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Minimisation des coûts grâce à la transformation numérique


La numérisation ou la transformation numérique de vos documents papier est la condition sine qua non de l’efficacité et du succès de votre entreprise. La nécessité de la numérisation est maintenant un aspect important pour tout le monde.

Conseil professionnel

Dans le présent article, nous aimerions d’abord expliquer la définition du système de gestion de documents et aborder la numérisation des documents analogiques et numériques, ainsi que démontrer les avantages de l’utilisation de la gestion électronique des documents (DMS) sur les processus d’affaires associés lors de la création, de la gestion, de l’exportation et de la vérification des documents.

Bien que les techniques de base de la gestion des documents soient utilisées dans le contrôle des documents d’entreprise depuis des décennies et aient évolué au fil des ans, le besoin d’un système de gestion des documents et ses avantages applicatifs sont encore sous-estimés.

Des études ont montré que les employés passent jusqu’à trente pour cent de leur temps à rechercher les documents nécessaires dans l’entreprise. En moyenne, les employés perdent plus d’un jour de travail par semaine en conséquence. C’est encore pire, car: dans 70% des cas, la recherche échoue. Le document est créé à nouveau et les collègues ne peuvent plus comprendre l’état actuel des documents.

PaperOffice employee holds a tablet in her hands
Advantages of electronic data management (document management DMS)

Mais quelle est la norme, que peut attendre le client d’un DMS ?

Dans le présent article, nous allons vous montrer les avantages de l’utilisation de la gestion électronique des données (système de gestion de documents).

Cela peut être expliqué point par point à l’aide du logiciel de gestion de documents PaperOffice.

Avant d’entrer dans les avantages, expliquons la définition:

Qu’est-ce qu’un système de gestion de documents?

Un système de gestion de documents (SGD) est utilisé pour stocker, gérer et contrôler le flux de documents au sein d’une organisation.

Cela signifie que les entreprises d’une grande variété d’industries accumulent chaque jour des documents importants: plaidoiries, documents contractuels, brouillons, lettres externes, recherches, opinions d’experts et bien plus encore. Ceux-ci n’arrivent pas seulement par la poste, de nombreux documents arrivent également par e-mail.

Vous pouvez organiser toutes les informations, telles que les documents papier, les fichiers Windows ou les e-mails, dans un emplacement central, votre système de gestion de documents, auquel les employés peuvent accéder facilement et sans aucun problème.

Y compris des fonctions uniques pour le travail d’équipe et le partage de documents et une interface de programme innovante unique au monde.

Les systèmes de gestion de documents deviennent de plus en plus importants pour les entreprises, car la quantité d’informations générées par les entreprises d’aujourd’hui augmente de manière exponentielle.

L’introduction d’un système de gestion de documents, DMS en abrégé, vous aide également à apporter une structure claire à vos documents et à faire face au flot d’informations.

DMS signifie également logiciel de gestion de documents et est destiné à gérer des documents, en particulier des documents numériques, ce qui inclut la conversion de l’analogique au numérique. PaperOffice DMS est un tel logiciel.

La gestion et le contrôle de l’énorme quantité de documents externes et internes qui font partie des processus opérationnels de l’administration publique ou des affaires sont devenus un défi. Cela favorise l’introduction d’un logiciel de gestion de documents qui facilite la gestion.

L’introduction du DMS garantit des réductions significatives du temps de recherche, de la manutention et des économies de coûts, qui sont très importantes dans nos processus administratifs.

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Le cœur d’un DMS

Un système avancé de gestion de documents a son « cœur » dans une base de données, où l’information est stockée de manière à ce qu’elle puisse être trouvée et récupérée de manière simple et contrôlée.

La base de données peut être configurée localement ou sur un système NAS, tel que le NAS QNAP ou le Synology NAS. Mais en stockant l’information de manière structurée, nous n’avons qu’une partie de l’équation.

