Bien que les techniques de base de la gestion des documents soient utilisées dans le contrôle des documents d’entreprise depuis des décennies et aient évolué au fil des ans, le besoin d’un système de gestion des documents et ses avantages applicatifs sont encore sous-estimés.
Des études ont montré que les employés passent jusqu’à trente pour cent de leur temps à rechercher les documents nécessaires dans l’entreprise. En moyenne, les employés perdent plus d’un jour de travail par semaine en conséquence. C’est encore pire, car: dans 70% des cas, la recherche échoue. Le document est créé à nouveau et les collègues ne peuvent plus comprendre l’état actuel des documents.
Advantages of electronic data management (document management DMS)
Mais quelle est la norme, que peut attendre le client d’un DMS ?
Dans le présent article, nous allons vous montrer les avantages de l’utilisation de la gestion électronique des données (système de gestion de documents).
Cela peut être expliqué point par point à l’aide du logiciel de gestion de documents PaperOffice.
Avant d’entrer dans les avantages, expliquons la définition:
Qu’est-ce qu’un système de gestion de documents?
Un système de gestion de documents (SGD) est utilisé pour stocker, gérer et contrôler le flux de documents au sein d’une organisation.
Cela signifie que les entreprises d’une grande variété d’industries accumulent chaque jour des documents importants: plaidoiries, documents contractuels, brouillons, lettres externes, recherches, opinions d’experts et bien plus encore. Ceux-ci n’arrivent pas seulement par la poste, de nombreux documents arrivent également par e-mail.
Vous pouvez organiser toutes les informations, telles que les documents papier, les fichiers Windows ou les e-mails, dans un emplacement central, votre système de gestion de documents, auquel les employés peuvent accéder facilement et sans aucun problème.
Y compris des fonctions uniques pour le travail d’équipe et le partage de documents et une interface de programme innovante unique au monde.
Les systèmes de gestion de documents deviennent de plus en plus importants pour les entreprises, car la quantité d’informations générées par les entreprises d’aujourd’hui augmente de manière exponentielle.
L’introduction d’un système de gestion de documents, DMS en abrégé, vous aide également à apporter une structure claire à vos documents et à faire face au flot d’informations.
DMS signifie également logiciel de gestion de documents et est destiné à gérer des documents, en particulier des documents numériques, ce qui inclut la conversion de l’analogique au numérique. PaperOffice DMS est un tel logiciel.
La gestion et le contrôle de l’énorme quantité de documents externes et internes qui font partie des processus opérationnels de l’administration publique ou des affaires sont devenus un défi. Cela favorise l’introduction d’un logiciel de gestion de documents qui facilite la gestion.
L’introduction du DMS garantit des réductions significatives du temps de recherche, de la manutention et des économies de coûts, qui sont très importantes dans nos processus administratifs.
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
Le cœur d’un DMS
Un système avancé de gestion de documents a son « cœur » dans une base de données, où l’information est stockée de manière à ce qu’elle puisse être trouvée et récupérée de manière simple et contrôlée.
La base de données peut être configurée localement ou sur un système NAS, tel que le NAS QNAP ou le Synology NAS. Mais en stockant l’information de manière structurée, nous n’avons qu’une partie de l’équation.
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form
Le « cerveau » qui contrôle le système est la logique de workflow, qui permet de créer des dépendances entre les documents et les processus et de relier ces informations dans des flux flexibles et préalablement définis.
Une étape essentielle dans la mise en œuvre d’un « flux de travail » aussi sophistiqué est que le plus de documentation possible soit disponible sous forme numérique.
Numérisation et gestion des documents
Lorsque nous parlons de systèmes de gestion de documents, nous ne devons pas oublier: plus le niveau de numérisation de l’information qui fait partie des processus est élevé, plus le niveau de contrôle et d’automatisation que nous pouvons atteindre est élevé. Nous avons déjà écrit un article sur les avantages de la numérisation, cliquez ici.
Dans un premier temps, vous déterminez quels documents appartiennent à nos processus, comment nous les intégrons dans notre système de gestion de documents et quelles informations doivent être extraites et stockées avec les documents de votre base de données. Une fois l’information incluse, nous définissons son cycle de vie, comment elle interagira avec d’autres processus et comment nous pouvons l’intégrer.
L’information provient de différentes sources
Très probablement, nous rencontrerons des informations provenant de différentes sources et dans différents formats. Certains d’entre eux sous forme numérique, stockés dans des fichiers ou des bases de données et d’autres sous forme de documents imprimés.
Que faisons-nous des documents numériques au format pdf, doc, etc.? Ici, le processus est très simple.
Faites glisser le document numérique dans l’interface PaperOffice. Ou faites surveiller facilement vos dossiers Windows après la réception des documents.
Pourboire
À propos, il y a une vidéo sur YouTube sur le thème de « Surveillance de l’annuaire et archivage en masse des documents » qui explique ce processus d’une manière compréhensible:
Grâce au programme optical character Recognition (OCR = Optical Character Recognition), nous avons déjà franchi une étape importante. À l’aide d’un scanner ou d’un autre appareil de numérisation, nous convertissons non seulement le document en image, mais nous pouvons également « lire » son contenu électroniquement.
Non seulement le texte OCR pur est inclus dans la base de données, mais grâce à l’intelligence artificielle (IA) appelée PIA, l’automatisation peut être spécifiée manuellement ou automatiquement.
C’est ainsi que nous utilisons le système pour reconnaître et définir les zones de document qui doivent être lues automatiquement. Tels que le numéro de facture, la date, les produits, les montants, etc. En conséquence, nous avons toutes les informations nécessaires dans notre système de gestion de documents.
La numérisation de l’information via OCR facilite l’intégration d’une grande variété de documentation dans la gestion des processus et des flux de travail.
