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Travail sans papier grâce à des processus numériques


Les systèmes de gestion de documents sont la base de la numérisation dans les entreprises et de la réalisation de processus d’affaires numériques. Ceux-ci contribuent de manière significative à l’efficacité et au succès de votre entreprise et à un bureau sans papier. Si toutes les sources analogiques sont intégrées dans les processus numériques, l’efficacité du cœur de métier de l’entreprise augmente.

Conseil professionnel

Vous souhaitez réduire la consommation de papier dans votre entreprise, numériser vos données ou apprendre à passer à la dématérialisation au bureau ?

Dans cet article, nous avons sélectionné quelques étapes qui peuvent être très utiles pour réaliser un bureau sans papier.

L’approche du bureau sans papier est de plus en plus au centre des reportages des médias, mais n’est guère utilisée dans la pratique - surtout pas dans les petites et moyennes entreprises. Il ne s’agit pas seulement du temps et de l’argent impliqués.

PaperOffice employee holds her hands over her head
Paperless office can bring many benefits to your business

Cependant, avec seulement quelques mesures, la consommation de papier peut être considérablement réduite. Les PME bénéficient de hiérarchies plates et de structures flexibles.

Dans le présent article, nous examinons de plus près le sujet du bureau sans papier, ou « bureau numérique » comme on l’appelle également. Nous allons vous montrer que la transition est beaucoup plus facile que vous ne l’imaginez. Vous recevrez également des conseils pour l’organisation de l’entreprise, nous vous expliquerons les avantages du travail sans papier et décrirons les effets d’une mise en œuvre réussie.

La technologie devient de plus en plus rapide

À une époque où la technologie nous a poussés à contacter le monde via nos smartphones, il est moins logique que nous utilisions encore du papier dans bon nombre de nos activités quotidiennes.

Aujourd’hui, nous sommes habitués à traiter du contenu numérique (musique, photographie, séries télévisées), mais la numérisation de documents n’est pas encore répandue dans l’environnement de travail et d’affaires. De nos jours, presque toutes les entreprises ont accès à des ordinateurs et à des appareils mobiles, alors pourquoi continuons-nous à remplir nos bureaux de papier?

Les principales raisons de l’utilisation continue du papier résident dans les défis liés au changement et à la numérisation. Beaucoup de gens aiment garder une copie physique des documents avec lesquels ils travaillent.

Cependant, à mesure que vos employés commencent à éliminer ou du moins à réduire la quantité de papier utilisée au bureau ou dans toute l’organisation, vous améliorez également les processus, augmentez la productivité en numérisant les données, en utilisant des méthodes sans papier et en réduisant ainsi les coûts.

Surtout dans les temps difficiles actuels tels que le besoin de bureaux à domicile Corona, il est très important pour toutes les entreprises de renforcer la compétitivité de l’entreprise en la rendant sans papier ou numérique et en veillant à ce que les employés puissent également travailler de manière flexible à domicile dans le bureau à domicile. En fin de compte, l’entreprise doit suivre l’ère numérique et réaliser le chemin vers le bureau sans papier.

Pourquoi devriez-vous réduire la consommation de papier dans votre entreprise?

Le bureau sans papier est un objectif que de plus en plus d’entreprises s’efforcent certainement d’atteindre et offre de nombreux avantages au-delà des économies de coûts et de la réduction de l’empreinte carbone d’une entreprise.

On estime qu’un employé qui passe un total de deux heures avec des documents utilise en moyenne 10 000 feuilles de papier par an (données de l’Agence fédérale de l’environnement). Pour cette raison, il est important d’utiliser des solutions et des outils qui améliorent à la fois l’accès, la gestion et la localisation des informations. Cependant, tout changement dans le processus d’affaires prend du temps et nécessite un changement progressif de la culture d’entreprise.
Outre l’impact positif sur l’environnement en réduisant la consommation de papier professionnel, la numérisation des documents et des données de l’entreprise offre de nombreux autres avantages.

