Istituzione Pubblica
Municipio
Carrión de los Condes

Posizione di partenza

Come autorità nell'istituzione pubblica, il municipio della città di Carrión de los Condes deve gestire un gran numero di documenti importanti: documenti, domande, carte d'identità, certificati di registrazione ma anche file di costruzione e documenti commerciali, corrispondenza e molto altro.

Purtroppo, il municipio non ha finora beneficiato in modo significativo dell'uso di adeguati software di gestione documentale, in quanto non è stata ancora trovata una soluzione adeguata.

Al fine di rendere la ricerca più semplice ed efficiente, l'archivio cittadino ha pianificato di digitalizzare la documentazione e incorporare il contenuto nel database interno dell'archivio.

L'elaborazione manuale sarebbe stata troppo dispendiosa in termini di tempo, motivo per cui è stata richiesta l'estrazione automatica delle informazioni.

L'obiettivo dell'amministrazione comunale era quello di digitalizzare i documenti cartacei esistenti, portare l'ottimizzazione dei processi e il controllo del flusso di lavoro su tutti i documenti in entrata e in uscita, automatizzare gran parte dei processi in background e quindi ottimizzare il processo di gestione della proprietà.

Paperless work through digital processes

Problema esistente

In passato, l'intero sistema di governo era basato sulla carta. Le domande presentate dai cittadini sono state ordinate in file dall'ufficio di registrazione, inoltrate al municipio, dove sono stati aggiunti ulteriori documenti.

I documenti sono poi migrati su pareti di scaffalature lunghe un metro che coprivano l'intera parete dell'ufficio e sono state conservate lì per anni.

Ma con i documenti esistenti e giornalieri in arrivo, il sistema manuale del municipio di Carrión de los Condes ha raggiunto i suoi limiti: le ricevute individuali sono state spesso archiviate in modo errato o precedentemente rimosse dai colleghi e non ancora rimesse. Anche il coinvolgimento di istituzioni esterne è stato difficile, ad esempio quando i municipi o gli esperti avevano bisogno di accedere per valutare le domande.

"Avevamo costi di archiviazione evitabili archiviando i documenti in cartelle. Inoltre, la ricerca di documenti richiedeva molto tempo e spesso comportava una visita all'archivio",

ricorda Carlos A. Garcia responsabile marketing e comunicazione.

Il risultato sono stati lunghi tempi di elaborazione e inefficienze nell'elaborazione, nel recupero e nell'inoltro della documentazione necessaria.

Ma il problema più grande era l'età dei documenti, perché diventavano fragili. Di conseguenza, l'autorità è andata alla ricerca di una gestione dei documenti digitali.

Il case study, realizzato insieme al sistema di gestione documentale di PaperOffice, si è basato sulla preoccupazione, come è comune in qualsiasi organo amministrativo, di mantenere i numerosi registri e file cartacei e di avere uno spazio fisico e personale a disposizione (alcuni in condizioni critiche) per archiviare, classificare e organizzare.

Nonostante il margine di manovra di bilancio, l'autorità municipale di Carrión de los Condes è giunta alla conclusione che questo sistema vecchio stile doveva essere sostituito con uno aggiornato, moderno e digitale. In questo modo, invece di cercare documenti, l'istituzione pubblica può dedicarsi al compito vero e proprio di un'amministrazione cittadina: i cittadini.

"Abbiamo appena portato avanti il lavoro e ora abbiamo un vantaggio".

Carlos A. García, responsabile marketing e comunicazione dell'amministrazione Carrión de los Condes, era alla ricerca di una soluzione per digitalizzare tutti i problemi che tutte le istituzioni pubbliche devono affrontare. È stato inoltre previsto di digitalizzare tutti i compiti amministrativi del comune, che in precedenza erano in gran parte analoghi.

Perché il municipio ha scelto PaperOffice DMS

I criteri di selezione più importanti sono stati l'affidabilità e la sicurezza, poiché i documenti gestiti sono riservati, come i documenti personali o la situazione finanziaria del richiedente.

Vari fornitori di cloud o soluzioni open source non sono stati presi in considerazione a causa delle normative sulla protezione dei dati nell'istituzione pubblica, poiché la sicurezza dei dati personali GDPR e la sicurezza degli investimenti a lungo termine non potevano essere garantite.

Poiché PaperOffice DMS non è un'applicazione cloud e memorizza tutti i dati in un database centrale situato nel municipio, alla fine è stato deciso di testare lo scenario richiesto con un test.

"Già al primo appuntamento con PaperOffice si notano i 20 anni di esperienza di PaperOffice nel campo della gestione documentale."

PaperOffice supera tutti gli standard documentali e le linee guida legali, in particolare grazie all'archiviazione dei documenti altamente crittografata direttamente nel municipio e non in un cloud.

La necessità di utilizzare un sistema di gestione dei documenti con controllo della versione conforme e controllo delle versioni a prova di audit è più chiara che mai.

