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Elaborazione automatizzata delle fatture


L'elaborazione digitale delle fatture, in combinazione con il sistema di gestione dei documenti (DMS), contribuisce in modo significativo all'efficienza e al successo della vostra azienda e verso un ufficio senza carta. La necessità di elaborare le fatture digitali è ormai un aspetto importante per tutti.

Consiglio professionale

Nell'articolo corrente, ti mostriamo come implementare correttamente l'elaborazione delle fatture digitali, elencare i vantaggi dell'implementazione e descrivere gli effetti di un'implementazione di successo.

La necessità di digitalizzazione è ormai un aspetto importante per tutti.

Nella nostra guida troverai ora diversi report su come la digitalizzazione dovrebbe avvenire intorno alle aziende e quanti vantaggi questo porta per te.

Ma quasi ogni 3 domande che arrivano dai nostri clienti si riferiscono all'implementazione digitale dell'elaborazione delle fatture. Quindi abbiamo deciso di dare un'occhiata più da vicino a questo argomento.

PaperOffice employee sits over the bills
Automated processing of invoices brings advantages for companies and increases efficiency

Nell'articolo attuale, esaminiamo un po 'più a fondo le informazioni sull'elaborazione delle fatture digitali. I vantaggi della digitalizzazione delle fatture. Ti mostreremo come puoi implementare tutto e descriveremo l'impatto di un'implementazione di successo.

Prima di passare all'implementazione effettiva, rispondiamo alla domanda:

Perché è necessario digitalizzare fatture e documenti nelle aziende?

Questa è una domanda che sempre più aziende si pongono: "Devo davvero digitalizzare la mia contabilità"? La risposta è sì, devi. Tra le altre cose, perché il legislatore richiede che sia così. Sempre più aziende si trovano di fronte a dover rispettare la documentazione di processo.

Cosa richiedono le normative legali?

Le normative legali richiedono il rispetto dei requisiti relativi alla ricezione, all'elaborazione e all'archiviazione di tutti i documenti in entrata rilevanti per il test.

Nel nostro articolo attuale mostriamo un paio di esempi pratici. Come risolvere facilmente la digitalizzazione grazie a PaperOffice DMS. Ma prima arriviamo ai vantaggi generali dell'elaborazione digitale delle fatture.

Quali sono i vantaggi della digitalizzazione?

Nel mondo odierno dell'home office e dei media digitali, è ancora comune vedere banconote di carta ammucchiate su scaffali e tavoli.

Le ragioni principali per l'utilizzo della carta sono che i dipendenti hanno difficoltà ad accettare la digitalizzazione o a iniziare con essa. Sta nelle sfide di affrontare il cambiamento e la digitalizzazione.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

Copia fisica del documento nonostante la digitalizzazione

A molte persone piace conservare una copia fisica dei documenti con cui lavorano. Ma anche il processo di gestione della carta che è stato provato per anni gioca un ruolo qui.

A proposito della conversione paperless abbiamo già scritto un articolo dettagliato. Qui affrontiamo esplicitamente il tema della contabilità digitale.

Inserire manualmente la fattura non significa solo molto tempo, ma anche costi elevati nascosti. Farlo bene può far risparmiare un sacco di tempo e denaro.

I vantaggi principali includono:

  • Puoi trovare qualsiasi fattura in pochi secondi / risparmiare tempo

    Perché grazie alla digitalizzazione dei tuoi documenti, puoi trovare tutte le fatture memorizzate in PaperOffice in pochi secondi. Non è più necessario sfogliare faticosamente cartelle spesse. Digitalizzando tutte le fatture nella tua azienda, hai solo bisogno di pochi clic per trovarle nel sistema.

    Questo ci porta anche al secondo punto:

  • Beneficiate di un risparmio ottimizzato di lavoro / carta

    Non è più necessario spazio per le cartelle fisiche. D'ora in poi puoi archiviare le tue fatture in PaperOffice. Ridurre il consumo di carta porta a uffici puliti e ordinati.

  • Semplificare i processi contabili / Ad esempio con i flussi di lavoro

    Gestendo le fatture in modo digitale, risparmi tempo e fatica. Così come i costi per la creazione, la consegna e l'elaborazione. Non creare copie per attività avanzate, flussi di lavoro e inoltro. Tutto funziona in digitale ed è trasparente e comprensibile.

    Grazie alla digitalizzazione delle tue fatture, non mancherai più preziose scadenze di sconto.

  • Impostare l'autorizzazione per l'accesso tramite pulsante

    I diritti di accesso individuali a singoli documenti e cartelle garantiscono una sicurezza chiara. È possibile concedere l'accesso a singoli utenti o interi reparti. Come la contabilità.

