I 10 vantaggi più importanti della digitalizzazione dei documenti cartacei

Man mano che il mondo intero diventa più "digitale", sempre più aziende, in particolare le PMI, hanno bisogno di una "spinta" per iniziare. Perché molti sono già inorriditi al solo pensiero di dedicarsi all'argomento o di affrontarlo.

Digitization brings many advantages

Nell'articolo attuale, ti mostreremo che la transizione dai documenti cartacei ai documenti digitali è molto più facile di quanto sembri nei tuoi incubi. Segui i nostri consigli che pagherà per la tua attività.

In una certa misura, l'archivio analogico è ancora oggi una necessità. Tuttavia, il 99% delle volte non è necessario lavorare con esso.

Al contrario, la carta stampata è un anacronismo che viene mantenuto per abitudine o puramente tecnicamente perché alcuni documenti devono essere conservati nella forma in cui sono stati redatti, come atti o contratti. Ma questi possono anche essere scansionati per lavorare con i rispettivi contenuti sul computer.

Il viaggio vero e proprio all'archivio, la ricerca su scaffali o schedari, la rimozione del documento, il lavoro con esso e il riportarlo e sistemarlo di nuovo nell'archivio. Solo descrivere e leggere questo processo richiede molto tempo. Richiamare l'archivio digitale, d'altra parte, richiede pochi clic e nient'altro.

Prima di entrare nei benefici, rispondiamo alla seguente domanda:

10 vantaggi della digitalizzazione dei documenti cartacei:

• Flessibilità

  Lavoro flessibile, ovunque tu sia

• Efficienza

  Ottimizzazione di tutti i flussi di lavoro

• Più velocemente

  Ricevuta e spedizione digitale

• Risparmio sui costi

  Riduzione dei costi in tutte le aree

• Affidabilità

  Gestione semplificata delle scadenze

• Insieme

  Comunicazione interna ed esterna più rapida

• Inconsutile

  Integrazione nel software per ufficio

• Cerca "Google-like"

  Cercare contenuti utilizzando parole chiave

• Risparmio di tempo

  Risparmio di ore di lavoro

• Per l'eternità

  Archiviazione a lungo termine in formato PDF/A

Assicurati di evitare questo errore

Mentre le grandi aziende hanno da tempo nominato funzionari di digitalizzazione che si occupano del tema della conversione di documenti analogici a tempo pieno, le piccole e medie imprese di solito mancano di risorse umane, soprattutto perché sono richieste qualifiche professionali adeguate.
Tuttavia, questo è un errore comune e porta a cattivi investimenti, perché molti produttori approfittano di questa ignoranza.

Conclusione intermedia 1 / 3

Non hai bisogno di uno specialista IT o di un bibliotecario qualificato!

Tutto ciò di cui hai davvero bisogno è

• il software giusto
• partner IT affidabile
• hardware corrispondente

A volte l'hardware è spesso già lì, ha più potenziale di prima e può essere utilizzato immediatamente.

Mancia

A proposito, c'è un articolo speciale sul tema "elaborazione delle fatture digitali", che ha riferito sui vantaggi della digitalizzazione o dell'elaborazione delle fatture digitali:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Cosa significa nel dettaglio la digitalizzazione dei documenti?

In parole povere, è il processo di sostituzione di un documento fisico, nel senso di carta, con un formato digitale.

La maggior parte delle persone dovrebbe avere familiarità con il processo, almeno in modo rudimentale. Un documento viene scansionato o fotografato, per il quale vengono solitamente utilizzati scanner. Tuttavia, dipende dalla rispettiva interfaccia. Un documento può anche essere digitalizzato utilizzando una fotocamera del telefono cellulare.

Per molte aziende, il passaggio da carta e cartelle a formati elettronici è una delle misure più importanti e anche significative nel processo di digitalizzazione.

Come scansionare documenti cartacei

I documenti di scansione vengono aggiunti tramite il modulo scanner integrato ScanConnect, che, tra le altre cose, consente l'acquisizione di documenti da tutti gli scanner, dispositivi multifunzione, app mobili e anche grandi fotocopiatrici, come la società Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox e altri.

