umstellung auf das papierlose Büro notwendig sind.
Es ist zudem ein Zeitraum, der einen fließenden Übergang ermöglicht. Hauruck-Lösungen, bei denen den Mitarbeiter/innen die Umstellungen von einem Tag auf den anderen aufgezwungen werden, sind in der Regel nur von kurzem Erfolg gekrönt. Zudem ist es so möglich, den Betriebsablauf nicht zu stören.
Im Grunde braucht es bei der Umstellung auf das papierlose Büro mit PaperOffice DMS keinen Projekt-Stab aus mehreren Leuten.
Diese von ihren eigentlichen Aufgaben abzuziehen, ist in vielen KMUs auch gar nicht möglich und auch nicht wünschenswert. Was jedoch sinnvoll ist, zumindest eine Person mit Weisungsbefugnis zum CDO, zum Chief Digital Officer zu machen. Wer auf amerikanische Abkürzungen nicht so erpicht ist, kann ihn oder sie auch zum/zur Projektleiter/in papierloses Büro ernennen.
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Festlegung der Zeiträume zur Umstellung auf das papierlose Büro
Die vorgesehenen 90 Tage in kleinere Zeiträume einzuteilen, hat den Zweck, sich auf jeden Abschnitt der Umstellung zu konzentrieren und die darin enthaltenen Prozesse reflektieren zu können. Außerdem lassen sich die Erfolge in der Umstellung einfacher dokumentieren. Die Mitarbeiter erhalten ein besseres Verständnis für die Maßnahmen und fühlen sich nicht überfordert. Zugleich sind die Ziele innerbetrieblich zu kommunizieren, was einer mentalen Umstellung entgegenkommt. Wie wichtig dies ist, wurde bereits im Vorwort erläutert.
Es bietet sich an, die 90 Tage in drei Abschnitte von je 30 Tagen einzuteilen.
Die ersten 30 Tage dienen der Analyse aller Prozesse, die von analog auf digital umgestellt werden sollen.
In den zweiten 30 Tagen erfolgt die Einführung der PaperOffice DMS sowie der benötigten Hardware, jedoch zuerst nur zu Schulungszwecken sowie begleitend bei laufenden Prozessen, wenn sich dies ergibt.
Die letzten 30 Tage sind damit ausgefüllt, den Prozessübergang von analog auf digital zu vollziehen, wobei es ohne Zweifel zu Fragen seitens der Mitarbeiter/innen kommt. Auch die eine oder andere Fehlbedienung ist möglich, die aber dank der hierarchischen Struktur von PaperOffice DMS jederzeit korrigierbar ist.
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Erfassungswege erkennen und Datenspeicherung bestimmen
Es geht nun daran, in den ersten 30 Tagen die Prozesse zu untersuchen, in denen Papier bisher die tragende Rolle spielt. Dazu ist es notwendig, die Schnittstellen der externen wie internen Kommunikation im Unternehmen zu erkennen und deren Lebenszyklus zu verfolgen, welche da sein können:
- Telefonate (z. B.: ein daraufhin ausgefüllter Auftragsschein)
- E-Mail-Verkehr (z. B: Mail wird zur nächsten Besprechung ausgedruckt)
- Briefe
- Geschäftskundenbesuch (z. B.: siehe Telefonate)
- Begleitpapiere
- Interne Korrespondenz
Als Nächstes ist festzustellen, ab welchem Zeitpunkt und wo bei elektronischen Formen der Übergang in ausgedrucktes Papier vollzogen wird, sowie der Weg vom Papier bis in die Archivierung oder auch nur in den Papierkorb.
Dokumente von nun aus digital gestalten
Verzichten Sie soweit es geht von nun aus auf Papier: Besprechungen, Protokolle, Eingangspost, Ausgangsrechnungen und Notizen können direkt in PaperOffice angelegt werden. Aufgaben sowie Workflows werden ebenfalls digital realisiert.
Rechnungen digitalisieren und die papierlose Buchhaltung schrittweise umsetzen
Auch die Ausstellung von Rechnungen als solche ist eine Sache des papierlosen Büros, wenn auch nicht nur in diesem Zusammenhang zu sehen. Digitalisierung und sachgerechte Verarbeitung sind ein Problem und müssen auch gut geplant und umgesetzt werden.
Wer seine Rechnungen digital pflegt und auch seine digitale Buchhaltung erstellt, erkennt größere Einsparpotenziale und kann den allgemeinen Buchhaltungsprozess effizienter gestalten.
Datenspeicherung
Wenn Sie bereits entschieden haben, dass Ihre physischen Dateien jetzt zu digitalen Dateien werden, stellt sich sofort die Frage, wo Sie diese digitalen Dateien speichern werden. Werden Sie diese in einer Datenbank lokal oder auf einem externen NAS Gerät speichern?
Bei einem Umstieg in ein papierloses Büro, sollten Sie bei einem der wichtigsten Facetten nicht sparen. Datenspeicherung lokal sowie Einsatz von NAS Geräten.