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Les avantages d’un bureau sans papier

Voici les principaux avantages d’un bureau sans papier:

  • Optimisation de tous les processus de travail

    Grâce au passage à un bureau sans papier, vous pouvez être le premier à faire un pas vers la transformation numérique de votre entreprise.
    Parce que grâce aux solutions de flux de travail de vous pouvez simplifier et accélérer davantage vos processus d’affaires. Ils soulagent les commis en prenant en charge beaucoup de travail de routine complexe. Les exigences légales qui doivent être respectées sont intégrées directement dans le flux de travail.

  • Travail flexible, où que vous soyez

    Si vous numérisez vos documents, vous pouvez le faire à tout moment, n’importe où et avec n’importe quel appareil pour accéder aux documents. Ceci est particulièrement important si vous avez plusieurs succursales, que vos employés veulent / doivent faire leur travail à partir de leur bureau à domicile ou doivent émettre des approbations.

  • Réduction massive des coûts dans tous les domaines

    La numérisation des documents a un impact direct sur la réduction des coûts de votre entreprise, non seulement parce que vous n’achetez plus autant de papier, mais aussi parce que vous économisez sur la maintenance des imprimantes et l’achat d’encre et de pièces de rechange.
    Bien sûr, cela réduit également les coûts de stockage, c’est-à-dire les fichiers, les dossiers, les étagères, les classeurs. L’espace précieux pour stocker des documents papier n’est plus gaspillé.

    L’essentiel est que dès que vous utilisez des données numériques, vos employés travaillent beaucoup plus efficacement au bureau et investissent le temps précieux gagné de manière sensée et ciblée dans l’entreprise.
    La réduction significative de l’espace de stockage grâce à la numérisation et / ou à la réduction de la consommation de papier conduit à des bureaux plus propres et plus propres .

  • Sécurité maximale contre le vol et la perte

    Sécurité accrue de l’information grâce à l’utilisation d’un logiciel avec un système de stockage de base de données. La sécurité des informations stockées numériquement est de loin supérieure à la sécurité des documents archivés sur papier.

    Veillez à ne pas utiliser une solution cloud dans votre entreprise, car les solutions DMS basées sur le cloud et les logiciels DMS constituent une faille de sécurité.

  • Moins de stress grâce à l’automatisation

    Avec la transformation des flux de travail manuels en flux de travail automatisés, les processus métier sont standardisés et les coûts réduits. Par exemple, l’optimisation du flux de travail peut entraîner une collecte plus rapide et une réduction des coûts d’acquisition.
    Les paiements de factures ne sont plus oubliés, les remises peuvent être déduites à temps.

  • Réduire les risques dans les processus métier

  • Améliorer la relation client

    La numérisation dans votre entreprise donne aux relations clients plus de profondeur et de volume. Cela signifie que la collecte complète de données dans les transactions commerciales à l’aide de big data, la liaison cohérente des processus internes, les temps de réaction en quelques secondes, ainsi que le contact personnalisé avec un grand nombre de clients en même temps et une planification précise et extrêmement axée sur la demande feront progresser votre entreprise.

    La numérisation est en hausse dans tous les domaines de l’entreprise, notamment dans le service à la clientèle. Ce serait une erreur pour toute entreprise de sous-estimer ce potentiel. Si vous ne voulez pas être à la traîne par rapport à la concurrence et même vous précipiter devant eux, il est essentiel de faire face à la numérisation dans ce domaine. Jamais auparavant il n’a été possible de communiquer de manière plus agile et individuelle avec le client sur ses besoins et souhaits spécifiques.

  • La transparence interne augmente

  • Amélioration remarquable de l’environnement de travail chez les employés

    Les entreprises qui choisissent de numériser leurs documents grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion de documents approprié bénéficient en retour de grands avantages, tels que:

    • Plus d’espace physique libre
    • Recherche de documents plus rapide
    • Meilleure organisation de la documentation
    • Il en résulte moins de temps passé à rechercher des documents et moins de stress.
    • Durabilité et compétitivité
    • Communication simplifiée et résolution de tâches
    • La productivité de votre entreprise augmente
    • Et la chose la plus importante est - vous êtes sur le bon chemin vers un bureau sans papier.

