Come eseguire il versioning dei documenti in modo sicuro dal punto di vista legale?

Misure da prendere in considerazione!

La versione dei documenti è una delle funzioni centrali della gestione dei documenti.La versione assicura che un documento non possa essere modificato contemporaneamente da più utenti, e offre anche un sistema di versionamento automatico dei documenti e un controllo delle versioni completo.Tutte le modifiche ai documenti aziendali possono quindi essere facilmente tracciate e recuperate in qualsiasi momento.

Versioning: Perform revision-secure document archiving correctly

Consiglio professionale

Quale ruolo svolge la versione nel sistema di gestione dei documenti DMS?

Le funzioni di versionamento sono importanti per molti utenti di software DMS. Scopri qui i vantaggi.

Il concetto di versionamento non è estraneo all'interno di un sistema di gestione dei documenti (DMS). La necessità di utilizzare un sistema di gestione dei documenti con un controllo delle versioni conforme alle norme GoBD e una versione a prova di falsificazione diventa sempre più evidente.

Perché chi non conosce questa situazione? Un contratto viene modificato più volte - una modifica qui, una nota là, confronto delle posizioni, modifica delle somme e conciliazione finale. Ogni singola modifica viene salvata localmente sul computer per garantirne la sicurezza e inviata per ulteriori verifiche.

Se ora il collega è assente o il cliente chiama chiedendo la versione dell'ultimo mese dopo la modifica "XYZ", tutto si blocca.

Si verificano caos delle versioni e ridondanze.

È ora di considerare il versionamento o la gestione delle versioni dei documenti.

PaperOffice DMS supporta il versionamento automatico dei documenti e un controllo delle versioni esteso. Che tu stia rimuovendo pagine, ruotando o oscurando aree con PaperOffice, tutto viene versionato in conformità alle norme GoBD per un'archiviazione perfetta.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Vantaggi di un software DMS

Dalla focalizzazione centrale di un software DMS derivano diversi vantaggi per l'azienda. Ad esempio, si garantisce che tutti i dipendenti lavorino con gli stessi dati corretti.

Inoltre, si evitano interruzioni delle informazioni, consentendo un flusso di informazioni coerente all'interno dei processi di lavoro.

Ciò elimina anche la duplicazione dei dati, evitando errori di trasmissione e influenzando positivamente la qualità dei dati gestiti.

Molte aziende, soprattutto le PMI, ritengono che ciò ostacoli la sicurezza dei dati e quindi supportano l'utilizzo di un sistema di gestione dei documenti, abbreviato DMS, come quello di PaperOffice.

Soluzione

Grazie a PaperOffice DMS e al modulo integrato per la gestione delle versioni VersionControl, avrai il pieno controllo sui tuoi documenti e sulle loro modifiche in qualsiasi momento.

Cos'è la versioning?

In breve: la versioning rende tracciabili tutte le modifiche ai documenti.

Il concetto di versioning è facile da spiegare: essenzialmente, è il meccanismo utilizzato per registrare le modifiche ai documenti o ai file.

In questo modo, ogni modifica al documento viene rilevata e salvata come una nuova versione, chiamata copia ombra.

Ogni volta che viene apportata una modifica a un documento, viene salvata una versione "più recente" del documento in un archivio apposito. La registrazione delle modifiche rende le modifiche trasparenti e sempre tracciabili.

In questo modo, chiunque consulta il documento successivamente sa quando il documento è stato modificato e da chi. In questo modo si ottiene una visione del ciclo di vita completo del documento.

La versioning può avvenire automaticamente o manualmente.

Ma qual è la differenza? Questa e tutte le metodologie di versioning supportate da PaperOffice DMS sono spiegate nel dettaglio nel nostro tutorial di workshop.

Quali tipi di versioning esistono?

Versioning automatico

Con il versioning automatico, PaperOffice rileva automaticamente che un documento è stato modificato. Questo può avvenire sia con documenti Word sia grazie al modulo integrato WorkBench con documenti PDF.
Una copia aggiornata del documento modificato viene creata automaticamente da PaperOffice dopo la modifica e viene archiviata nella sezione "Documenti in corso di elaborazione" del pool dei documenti. La versione viene aggiornata solo quando si fa clic su "Fine modifica".
In questo modo si garantisce che i documenti non possano essere sovrascritti nella rete. Infatti, finché si sta lavorando su un documento, esso si trova nella suddetta sezione "Documenti in corso di elaborazione".

Dopo aver effettuato il check-in della "versione più recente" del documento, PaperOffice aggiorna l'anteprima e riconosce nuovamente il testo del documento. La versione precedente rimane disponibile e può essere consultata.

PaperOffice Mitarbeiter sitzt vor einem Notebook

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Versioning manuale

Il versioning manuale è ideale quando i documenti vengono stampati, firmati a mano e successivamente scannerizzati come una nuova versione.

Con il versioning manuale, il processo di versioning viene avviato manualmente dall'utente.

Consiglio

Per quanto riguarda l'"Archiviazione a norma di legge e conforme alla legislazione fiscale" dei documenti con il software di gestione dei documenti PaperOffice, esiste un video su YouTube che spiega il processo in modo comprensibile:

Con il sistema di intelligenza artificiale integrato, PaperOffice riconosce che si tratta di un documento già esistente e suggerisce di archiviare la nuova scansione come ultima versione del documento esistente. Oppure, se si tratta di un documento diverso nell'aspetto e non riconosciuto dall'intelligenza artificiale, può essere archiviato manualmente come una nuova versione di un documento esistente.