Un motivo enorme per la decisione è stata l'accessibilità del supporto, dal momento che in passato sono state fatte esperienze molto negative con altri fornitori, che hanno anche portato allo stallo del municipio.

In particolare, per garantire l'affidabilità e simulare problemi reali, il supporto paperOffice è stato contattato più volte per valutare se le scadenze sono state rispettate e quale fosse la qualità del supporto.

PaperOffice ha accettato la sfida: obiettivi e tempistiche

È stata presa la decisione di digitalizzare tutti i documenti cartacei esistenti in un archivio digitale.

Soprattutto per la trasformazione digitale, un'organizzazione di un programma misto di formazione e occupazione intitolato "Creazione di un archivio digitale" è stata fondata dal consiglio comunale di Carrión de los Condes. Questa organizzazione, insieme agli specialisti di PaperOffice, sta attualmente formando otto studenti e due professori .

In esso, le conoscenze acquisite vengono applicate in una pratica reale, con un flusso di lavoro preciso che aiuta a ottimizzare i tempi e avviare la soluzione di digitalizzazione dell'archivio storico, che risale al 1820.

"L'elaborazione manuale dei documenti ci sarebbe costata molto tempo. Con la soluzione automatizzata di PaperOffice DMS, lo sforzo manuale potrebbe essere notevolmente ridotto, investendo allo stesso tempo in una tecnologia orientata al futuro".

In qualità di esperto nel campo dell'elaborazione intelligente dei documenti AI, PaperOffice DMS è stato incaricato di digitalizzare la documentazione esistente.

I documenti cartacei esistenti sono stati accuratamente scansionati dai dipendenti del Municipio e archiviati in PaperOffice DMS. Il sistema di gestione dei documenti crea quindi una miniatura di tutti i documenti scansionati ed esegue un riconoscimento dettagliato del testo. Ciò significa che qualsiasi contenuto testuale di tutti i documenti può essere trovato in pochi secondi utilizzando il motore di ricerca integrato in PaperOffice.

Vantaggi grazie alla digitalizzazione con PaperOffice

Grazie all'implementazione della digitalizzazione di PaperOffice, l'archivio cittadino di Carrión de los Condes era già in grado di:

• Risparmia tempo e risorse
• Facile accesso ai documenti
• Disponibilità di documenti per ogni dipendente autorizzato
• Fornire un deposito chiaro

La disponibilità ora più facile e veloce di dati e documenti sta cambiando radicalmente e permanentemente i processi del municipio. Le conoscenze amministrative sono ora organizzate in modo trasparente e disponibili al momento giusto.

"La sicurezza dei dati, i flussi di lavoro automatizzati, la digitalizzazione dei documenti e la facile integrazione di PaperOffice in un ambiente amministrativo hanno fornito ciò di cui questa amministrazione cittadina aveva bisogno per ridurre il consumo di carta, ridurre al minimo i processi cartacei, archiviare documenti fragili e conservarli a lungo termine e guadagnare spazio e quindi risparmiare sui costi."

In questo senso, la base per la digitalizzazione di tutti i processi documentali nella pubblica amministrazione è posta con PaperOffice DMS.

Oltre al processo di archiviazione generale:

• Archiviazione a prova di revisione
• Ottimizzazione dei processi organizzativi
• Migliore organizzazione della documentazione
• Ricerca più rapida dei documenti
• Comunicazione semplificata e risoluzione delle attività

garantito.

Risultato finale

Il consiglio comunale ha eliminato il problema dei dati precedentemente cartacei, tutti i documenti fragili provenienti dall'archivio sono stati accuratamente scansionati e quindi archiviati. Poiché PaperOffice esegue il riconoscimento del testo OCR su tutti i dati in arrivo, i dipendenti del municipio non devono più estrarre i documenti, ma possono semplicemente cercarli all'interno di PaperOffice.

L'amministrazione comunale ora utilizza un sistema di gestione dei documenti centrale abilitato al flusso di lavoro.

Il municipio può ora individuare i file dei casi, nonché i numeri dei casi con i nomi, le posizioni e le date associati, in pochi secondi. Pertanto, l'archivio può aiutare i suoi cittadini più velocemente e con maggiore precisione, mentre gli originali rimangono intatti.

Informazioni sul municipio di Carrión de los Condes

Superficie: 63,37 km². Popolazione: 2.096 (2018)

Provincia: Palencia. Comunità di Castiglia e León

Sindaco: Jose Manuel Otero Sanz.

Centri abitati: Carrión de los Condes;

Questa città di oltre 2.000 abitanti si trova nel centro della provincia di Palencia. Secondo i reperti archeologici, le origini del borgo risalgono all'epoca preromana.

Oggi la città è conosciuta per tutti i pellegrini che percorrono il Cammino di Santiago, perché la città è sul Cammino di Santiago e ha ostelli per pellegrini.