Évitez cette erreur à tout prix !

Surtout pour les projets avec la numérisation est souvent rencontré avec une grande réticence, car de nombreuses entreprises ont peur qu’un tel projet se développe dans un puits sans fond. La raison la plus courante en est le manque de connaissances des entreprises elles-mêmes et la confiance supplémentaire dans les fabricants de logiciels incompétents qui offrent des logiciels qui ne fonctionnent pas. De nombreux fabricants de logiciels profitent de l’ignorance.

À ce stade, PaperOffice se fera un plaisir de vous aider dans la mise en œuvre de la numérisation. Grâce à 20 ans d’expérience dans le domaine de la gestion et de l’automatisation de documents, PaperOffice peut vous apporter des suggestions de travail issues de la pratique et vous accompagner tout au long de la mise en œuvre complète.

Conclusion intermédiaire 1 / 3

Ni un informaticien n’est requis, ni un bibliothécaire qualifié!

Tout ce dont vous avez vraiment besoin, c’est

  • le bon logiciel
  • un partenaire informatique fiable
  • matériel correspondant
Parfois, le matériel est souvent déjà là, a plus de potentiel qu’avant et peut être utilisé immédiatement.

Pourboire

À propos, il existe un article spécial sur le thème « Numérisation des documents papier: 10 avantages les plus importants », qui a rendu compte des avantages de la numérisation générale:

PaperOffice employee is happy to digitize all documents in paper so far and raises her hands in joy
The 10 most important advantages of digitizing paper documents: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Quelles sont les 5 étapes à suivre pour réduire la consommation de papier dans votre bureau ?

Nous avons répertorié cinq étapes à suivre pour réduire la consommation de papier au bureau et passer au numérique :

  • Stratégie et analyse des processus

    Planifiez bien votre déploiement dans le bureau sans papier. Prenez suffisamment de temps pour analyser les processus de votre entreprise. Qu’est-ce qui doit être disponible ou conservé sous forme papier? Quels documents sont suffisants sous forme numérique ? Les documents et les informations proviennent de différentes sources Vous rencontrerez très probablement des informations provenant de différentes sources et dans différents formats. Certains d’entre eux sous forme numérique, stockés dans des fichiers ou des bases de données et d’autres sous forme de documents imprimés.

    Vous souhaiterez peut-être numériser et numériser tous les documents précédents, ou passer à un bureau / système sans papier à une certaine date, ainsi qu’utiliser des données numériques pour continuer et travailler efficacement à l’avenir. Utilisez une imprimante/un scanner multifonction pour la numérisation et la surveillance des répertoires ou l’archivage de masse pour de grandes quantités de documents.

    La première option nécessite plus de temps et de ressources. Idéalement, vous et votre équipe déciderez comment organiser les fichiers électroniques et mettre en place un processus de numérisation continu étape par étape afin que tous les futurs documents soient numérisés.

    Planification du temps et du personnel pour le projet de bureau sans papier

    Un quart ou 90 jours est un délai raisonnable pour mettre en œuvre les mesures nécessaires à la transition vers le bureau sans papier.

    C’est aussi une période qui permet une transition en douceur. Les solutions rapides qui obligent les employés à apporter des changements du jour au lendemain sont généralement de courte durée. Il est également possible de cette manière de ne pas perturber les opérations.

    Fondamentalement, lors du passage au bureau sans papier avec PaperOffice DMS, il n’y a pas besoin d’une équipe de projet composée de plusieurs personnes.

    Dans de nombreuses PME, les déduire de leurs tâches réelles n’est ni possible ni souhaitable. Ce qui est logique, cependant, c’est de faire au moins une personne ayant le pouvoir d’émettre des directives le CDO, le Chief Digital Officer. Si vous n’êtes pas trop intéressé par les abréviations américaines, vous pouvez le nommer en tant que chef de projet de bureau sans papier.

    Il est important que la personne concernée se familiarise parfaitement avec le DMS PaperOffice.