  • Rileva automaticamente i contatti

    PaperOffice riconosce in modo intelligente i dati degli indirizzi nel contenuto del documento. Quindi collega logicamente il documento ai contatti esistenti. Ciò consente, tra le altre cose, la visualizzazione di tutti i documenti per un contatto specifico con pochi clic.

  • Parole chiave automatizzate

    PaperOffice ti supporta con il riconoscimento intelligente dell'intelligenza artificiale e le parole chiave. In questo modo, la fattura viene cercata per i dati del documento più importanti.

    KI PIA legge in modo intelligente i dati dal documento. Quindi archivia il documento con parole chiave complete. Se necessario con il test o automaticamente in background.

  • Funzione di incorporamento / esportazione per consulenti fiscali

    Puoi facilmente consegnare le tue fatture. Con assegnazione dell'account e parole chiave. Grazie alla ricerca avanzata, hai tutto il necessario per l'esportazione. Come tutte le bollette del mese scorso, per esempio.

    Incl. la struttura delle cartelle, il file PDF, il file Excel con tutte le informazioni. Di conseguenza, il tuo commercialista o contabile può facilmente importare la documentazione.

  • Opzioni di modifica rapida

    La contabilità può essere implementata rapidamente in futuro. Non solo puoi trovare tutti i documenti immediatamente, ma puoi anche modificarli / classificarli direttamente, ad esempio. Tutti i requisiti legali sono soddisfatti grazie all'archiviazione a prova di audit. Controllare e approvare è quindi un gioco da ragazzi.

    La digitalizzazione delle fatture è inevitabile per diversi motivi. Molte aziende sono anche già convinte che la digitalizzazione delle fatture sia il futuro. Questo deve essere accettato anche oggi e ora.

    Tuttavia, molti temono ancora che questo passo sarà associato a un lungo progetto. Il che sarà difficile, costoso, rischioso e destabilizzante. La buona notizia è che alla fine, grazie a PaperOffice, questo non è più il caso!

Cosa deve essere considerato prima di digitalizzare le fatture?

Prima di tutto, è importante non confondere o ridurre la digitalizzazione alla scansione delle fatture in entrata. In modo che possano quindi entrare nel processo del flusso di lavoro per la convalida, il pagamento e l'archiviazione in modo più semplice e rapido. La digitalizzazione è molto di più.

Vantaggi del riconoscimento del testo OCR: grazie al riconoscimento del testo OCR, molte cose possono essere automatizzate. Ad esempio con l'intelligenza artificiale (AI). In questo modo, le funzioni di apprendimento stanno diventando sempre più potenti e affidabili algoritmi di rilevamento.

Gli elementi che appaiono sulla fattura possono essere immediatamente identificati ed estratti dal documento. Il documento è archiviato e può essere messo a disposizione del sistema contabile o ERP.

Ad esempio, con la digitalizzazione, il fornitore di servizi finanziari beneficia di informazioni affidabili in tempo reale al momento della ricezione della fattura.

Stiamo arrivando alla vera domanda di questo articolo:

Come si implementa l'elaborazione delle fatture?

Se gestisci le tue fatture con PaperOffice, l'elaborazione delle fatture in entrata è completamente elettronica. Riceverai già la fattura in arrivo digitalmente, cioè via e-mail o scansionandola. Questo non fa alcuna differenza.

Digitalizza le fatture in arrivo con DropMail, come?

Se ricevi già le tue fatture in arrivo in formato digitale, ti consigliamo il modulo DropMail integrato in PaperOffice. Ciò consente di creare un indirizzo e-mail DropMail personale in PaperOffice. Invii loro solo fatture.

Tutte le fatture inviate al tuo indirizzo DropMail come allegato e-mail vengono automaticamente archiviate in PaperOffice. Con regole di archiviazione definibili e senza lavoro.

Mancia

Sull'argomento "DropMail - Archivia automaticamente i documenti via e-mail quando sei in viaggio" c'è anche un video su YouTube che spiega questo processo in modo semplice e comprensibile:

PaperOffice riconosce la fattura e legge i dati rilevanti. Il software archivia quindi la fattura nella cartella appropriata. Grazie all'intelligenza artificiale intelligente, ulteriori processi di approvazione, attività e flussi di lavoro vengono avviati facoltativamente.

Tutti i dipendenti che devono essere coinvolti nel processo sono informati. Il flusso di lavoro delle fatture viene eseguito automaticamente.

Elaborazione dettagliata delle fatture digitali:

Digital invoice processing with DropMail
Digital invoice processing with DropMail shown step by step

Ricevuta fattura

Basta creare l'indirizzo desiderato nel formato "meine_rechnungen@paperoffice.com", specificare una maschera di archiviazione o attivare PIA e il gioco è fatto!

Elaborazione digitale delle fatture

PaperOffice acquisisce automaticamente la fattura e avvia l'elaborazione

Vengono eseguite regole di archiviazione definite. L'archiviazione a prova di audit avviene automaticamente in background secondo il piano.