Oder möchten Sie die Datenspeicherung bzw. die Datenbank erst gar nicht in Ihrem Unternehmen stehen haben? Um Brand, Raub usw zu vermeiden, jedoch kommt das Einsetzen einer Cloud-Lösung für Sie aus rechtlichen Gründen erst gar nicht in Frage. Dann bietet sich natürlich die Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server, welcher alleine Ihnen zugeteilt wird, sehr gut an.
Die Auswahl ist gross.
Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile
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Einführung von PaperOffice DMS plus Hardware
Nach der Installation der Software auf die Rechner im Betrieb, der Zuteilung der Hierchachie-Ebenen sowie der Einrichtung und Vernetzung der NAS-Server erfolgt die Schulung an der Software.
Dazu braucht es keine externen (meist gleichbedeutend mit „teure“) Berater. Auf Wunsch stehen Mitarbeiter von PaperOffice natürlich bei Bedarf zur Verfügung. Die über eine Million Betriebe, die weltweit mit PaperOffice DMS arbeiten, sind bisher mit den ausführlichen Tutorials und Videos oder auch der telefonischen Beratung bei Fragen zu PaperOffice DMS sehr gut klargekommen.
Die meisten Prozesse sind selbsterklärend und werden von einem sehr gut aufgebauten Hilfe-Menü begleitet. Übrigens muss nicht stur an den 30 Tagen festgehalten werden. Wenn alle Beteiligten bei der Umstellung von analog auf digital der Meinung sind, das es klappt, kann der Prozess beliebig verkürzt werden.
Ordnerstruktur
Eine sinnvolle Ordnerstruktur ist wichtig, damit Sie sich nach der Umstellung leicht wiederfinden. Organisieren Sie Ihre digitale Ordnerstruktur ganz einfach nach Ihrer bestehenden „realen“ Ordnerstruktur.
Auf Automatisierung setzen
Dank der intelligenten KI Erkennung können Sie wichtige Dokumentdaten im Dokument erkennen lassen, extrahieren und für Dokumenten- Verschlagwortung benutzen. Das spart Zeit und somit Geld.
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Den Umstieg zum papierlosen Büro vollständig vollziehen
Die letzten 30 Tage (oder auch weniger) starten und die Mitarbeiter beenden die Schulungs- und Trainingsphase. E-Mails werden nicht mehr ausgedruckt, sondern abgespeichert.
Workflows und Stempel nutzen
Dokumente und Emails können jederzeit über die Workflow-Funktion in PaperOffice DMS abgerufen, bearbeitet und anderen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Fracht-Dokumente aus Anlieferungen oder postalisch eingehende Briefe werden mittels Scanner oder auch mit einer Handy-Cam digitalisiert und mit der OCR-Software von PaperOffice in Text-Dokumente umgewandelt.
Die Stempel-Funktion ermöglicht das Auslösen diverser Workflows sowie Durchführen weiterführender Aktionen. Dynamische Variablen können zu den Stempeln hinzugefügt werden und sogar E-Mail Benachrichtigungen werden automatisch bei Benutzung versendet.
Backup nicht vergessen
Es gibt nur noch einen zentralen Speicher mit Backup-Funktion. Es stellt sich nie mehr die Frage, bei welchem/welcher Mitarbeiter/in denn gerade eine bestimmte Unterlage auf dessen Rechner abgespeichert ist und wie daran zu kommen ist, weil er oder sie gerade unerreichbar in Urlaub ist.
Eine Verschlüsselung der Daten, die auch beim US-Militär zum Einsatz kommt. Das aktuell beliebte und einträgliche Spiel der Hacker mit Erpressersoftware prallt an PaperOffice ab.
Konsequent bleiben
Der Anfang ist immer schwer, denn jahrelang einstudierten Prozesse sind vorerst neu. Fallen Sie nicht in das alte Muster zurück.
Bleiben Sie konsequent und erleben das papierlose Büro.
Die ultimative 5-Schritte Anleitung
Tipp
Wir haben die ultimative 5-Schritte Anleitung für die Realisierung des papierlosen Büros und Digitalisierung Ihres Unternehmens als herunterladbares Dokument erstellt, in welcher die einzelnen 5 Schritte sowie die benötigte Dauer beschrieben werden:
Die ultimative 5 Schritte Anleitung zum papierlosen Büro - wie Sie in nur 3 Monaten die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens maximieren
Zwischenfazit 2 / 3
Papierloses Büro ist mit der richtigen Software keine Mehrarbeit!
Was es wirklich braucht, ist lediglich eine Software welche
- Den Rechnungseingang, falls Rechnungen digital vorhanden, vollkommen mittels personalisierter E-Mail automatisieren
- Bei Papier Rechnungen, dank Scanner Integrität, diese automatisiert per Stapelscan erfassen
- Scandokumente indexieren und auslesen
- und das Wichtigste: Digitale sowie Scandokumente je nach Inhalt automatisiert ablegen kann!
Und vermeiden Sie diesen häufigen Fehler
Stellen Sie auf jeden Fall sicher, das Ihre Software-Wahl auf ein DMS fällt bei dem Sie das automatische Erfassen (z.B. Verzeichnisüberwachung) und das Einlernen der Dokumente SELBER durchführen können um nicht in eine unkontrollierbare Kostenfalle zu treten und nicht abhängig vom Hersteller zu sein!
