Abbiamo elencato cinque passaggi che devi seguire per ridurre il consumo di carta in ufficio e passare al digitale:
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Strategia e analisi dei processi
Pianifica bene la distribuzione nell'ufficio senza carta. Prenditi abbastanza tempo per analizzare i processi nella tua azienda. Cosa deve essere disponibile o conservato in forma cartacea? Quali documenti sono sufficienti in formato digitale?
Documenti e informazioni provengono da fonti diverse Molto probabilmente ti imbatterai in informazioni che provengono da fonti diverse e in diversi formati. Alcuni in forma digitale, memorizzati in file o database e alcuni sotto forma di documenti stampati.
Pianificazione del tempo e del personale per il progetto di ufficio senza carta
Un quarto o 90 giorni è un lasso di tempo ragionevole per attuare le azioni necessarie per passare all'ufficio senza carta.
È anche un periodo che consente una transizione graduale. Le soluzioni rapide che costringono i dipendenti ad apportare modifiche da un giorno all'altro sono in genere di breve durata. È anche possibile in questo modo non interrompere le operazioni.
Fondamentalmente, quando si passa all'ufficio senza carta con PaperOffice DMS, non c'è bisogno di un team di progetto composto da più persone.
In molte PMI, dedurli dai loro compiti effettivi non è né possibile né auspicabile. Ciò che ha senso, tuttavia, è rendere almeno una persona con l'autorità di emettere direttive il CDO, il Chief Digital Officer. Se non sei troppo appassionato di abbreviazioni americane, puoi nominarlo come project manager di ufficio senza carta.
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Determinazione dei periodi per il passaggio all'ufficio senza carta
Suddividere i 90 giorni previsti in periodi di tempo più piccoli ha lo scopo di potersi concentrare su ogni fase della transizione e di poter riflettere sui processi coinvolti. Inoltre, i successi nel passaggio possono essere documentati più facilmente. I dipendenti ottengono una migliore comprensione delle misure e non si sentono sopraffatti. Allo stesso tempo, gli obiettivi devono essere comunicati internamente, il che è in linea con un cambiamento mentale. Quanto sia importante è già stato spiegato nella prefazione.
Ha senso dividere i 90 giorni in tre sezioni di 30 giorni ciascuna.
I primi 30 giorni vengono utilizzati per analizzare tutti i processi che devono essere convertiti da analogico a digitale.
Nei secondi 30 giorni verrà introdotto il DMS PaperOffice e l'hardware richiesto, ma inizialmente solo per scopi di formazione e processi in corso di accompagnamento, se ciò si verifica.
Gli ultimi 30 giorni sono stati dedicati alla transizione del processo dall'analogico al digitale, con domande da parte dei dipendenti che senza dubbio sono sorte. È anche possibile un'operazione errata l'una o l'altra, ma questa può essere corretta in qualsiasi momento grazie alla struttura gerarchica di PaperOffice DMS.
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Rileva i percorsi di acquisizione e determina l'archiviazione dei dati
Nei primi 30 giorni, l'attenzione si concentra ora sull'esame dei processi in cui la carta ha svolto finora il ruolo principale. Per fare questo, è necessario riconoscere le interfacce di comunicazione esterna e interna in azienda e seguire il loro ciclo di vita, che può essere lì:
- Telefonate (ad es. un modulo d'ordine che viene poi compilato)
- Traffico e-mail (ad es. la posta verrà stampata per la riunione successiva)
- Lettere
- Visita del cliente commerciale (ad esempio: vedi telefonate)
- Documenti di accompagnamento
- Corrispondenza interna
La prossima cosa da determinare è quando e dove, nel caso dei moduli elettronici, avviene il passaggio alla carta stampata, così come il percorso dalla carta all'archiviazione o semplicemente al cestino.
Progetta documenti digitalmente d'ora in poi
D'ora in poi, fai a meno della carta per quanto possibile: riunioni, verbali, posta in arrivo, fatture in uscita e note possono essere creati direttamente in PaperOffice. Anche le attività e i flussi di lavoro sono implementati digitalmente.
Digitalizza le fatture e implementa gradualmente la contabilità senza carta
Anche l'emissione di fatture in quanto tali fa parte dell'ufficio senza carta, anche se non solo da vedere in questo contesto. La digitalizzazione e la corretta elaborazione sono un problema e devono anche essere ben pianificati e implementati.
Chiunque mantenga le proprie fatture digitalmente e crei anche la propria contabilità digitale riconosce un maggiore potenziale di risparmio e può rendere più efficiente il processo di contabilità generale.
Archiviazione dei dati
Se hai già deciso che i tuoi file fisici saranno ora file digitali, la domanda immediata è dove memorizzerai quei file digitali. Li memorizzerete in un database localmente o su un dispositivo NAS esterno?