    En raison de la structure clairement structurée du logiciel et des tutoriels et vidéos complets et faciles à comprendre sur tous les aspects, c’est quelque chose qui ne nécessite ni diplôme en informatique ni formation externe. De plus, cela peut se faire comme un « apprentissage par la pratique » accompagnant les premières mesures de conversion.

  • Détermination des périodes de transition vers le bureau sans papier

    Diviser les 90 jours prévus en périodes plus courtes a pour but de pouvoir se concentrer sur chaque phase de la transition et de pouvoir réfléchir aux processus impliqués. En outre, les succès du passage à l’euro peuvent être documentés plus facilement. Les employés comprennent mieux les mesures et ne se sentent pas dépassés. Dans le même temps, les objectifs doivent être communiqués en interne, ce qui correspond à un changement mental. L’importance de cette question a déjà été expliquée dans l’avant-propos.

    Il est logique de diviser les 90 jours en trois sections de 30 jours chacune.

    Les 30 premiers jours sont utilisés pour analyser tous les processus qui doivent être convertis de l’analogique au numérique.
    Au cours des 30 jours suivants , le DMS PaperOffice et le matériel requis seront introduits, mais initialement uniquement à des fins de formation et d’accompagnement des processus en cours, si cela se produit.

    Les 30 derniers jours ont été consacrés à la transition du processus de l’analogique au numérique, et les questions des employés se posent sans aucun doute. L’une ou l’autre opération incorrecte est également possible, mais cela peut être corrigé à tout moment grâce à la structure hiérarchique de PaperOffice DMS.

    À la fin des 30 derniers jours et donc aussi des 90 derniers jours, il existe un système de gestion de documents entièrement intégré qui permet déjà d’analyser à ce stade l’ampleur des économies et des avantages à l’avenir.

  • Détecter les chemins d’acquisition et déterminer le stockage des données

    Au cours des 30 premiers jours, l’accent est maintenant mis sur l’examen des processus dans lesquels le papier a joué le rôle principal jusqu’à présent. Pour ce faire, il est nécessaire de reconnaître les interfaces de communication externe et interne dans l’entreprise et de suivre leur cycle de vie, qui peut être là :

    • Appels téléphoniques (p. ex. un bon de commande qui est ensuite rempli)
    • Trafic de courrier électronique (par exemple, le courrier sera imprimé pour la prochaine réunion)
    • Lettres
    • Visite d’un client d’affaires (par exemple: voir les appels téléphoniques)
    • Documents d’accompagnement
    • Correspondance interne

    La prochaine chose à déterminer est quand et où, dans le cas des formulaires électroniques, la transition vers le papier imprimé a lieu, ainsi que le chemin du papier à l’archivage ou simplement à la poubelle.

    Concevoir des documents numériquement à partir de maintenant

    Désormais, ne vous passez de papier dans la mesure du possible : les réunions, les procès-verbaux, le courrier entrant, les factures sortantes et les notes peuvent être créés directement dans PaperOffice. Les tâches et les flux de travail sont également mis en œuvre numériquement.

    Numériser les factures et mettre en œuvre progressivement la comptabilité sans papier

    L’émission de factures en tant que telle fait également partie du bureau sans papier, mais pas seulement dans ce contexte. La numérisation et le traitement approprié sont un problème et doivent également être bien planifiés et mis en œuvre.

    Quiconque maintient ses factures numériquement et crée également sa comptabilité numérique reconnaît un plus grand potentiel d’économies et peut rendre le processus de comptabilité générale plus efficace.

    Stockage des données

    Si vous avez déjà décidé que vos fichiers physiques vont maintenant être des fichiers numériques, la question immédiate est de savoir où allez-vous stocker ces fichiers numériques. Allez-vous les stocker dans une base de données localement ou sur un périphérique NAS externe ?

    Lorsque vous passez à un bureau sans papier, vous ne devez pas lésiner sur l’une des facettes les plus importantes. Stockage local des données et utilisation des périphériques NAS.

