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Secteur
Services administratifs pour successions
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Belgrade, Serbie
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Tous
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Conseil professionnel
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NASLEDNIK D.O.O est une entreprise basée en Serbie spécialisée dans la fourniture de services successorales. Ils offrent un soutien professionnel et des conseils en matière de succession, d'exécution testamentaire, de gestion successorale et d'autres tâches juridiques et administratives liées au processus de succession.
Avec plus de 100 clients, la gestion et l'organisation des nombreux documents étaient un défi majeur.
NASLEDNIK D.O.O recherchait une solution pour faciliter la réception des documents, garantir une identification et un stockage appropriés des documents, et offrir aux clients un accès facile à leurs documents.
La principale exigence était également de trouver un système de gestion de documents sécurisé qui garantisse un stockage crypté conforme aux exigences GoBD. C'était particulièrement important car les informations électroniques des autorités devaient également être archivées.
En raison des strictes politiques de confidentialité et pour assurer une gestion sécurisée des documents clients, une solution cloud a été systématiquement exclue.
Grâce à la collaboration de notre partenaire serbe David Stevanović de la société DAST D.O.O., PaperOffice a pu être mis en œuvre avec succès dans l'intégration client réalisée.
David Stevanović et son équipe étaient responsables de l'assistance et de la mise en œuvre du projet. Grâce à leurs compétences et à leur engagement, nous avons pu offrir au client une intégration et une assistance efficaces de PaperOffice.PaperOffice a convaincu par sa large gamme de fonctionnalités qui répondaient exactement aux exigences des clients. Il est particulièrement important de souligner la possibilité de surveiller les dossiers et les serveurs de messagerie électronique, ce qui permettait d'enregistrer automatiquement les dossiers contenant des documents et des e-mails entrants. Dès qu'un nouveau document apparaissait dans ces dossiers, il était automatiquement enregistré et intégré au système de gestion des documents.
L'utilisation de PaperOffice est facilitée par son interface utilisateur conviviale, avec la plupart des options accessibles en un ou deux clics seulement.
Un autre fait décisif et important pour notre partenaire et nos clients était le partenariat officiel et exclusif de PaperOffice avec QNAP.
En raison de l'utilisation déjà existante d'un appareil QNAP par le client, une intégration transparente et une collaboration optimale entre les deux systèmes ont pu être assurées.
Pour une intégration transparente, PaperOffice a été intégré à l'infrastructure existante.
Pour ce faire, deux machines virtuelles Hyper-V ont été utilisées pour permettre l'accès à deux utilisateurs. De plus, une installation distincte a été effectuée sur le serveur physique pour l'analyse PIA d'un utilisateur.
La base de données était hébergée sur un puissant serveur TS-464U équipé de 16 Go de RAM, tandis que le serveur Hyper-V était équipé de Windows 2019 et de 64 Go de RAM pour assurer des performances et une stabilité optimales.
PaperOffice a résolu le problème de réception de documents provenant de sources différentes. Avec plus de 100 clients qui échangent constamment leurs documents, un gain de temps considérable a pu être réalisé pour les employés dans leurs tâches quotidiennes.
Il était important de versionner correctement les documents et de suivre les modifications apportées. Avec PaperOffice, ce processus est très intuitif. Une fois les documents appris, PaperOffice pouvait en extraire les informations et les enregistrer automatiquement.
Une gestion sûre et efficace des documents est essentielle pour les entreprises, surtout à une époque où la cybercriminalité et les attaques par ransomware sont en constante augmentation.
L'entreprise NASLEDNIK D.O.O. en sait quelque chose, car en 2023, elle a été victime d'une attaque dévastatrice par ransomware, qui aurait pu entraîner la perte de toutes ses données.
Découvrez ici comment PaperOffice peut contribuer à la protection de vos données contre les attaques de ransomware.
Grâce à la collaboration fructueuse avec DAST D.O.O. et à la mise en œuvre de PaperOffice, NASLEDNIK D.O.O. peut désormais être sûr que ses documents sont entre de bonnes mains. À une époque où la sécurité des données et la confidentialité sont la priorité absolue, PaperOffice est la solution ultime pour un stockage sécurisé et efficace des documents.
Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Fournisseur de services
Administration de successions NASLEDNIK D.O.O.":
Quel est votre verdict et votre expérience avec PaperOffice ?
Avec PaperOffice, nous avons pu faire un pas en avant pour obtenir notre certification en tant que courtier de données.
Tous les outils sont disponibles pour gagner du temps et augmenter la sécurité dans la manipulation des documents importants. Le déploiement s'est déroulé sans accroc grâce au soutien pendant le processus et au coaching en direct. Nos employés se sont familiarisés avec PaperOffice en un rien de temps et se sont sentis à l'aise avec son utilisation.
Quels conseils donneriez-vous aux futurs utilisateurs de PaperOffice ?
Si votre entreprise n'a pas encore de système de gestion des documents, PaperOffice DMS est la solution idéale car il offre toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. Même si vous avez déjà un système de gestion des documents mais que vous devez changer pour une raison quelconque, PaperOffice DMS est une excellente option en raison de son interface conviviale et de ses fonctionnalités.
À qui recommanderiez-vous PaperOffice ?
Nous recommanderions PaperOffice à toutes les entreprises. Surtout aux agences de comptabilité et aux établissements d'enseignement, mais toute entreprise peut en bénéficier.
Qu'est-ce qui vous plaît particulièrement chez PaperOffice ?
Une fonction particulièrement précieuse est l'automatisation de la détection du type de document à son arrivée.
L'introduction de PaperOffice nous a permis de gérer efficacement notre gestion documentaire et d'atteindre nos objectifs en tant que courtier de données certifié.
Avec les outils disponibles, nous avons pu gagner du temps et améliorer la sécurité lors de la manipulation de documents importants.
« Obtenir des résultats chronologiques très rapidement pour les états financiers annuels et les stocks afin de déterminer le prix d’achat le moins cher pour chaque article individuel. Ce qui prenait des jours peut maintenant être fait en quelques heures! »
Lars R. Ludewig
propriétaire et directeur général de ViaCreative Zahntechnik GmbH