Quando si passa a un ufficio senza carta, non si dovrebbe lesinare su uno degli aspetti più importanti. Archiviazione locale dei dati e utilizzo dei dispositivi NAS.
O non vuoi avere l'archiviazione dei dati o il database nella tua azienda? Al fine di evitare incendi, rapine, ecc., Tuttavia, l'utilizzo di una soluzione cloud è fuori questione per te per motivi legali. Poi, naturalmente, la soluzione di utilizzare il database su un server dedicato, che viene assegnato solo a te, è un'ottima soluzione.
La selezione è grande.
Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile
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Introduzione di PaperOffice DMS più hardware
Dopo che il software è stato installato sui computer dell'azienda, i livelli gerarchici sono stati assegnati e i server NAS sono stati configurati e collegati in rete, il software viene addestrato.
Non c'è bisogno di consulenti esterni (di solito sinonimo di "costosi"). I dipendenti di PaperOffice sono ovviamente disponibili se necessario. Le oltre un milione di aziende che lavorano con PaperOffice DMS in tutto il mondo sono finora andate molto d'accordo con i tutorial e i video dettagliati o con i consigli telefonici sulle domande su PaperOffice DMS.
La maggior parte dei processi sono autoesplicativi e sono accompagnati da un menu di aiuto molto ben strutturato. A proposito, non devi essere testardo nell'attenerti ai 30 giorni. Se tutti coloro che sono coinvolti nel passaggio dall'analogico al digitale sono dell'opinione che funzionerà, il processo può essere abbreviato come desiderato.
Struttura delle cartelle
Una struttura di cartelle significativa è importante in modo da potersi trovare facilmente dopo il passaggio. Organizza facilmente la tua struttura di cartelle digitali in base alla tua struttura di cartelle "reale" esistente.
Affidati all'automazione
Grazie al riconoscimento intelligente dell'intelligenza artificiale, è possibile riconoscere importanti dati del documento nel documento, estrarli e utilizzarli per le parole chiave del documento. Ciò consente di risparmiare tempo e quindi denaro.
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Completa la transizione all'ufficio senza carta
Gli ultimi 30 giorni (o meno) iniziano e i dipendenti terminano la fase di istruzione e formazione. Le e-mail non vengono più stampate, ma salvate.
Usare flussi di lavoro e timbri
Documenti ed e-mail possono essere consultati, modificati e resi disponibili ad altri dipendenti in qualsiasi momento tramite la funzione di flusso di lavoro in PaperOffice DMS. I documenti di trasporto dalle consegne o dalle lettere in arrivo vengono digitalizzati utilizzando uno scanner o una videocamera cellulare e convertiti in documenti di testo utilizzando il software OCR di PaperOffice.
La funzione timbro consente di attivare vari flussi di lavoro e di eseguire ulteriori azioni. Le variabili dinamiche possono essere aggiunte ai timbri e persino le notifiche e-mail vengono inviate automaticamente al momento dell'uso.
Non dimenticare di eseguire il backup
C'è solo uno storage centrale con una funzione di backup. La domanda non si pone mai più su quale dipendente ha un documento specifico memorizzato sul suo computer e su come accedervi perché è in vacanza e non è disponibile.
Un metodo di crittografia dei dati utilizzato anche dall'esercito statunitense. Il gioco attualmente popolare e redditizio degli hacker con ransomware rimbalza su PaperOffice.
Rimani coerente: L'inizio è sempre difficile, perché i processi che sono stati provati per anni sono nuovi per il momento. Non ricadere nel vecchio schema.
Rimani coerente e vivi l'ufficio senza carta.
La guida definitiva in 5 passaggi
Mancia
Abbiamo creato la guida definitiva in 5 passaggi per andare senza carta e digitalizzare la tua attività come documento scaricabile, dettagliando ogni 5 passaggi e quanto tempo ci vuole:
The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months
Conclusione intermedia 2 / 3
Con il software giusto, un ufficio senza carta significa nessun lavoro extra!
Tutto ciò che è veramente necessario è un po 'di software- Automatizza completamente la ricezione delle fatture tramite e-mail personalizzate, se le fatture sono disponibili digitalmente
- Nel caso di fatture cartacee, grazie all'integrità dello scanner, possono essere acquisite automaticamente mediante scansione batch
- Indicizzare e leggere i documenti scansionati
- e la cosa più importante: può memorizzare automaticamente documenti digitali e scansionati a seconda del loro contenuto!
Ed evita questo errore comune
In ogni caso, assicurati che la tua scelta software ricada su un DMS con il quale puoi effettuare la registrazione automatica (es. monitoraggio directory) e l'insegnamento dei documenti TU STESSO per non entrare in una trappola di costo incontrollabile e non essere dipendente dal produttore per essere!