QNAP and Synology NAS devices are on the table as data storage with PaperOffice DMS
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form

Le « cerveau » qui contrôle le système est la logique de workflow, qui permet de créer des dépendances entre les documents et les processus et de relier ces informations dans des flux flexibles et préalablement définis.

Une étape essentielle dans la mise en œuvre d’un « flux de travail » aussi sophistiqué est que le plus de documentation possible soit disponible sous forme numérique.

Numérisation et gestion des documents

Lorsque nous parlons de systèmes de gestion de documents, nous ne devons pas oublier: plus le niveau de numérisation de l’information qui fait partie des processus est élevé, plus le niveau de contrôle et d’automatisation que nous pouvons atteindre est élevé. Nous avons déjà écrit un article sur les avantages de la numérisation, cliquez ici.

Dans un premier temps, vous déterminez quels documents appartiennent à nos processus, comment nous les intégrons dans notre système de gestion de documents et quelles informations doivent être extraites et stockées avec les documents de votre base de données. Une fois l’information incluse, nous définissons son cycle de vie, comment elle interagira avec d’autres processus et comment nous pouvons l’intégrer.

L’information provient de différentes sources

Très probablement, nous rencontrerons des informations provenant de différentes sources et dans différents formats. Certains d’entre eux sous forme numérique, stockés dans des fichiers ou des bases de données et d’autres sous forme de documents imprimés.

Que faisons-nous des documents numériques au format pdf, doc, etc.? Ici, le processus est très simple.

Faites glisser le document numérique dans l’interface PaperOffice. Ou faites surveiller facilement vos dossiers Windows après la réception des documents.

Pourboire

À propos, il y a une vidéo sur YouTube sur le thème de « Surveillance de l’annuaire et archivage en masse des documents » qui explique ce processus d’une manière compréhensible:

Grâce au programme optical character Recognition (OCR = Optical Character Recognition), nous avons déjà franchi une étape importante. À l’aide d’un scanner ou d’un autre appareil de numérisation, nous convertissons non seulement le document en image, mais nous pouvons également « lire » son contenu électroniquement.

Non seulement le texte OCR pur est inclus dans la base de données, mais grâce à l’intelligence artificielle (IA) appelée PIA, l’automatisation peut être spécifiée manuellement ou automatiquement.

C’est ainsi que nous utilisons le système pour reconnaître et définir les zones de document qui doivent être lues automatiquement. Tels que le numéro de facture, la date, les produits, les montants, etc. En conséquence, nous avons toutes les informations nécessaires dans notre système de gestion de documents.

La numérisation de l’information via OCR facilite l’intégration d’une grande variété de documentation dans la gestion des processus et des flux de travail.

Gestion des flux de travail et des documents

Comme déjà mentionné, il est essentiel pour la gestion documentaire avancée d’avoir toutes les informations sous une forme numérique et structurée dans une base de données. Vous pouvez donc rechercher tous les documents enregistrés dans PaperOffice comme Google. Vous pouvez également définir les règles de qui peut accéder, modifier et supprimer/archiver vos informations.

PaperOffice interface with workflow module
The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Mais nous voulons aller encore plus loin et rationaliser nos processus d’affaires. L’un des piliers de notre solution de gestion de documents est le moteur de flux de travail. Cela nous permet de spécifier chaque étape d’un processus d’affaires avec ses activités et dépendances associées, ainsi que les départements et les rôles impliqués.

Nous pouvons également définir des notifications automatiques qui seront activées en fonction des activités et des événements qui se produisent tout au long du processus.

Tout cela minimise non seulement le temps passé à gérer les tâches, mais minimise également la probabilité d’oubli et d’erreurs dans le processus.

Valeur ajoutée et avantages de l’archivage électronique des données

Voici quelques-uns des avantages les plus remarquables de la mise en œuvre d’un système de gestion de documents :

  • Disponibilité: En stockant et en gérant tous vos documents et leurs versions, mises à jour, notes, contacts stockés, données de documents dans une base de données centrale, toutes les informations forment progressivement une base de connaissances centrale.