Viene preso in considerazione il controllo automatico delle versioni per i documenti esistenti e il metodo di scansione grazie alle pagine di separazione è supportato per le scansioni di massa delle pile di documenti e quindi la suddivisione in singoli documenti.

Se si esegue la scansione di molti documenti, PaperOffice è particolarmente utile perché riconosce i fogli separatori e separa i documenti per l'archiviazione. Una grande caratteristica che è particolarmente utile se la tua azienda lavora regolarmente con documenti in formato complesso è che PaperOffice utilizza un'intelligenza artificiale per riconoscere il contenuto dei tuoi documenti, come ad esempio: totali, tipi di documenti, date, dettagli di contatto, ecc.

OCR o in che modo i documenti cartacei sono resi ricercabili?

Ora il testo su un documento non dovrebbe solo essere leggibile, ma anche essere disponibile in modo tale da poter facilmente cercare uno snippet di testo.

Archiviazione completamente automatica e senza sforzo manuale.

Non appena i documenti vengono inseriti in PaperOffice, PIA si occupa di tutto ciò che altrimenti ti trattiene.

Ciò significa che PIA ti fornisce il tuo potente motore di ricerca per tutte le tue informazioni, che può cercare e trovare testo come i motori di ricerca classici come Google, ma può anche fare il tutto visivamente, cioè confrontare e riconoscere visivamente un documento.

PaperOffice riconoscerà automaticamente tutti i documenti che sono stati insegnati da PIA da questo momento, che a sua volta può attivare regole automatiche e maschere di archiviazione.

L'archiviazione e il riconoscimento dei documenti possono essere automatizzati?

Per archiviare automaticamente i documenti e le ricevute, il documento viene prima insegnato in PaperOffice. Le maschere di archiviazione in PaperOffice si occupano dell'indicizzazione e del luogo di archiviazione.

Non appena un modello di documento insegnato è stato riconosciuto, viene attivata automaticamente una maschera di archiviazione, responsabile della parola chiave automatica e della posizione di archiviazione.

Data from the document is recognized and read out

Le maschere di archiviazione non solo possono essere attivate automaticamente dai modelli di documento insegnati, ma possono anche essere selezionate manualmente nella finestra di dialogo PIA.

PIA diventa completamente autonoma, senza alcuna interazione da parte dell'utente e per un numero illimitato di documenti secondo le maschere di archiviazione definite:

• Lettura automatica
• Tagga completamente
• Rendi ricercabile
• Aggiungere e monitorare attività e flussi di lavoro che devono essere eseguiti
• Indice
• Creare nuove strutture di cartelle di destinazione
• Salva nella cartella di destinazione
• Creare miniature
• Compila tu stesso i campi obbligatori
• Collegamento ai contatti e ottimizzazione per la ricerca dei contatti
• Lasciare appunti
• Versione
• E altre possibilità quasi illimitate!

Conformità alla digitalizzazione conforme a GoBD e alle normative legali

Uno degli aspetti più importanti quando si archiviano documenti tramite un sistema di gestione dei documenti è la conformità alle normative legali o ai requisiti del GoBD.

L'abbreviazione GoBD sta per "Principi per la corretta gestione e conservazione di libri, registri e documenti in formato elettronico e per l'accesso ai dati".

In particolare, grazie all'archiviazione di documenti a prova di audit e altamente crittografata direttamente in un database SQL centrale, PaperOffice soddisfa tutti i requisiti per gli standard documentali e le linee guida legali o il più alto standard tedesco al mondo GOBD.

Il termine versioning non è una parola straniera all'interno di un sistema di gestione dei documenti (DMS). La necessità di utilizzare un sistema di gestione dei documenti con controllo della versione conforme a GoBD e controllo delle versioni a prova di audit è più chiara che mai.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Il controllo delle versioni rende tracciabili tutte le modifiche

Il termine controllo delle versioni può essere spiegato molto facilmente: nel complesso, si tratta della funzionalità utilizzata per registrare le modifiche a documenti o file. La modifica del documento può essere rilevata e salvata come copia shadow come nuova versione del documento.

