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NASLEDNIK D.O.O è un'azienda con sede in Serbia specializzata nella fornitura di servizi successori. Offrono supporto e consulenza professionale per questioni legate all'eredità, all'amministrazione testamentaria, alla gestione del patrimonio e a compiti legali e amministrativi simili legati al processo successorio.
Con oltre 100 clienti, la gestione e l'organizzazione dei numerosi documenti sono stati una grande sfida.
NASLEDNIK D.O.O stava cercando una soluzione per agevolare la ricezione dei documenti, garantire l'identificazione e lo stoccaggio adeguato dei documenti e consentire ai clienti di accedere facilmente alle loro informazioni.
Il requisito principale era anche trovare un sistema di gestione dei documenti sicuro che garantisse l'archiviazione crittografata conforme alle GoBD dei documenti. Questo era particolarmente importante in quanto dovevano essere archiviate anche le informazioni elettroniche da parte delle autorità.
A causa delle rigorose politiche sulla privacy e per garantire una gestione sicura dei documenti dei clienti, una soluzione basata su cloud è stata esplicitamente esclusa.
Nell'integrazione implementata con il cliente, PaperOffice è stato implementato con successo grazie al supporto del nostro partner serboDavid Stevanović di DAST D.O.O..
David Stevanović e il suo team erano responsabili della cura e dell'implementazione del progetto. Grazie alla loro expertise e impegno, siamo stati in grado di fornire al cliente un'efficace integrazione e assistenza di PaperOffice.PaperOffice ha convinto con una vasta gamma di funzioni che corrispondevano esattamente alle esigenze dei clienti. Merita particolare attenzione la possibilità di monitorare cartelle e server di posta elettronica, consentendo l'inserimento automatico di cartelle con documenti e-mail in arrivo. Non appena nuovi oggetti apparivano in queste cartelle, venivano automaticamente acquisiti e integrati nel sistema di gestione dei documenti.
L'uso di PaperOffice è facilitato dalla sua interfaccia utente intuitiva, con la maggior parte delle opzioni a uno o due clic di distanza.
Un altro fattore decisivo e significativo per il nostro partner e clienti è stata la partnership ufficiale ed esclusiva di PaperOffice con QNAP.
Grazie all'uso di un dispositivo QNAP da parte del cliente, è stata garantita un'integrazione senza soluzione di continuità e una collaborazione ottimale tra i due sistemi.
Per una perfetta integrazione, PaperOffice è stato inserito nell'infrastruttura esistente.
Sono state utilizzate due macchine virtuali Hyper-V per consentire l'accesso a due utenti. Inoltre, è stata effettuata un'installazione separata del software per un utente sul server fisico per l'analisi PIA.
Il database è stato ospitato su un potente server TS-464U con 16 GB di RAM, mentre il server Hyper-V era equipaggiato con Windows 2019 e 64 GB di RAM per garantire prestazioni e stabilità ottimali.
PaperOffice ha risolto il problema di ricevere documenti da diverse fonti. Con oltre 100 clienti che scambiano costantemente i loro documenti, si è ottenuto un significativo risparmio di tempo per i dipendenti nella loro routine di lavoro quotidiana.
È stato importante che i documenti fossero correttamente versionati e che le modifiche fossero tracciate in modo appropriato. Con PaperOffice, questo processo è molto intuitivo. Una volta appresi i documenti, PaperOffice riesce a estrarre le informazioni da essi e salvarle automaticamente.
Un'elaborazione sicura ed efficiente dei documenti è di vitale importanza per le aziende, soprattutto in un'epoca in cui la criminalità informatica e gli attacchi ransomware aumentano costantemente.
L'azienda NASLEDNIK D.O.O. ne sa qualcosa, poiché nel 2023 è stata vittima di un devastante attacco ransomware, che avrebbe quasi portato alla perdita di tutti i dati.
Leggi qui come PaperOffice può contribuire ulteriormente a proteggere i tuoi dati dagli attacchi ransomware.
Grazie alla collaborazione di successo con DAST D.O.O. e all'implementazione di PaperOffice, NASLEDNIK D.O.O. può ora essere sicuro che i suoi documenti sono in ottime mani. In un periodo in cui la sicurezza e la protezione dei dati sono la massima priorità, PaperOffice è la soluzione definitiva per un archivio documentale sicuro ed efficace.
Per concludere, risponderemo a qualche domanda frequente sull'argomento. "Fornitore di servizi
Gestione delle successioni NASLEDNIK D.O.O.":
Qual è il tuo resoconto e la tua esperienza con PaperOffice?
Con PaperOffice siamo riusciti a fare un passo avanti nel ottenere la nostra certificazione come broker di dati.
Tutti gli strumenti necessari per risparmiare tempo e aumentare la sicurezza nella gestione di documenti importanti sono disponibili. La fornitura è stata agevole, con supporto durante il processo e coaching dal vivo. I nostri dipendenti si sono familiarizzati con PaperOffice nel minor tempo possibile e si sono sentiti a loro agio nell'utilizzarlo.
Quali suggerimenti daresti agli utenti futuri di PaperOffice?
Se la tua azienda non ha ancora un sistema di gestione documentale, PaperOffice DMS è la soluzione ideale in quanto offre tutte le funzioni necessarie. Anche se hai già un sistema di gestione documentale ma devi cambiare per qualche motivo, PaperOffice DMS è un'ottima opzione per la sua interfaccia utente intuitiva e le sue funzionalità.
A chi consiglieresti PaperOffice?
Consiglieremmo PaperOffice a tutte le aziende. In particolare, alle agenzie di contabilità e alle istituzioni educative, ma qualsiasi azienda può beneficiarne.
Cosa trovi di particolarmente buono in PaperOffice?
Una funzionalità particolarmente preziosa è l'automazione del rilevamento del tipo di documento all'arrivo.
L'introduzione di PaperOffice ci ha permesso di gestire efficacemente la nostra documentazione e di raggiungere i nostri obiettivi come intermediario dati certificato.
Grazie agli strumenti disponibili, siamo riusciti a risparmiare tempo e migliorare la sicurezza nella gestione dei documenti importanti.
"La facile integrazione e il funzionamento di PaperOffice DMS hanno fornito la soluzione complessiva di cui questo settore aveva bisogno: ridurre al minimo il consumo di carta, accelerare i processi di ricerca, automatizzare l'assegnazione agli impiegati e consentire l'archiviazione dei dati relativi ai processi."
Sig. Carlos A. Garcia Responsabile Marketing e Comunicazione