    L’accès centralisé et facile à toute cette documentation pertinente de l’entreprise et la possibilité pour plusieurs parties de collaborer sur le même document en font le haut de la liste des avantages.

  • Autorisation d’accès : Contrôlez qui peut accéder aux documents, quand et quelles activités peuvent y être effectuées.

    Les paramètres des dossiers et des documents, les niveaux de publication et les droits, ainsi que les groupes et les services, rendent l’accès aux documents sensibles transparent et sécurisé.

  • La sécurité, non seulement dans le contrôle d’accès, mais aussi dans la garde et la sécurité qui accompagnent l’introduction de nouvelles technologies et bases de données.

    Tout d’abord, PaperOffice DMS crypte tous les documents lorsqu’ils sont enregistrés pour la sécurité, selon l’une des normes de sécurité les plus élevées actuellement disponibles, AES-1024bit.

    La reconversion en documents lisibles est possible dans n’importe quel format actuel, PaperOffice mettant régulièrement à jour ses formats de fichiers, ce qui signifie que les documents seront également lisibles à l’avenir.

  • Récupérabilité et gain de temps : Tous vos documents, auparavant sur papier, sont désormais disponibles numériquement, ainsi que les e-mails, sont stockés de manière centralisée dans votre base de données. Dans le même temps, la date et l’heure, un numéro de version et un mot-clé sont enregistrés, que le moteur de recherche PaperOffice peut utiliser pour trouver des documents même si la personne qui effectue la recherche ne connaît que rudimentairement le contenu du document.

    Tout ce qui est stocké dans PaperOffice DMS est également reconnu par texte OCR, optimisé avec des dictionnaires d’entreprise et indexé pour une recherche par mot-clé parfaite dans votre base de données SQL pour une recherche par mot-clé.

    Gagnez du temps dans la recherche de documentation et des coûts de gestion et de stockage.

  • Réduction des redondances telles que la duplication de documents, de photocopies, d’enregistrements de données.
  • Agilité et automatisation des tâches administratives avec la création de workflows qui permettent l’intégration de documents et de processus métier dans un environnement contrôlé et des activités clairement définies et surveillées.
  • Sans oublier l’effet secondaire positif d’une plus grande satisfaction de la clientèle interne et externe. L’utilisation d’un système de gestion documentaire vous permet de réagir plus rapidement et de manière plus fiable et donc mieux aux souhaits de vos clients.

    L’augmentation de la satisfaction client est perceptible très rapidement et, surtout, durablement - tant en termes de ventes que de réputation de l’entreprise.

  • L’un des aspects les plus importants lors du stockage de documents via un système de gestion de documents est le respect des réglementations légales ou des spécifications du GoBD.

    L’abréviation GoBD signifie « Principes pour la bonne gestion et le stockage des livres, enregistrements et documents sous forme électronique et pour l’accès aux données ».

    En particulier, grâce au stockage de documents hautement crypté à l’épreuve des audits directement dans une base de données SQL centrale, PaperOffice répond à toutes les exigences en matière de normes documentaires et de directives juridiques ou à la norme allemande la plus élevée au monde GOBD.

    Le terme versioning n’est pas un mot étranger dans un système de gestion de documents (DMS). La nécessité d’utiliser un système de gestion de documents doté d’un contrôle de version conforme à GoBD et d’un contrôle de version à l’épreuve des audits est plus claire que jamais.

    PaperOffice dépasse toutes les exigences légales

    Le développement de PaperOffice DMS est conforme à GoBD, vous pouvez donc utiliser le logiciel sans aucun souci pour vous faire enfreindre une règle. Par exemple, chaque fois que quelqu’un modifie un document, une nouvelle version de ce document est créée. De cette façon, vous pouvez suivre le contenu du document à quel moment.

