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Un travail efficace grâce à la numérisation


La numérisation ou la transformation numérique de vos documents papier est la condition sine qua non de l’efficacité et du succès de votre entreprise. La nécessité de la numérisation est maintenant un aspect important pour tout le monde.

Conseil professionnel

Dans le présent article, nous énumérons les fonctions les plus importantes d’un système de gestion de documents dont votre entreprise a besoin pour une numérisation réussie.

Les exigences d’un DMS, d’un système de gestion de documents, ont énormément ou plutôt naturellement augmenté ces dernières années. Ce qui a commencé comme une base de données, dans laquelle la plupart des documents analogiques étaient à l’origine numérisés par numérisation et stockés, est devenu un logiciel de bureau complet, qui prend aujourd’hui en charge la majeure partie des tâches administratives d’un bureau.

Mais quelle est la norme, que peut attendre le client d’un DMS ?

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Dans l’article actuel, nous allons vous montrer quelles fonctions importantes un système de gestion de documents doit avoir. Cela peut être expliqué point par point à l’aide du logiciel innovant de gestion de documents PaperOffice DMS.

Avant d’entrer dans les avantages, répondons à la question suivante:

Qu’est-ce qu’un système de gestion de documents?

La capture, la distribution, l’archivage et l’indexation des documents font partie intégrante du travail quotidien dans de nombreuses organisations. Et à ne pas oublier: supprimer et rechercher des documents.

Cela signifie que les entreprises d’une grande variété d’industries accumulent chaque jour des documents importants: plaidoiries, documents contractuels, brouillons, lettres externes, recherches, opinions d’experts et bien plus encore. Ceux-ci n’arrivent pas seulement par la poste, de nombreux documents arrivent également par e-mail.

Tous ces documents doivent être numérisés s’ils arrivent sous forme papier, nécessitent un classement structuré, l’affectation des tâches et des flux de travail, et doivent être immédiatement disponibles sur demande.

Il est très important que les délais importants soient respectés et que des mesures juridiques soient prises pour stocker les documents.

Cela prend non seulement du temps, mais met également une pression inutile sur votre portefeuille.

Comment l’introduction d’un système de gestion de documents peut-elle m’aider, moi et mon entreprise?

L’introduction d’un système de gestion de documents, DMS en abrégé, vous aide à avoir une structure claire dans vos documents et vous aide à faire face au flot d’informations.

DMS signifie également logiciel de gestion de documents et est destiné à gérer des documents, en particulier des documents numériques, ce qui inclut la conversion de l’analogique au numérique. PaperOffice DMS est un tel logiciel.

PaperOffice DMS élimine tous les goulots d’étranglement fastidieux et crée une vue d’ensemble claire des documents importants tels que les contrats ou les lettres en les gérant numériquement dans votre DMS à l’avenir.

PaperOffice ne fait pas de différence entre les types de documents, que vous ayez besoin d’aide pour gérer les contrats clients, les plaidoiries, les relevés d’honoraires, les jugements et la correspondance par e-mail: grâce au système de gestion de documents, vos processus précédents dans votre entreprise ou organisation sont numérisés, ce qui les rend plus efficaces, transparents et nettement plus flexibles.

Les documents numérisés et numériques peuvent être trouvés, édités, enregistrés, distribués, étiquetés et transmis en quelques secondes à l’aide de PaperOffice. Les données des documents peuvent être automatiquement reconnues et lues et transmises à des systèmes externes tels que CRM ou ERP.

Vous savez certainement que les documents analogiques ne sont tout simplement plus à jour. Cependant, vous voyez également les complications liées à la conversion des archives analogiques existantes en données numériques. Parce que la numérisation de documents est plus qu’une simple tendance. En fait, c’est maintenant une condition préalable pour rester compétitif et à jour avec toutes les autres entreprises du même secteur.

Par conséquent, il est logique d’introduire un système de gestion de documents dans votre entreprise.

Nous avons donc clarifié les questions de ce qu’est un DMS et de ce que l’introduction m’apporterait et en venir à la question réelle de l’article:

Quelles sont les 7 fonctions importantes que votre système de gestion de documents doit remplir ?

Fonction 1 : Emplacement. Enregistrer dans une archive numérique

La fonction la plus importante et la première de tout système de gestion de documents est le rassemblement de tous les documents et de leurs informations. C’est ainsi que l’archivage et l’administration des documents numérisés et numériques ainsi que des e-mails se font dans une base de données, une archive numérique pour ainsi dire.