Garantire l'immutabilità

Ogni modifica del documento inserisce una versione "più recente" del documento in un archivio corrispondente. La registrazione rende le modifiche trasparenti e tracciabili in ogni momento. A questo punto, lo spettatore successivo sa quando e con quale editor è stata apportata la modifica al documento. In questo modo viene fornita una panoramica dell'intero ciclo di vita del documento. Il controllo delle versioni può essere eseguito automaticamente o manualmente.

Al fine di garantire la sicurezza delle revisioni, tutti i dettagli di una modifica a documenti e file devono essere chiaramente tracciabili. È necessario garantire che solo i dipendenti autorizzati possano apportare tale modifica. Ma è altrettanto importante sapere anni dopo quali dipendenti hanno cambiato cosa e quando.

La giusta strategia per la digitalizzazione:
"Passo dopo passo" e "Last in<>First out"

Il fatto che la digitalizzazione dei documenti analogici abbia dei vantaggi è chiaramente dimostrato.

Ma come si possono ridurre gli svantaggi a breve termine?

La variante più costosa della digitalizzazione è quella di commissionare un'azienda specializzata in questo. A seconda delle circostanze, i file e le cartelle dell'archivio vengono inviati all'azienda come merci, dove vengono digitalizzati e rispediti di nuovo. Il formato dei dati da digitalizzare è stato precedentemente determinato. Ma dare dati aziendali importanti? Sebbene tutte le aziende che si occupano di archiviazione digitale assicurino il massimo livello di riservatezza, non ci sono garanzie.

Su richiesta, le aziende possono anche portare un camion con scanner a tamburo e digitalizzarlo direttamente in loco, nel parcheggio della propria sede aziendale. Tuttavia, questo fa salire enormemente il conto. Il costoso servizio out-of-home, che può richiedere diversi giorni a seconda delle dimensioni dell'archivio, deve essere pagato separatamente.

Fortunatamente per tutte le aziende, mentre gli archivi devono essere archivi, le informazioni che contengono, siano esse analogiche o digitali, non devono essere tutte disponibili contemporaneamente. Ciò consente alle aziende di digitalizzare gli archivi passo dopo passo, secondo il principio logistico dell'ultimo in <> prima uscita. Digitalizza prima i documenti analogici ricevuti più di recente.

Il motivo è semplice

I documenti contemporanei sono di solito necessari molto più dei documenti a distanza di tempo nel flusso di lavoro quotidiano. Quindi dovresti prima digitalizzare questi documenti tempestivi, il che accelera il processo di lavoro grazie alla tua migliore disponibilità. Nel migliore dei casi, c'è un equilibrio tra lo sforzo richiesto dalla digitalizzazione (rimozione dell'archivio, scansione, salvataggio digitale, ripristino del documento analogico) e l'accelerazione del processo che è ora disponibile, poiché non è necessario andare all'archivio e si possono fare tutti i processi sul computer.

Un altro effetto positivo di questo approccio è che i periodi di conservazione possono essere utilizzati in modo ottimale al fine di ridurre lo stock di archivio analogico e non di digitalizzare i file i cui periodi di conservazione scadono sei mesi dopo.

È essenziale fornire hardware o una connessione facile e determinare internamente l'ambito della digitalizzazione!

Il numero di dipendenti amministrativi in un'azienda o il numero di lavori video che vengono messi in discussione a volte variano notevolmente, quindi è impossibile dire quanti dei dipendenti dovresti commissionare con la digitalizzazione in relazione alle dimensioni dell'azienda.

Per lo meno, ogni dipendente dovrebbe avere accesso a un dispositivo con una funzione di scansione, preferibilmente uno scanner di documenti che consente di scansionare più feed e formati diversi.

La portata di ogni digitalizzazione è complicata quanto il numero di persone coinvolte nella digitalizzazione, perché con questo sistema la digitalizzazione è quasi casuale. Questo può essere implementato, ad esempio, nella forma in cui il dipendente Z elabora un processo in relazione all'azienda XYZ. Allo stesso tempo, questo potrebbe essere il trigger per digitalizzare l'intero file archiviato analogico sulla società XYZ.

Tuttavia, una relazione commerciale a lungo termine, ad esempio, può manifestarsi in un numero abbastanza elevato di file. Un'altra variante sarebbe quella di digitalizzare solo alcuni segmenti del rapporto commerciale, appunto quelli che sono soggetti all'elaborazione più frequente. Ad esempio, fatturazione o bolle di consegna. Con il software giusto, la digitalizzazione che accompagna i processi può essere implementata senza problemi.