    Ou ne voulez-vous pas du tout avoir le stockage de données ou la base de données dans votre entreprise? Afin d’éviter les incendies, les vols, etc., cependant, l’utilisation d’une solution cloud est hors de question pour vous pour des raisons juridiques. Ensuite, bien sûr, la solution d’utiliser la base de données sur un serveur dédié, qui vous est attribué seul, est une très bonne solution.
    La sélection est grande.

    En fait, la recherche de solutions appartient également à la section des 30 premiers jours. Avec la gestion documentaire DMS PaperOffice et le matériel NAS, intégrés au réseau de l’entreprise, toutes les solutions sont disponibles pour mettre en œuvre la transition du papier au numérique.

  • Zugriff von mobilen Geräten sowie Computer auf dedizierten Server PaperOffice
    Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile

  • Introduction de PaperOffice DMS plus matériel

    Une fois que le logiciel a été installé sur les ordinateurs de l’entreprise, que les niveaux hiérarchiques ont été attribués et que les serveurs NAS ont été configurés et mis en réseau, le logiciel est formé.

    Il n’y a pas besoin de consultants externes (généralement synonymes de « coûteux »). Les employés de PaperOffice sont bien sûr disponibles si nécessaire. Les plus d’un million d’entreprises qui travaillent avec PaperOffice DMS dans le monde se sont jusqu’à présent très bien entendues avec les tutoriels et vidéos détaillés ou avec les conseils téléphoniques sur les questions relatives à PaperOffice DMS.

    La plupart des processus sont explicites et sont accompagnés d’un menu d’aide très bien conçu. Soit dit en passant, vous n’avez pas besoin d’être têtu pour vous en tenir aux 30 jours. Si toutes les personnes impliquées dans le passage de l’analogique au numérique sont d’avis que cela fonctionnera, le processus peut être raccourci à volonté.

    Structure des dossiers

    Une structure de dossiers significative est importante pour que vous puissiez facilement vous retrouver après le changement. Organisez facilement votre structure de dossiers numériques en fonction de votre structure de dossiers « réelle » existante.

    Appuyez-vous sur l’automatisation

    Grâce à la reconnaissance intelligente de l’IA, vous pouvez reconnaître les données importantes du document, les extraire et les utiliser pour le mot-clé du document. Cela permet d’économiser du temps et donc de l’argent.

  • Terminez la transition vers le bureau sans papier

    Les 30 derniers jours (ou moins) commencent et les employés terminent la phase d’éducation et de formation. Les e-mails ne sont plus imprimés, mais sauvegardés.

    Utiliser des workflows et des tampons

    Les documents et les e-mails peuvent être consultés, modifiés et mis à la disposition des autres employés à tout moment via la fonction de flux de travail de PaperOffice DMS. Les documents de fret provenant de livraisons ou de lettres entrantes sont numérisés à l’aide d’un scanner ou d’une caméra de téléphone portable et convertis en documents texte à l’aide du logiciel OCR de PaperOffice.

    La fonction tampon permet de déclencher divers flux de travail et d’effectuer d’autres actions. Des variables dynamiques peuvent être ajoutées aux tampons et même des notifications par e-mail sont automatiquement envoyées lors de l’utilisation.

    N’oubliez pas de sauvegarder

    Il n’y a qu’un seul stockage central avec une fonction de sauvegarde. La question ne se pose plus jamais de savoir quel employé a un document spécifique stocké sur son ordinateur et comment s’y rendre parce qu’il est en vacances et n’est pas disponible.

    Une méthode de cryptage des données qui est également utilisée par l’armée américaine. Le jeu actuellement populaire et lucratif des pirates informatiques avec ransomware rebondit sur PaperOffice.

    Restez cohérent : Le début est toujours difficile, car les processus qui ont été répétés pendant des années sont nouveaux pour le moment. Ne retombez pas dans l’ancien schéma.

  • Restez cohérent et faites l’expérience du bureau sans papier.

