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Industrie
Établissement public
Région
Province de Palencia, Espagne
Ministères
Bureau principal
Administration municipale
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Administration municipale
M. Carlos A. Garcia Responsable Marketing et Communications
Conseil professionnel
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Administration municipale
En tant qu’autorité de l’institution publique, la mairie de la ville de Carrión de los Condes doit gérer un grand nombre de documents importants: documents, demandes, cartes d’identité, certificats d’enregistrement, mais aussi dossiers de construction et documents commerciaux, correspondance et bien plus encore.
Malheureusement, la mairie n’a jusqu’à présent pas bénéficié de manière significative de l’utilisation d’un logiciel de gestion de documents adapté, car aucune solution appropriée n’a encore été trouvée.
Afin de rendre la recherche plus facile et plus efficace, les archives de la ville ont prévu de numériser la documentation et d’incorporer le contenu dans la base de données interne des archives.
Le traitement manuel aurait pris trop de temps, c’est pourquoi l’extraction automatisée d’informations a été recherchée.
L’objectif de l’administration municipale était de numériser les documents papier existants, d’optimiser les processus et de contrôler le flux de travail sur tous les documents entrants et sortants, d’automatiser une grande partie des processus en arrière-plan et d’optimiser ainsi le processus de gestion immobilière.
Dans le passé, tout le système gouvernemental était basé sur le papier. Les demandes soumises par les citoyens ont été triées dans des dossiers par le bureau d’enregistrement, transmises à la mairie, où des documents supplémentaires ont été ajoutés.
Les documents ont ensuite migré vers des murs d’étagères d’un mètre de long qui couvraient tous les murs du bureau et y ont été stockés pendant des années.
Mais avec les documents entrants existants et quotidiens, le système manuel de la mairie de Carrión de los Condes a atteint ses limites: les reçus individuels étaient souvent déposés de manière incorrecte ou préalablement supprimés par des collègues et pas encore remis en place. La participation d’institutions externes était également difficile, par exemple lorsque des mairies ou des experts avaient besoin d’y avoir accès pour évaluer les demandes.
rappelle M. Carlos A. Garcia, directeur du marketing et des communications.
Il en a résulté de longs délais de traitement et des inefficacités dans le traitement, la récupération et la transmission de la documentation nécessaire.
Mais le plus gros problème était l’âge des documents, car ils devenaient fragiles. En conséquence, l’autorité est allée à la recherche de la gestion de documents numériques.
L’étude de cas, réalisée en collaboration avec le système de gestion des documents PaperOffice, était fondée sur le souci, comme c’est souvent le cas dans tout organe administratif, de tenir à jour les nombreux dossiers et dossiers papier et de disposer d’un espace physique et d’un personnel pour (certains dans un état critique) pour stocker, classer et organiser.
Malgré la marge de manœuvre budgétaire, l’autorité municipale de Carrión de los Condes est arrivée à la conclusion que ce système à l’ancienne devait être remplacé par un système moderne, moderne et numérique. De cette façon, au lieu de rechercher des documents, l’institution publique peut se consacrer à la tâche réelle d’une administration municipale: les citoyens.
M. Carlos A. García, directeur du marketing et de la communication de l’administration Carrión de los Condes, cherchait une solution pour numériser tous les problèmes auxquels toutes les institutions publiques sont confrontées. Il était également envisagé de numériser toutes les tâches administratives de la municipalité, qui étaient auparavant largement analogues.
Les critères de sélection les plus importants étaient la fiabilité et la sécurité, puisque les documents gérés sont confidentiels, comme les documents personnels ou la situation financière du demandeur.
Divers fournisseurs de cloud ou solutions open source n’ont pas été envisagés en raison de la réglementation sur la protection des données dans l’institution publique, car la sécurité des données personnelles GDPR et la sécurité des investissements à long terme ne pouvaient pas être garanties.
Étant donné que PaperOffice DMS n’est pas une application cloud et stocke toutes les données dans une base de données centrale située dans la mairie, il a finalement été décidé de tester le scénario requis avec un test.
PaperOffice surpasse toutes les normes documentaires et les directives légales, en particulier en raison du stockage de documents hautement crypté directement dans la mairie et non dans un nuage.
La nécessité d’utiliser un système de gestion de documents doté d’un contrôle de version conforme et d’un contrôle de version à l’épreuve des audits est plus claire que jamais.
Une énorme raison de cette décision était l’accessibilité du support, car de très mauvaises expériences ont été faites avec d’autres fournisseurs dans le passé, ce qui a également conduit à l’arrêt de la mairie.
En particulier, pour assurer la fiabilité et simuler des problèmes réels, le support PaperOffice a été contacté à plusieurs reprises pour évaluer si les délais étaient respectés et quelle était la qualité du support.
