Le bulletin d'information PaperOffice Insider
Le bulletin d'information PaperOffice Insider
Nous voudrions devenir amis

Les offres de réduction les plus élevées.

Actualités exclusives

Mises à niveau gratuites en bonus

Les offres de réduction les plus élevées.

Actualités exclusives

Mises à niveau gratuites en bonus

Amitié-Confiance-Parole d'honneur
Nous ne divulguerons jamais votre adresse e-mail à d'autres et chaque e-mail contiendra un lien pour vous désabonner en un clic.

Le chemin vers la mairie numérique - numérisation de l’administration


M. Carlos A. Garcia Responsable Marketing et Communications

Conseil professionnel

Industrie
Établissement public

Région
Province de Palencia, Espagne

Ministères
Bureau principal
Administration municipale

Position de départ

En tant qu’autorité de l’institution publique, la mairie de la ville de Carrión de los Condes doit gérer un grand nombre de documents importants: documents, demandes, cartes d’identité, certificats d’enregistrement, mais aussi dossiers de construction et documents commerciaux, correspondance et bien plus encore.

Malheureusement, la mairie n’a jusqu’à présent pas bénéficié de manière significative de l’utilisation d’un logiciel de gestion de documents adapté, car aucune solution appropriée n’a encore été trouvée.

Afin de rendre la recherche plus facile et plus efficace, les archives de la ville ont prévu de numériser la documentation et d’incorporer le contenu dans la base de données interne des archives.

Le traitement manuel aurait pris trop de temps, c’est pourquoi l’extraction automatisée d’informations a été recherchée.

L’objectif de l’administration municipale était de numériser les documents papier existants, d’optimiser les processus et de contrôler le flux de travail sur tous les documents entrants et sortants, d’automatiser une grande partie des processus en arrière-plan et d’optimiser ainsi le processus de gestion immobilière.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

Problème existant

Dans le passé, tout le système gouvernemental était basé sur le papier. Les demandes soumises par les citoyens ont été triées dans des dossiers par le bureau d’enregistrement, transmises à la mairie, où des documents supplémentaires ont été ajoutés.

Les documents ont ensuite migré vers des murs d’étagères d’un mètre de long qui couvraient tous les murs du bureau et y ont été stockés pendant des années.

Mais avec les documents entrants existants et quotidiens, le système manuel de la mairie de Carrión de los Condes a atteint ses limites: les reçus individuels étaient souvent déposés de manière incorrecte ou préalablement supprimés par des collègues et pas encore remis en place. La participation d’institutions externes était également difficile, par exemple lorsque des mairies ou des experts avaient besoin d’y avoir accès pour évaluer les demandes.

« Nous avions des coûts de stockage évitables en classant les documents dans des dossiers. De plus, la recherche de documents prenait beaucoup de temps et impliquait souvent une visite des archives »,

rappelle M. Carlos A. Garcia, directeur du marketing et des communications.

Il en a résulté de longs délais de traitement et des inefficacités dans le traitement, la récupération et la transmission de la documentation nécessaire.

Mais le plus gros problème était l’âge des documents, car ils devenaient fragiles. En conséquence, l’autorité est allée à la recherche de la gestion de documents numériques.

L’étude de cas, réalisée en collaboration avec le système de gestion des documents PaperOffice, était fondée sur le souci, comme c’est souvent le cas dans tout organe administratif, de tenir à jour les nombreux dossiers et dossiers papier et de disposer d’un espace physique et d’un personnel pour (certains dans un état critique) pour stocker, classer et organiser.

Malgré la marge de manœuvre budgétaire, l’autorité municipale de Carrión de los Condes est arrivée à la conclusion que ce système à l’ancienne devait être remplacé par un système moderne, moderne et numérique. De cette façon, au lieu de rechercher des documents, l’institution publique peut se consacrer à la tâche réelle d’une administration municipale: les citoyens.

« Nous venons de faire avancer le travail et maintenant nous avons une longueur d’avance. »

M. Carlos A. García, directeur du marketing et de la communication de l’administration Carrión de los Condes, cherchait une solution pour numériser tous les problèmes auxquels toutes les institutions publiques sont confrontées. Il était également envisagé de numériser toutes les tâches administratives de la municipalité, qui étaient auparavant largement analogues.