    Au fait, il y a une vidéo sur YouTube pour la configuration du Synology NAS MariaDB 10 et le système de gestion de documents PaperOffice qui explique ce processus de manière compréhensible:

    Dans les deux cas, même dans le pire des cas, il est garanti que les bases de données archivées sont restaurées à court terme et que les périodes de conservation sont donc toujours respectées.

Assurez-vous d’éviter cette erreur

Alors que les grandes entreprises nomment depuis longtemps des responsables de la numérisation qui traitent à temps plein du sujet de la conversion de documents analogiques, les petites et moyennes entreprises manquent généralement de ressources humaines, d’autant plus que des qualifications professionnelles appropriées sont requises.
Cependant, il s’agit d’une erreur courante qui conduit à de mauvais investissements, car de nombreux fabricants profitent de cette ignorance.

Conclusion intermédiaire

Vous n’avez pas besoin d’un informaticien ou d’un bibliothécaire qualifié!

Tout ce dont vous avez vraiment besoin, c’est

  • le bon logiciel
  • partenaire informatique fiable
  • matériel correspondant
Parfois, le matériel est souvent déjà là, a plus de potentiel qu’avant et peut être utilisé immédiatement.

Pourboire

À propos, il existe un article spécial sur le sujet du « traitement numérique des factures », qui a présenté les avantages de la numérisation ou du traitement numérique des factures:

Notebook with PaperOffice interface for digital invoice processing
Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Avantages décisifs de la gestion électronique des données":

Quel scanner utiliser pour DMS ?

Pour numériser des documents reliés, il est recommandé de disposer d’un scanner à feuilles d’au moins 300 dpi. Le scanner voulait avoir une fonction scan-to-fodler et des pilotes WIA/TWAIN en option. Nous avons eu de bonnes expériences avec Fujitsu Scansnap, qui fonctionne de manière très fiable.

Quelle est la meilleure façon d’archiver des documents ?

Les documents papier doivent généralement être numérisés au format PDF/A, puis enregistrés dans un logiciel de gestion de documents DMS - ou directement si le logiciel le prend en charge ou l’automatise, par exemple par le biais d’une surveillance.

Puis-je jeter les documents originaux?

Si vous utilisez un logiciel décent qui reçoit des mises à jour régulières et que vous avez une stratégie de sauvegarde des données, la réponse est OUI pour les documents non critiques. Tout ce qui pourrait légalement exiger l’original devrait également être conservé dans l’original. Par exemple, PaperOffice DMS a la possibilité de stocker l’emplacement de stockage d’origine dans les propriétés du document.

Conclusion

Un investissement rentable

Le terme gestion de documents comprend beaucoup plus que ce que l’on pourrait imaginer au départ. L’introduction d’un système de gestion de documents dans votre entreprise est désormais une condition préalable à l’efficacité et au succès de votre entreprise. La nécessité de la numérisation est maintenant un aspect important pour tout le monde.

La liste ci-dessus des avantages de la gestion électronique des données n’est en aucun cas complète, mais ne fait que limiter votre propre créativité et professionnalisme, selon le domaine d’application! Si la numérisation de l’archive analogique est considérée de ces points de vue et qu’un contre-calcul est effectué, il devient clair que l’effort en vaut la peine et que, par exemple, un investissement dans une nouvelle machine plus moderne et plus rapide est envisagé devrait l’être.

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Solutions digitales spécialisées pour l’automatisation des processus métier

« Le traitement manuel des documents dans une communauté aussi importante nous aurait coûté beaucoup de temps.
Avec la solution automatisée de PaperOffice DMS, l’effort manuel a pu être considérablement réduit, tout en investissant dans la technologie orientée vers l’avenir. Nous sommes des pionniers de la gestion immobilière numérique. »

M. Alejandro Campos
informaticien et chef de projet à la gestion immobilière El Guijo