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Gestion efficace des documents - Maximisez votre productivité et minimisez la consommation de papier !


Conseil professionnel

Découvrez comment un système de gestion numérique des documents (DMS) peut vous aider à optimiser la gestion des documents dans votre entreprise et à la rendre plus efficace en capturant, stockant et gérant électroniquement les documents.
Le système de gestion de documents innovant PaperOffice vous aidera à découvrir exactement comment.

Position de départ

Dans le monde numérique d'aujourd'hui, il est impératif que les organisations gèrent efficacement leurs documents pour gagner du temps, réduire les coûts et améliorer la collaboration. Une gestion efficace des documents peut grandement améliorer l'organisation et la structure des données, vous aidant ainsi à vous concentrer sur l'essentiel.

Dans cet article, nous allons vous montrer comment mettre en place un système de gestion de documents efficace dans votre entreprise.

Pourquoi une gestion efficace des documents est-elle importante ?

Une gestion efficace des documents est importante pour maintenir l'ordre et la structure dans une organisation. Sans une bonne gestion des documents, les documents peuvent être perdus ou inaccessibles, ce qui peut entraîner des retards et des erreurs dans les processus métier.

Une gestion efficace des documents est également nécessaire pour garantir le respect des réglementations en matière de protection des données et de conformité. Une bonne gestion des documents peut également améliorer la productivité et l'efficacité des employés en permettant un accès plus rapide et plus facile aux documents dont ils ont besoin.

Analyse de vos documents

Avant de pouvoir mettre en place une gestion documentaire efficace, vous devez faire le point sur vos documents actuels. Vérifiez quels types de documents existent dans votre entreprise, où ils sont stockés et qui peut y accéder. Il est important de créer une liste de documents à gérer pour mieux comprendre la structure et la portée de votre coffre-fort.

Pile de papier devant l'ordinateur
Travail sans papier grâce aux processus numériques

Bases de la gestion de documents

Les bases de la gestion des documents incluent la capture, le stockage, l'organisation, la gestion et l'archivage des documents pour s'assurer qu'ils peuvent être trouvés et utilisés rapidement et facilement.

Une organisation et une gestion soignées des documents facilitent le travail et permettent à l'entreprise d'économiser du temps et de l'argent. Il est également important d'assurer la protection et la sécurité des données afin de protéger les informations confidentielles contre tout accès non autorisé.

Afin de mettre en œuvre avec succès les bases de la gestion de documents, il est important de sélectionner un logiciel de gestion de documents adapté aux besoins de l'entreprise.

Sélection de logiciels de gestion de documents

Lors du choix d'un logiciel de gestion de documents approprié, il convient de prendre en compte plusieurs facteurs. Les plus importants sont les besoins de l'entreprise, l'évolutivité, la facilité d'utilisation et la sécurité des données. Il est également important que le logiciel soit suffisamment flexible pour s'adapter aux besoins changeants de l'entreprise et permettre une intégration transparente avec d'autres outils et systèmes.

PaperOffice est un système complet de gestion de documents qui vous aide à organiser, stocker et partager des documents. Il possède une variété de fonctionnalités telles que la possibilité de numériser des documents et de les convertir sous forme numérique, d'archiver et de récupérer des documents, et d'améliorer la collaboration entre les utilisateurs en créant des tâches et des flux de travail.

Notebook avec PaperOffice se dresse sur une table bien rangée
La numérisation a un impact positif sur l'environnement et de nombreux autres avantages

Gestion des documents numériques :

La solution pour votre entreprise

Une gestion efficace des documents est essentielle dans le bureau numérique afin de suivre la quantité croissante de documents numériques.

Un logiciel de gestion de documents (DMS) approprié tel que PaperOffice peut être d'une grande aide ici. simplifie et automatise la gestion et l'organisation des documents.

Afin d'organiser avec succès la gestion des documents dans le bureau numérique, les exigences et les besoins de l'entreprise en ce qui concerne les fonctions DMS doivent d'abord être précisément déterminés. Il est également important de choisir une solution DMS qui peut être intégrée de manière transparente à l'infrastructure informatique existante pour garantir une mise en œuvre et une utilisation fluides.