Pourquoi la mairie a choisi PaperOffice DMS

Les critères de sélection les plus importants étaient la fiabilité et la sécurité, puisque les documents gérés sont confidentiels, comme les documents personnels ou la situation financière du demandeur.

Divers fournisseurs de cloud ou solutions open source n’ont pas été envisagés en raison de la réglementation sur la protection des données dans l’institution publique, car la sécurité des données personnelles GDPR et la sécurité des investissements à long terme ne pouvaient pas être garanties.

Étant donné que PaperOffice DMS n’est pas une application cloud et stocke toutes les données dans une base de données centrale située dans la mairie, il a finalement été décidé de tester le scénario requis avec un test.

« Dès le premier rendez-vous avec PaperOffice, vous remarquez les 20 ans d’expérience de PaperOffice dans le domaine de la gestion de documents. »

PaperOffice surpasse toutes les normes documentaires et les directives légales, en particulier en raison du stockage de documents hautement crypté directement dans la mairie et non dans un nuage.

La nécessité d’utiliser un système de gestion de documents doté d’un contrôle de version conforme et d’un contrôle de version à l’épreuve des audits est plus claire que jamais.

Une énorme raison de cette décision était l’accessibilité du support, car de très mauvaises expériences ont été faites avec d’autres fournisseurs dans le passé, ce qui a également conduit à l’arrêt de la mairie.

En particulier, pour assurer la fiabilité et simuler des problèmes réels, le support PaperOffice a été contacté à plusieurs reprises pour évaluer si les délais étaient respectés et quelle était la qualité du support.

PaperOffice est en avance sur tous les autres fabricants ici.

PaperOffice a accepté le défi - objectifs et calendrier

La décision a été prise de numériser tous les documents papier existants dans des archives numériques.

Spécialement pour la transformation numérique, une organisation d’un programme mixte de formation et d’emploi intitulé « Création d’une archive numérique » a été fondée par le conseil municipal de Carrión de los Condes. Cette organisation, en collaboration avec les spécialistes de PaperOffice, forme actuellement huit étudiants et deux professeurs.

Dans celui-ci, les connaissances acquises sont appliquées dans une pratique réelle, avec un flux de travail précis qui permet d’optimiser le temps et de démarrer la solution de numérisation des archives historiques, qui remonte aux années 1820.

« Le traitement manuel des documents nous aurait coûté beaucoup de temps. Avec la solution automatisée de PaperOffice DMS, l’effort manuel a pu être considérablement réduit, tout en investissant dans une technologie orientée vers l’avenir. »

En tant qu’expert dans le domaine du traitement intelligent des documents par IA, PaperOffice DMS a été chargé de numériser la documentation existante.

Les documents papier existants ont été soigneusement numérisés par les employés de l’hôtel de ville et archivés dans PaperOffice DMS. Le système de gestion des documents crée ensuite une miniature de tous les documents numérisés et effectue une reconnaissance de texte détaillée. Cela signifie que tout contenu textuel de tous les documents peut être trouvé en quelques secondes à l’aide du moteur de recherche intégré à PaperOffice.

Avantages grâce à la numérisation avec PaperOffice

Grâce à la mise en œuvre de la numérisation de PaperOffice, les archives de la ville de Carrión de los Condes ont déjà pu:

  • Économisez du temps et des ressources
  • Accès facile aux documents
  • Disponibilité des documents pour chaque employé autorisé
  • Fournir un dépôt clair

La disponibilité désormais plus facile et plus rapide des données et des documents modifie fondamentalement et définitivement les processus de la mairie. Les connaissances administratives sont désormais organisées de manière transparente et disponibles au bon moment.

« La sécurité des données, les flux de travail automatisés, la numérisation des documents et l’intégration facile de PaperOffice dans un environnement administratif ont fourni ce dont cette administration municipale avait besoin pour réduire la consommation de papier, minimiser les processus papier, archiver les documents fragiles et les préserver à long terme et gagner de l’espace et ainsi réduire les coûts. »

En ce sens, la base de la numérisation de tous les processus documentaires dans l’administration publique est posée avec PaperOffice DMS.