PaperOffice stocke toutes les informations directement dans les bases de données MySQL / MariaDB, qui peuvent être exploitées directement dans vos locaux sur n’importe quelle plate-forme à partir de votre PC local, via des périphériques NAS tels que QNAP et Synology ou vos propres serveurs ou serveurs dédiés, y compris l’accès à distance depuis le bureau à domicile.

Peu importe de quel type de document il s’agit.

Tous les types de documents peuvent être stockés de manière centralisée dans le DMS et sont donc accessibles à tous les départements et secteurs d’activité.

Tous les documents pertinents pour l’entreprise sont stockés de manière centralisée et peuvent être trouvés rapidement par tous les employés.

Où les archives numériques devraient-elles être situées?

Nous recommandons à nos clients d’archiver les données numérisées soit dans une base de données située sur un périphérique NAS tel que Synology ou QNAP, soit sur un serveur dédié. Avec votre propre serveur PaperOffice externe (dédié), vous bénéficiez de tous les avantages d’un cloud avec une protection parfaite des données et économisez de l’argent et beaucoup de travail chaque mois.

Server rooms at STRATO in Berlin
A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Avec un serveur PaperOffice, vous avez tous les avantages d’une solution cloud avec une seule différence énorme: C’est votre propre serveur de base de données dédié et personne n’y accède sauf vous.

Vous ne voulez pas utiliser de serveur ? Aucun problème.

Pourquoi un NAS est idéal pour l’archivage de documents

Un NAS, un stockage rattaché au réseau, en allemand un périphérique de stockage avec une connexion réseau, ainsi que le logiciel compatible pour PaperOffice DMS et le cloud interne est prêt. Absolument à l’abri de la curiosité étatique et non étatique et, grâce à la fonction de sauvegarde, également à l’abri d’un crash de disque dur.

Fonction 2 : Récupération facile des documents. Rechercher et trouver

PaperOffice numérise les documents entrants qui ne sont pas encore binaires et les convertit en un format numérique de lecture et d’écriture à l’aide de son propre logiciel OCR.

Dans le même temps, la date et l’heure, un numéro de version et un mot-clé sont enregistrés, que le moteur de recherche PaperOffice peut utiliser pour trouver des documents même si la personne qui effectue la recherche ne connaît que rudimentairement le contenu du document.

Pour vous faciliter la tâche, PaperOffice affiche les documents enregistrés les plus récemment dans une liste d’aperçu. Tout ce que vous enregistrez dans PaperOffice est automatiquement entièrement reconnu par le texte avec PaperOffice FileOCRmax, optimisé avec des dictionnaires d’entreprise et indexé pour une recherche par mot-clé parfaite dans votre base de données SQL pour une recherche par mot-clé.

Reconnaissance et optimisation automatiques des langues : PaperOffice reconnaît automatiquement la langue du document et optimise ainsi la reconnaissance de texte OCR au maximum pour la meilleure reconnaissance de texte possible de tous les documents.

Pourboire

Sur le thème « Meilleure solution pour les bureaux SANS PAPIER sans travail supplémentaire + archivage de documents directement à partir du SCANNER » , il y a une vidéo sur YouTube qui explique clairement ce processus:

La lisibilité à long terme des documents stockés

Tout d’abord, PaperOffice DMS crypte tous les documents lorsqu’ils sont enregistrés pour la sécurité, selon l’une des normes de sécurité les plus élevées actuellement disponibles, AES-1024bit.

La reconversion en documents lisibles est possible dans n’importe quel format actuel, PaperOffice mettant régulièrement à jour ses formats de fichiers, ce qui signifie que les documents seront également lisibles à l’avenir.

Fonction 3 : Garantir les délais de conservation légaux

L’un des aspects les plus importants lors du stockage de documents via un système de gestion de documents est le respect des réglementations légales ou des exigences du GoBD.

L’abréviation GoBD signifie « Principes pour la bonne gestion et le stockage des livres, enregistrements et documents sous forme électronique et pour l’accès aux données ».

En particulier, grâce au stockage de documents hautement crypté à l’épreuve des audits directement dans une base de données SQL centrale, PaperOffice répond à toutes les exigences en matière de normes documentaires et de directives juridiques ou à la norme allemande la plus élevée au monde GOBD.

Le terme versioning n’est pas un mot étranger dans un système de gestion de documents (DMS). La nécessité d’utiliser un système de gestion de documents doté d’un contrôle de version conforme à GoBD et d’un contrôle de version à l’épreuve des audits est plus claire que jamais.

