Les exigences d’un DMS, d’un système de gestion de documents, ont énormément ou plutôt naturellement augmenté ces dernières années. Ce qui a commencé comme une base de données, dans laquelle la plupart des documents analogiques étaient à l’origine numérisés par numérisation et stockés, est devenu un logiciel de bureau complet, qui prend aujourd’hui en charge la majeure partie des tâches administratives d’un bureau.
Mais quelle est la norme, que peut attendre le client d’un DMS ?
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
Dans l’article actuel, nous allons vous montrer quelles fonctions importantes un système de gestion de documents doit avoir. Cela peut être expliqué point par point à l’aide du logiciel innovant de gestion de documents PaperOffice DMS.
Avant d’entrer dans les avantages, répondons à la question suivante:
Comment l’introduction d’un système de gestion de documents peut-elle m’aider, moi et mon entreprise?
L’introduction d’un système de gestion de documents, DMS en abrégé, vous aide à avoir une structure claire dans vos documents et vous aide à faire face au flot d’informations.
DMS signifie également logiciel de gestion de documents et est destiné à gérer des documents, en particulier des documents numériques, ce qui inclut la conversion de l’analogique au numérique. PaperOffice DMS est un tel logiciel.
PaperOffice DMS élimine tous les goulots d’étranglement fastidieux et crée une vue d’ensemble claire des documents importants tels que les contrats ou les lettres en les gérant numériquement dans votre DMS à l’avenir.
PaperOffice ne fait pas de différence entre les types de documents, que vous ayez besoin d’aide pour gérer les contrats clients, les plaidoiries, les relevés d’honoraires, les jugements et la correspondance par e-mail: grâce au système de gestion de documents, vos processus précédents dans votre entreprise ou organisation sont numérisés, ce qui les rend plus efficaces, transparents et nettement plus flexibles.
Les documents numérisés et numériques peuvent être trouvés, édités, enregistrés, distribués, étiquetés et transmis en quelques secondes à l’aide de PaperOffice. Les données des documents peuvent être automatiquement reconnues et lues et transmises à des systèmes externes tels que CRM ou ERP.
Vous savez certainement que les documents analogiques ne sont tout simplement plus à jour. Cependant, vous voyez également les complications liées à la conversion des archives analogiques existantes en données numériques. Parce que la numérisation de documents est plus qu’une simple tendance. En fait, c’est maintenant une condition préalable pour rester compétitif et à jour avec toutes les autres entreprises du même secteur.
Par conséquent, il est logique d’introduire un système de gestion de documents dans votre entreprise.
Nous avons donc clarifié les questions de ce qu’est un DMS et de ce que l’introduction m’apporterait et en venir à la question réelle de l’article:
Quelles sont les 7 fonctions importantes que votre système de gestion de documents doit remplir ?
Fonction 1 : Emplacement. Enregistrer dans une archive numérique
La fonction la plus importante et la première de tout système de gestion de documents est le rassemblement de tous les documents et de leurs informations. C’est ainsi que l’archivage et l’administration des documents numérisés et numériques ainsi que des e-mails se font dans une base de données, une archive numérique pour ainsi dire.
PaperOffice stocke toutes les informations directement dans les bases de données MySQL / MariaDB, qui peuvent être exploitées directement dans vos locaux sur n’importe quelle plate-forme à partir de votre PC local, via des périphériques NAS tels que QNAP et Synology ou vos propres serveurs ou serveurs dédiés, y compris l’accès à distance depuis le bureau à domicile.
Peu importe de quel type de document il s’agit.
Tous les types de documents peuvent être stockés de manière centralisée dans le DMS et sont donc accessibles à tous les départements et secteurs d’activité.
Tous les documents pertinents pour l’entreprise sont stockés de manière centralisée et peuvent être trouvés rapidement par tous les employés.
Où les archives numériques devraient-elles être situées?
Nous recommandons à nos clients d’archiver les données numérisées soit dans une base de données située sur un périphérique NAS tel que Synology ou QNAP, soit sur un serveur dédié. Avec votre propre serveur PaperOffice externe (dédié), vous bénéficiez de tous les avantages d’un cloud avec une protection parfaite des données et économisez de l’argent et beaucoup de travail chaque mois.
A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort
Avec un serveur PaperOffice, vous avez tous les avantages d’une solution cloud avec une seule différence énorme:
C’est votre propre serveur de base de données dédié et personne n’y accède sauf vous.
Vous ne voulez pas utiliser de serveur ? Aucun problème.
Pourquoi un NAS est idéal pour l’archivage de documents
Un NAS, un stockage rattaché au réseau, en allemand un périphérique de stockage avec une connexion réseau, ainsi que le logiciel compatible pour PaperOffice DMS et le cloud interne est prêt. Absolument à l’abri de la curiosité étatique et non étatique et, grâce à la fonction de sauvegarde, également à l’abri d’un crash de disque dur.
Fonction 2 : Récupération facile des documents. Rechercher et trouver
PaperOffice numérise les documents entrants qui ne sont pas encore binaires et les convertit en un format numérique de lecture et d’écriture à l’aide de son propre logiciel OCR.
Dans le même temps, la date et l’heure, un numéro de version et un mot-clé sont enregistrés, que le moteur de recherche PaperOffice peut utiliser pour trouver des documents même si la personne qui effectue la recherche ne connaît que rudimentairement le contenu du document.
Pour vous faciliter la tâche, PaperOffice affiche les documents enregistrés les plus récemment dans une liste d’aperçu. Tout ce que vous enregistrez dans PaperOffice est automatiquement entièrement reconnu par le texte avec PaperOffice FileOCRmax, optimisé avec des dictionnaires d’entreprise et indexé pour une recherche par mot-clé parfaite dans votre base de données SQL pour une recherche par mot-clé.
Reconnaissance et optimisation automatiques des langues : PaperOffice reconnaît automatiquement la langue du document et optimise ainsi la reconnaissance de texte OCR au maximum pour la meilleure reconnaissance de texte possible de tous les documents.
Pourboire
Sur le thème « Meilleure solution pour les bureaux SANS PAPIER sans travail supplémentaire + archivage de documents directement à partir du SCANNER » , il y a une vidéo sur YouTube qui explique clairement ce processus:
La lisibilité à long terme des documents stockés
Tout d’abord, PaperOffice DMS crypte tous les documents lorsqu’ils sont enregistrés pour la sécurité, selon l’une des normes de sécurité les plus élevées actuellement disponibles, AES-1024bit.
La reconversion en documents lisibles est possible dans n’importe quel format actuel, PaperOffice mettant régulièrement à jour ses formats de fichiers, ce qui signifie que les documents seront également lisibles à l’avenir.