    Le guide ultime en 5 étapes

    Pourboire

    Nous avons créé le guide ultime en 5 étapes pour passer à la dématérialisation et numériser votre entreprise sous forme de document téléchargeable, détaillant chacune des 5 étapes et combien de temps cela prend:

    The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

    Conclusion intermédiaire 2 / 3

    Avec le bon logiciel, un bureau sans papier signifie pas de travail supplémentaire!

    Tout ce qui est vraiment nécessaire, c’est un logiciel

    • Automatisez complètement la réception des factures au moyen d’e-mails personnalisés, si les factures sont disponibles numériquement
    • Dans le cas de factures papier, grâce à l’intégrité du scanner, elles peuvent être automatiquement capturées par numérisation par lots
    • Indexer et lire les documents numérisés
    • et le plus important: peut stocker automatiquement des documents numériques et numérisés en fonction de leur contenu!

    Et évitez cette erreur courante

    Dans tous les cas, assurez-vous que votre choix de logiciel tombe sur un DMS avec lequel vous pouvez effectuer l’enregistrement automatique (par exemple la surveillance de l’annuaire) et l’enseignement des documents VOUS-MÊME afin de ne pas entrer dans un piège de coût incontrôlable et de ne pas dépendre du fabricant pour être!

Conclusion de la transformation numérique

Pour de nombreuses entreprises, un bureau sans papier moderne et efficace n’est pas une réussite du jour au lendemain, mais ce n’est pas non plus une utopie. Pour enfin réaliser la numérisation de vos documents, vous devez établir des politiques de réduction du papier et trouver des solutions pour vous débarrasser de tout ce dont vous n’avez plus besoin.

Le logiciel de gestion de documents de PaperOffice peut vous aider à numériser des documents et à mettre en œuvre un bureau sans papier. Les solutions DMS sont des solutions complètes qui offrent une infrastructure cohérente.
En conséquence, les processus métier sont cartographiés de manière transparente, les flux de travail peuvent être effectués numériquement et toutes les informations importantes peuvent être facilement visualisées.

Grâce aux solutions DMS, vous pouvez également traiter et stocker des documents et des contenus numériques à l’épreuve des audits, par exemple pour vous éviter des problèmes lors des contrôles d’entreprise et fiscaux.

Trucs et astuces pour un bureau numérique

Nous avons résumé 9 conseils pour vous afin que le bureau sans papier fonctionne réellement!

En bref, il s’agit de numériser une grande variété de documents dans l’entreprise, tels que les contrats, les reçus, les bons de livraison, les factures entrantes, c’est-à-dire tout ce qui est sur papier. En outre, non seulement le document sur le passé, mais aussi le document futur sont remis en question.

La communication est également un partenaire pertinent dans le bureau sans papier. Vous n’avez pas à vous inquiéter légalement, faites juste attention à quelques « subtilités ». Certains documents, y compris la structure des dossiers et au format PDF, peuvent facilement être remis au conseiller fiscal ou à des collègues sous forme d’archives autonomes - cela se fait en quelques clics de souris.

Le bon logiciel de gestion de documents résout le problème analogique-numérique

DMS signifie Document Management System et est destiné à gérer des documents, en particulier des documents numériques, ce qui inclut la conversion de l’analogique au numérique. PaperOffice DMS est un tel système. Sa gamme de fonctions est tout aussi remarquable que sa navigation intuitive dans les menus, qui ne nécessite qu’une formation mineure. Vous n’avez pas besoin de consultants coûteux sur place. Des didacticiels vidéo bien expliqués sur PaperOffice DMS peuvent le faire tout aussi bien et beaucoup moins cher, gratuitement.

Numérisation, OCR, archivage avec mot-clé automatique, fusion de documents contrôlée par l’IA, moteur de recherche intégré, fonction de flux de travail, cryptage avec 1024Mbit, intégration directe dans MS Office, protection contre les ransomwares, création automatisée de modèles, fonction tampon, gestion des tâches et des notes.

Ce sont quelques-unes des fonctions les plus importantes de PaperOffice DMS et, comme je l’ai dit, ni vous ni vos employés n’avez à compléter un diplôme en informatique.