PaperOffice est en avance sur tous les autres fabricants ici.La décision a été prise de numériser tous les documents papier existants dans des archives numériques.
Spécialement pour la transformation numérique, une organisation d’un programme mixte de formation et d’emploi intitulé « Création d’une archive numérique » a été fondée par le conseil municipal de Carrión de los Condes. Cette organisation, en collaboration avec les spécialistes de PaperOffice, forme actuellement huit étudiants et deux professeurs.
Dans celui-ci, les connaissances acquises sont appliquées dans une pratique réelle, avec un flux de travail précis qui permet d’optimiser le temps et de démarrer la solution de numérisation des archives historiques, qui remonte aux années 1820.
En tant qu’expert dans le domaine du traitement intelligent des documents par IA, PaperOffice DMS a été chargé de numériser la documentation existante.
Les documents papier existants ont été soigneusement numérisés par les employés de l’hôtel de ville et archivés dans PaperOffice DMS. Le système de gestion des documents crée ensuite une miniature de tous les documents numérisés et effectue une reconnaissance de texte détaillée. Cela signifie que tout contenu textuel de tous les documents peut être trouvé en quelques secondes à l’aide du moteur de recherche intégré à PaperOffice.
Grâce à la mise en œuvre de la numérisation de PaperOffice, les archives de la ville de Carrión de los Condes ont déjà pu:
La disponibilité désormais plus facile et plus rapide des données et des documents modifie fondamentalement et définitivement les processus de la mairie. Les connaissances administratives sont désormais organisées de manière transparente et disponibles au bon moment.
En ce sens, la base de la numérisation de tous les processus documentaires dans l’administration publique est posée avec PaperOffice DMS.
En plus du processus d’archivage général :
garanti.
Le conseil municipal a éliminé le problème des données auparavant sur papier, tous les documents fragiles provenant des archives ont été soigneusement scannés et donc archivés. Étant donné que PaperOffice exécute la reconnaissance de texte OCR sur toutes les données entrantes, les employés de la mairie n’ont plus besoin de sortir les documents, mais peuvent simplement les rechercher dans PaperOffice.
L’administration municipale utilise désormais un système de gestion de documents centralisé et compatible avec le flux de travail.
L’hôtel de ville peut maintenant localiser les dossiers de cas, ainsi que les numéros de cas avec leurs noms, lieux et dates associés, en quelques secondes. Ainsi, les archives peuvent aider leurs citoyens plus rapidement et avec une plus grande précision, tandis que les originaux restent intacts.
Superficie : 63,37 km². Population : 2 096 habitants (2018)
Province: Palencia. Communauté de Castille-et-León
Maire : José Manuel Otero Sanz.
Centres de population: Carrión de los Condes;
Cette ville de plus de 2 000 habitants est située au centre de la province de Palencia. Selon les découvertes archéologiques, les origines du village remontent à l’époque pré-romaine.
Aujourd’hui, la ville est connue pour tous les pèlerins qui marchent sur le Chemin de Saint-Jacques, car la ville est sur le Chemin de Saint-Jacques et possède des auberges de pèlerinage.
Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Établissement public
Mairie
Carrión de los Condes":
Quels conseils donneriez-vous aux futurs utilisateurs de PaperOffice ?
Il n’est jamais trop tôt ou trop tard pour aborder le sujet de la numérisation.
Le plus important est de se faire une idée du logiciel mais aussi de l’entreprise elle-même. Il était important que nous ne nous sentions pas obligés d’acheter le logiciel ou de nous inscrire à des packages de service et de support.
Avant même d’acquérir PaperOffice DMS, nous avons parlé à tous les départements de l’entreprise et nous ne nous sommes jamais sentis maltraités. Au contraire : PaperOffice dispose d’une équipe sympathique, courtoise et compétente.
Pour nous, en tant qu’institution publique, le processus devient de plus en plus compliqué et implique beaucoup de bureaucratie. Par conséquent, la confiance dans le système et le logiciel était très importante. Bien sûr, il était également très important que le logiciel soit facile à comprendre.
À qui recommanderiez-vous PaperOffice ?
Nous recommanderons PaperOffice à toutes les autres administrations et institutions publiques qui souhaitent numériser et automatiser.
Qu’est-ce qui vous plaît particulièrement dans PaperOffice ?
Nous sommes très satisfaits de tout.
PaperOffice est un système de gestion de documents léger mais puissant.
Les fonctions qui semblent dénuées de sens au premier abord, telles que la lecture automatique du contenu du document, s’avèrent être les fonctions les plus importantes que vous ne voulez plus manquer sur une plus longue période de temps.
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