Comment PaperOffice peut-il soutenir votre entreprise ?

PaperOffice est un logiciel de gestion de documents qui offre une variété de fonctions pour gérer vos documents par voie électronique. Avec PaperOffice, vous pouvez numériser, indexer et télécharger des documents dans une base de données électronique sécurisée à partir de laquelle vous pouvez facilement les rechercher et les récupérer. Le logiciel fournit également des fonctionnalités permettant de classer et d'organiser automatiquement les documents, ainsi que de collaborer et de partager des documents au sein d'une équipe.

PaperOffice offre également la possibilité de convertir vos documents papier en documents numériques consultables à l'aide de la technologie OCR. De plus, vous pouvez utiliser PaperOffice pour automatiser les processus métier et définir des règles de workflow pour simplifier et accélérer le traitement des documents.

En résumé, PaperOffice peut vous aider à rationaliser et à automatiser la gestion de vos documents, ce qui peut vous faire gagner du temps et de l'argent. Si vous avez d'autres questions ou avez des exigences spécifiques, je vous recommande de contacter directement PaperOffice pour plus d'informations et des conseils personnalisés.

Résumé

Le défi de l'archivage et de la gestion d'une grande quantité de documents, que ce soit sous forme de documents papier ou de fichiers électroniques. La gestion numérique des documents est essentielle pour accomplir cette tâche de manière efficace et efficiente.

Le système de gestion de documents de PaperOffice peut automatiser les processus et utiliser la technologie OCR pour économiser du temps et des coûts normalement associés à la gestion manuelle des documents. En intégrant des règles de workflow, la gestion numérique des documents peut également faciliter le travail d'équipe.

Dans l'ensemble, le DMS PaperOffice aide les entreprises à travailler de manière plus efficace et productive, tout en réduisant les coûts et l'impact environnemental de la consommation de papier.

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Gestion de documents pour les entreprises":

A qui convient un bureau sans papier ?

La réponse simple et rapide à la question est : pour chaque entreprise. Tous les secteurs et toutes les tailles d'entreprises bénéficient d'un bureau sans papier, des PME et start-up aux grandes entreprises. Cependant, la conversion est particulièrement précieuse pour les petites et moyennes entreprises : la réduction des efforts et des coûts de traitement libère le budget nécessaire pour d'autres moteurs de croissance.

Puis-je utiliser mon bureau sans papier dans l'entreprise utilise un fournisseur de DMS basé sur le cloud ?

Non. Un autre facteur qui revient sur toutes les lèvres depuis l'entrée en vigueur du RGPD en 2018 au plus tard est la protection des données. Les solutions DMS et les logiciels DMS sont utilisés pour traiter, gérer et stocker des documents qui contiennent souvent des données personnelles sensibles. En cas de violation du RGPD, le législateur prévoit des amendes élevées.

Conclusion

En implémentant PaperOffice DMS, vous pouvez améliorer la gestion de vos documents dans l'entreprise en numérisant tous les documents et en les stockant dans une base de données centrale. Cela simplifie et accélère considérablement la recherche de documents.

Vous pouvez également économiser du temps et des ressources grâce à la classification et à l'indexation automatiques des documents. La sécurité des révisions est également garantie par l'archivage et la création automatique de logs.

Avec PaperOffice DMS, vous avez toujours accès à toutes les informations importantes et pouvez travailler plus efficacement.

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Changement numérique dans le développement de produits - gestion réussie des documents

« Dans l’industrie, le sujet de la numérisation devient de plus en plus perceptible. Cela s’applique, par exemple, à nos fiches techniques, aux données clients, aux calculs ou à nos plans, dessins et configurations. Après l’introduction de PaperOffice DMS, l’effort manuel a pu être réduit. Nous sommes aujourd’hui des pionniers de la digitalisation dans les sociétés de production, l’Industrie 4.0. »

M. Antonio Jesús Sánchez
directeur général et ingénieur produits et procédés chez Butterfly Engineers S.L.