La guida definitiva in 5 passaggi

Mancia

Abbiamo creato la guida definitiva in 5 passaggi per andare senza carta e digitalizzare la tua attività, dettagliando ogni 5 passaggi e quanto tempo ci vuole:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Costruisci software DMS da solo o open source?

Quale software mi si addice?

La composizione software di molte aziende assomiglia alla loro storia aziendale, una struttura che è cresciuta lentamente. È così complesso che solo pochi dipendenti di lunga data lo capiscono.

La soluzione migliore è un software che esegue tutti i processi dalla scansione al provisioning all'archiviazione e allo stesso tempo offre interfacce per collegare altri software. Un software con navigazione del menu autoesplicativa che alla fine dà ai documenti digitali di un'azienda una casa che soddisfa anche tutti i requisiti in termini di gestione ed elaborazione dei dati e sicurezza.

Sembra un po' patetico?

Esatto, ma qualcosa di semplice e funzionante pathos è meglio di un torrente di gergo tecnico IT che fa sudare i dipendenti.

PaperOffice è perfetto per la digitalizzazione di documenti.

Il giusto software di gestione documentale risolve il problema analogico-digitale

DMS è l'acronimo di software di gestione dei documenti ed è destinato a gestire documenti, in particolare documenti digitali, che include la conversione da analogico a digitale. PaperOffice DMS è un software di questo tipo. La sua gamma di funzioni è altrettanto notevole quanto la sua navigazione del menu dal design intuitivo, che richiede solo un piccolo allenamento. Non hai bisogno di costosi consulenti in loco. I tutorial video ben spiegati su PaperOffice DMS possono farlo altrettanto bene e molto più economici, gratuitamente.

Scansione, OCR, archiviazione con parole chiave automatiche, fusione di documenti controllata dall'intelligenza artificiale, motore di ricerca integrato, funzione di flusso di lavoro, crittografia con 1024Mbit, integrazione diretta in MS Office, protezione contro ransomware, creazione automatica di modelli, funzione timbro, gestione di attività e note.

Queste sono un paio delle funzioni più importanti di PaperOffice DMS e, come ho detto, né tu né i tuoi dipendenti dovete completare una laurea in INFORMATICA.

Qual è il posto migliore per salvare i documenti di scansione?

Raccomandiamo ai nostri clienti di archiviare i dati digitalizzati in un database situato su un dispositivo NAS come Synology o QNAP o su un server dedicato. Con il tuo server PaperOffice esterno (dedicato), ottieni tutti i vantaggi di un cloud con una perfetta protezione dei dati e risparmi denaro e molto lavoro ogni mese.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Con un server PaperOffice hai tutti i vantaggi di una soluzione cloud con una sola enorme differenza: È il tuo server di database dedicato e nessuno vi accede tranne te.

Non vuoi usare un server? Non c'è problema.

Perché un NAS è ideale per l'archiviazione dei documenti

Un NAS, un network attached storage, in tedesco un dispositivo di archiviazione con una connessione di rete, così come il software compatibile per PaperOffice DMS e il cloud interno è pronto. Assolutamente al sicuro dalla curiosità di stato e non stato e, grazie alla funzione di backup, anche al sicuro da un crash del disco rigido.

Conclusione intermedia 3/ 3

1. Contatta un produttore con know-how e software conformi a GOBD (e anche GDPR)!

2. Non esiste un software DMS adatto. Ogni DMS ha la sua giustificazione e alla fine il prodotto deve adattarsi allo scopo.

3. Che si tratti del tuo server, del server dedicato PaperOffice nel data center di Strato AG a Berlino (Germania) o del NAS - salva il tuo documento MAI su cloud storage di terze parti che a) non viene utilizzato su base dedicata e b) non si trova in un paese sicuro c) non puoi esportare con un clic

Mancia

Se si seguono i consigli e si utilizza un NAS per l'archiviazione sicura dei documenti in-house - PaperOffice non è solo perfetto per questo, ma è anche l'unico DMS ufficiale per il più grande produttore di NAS al mondo - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.