Vantaggi nell'utilizzo di un DMS per la gestione delle versioni

Archiviazione uniforme

Non appena i documenti vengono archiviati in PaperOffice, la funzionalità di versioning integrata garantisce che non vengano salvate numerose copie come file separati. Invece, le diverse versioni di un documento si trovano in un unico file.

Conformità alle norme di conservazione e conformità alle GoBD

La versione dei documenti garantisce la conformità alle norme di conservazione e alle GoBD.

Per garantire la conformità alle norme di conservazione, tutti i dettagli di una modifica ai documenti e ai file devono essere chiaramente tracciabili. È importante assicurarsi che solo i dipendenti autorizzati possano apportare tali modifiche. Ma è altrettanto importante sapere anche dopo anni quali dipendenti hanno apportato quali modifiche e quando.

Strutturazione dell'accesso condiviso

PaperOffice non è solo un sistema di gestione documentale, ma serve anche come un'applicazione di collaborazione completa. Non solo fornisce strumenti per workflow estesi, timbri e task, ma la collaborazione sui documenti all'interno dei workflow viene semplificata grazie all'integrazione.

Grazie al controllo delle versioni, ogni utente sa quando e come un documento è stato modificato da chi. Se un utente inizia a modificare un documento, viene bloccato per gli altri utenti e la modifica simultanea non è possibile.

Riguardo all'ultimo punto, il cosiddetto check-out e check-in regola una collaborazione agevole su un documento e ne coordina i diritti di accesso. Con la funzione di check-out, il redattore blocca temporaneamente il documento.

Con il successivo check-in, il primo redattore genera il documento modificato come nuova versione. Il blocco di modifica impostato in precedenza viene rimosso.

Sicurezza e conformità a molte norme legali e di conformità

La cosa più importante della versione è ovviamente che tutti i requisiti legali e anche gli aspetti di conformità sempre più importanti siano dimostrabilmente rispettati. Poiché ogni modifica al documento è tracciabile, fino all'utente che l'ha apportata.

Scegliere il software DMS corretto per la versione

In sintesi, diventa evidente che una gestione delle versioni basata su un DMS offre molti vantaggi.

Il miglior vantaggio del versioning è che le aziende sono in grado di gestire in modo automatizzato la creazione, la revisione e la distribuzione dei documenti aziendali importanti.

La gestione dei documenti PaperOffice consente a molte aziende di ottenere una versione sicura. È importante poter tracciare ogni modifica ai documenti aziendali in ogni momento e in modo rapido.

Iniziare è più facile di quanto pensi.

Hai ancora dubbi sul fatto di farcela? Dai uno sguardo ai casi di studio dei nostri clienti sull'integrazione di PaperOffice nella tua vita professionale e scopri tu stesso la semplicità o richiedi facilmente un'installazione di prova.

FAQs

Per concludere, risponderemo a qualche domanda frequente sull'argomento. "Come eseguire il versioning dei documenti in modo sicuro dal punto di vista legale?":

Per chi è adatta un'ufficio senza carta?

La risposta veloce e semplice alla domanda è: per ogni azienda. Tutti i settori e le dimensioni aziendali, dalle PMI alle start-up alle grandi aziende, traggono vantaggio da un ufficio senza carta. Tuttavia, il passaggio è particolarmente prezioso per le piccole e medie imprese: la riduzione delle attività di elaborazione e dei costi libera i budget necessari per ulteriori acceleratori di crescita.

Posso utilizzare un provider di DMS basato su cloud per il mio ufficio senza carta in azienda?

No. Un altro fattore che è stato dibattuto dal 2018 con l'entrata in vigore del GDPR, è la protezione dei dati. Le soluzioni DMS e i software DMS sono utilizzati per elaborare, gestire e archiviare documenti che spesso contengono dati personali sensibili. In caso di violazione del GDPR, il legislatore prevede sanzioni pecuniarie elevate.

Conclusione

I vantaggi giustificano gli sforzi e i costi
Lavorare in digitale e portare i vecchi documenti nella nuova era sarà il miglior investimento chiave per risparmiare incredibilmente tempo, denaro e nervi in futuro.
Hai bisogno di qualcuno che se ne intenda
Non hai bisogno di un esperto informatico interno per sfruttare tutti i vantaggi della digitalizzazione. Ciò di cui hai bisogno è un partner giusto al tuo fianco che, grazie alla sua esperienza, può realizzare esattamente ciò di cui hai bisogno. Evita i fatalisti e scegli la sperimentazione invece di presentazioni Powerpoint accattivanti senza averlo realmente testato.
L'hardware è già presente per lo più
Per esperienza, quasi ogni azienda e impresa ha una fotocopiatrice che non sfrutta appieno le sue potenzialità. Questi dispositivi amano le scansioni di massa, sono tolleranti rispetto ai graffettamenti e possono essere la base per l'inizio digitale senza dover investire in uno scanner.
Più economico di quanto si pensi con il giusto DMS
Evitare le trappole dei costi con sistemi DMS/ECM in cui sei completamente dipendente dai produttori. Non fare compromessi riguardo alle possibilità di amministrazione autonoma, come ad esempio l'apprendimento autonomo dei documenti e la configurazione delle impostazioni. Se hai bisogno di aiuto, il produttore sarà lieto di assisterti, ma resta indipendente e autonomo.
Automatizzare digitalmente è il futuro
I processi funzioneranno in futuro in modo completamente identico, ma completamente automatizzato. Arriva una fattura? Il workflow si avvia e tutto segue il percorso definito in precedenza. Dovrai cercare in 1000 cartelle? Nessun problema, perché avrai il tuo Google personale!