Conclusion intermédiaire 3/ 3

1. Contactez un fabricant avec un savoir-faire et un logiciel conforme à GOBD (et aussi au RGPD) !

2. Il n’y a pas de logiciel DMS approprié. Chaque DMS a sa justification et, en fin de compte, le produit doit correspondre à l’objectif.

3. Qu’il s’agisse de votre propre serveur, du serveur dédié PaperOffice dans le centre de données de Strato AG à Berlin (Allemagne) ou d’un NAS - enregistrez votre document NEVER sur un stockage cloud tiers qui a) n’est pas utilisé sur une base dédiée et b) n’est pas situé dans un pays sûr c) ne peut pas être exporté en un clic

Pourboire

Si vous suivez les conseils et que vous utilisez un NAS pour le stockage de documents sécurisé en interne - PaperOffice est non seulement parfait pour cela, mais est même le seul DMS officiel pour le plus grand fabricant de NAS au monde - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice on a laptop and a QNAP NAS next to it
PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Bureau sans papier : voici comment la numérisation réussit dans l’entreprise":

À qui s’adresse un bureau sans papier?

La réponse rapide et facile à la question est: pour chaque entreprise. Tous les secteurs d’activité et toutes les tailles bénéficient d’un bureau sans papier, des PME et des start-ups aux grandes entreprises. Cependant, la conversion est particulièrement précieuse pour les petites et moyennes entreprises: La réduction de l’effort et des coûts de traitement libère le budget nécessaire pour stimuler davantage la croissance.

Puis-je utiliser un fournisseur DMS basé sur le cloud pour mon bureau sans papier ?

Non. Un autre facteur qui est sur toutes les lèvres depuis l’entrée en vigueur du RGPD en 2018 au plus tard est la protection des données. Les solutions DMS et les logiciels DMS sont utilisés pour traiter, gérer et stocker des documents qui contiennent souvent des données personnelles sensibles. En cas de violation du RGPD, le législateur prévoit des amendes élevées.

Conclusion

  • Les avantages justifient l’effort et les coûts

    Travailler numériquement et faire entrer les anciens documents dans la nouvelle ère sera le meilleur investissement clé pour économiser une quantité incroyable de temps, d’argent et de nerfs à l’avenir.

  • Vous avez besoin de quelqu’un qui sait

    Vous n’avez pas besoin de votre propre spécialiste informatique pour profiter de tous les avantages de la numérisation.
    Ce dont vous avez besoin, c’est du bon partenaire à vos côtés qui, grâce à son expérience, peut mettre en œuvre exactement ce dont vous avez besoin. Évitez l’alarmisme et choisissez des positions de test au lieu de présentations PowerPoint sophistiquées sans l’avoir vraiment testé.

  • Le matériel est généralement déjà disponible

    L’expérience a montré que presque toutes les opérations, entreprises et entreprises ont un grand copieur qui n’utilise pas son potentiel. Ces appareils aiment les numérisations de masse, tolèrent les trombones et peuvent être la base d’un démarrage numérique sans investissement dans un scanner.

  • Moins cher que prévu avec le bon DMS

    Évitez les pièges à coûts avec les systèmes DMS / ECM où vous êtes impitoyablement à la merci des fabricants. Ne faites aucun compromis en ce qui concerne vos propres options d’administration, telles que les documents d’enseignement et la création de paramètres vous-même. Si vous avez besoin d’aide, le fabricant se fera un plaisir de vous aider, mais restera indépendant.

  • L’automatisation numérique est l’avenir

    Les procédures seront complètement identiques à l’avenir, mais entièrement automatisées.
    Facture qui arrive? Le flux de travail est déclenché et tout se déroule comme prévu.
    Rechercher dans les 1000 dossiers? Pas de problème, car vous avez votre propre Google!

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Comment IDC Construccion révolutionne la gestion des documents dans l'industrie de la construction avec PaperOffice DMS

Une étude de cas de l'industrie de la construction : Voici comment PaperOffice DMS a optimisé la gestion de projet chez IDC Construccion