È possibile controllare la fattura, approvarla ed eseguire flussi di lavoro.

Inoltrare

Esporta le fatture al consulente fiscale o a sistemi di terze parti con informazioni pertinenti.

Contenuto

Come sarà il futuro della digitalizzazione delle fatture? Dove sta andando il viaggio?

Prima di tutto, la digitalizzazione delle fatture porta aumenti significativi e immediati della produttività. La digitalizzazione non solo libera i dipendenti da un'attività operativa densa e dispendiosa in termini di tempo. Inoltre, i problemi di ritardo e controversia dovuti a errori manuali saranno risolti.

I costi intrinseci per l'archiviazione, la ricerca e la perdita di documenti cartacei importanti sono drasticamente ridotti. Inoltre, la razionalizzazione e l'automazione dei processi di validazione e controllo nell'intero processo di contabilità fornitori.

Dalla richiesta di acquisto al pagamento, moltiplica ulteriormente questi vantaggi.

Quali sono i vantaggi?

Nel complesso, il tempo di ciclo dell'elaborazione dei documenti può essere ridotto di 5. Costi amministrativi dell'80%.

Con queste cifre, capisci immediatamente l'urgenza di digitalizzare le fatture. In definitiva, questi numeri non sono gli unici da considerare.

Cosa ottiene un'azienda grazie alla digitalizzazione?

Attraverso la digitalizzazione, l'azienda riesce a liberare importanti risorse umane e finanziarie. Sia per assorbire la crescita dell'attività con risorse costanti. O per mobilitare i tuoi team in progetti di trasformazione. Per i dipendenti, la digitalizzazione delle fatture non è un nemico. Al contrario, l'alleato. Questi rendono il loro lavoro più interessante e creano valore aggiunto per la gestione finanziaria dell'azienda.

Negotiations for a contract
Digitization with PaperOffice brings immense advantages

La carta può essere distrutta dopo la digitalizzazione?

Prima di tutto, è molto importante notare che i fattori per l'archiviazione digitale dei documenti devono essere osservati. Secondo il GoBD, i documenti cartacei possono essere distrutti. A meno che non debbano essere conservati nell'originale in conformità con le normative fiscali o fiscali straniere.

Ciò include, ad esempio, l'apertura di bilanci e documenti di diritto edilizio. Il GoBD afferma inoltre che i documenti cartacei dovrebbero essere ritirati da ulteriori elaborazioni. Inoltre, il file potrebbe non essere modificato dopo il processo di scansione.

A prova di revisione secondo il controllo delle versioni conforme a GoBD

Che viene dato in qualsiasi momento grazie al versioning in PaperOffice. Il documento deve essere accessibile e valutabile per la durata del periodo di conservazione.

PaperOffice soddisfa quindi tutti gli standard richiesti attraverso la certificazione e il test di tutti i requisiti software secondo GOBD.

Periodo di conservazione

La questione del periodo di conservazione si ripresenta più e più volte con i nostri clienti. Perché non ci sono istruzioni chiare su come e se la fattura originale debba essere conservata. Prima di tutto, dovresti contattare la tua autorità fiscale responsabile, cioè il revisore responsabile.

Quali documenti sono accettati?

I documenti con rilevanza legale, come i contratti, devono ancora essere conservati nell'originale.

La guida definitiva in 5 passaggi

Mancia

Abbiamo creato la guida definitiva in 5 passaggi per andare senza carta e digitalizzare la tua attività come documento scaricabile, dettagliando ogni 5 passaggi e quanto tempo ci vuole:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Per arrivare al punto:

L'ufficio delle imposte accetta ricevute elettroniche. Il tribunale in caso di controversia solo originali.

Ciò ha a che fare con il fatto che una firma può essere controllata solo per l'autenticità sui documenti originali. Ti consigliamo di non buttare mai via Original.

Si scopre che è necessario considerare diversi aspetti per elaborare con successo le fatture in arrivo.

Riassumiamo:

Per bandire completamente la carta dal processo, è necessario implementare una digitalizzazione continua di tutte le fatture in entrata. I miglioramenti derivano dall'automazione del processo il più possibile.

Tale documento digitale ha un pacchetto di vantaggi per l'azienda. Il software su misura garantisce una produttività significativamente maggiore in azienda.

Pertanto, la digitalizzazione delle fatture è un passo importante per trasformare la tua azienda in un ufficio senza carta. Risparmia tempo e manodopera. Aumenta la qualità dei risultati del lavoro.

Sfrutta tutti i vantaggi di un ufficio senza carta.

