Sebbene le tecniche di base della gestione documentale siano state utilizzate nel controllo documentale aziendale per decenni e si siano evolute nel corso degli anni, la necessità di un sistema di gestione documentale e i suoi vantaggi applicativi sono ancora sottovalutati.
Gli studi hanno dimostrato che i dipendenti trascorrono fino al trenta percento del loro tempo alla ricerca dei documenti necessari in azienda. Di conseguenza, i dipendenti perdono più di un giorno lavorativo alla settimana. Diventa ancora peggio, perché: nel 70% di tutti i casi la ricerca non ha successo. Il documento viene creato di nuovo e i colleghi non riescono più a comprendere lo stato corrente dei documenti.
Advantages of electronic data management (document management DMS)
Ma qual è lo standard, cosa può aspettarsi il cliente da un DMS?
Nell'articolo attuale, ti mostreremo i vantaggi dell'utilizzo della gestione elettronica dei dati (sistema di gestione dei documenti).
Questo può essere spiegato punto per punto utilizzando il software di gestione dei documenti PaperOffice.
Prima di entrare nei benefici, spieghiamo la definizione:
Cos'è un sistema di gestione documentale?
Un sistema di gestione dei documenti (DMS) viene utilizzato per archiviare, gestire e controllare il flusso di documenti all'interno di un'organizzazione.
Ciò significa che le aziende di un'ampia varietà di settori accumulano ogni giorno documenti importanti: memorie, documenti contrattuali, bozze, lettere esterne, ricerche, pareri di esperti e molto altro. Questi non arrivano solo per posta, molti documenti arrivano anche via e-mail.
È possibile organizzare tutte le informazioni, come documenti cartacei, file di Windows o e-mail, in una posizione centrale, il sistema di gestione dei documenti, a cui i dipendenti possono accedere facilmente e senza problemi.
Include funzioni uniche per il lavoro di squadra e la condivisione di documenti e un'innovativa interfaccia di programma unica al mondo.
I sistemi di gestione dei documenti stanno diventando sempre più importanti per le aziende poiché la quantità di informazioni generate dalle aziende di oggi sta crescendo in modo esponenziale.
L'introduzione di un sistema di gestione documentale, DMS in breve, ti aiuta anche a portare una struttura chiara ai tuoi documenti e a far fronte al flusso di informazioni.
DMS è anche l'acronimo di software di gestione dei documenti ed è destinato a gestire documenti, in particolare documenti digitali, che include la conversione da analogico a digitale. PaperOffice DMS è un software di questo tipo.
La gestione e il controllo dell'enorme quantità di documenti esterni e interni che fanno parte dei processi aziendali nell'amministrazione pubblica o aziendale è diventata una sfida. Ciò promuove l'introduzione di un software di gestione dei documenti che ne semplifica la gestione.
L'introduzione del DMS garantisce una significativa riduzione dei tempi di ricerca, della gestione e del risparmio sui costi, che sono molto importanti nei nostri processi amministrativi.
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
Il cuore di un DMS
Un avanzato sistema di gestione documentale ha il suo "cuore" in un database, dove le informazioni vengono archiviate in modo da poterle trovare e recuperare in modo facile e controllato.
Il database può essere configurato localmente o su un sistema NAS, come QNAP NAS o Synology NAS. Ma memorizzando le informazioni in modo strutturato, abbiamo solo una parte dell'equazione.
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form
Il "cervello" che controlla il sistema è la logica del flusso di lavoro, che consente di creare dipendenze tra documenti e processi e di collegare queste informazioni in flussi flessibili e precedentemente definiti.
Un passo essenziale nell'implementazione di un "flusso di lavoro" così sofisticato è che quanta più documentazione possibile è disponibile in forma digitale.
Digitalizzazione e gestione documentale
Quando parliamo di sistemi di gestione documentale, non dobbiamo dimenticare: maggiore è il livello di digitalizzazione delle informazioni che fanno parte dei processi, maggiore è il livello di controllo e automazione che possiamo raggiungere. Abbiamo già scritto un articolo sui vantaggi della digitalizzazione, clicca qui.
Nella prima fase, puoi determinare quali documenti appartengono ai nostri processi, come li integriamo nel nostro sistema di gestione dei documenti e quali informazioni devono essere estratte e archiviate insieme ai documenti nel tuo database. Una volta incluse le informazioni, definiamo il suo ciclo di vita, come interagirà con altri processi e come possiamo integrarlo.
Le informazioni provengono da fonti diverse
Molto probabilmente, ci imbatteremo in informazioni provenienti da fonti diverse e in diversi formati. Alcuni in forma digitale, memorizzati in file o database e alcuni sotto forma di documenti stampati.
Cosa facciamo con i documenti digitali in formato pdf, doc, ecc.? Qui il processo è molto semplice.
Trascinare il documento digitale nell'interfaccia di PaperOffice. Oppure fai in modo che le tue cartelle di Windows siano facilmente monitorate dopo che i documenti sono stati ricevuti.
Mancia
A proposito, c'è un video su YouTube sul tema "Monitoraggio della directory e archiviazione di massa dei documenti" che spiega questo processo in modo comprensibile:
I documenti in formato cartaceo possono essere facilmente scansionati e convertiti in formato digitale grazie allo scanner integrato.
Mancia
Sul tema "Archiviazione completamente automatizzata di documenti cartacei dallo scanner" c'è anche un video su YouTube che spiega questo processo in modo semplice e comprensibile:
Grazie al programma optical character recognition (OCR = Optical Character Recognition), abbiamo già fatto un passo importante. Utilizzando uno scanner o un altro dispositivo di digitalizzazione, non solo convertiamo il documento in un'immagine, ma possiamo anche "leggere" il suo contenuto elettronicamente.
Non solo il puro testo OCR è incluso nel database, grazie all'intelligenza artificiale (AI) chiamata PIA, l'automazione può essere specificata manualmente o automaticamente.
Questo è il modo in cui utilizziamo il sistema per riconoscere e definire quali aree del documento devono essere lette automaticamente. Come numero di fattura, data, prodotti, importi, ecc. Di conseguenza, abbiamo tutte le informazioni necessarie nel nostro sistema di gestione dei documenti.
La digitalizzazione delle informazioni tramite OCR semplifica l'integrazione di un'ampia varietà di documentazione nella gestione dei processi e dei flussi di lavoro.