En plus du processus d’archivage général :

  • Archivage à l’épreuve des révisions
  • Optimisation des processus organisationnels
  • Meilleure organisation de la documentation
  • Recherche de documents plus rapide
  • Communication simplifiée et résolution de tâches

garanti.

Résultat final

Le conseil municipal a éliminé le problème des données auparavant sur papier, tous les documents fragiles provenant des archives ont été soigneusement scannés et donc archivés. Étant donné que PaperOffice exécute la reconnaissance de texte OCR sur toutes les données entrantes, les employés de la mairie n’ont plus besoin de sortir les documents, mais peuvent simplement les rechercher dans PaperOffice.

L’administration municipale utilise désormais un système de gestion de documents centralisé et compatible avec le flux de travail.

L’hôtel de ville peut maintenant localiser les dossiers de cas, ainsi que les numéros de cas avec leurs noms, lieux et dates associés, en quelques secondes. Ainsi, les archives peuvent aider leurs citoyens plus rapidement et avec une plus grande précision, tandis que les originaux restent intacts.

À propos de la mairie de Carrión de los Condes

Superficie : 63,37 km². Population : 2 096 habitants (2018)

Province: Palencia. Communauté de Castille-et-León

Maire : José Manuel Otero Sanz.

Centres de population: Carrión de los Condes;

Cette ville de plus de 2 000 habitants est située au centre de la province de Palencia. Selon les découvertes archéologiques, les origines du village remontent à l’époque pré-romaine.

Aujourd’hui, la ville est connue pour tous les pèlerins qui marchent sur le Chemin de Saint-Jacques, car la ville est sur le Chemin de Saint-Jacques et possède des auberges de pèlerinage.

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Établissement public
Mairie
Carrión de los Condes":

Quels conseils donneriez-vous aux futurs utilisateurs de PaperOffice ?

Il n’est jamais trop tôt ou trop tard pour aborder le sujet de la numérisation.

Le plus important est de se faire une idée du logiciel mais aussi de l’entreprise elle-même. Il était important que nous ne nous sentions pas obligés d’acheter le logiciel ou de nous inscrire à des packages de service et de support.

Avant même d’acquérir PaperOffice DMS, nous avons parlé à tous les départements de l’entreprise et nous ne nous sommes jamais sentis maltraités. Au contraire : PaperOffice dispose d’une équipe sympathique, courtoise et compétente.

Pour nous, en tant qu’institution publique, le processus devient de plus en plus compliqué et implique beaucoup de bureaucratie. Par conséquent, la confiance dans le système et le logiciel était très importante. Bien sûr, il était également très important que le logiciel soit facile à comprendre.

À qui recommanderiez-vous PaperOffice ?

Nous recommanderons PaperOffice à toutes les autres administrations et institutions publiques qui souhaitent numériser et automatiser.

Qu’est-ce qui vous plaît particulièrement dans PaperOffice ?

Nous sommes très satisfaits de tout.

Conclusion

PaperOffice est un système de gestion de documents léger mais puissant.

Les fonctions qui semblent dénuées de sens au premier abord, telles que la lecture automatique du contenu du document, s’avèrent être les fonctions les plus importantes que vous ne voulez plus manquer sur une plus longue période de temps.

« Je suis content d’avoir choisi PaperOffice, car en fin de compte, nous avons obtenu un système optimal. Nous pouvons l’administrer nous-mêmes et sommes sur la meilleure voie pour nous rendre à l’hôtel de ville numérique. »

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Numérisation dans l’industrie de la technologie dentaire - gestion réussie des documents pour l’industrie dentaire

« Obtenir des résultats chronologiques très rapidement pour les états financiers annuels et les stocks afin de déterminer le prix d’achat le moins cher pour chaque article individuel. Ce qui prenait des jours peut maintenant être fait en quelques heures! »

Lars R. Ludewig
propriétaire et directeur général de ViaCreative Zahntechnik GmbH