Assicurati di evitare questo errore

Mentre le grandi aziende hanno da tempo nominato funzionari di digitalizzazione che si occupano del tema della conversione di documenti analogici a tempo pieno, le piccole e medie imprese di solito mancano di risorse umane, soprattutto perché sono richieste qualifiche professionali adeguate.
Tuttavia, questo è un errore comune e porta a cattivi investimenti, perché molti produttori approfittano di questa ignoranza.

Conclusione intermedia

Non hai bisogno di uno specialista IT o di un bibliotecario qualificato!

Tutto ciò di cui hai davvero bisogno è

  • il software giusto
  • partner IT affidabile
  • hardware corrispondente
A volte l'hardware è spesso già lì, ha più potenziale di prima e può essere utilizzato immediatamente.

Mancia

A proposito, c'è un articolo speciale sul tema "elaborazione delle fatture digitali", che ha riferito sui vantaggi della digitalizzazione o dell'elaborazione delle fatture digitali:

Notebook with PaperOffice interface for digital invoice processing
Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

FAQs

Per concludere, risponderemo a qualche domanda frequente sull'argomento. "Implementa correttamente l'elaborazione delle fatture digitali in 10 passaggi":

La carta può essere distrutta dopo la digitalizzazione?

Prima di tutto, è molto importante notare che i fattori per l'archiviazione digitale dei documenti devono essere osservati. Secondo il GoBD, i documenti cartacei possono essere distrutti. A meno che non debbano essere conservati nell'originale in conformità con le normative fiscali o fiscali straniere.

Ciò include, ad esempio, l'apertura di bilanci e documenti di diritto edilizio.

Quando vale la pena utilizzare un software di gestione dei documenti, ad esempio solo per digitalizzare l'elaborazione delle fatture?

Vale la pena utilizzare un DMS per aziende di qualsiasi dimensione per digitalizzare le fatture. Non solo è possibile archiviare i documenti in conformità con le normative legali, ma è anche possibile semplificare processi estesi in contabilità, ad esempio attraverso i flussi di lavoro.

Come sarà il futuro della digitalizzazione delle fatture? Dove sta andando il viaggio?

Prima di tutto, la digitalizzazione delle fatture porta aumenti significativi e immediati della produttività. La digitalizzazione non solo libera i dipendenti da un'attività operativa densa e dispendiosa in termini di tempo. Inoltre, i problemi di ritardo e controversia dovuti a errori manuali saranno risolti.

I costi intrinseci per l'archiviazione, la ricerca e la perdita di documenti cartacei importanti sono drasticamente ridotti. Inoltre, la razionalizzazione e l'automazione dei processi di validazione e controllo nell'intero processo di contabilità fornitori.

Dalla richiesta di acquisto al pagamento, moltiplica ulteriormente questi vantaggi.

Conclusione

  • I benefici giustificano lo sforzo e i costi

    Lavorare in digitale e portare vecchi documenti nella nuova era sarà il miglior investimento chiave per risparmiare un'incredibile quantità di tempo, denaro e nervi in futuro.

  • Hai bisogno di qualcuno che sappia

    Non hai bisogno del tuo specialista IT per sfruttare tutti i vantaggi della digitalizzazione.
    Quello di cui hai bisogno è il partner giusto al tuo fianco che, grazie alla sua esperienza, possa implementare esattamente ciò di cui hai bisogno. Evita l'allarmismo e scegli posizioni di test invece di presentazioni PowerPoint fantasiose senza averlo davvero testato.

  • L'hardware è in genere già disponibile

    L'esperienza ha dimostrato che quasi ogni operazione, azienda e azienda ha una grande fotocopiatrice che non sfrutta il suo potenziale. Questi dispositivi amano le scansioni di massa, sono tolleranti alle graffette e possono essere la base per un avvio digitale senza un investimento nello scanner.

  • Più economico del previsto con il DMS giusto

    Evita le trappole dei costi con i sistemi DMS / ECM in cui sei spietatamente alla mercé dei produttori. Non scendere a compromessi quando si tratta delle proprie opzioni di amministrazione, come l'insegnamento dei documenti e la creazione di impostazioni da soli. Se hai bisogno di aiuto, il produttore sarà felice di aiutarti, ma rimani indipendente.

  • L'automazione digitale è il futuro

    Le procedure saranno completamente identiche in futuro, ma completamente automatizzate.
    Fattura in arrivo? Il flusso di lavoro viene attivato e tutto va per la sua strada definita.
    Cerca in tutte le 1000 cartelle? Nessun problema, perché hai il tuo Google!

PaperOffice risolve qualsiasi problema: garantito.

Studio di caso

Ottimizzazione dei flussi di lavoro grazie a PaperOffice DMS

"Già al primo appuntamento con PaperOffice si notano i 20 anni di esperienza di PaperOffice nel campo della gestione documentale."

Alexander Staruk
Chief Financial Officer presso la Confraternita Mennonita Bielefeld e. V.