Three documents with different versions
Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Le contrôle de version rend toutes les modifications traçables

Le terme versioning peut être expliqué très facilement: Dans l’ensemble, il s’agit de la fonctionnalité utilisée pour enregistrer les modifications apportées aux documents ou aux fichiers. La modification de document peut être détectée et enregistrée en tant que cliché instantané en tant que nouvelle version de document.

Pourboire

À propos, il y a une vidéo sur l’archivage des e-mails Outlook conforme à la loi sur YouTube qui explique ce processus de manière compréhensible:

Assurer l’immuabilité

Chaque modification de document place une version « plus récente » du document dans une archive correspondante. La journalisation rend les modifications transparentes et traçables à tout moment. À ce stade, le visualiseur suivant sait quand et par quel éditeur la modification du document a été apportée. Cela vous donne une vue d’ensemble de l’ensemble du cycle de vie du document. Le contrôle de version peut être effectué automatiquement ou manuellement.

Afin d’assurer la sécurité des révisions, tous les détails d’une modification apportée aux documents et aux fichiers doivent être clairement traçables. Il faut s’assurer que seuls les employés autorisés peuvent effectuer un tel changement. Mais il est tout aussi important de savoir des années plus tard quels employés ont changé quoi et quand.

PaperOffice dépasse toutes les exigences légales

Le développement de PaperOffice DMS est conforme à GoBD, vous pouvez donc utiliser le logiciel sans aucun souci pour vous faire enfreindre une règle. Par exemple, chaque fois que quelqu’un modifie un document, une nouvelle version de ce document est créée. De cette façon, vous pouvez suivre le contenu du document à quel moment.

Pourboire

Au fait, il y a une vidéo sur YouTube pour la configuration du Synology NAS MariaDB 10 et le système de gestion de documents PaperOffice qui explique ce processus de manière compréhensible:

Dans les deux cas, même dans le pire des cas, il est garanti que les bases de données archivées sont restaurées à court terme et que les périodes de conservation sont donc toujours respectées.

Fonction 4 : Détection automatique et mots-clés

PaperOffice est équipé d’une IA qui reconnaît indépendamment les informations contenues dans votre document et les attribue automatiquement correctement.

PIA est l’IA (PaperOffice Intelligent Filing) intégrée à PaperOffice et chaque document ajouté est :
  • Analyser et décomposer en chaînes de blocs à l’aide de la « vision par ordinateur » intégrée
  • Reconnaître le texte à l’aide de la reconnaissance de texte OCR et le comparer avec les dictionnaires à l’aide de PaperOffice SmartSpell
  • Indexer et cataloguer visuellement et par mot-clé pour le moteur de recherche PaperOffice intégré
  • Peu importe quoi et peu importe à partir de quelle source de scanner!

Cela signifie que PIA vous fournit votre propre moteur de recherche puissant pour toutes vos informations, qui peut rechercher et trouver du texte comme les moteurs de recherche classiques tels que Google, mais peut également faire le tout visuellement, c’est-à-dire comparer et reconnaître visuellement un document.

PaperOffice reconnaîtra automatiquement tous les documents qui ont été enseignés par PIA à partir de ce moment, ce qui peut déclencher des règles automatiques et des masques de classement.

PIA reconnaîtra les valeurs les plus importantes dans le document et remplira déjà le formulaire de mots-clés pour vous. Vous pouvez ensuite vérifier les valeurs et les corriger ou les ajouter si nécessaire. Ce processus peut être effectué manuellement ou automatiquement en arrière-plan.

Fonction 5 : Automatiser la capture de documents

La surveillance intelligente des dossiers prend en charge ce qui vous retient : automatiquement en arrière-plan selon vos spécifications, très précise et fiable.

  • Intégrer tous les appareils

    Intégrez tous les appareils tels que les copieurs ou les scanners en quelques clics. Dès qu’un fichier apparaît dans un dossier spécifié, il est traité.

  • N’importe quel nombre de moniteurs

    Créez un nombre illimité de dossiers différents à surveiller et spécifiez ce qui doit se passer après l’importation. PaperOffice peut même déplacer des fichiers archivés vers un nouveau sous-dossier.

  • Modèles de documents basés sur l’IA

    L’indexation automatique par PIA AutoFill et la reconnaissance des contacts grâce à PIA AutoContact fonctionnent brillamment avec la surveillance. Tout le contenu pertinent du document est reconnu et le document est automatiquement indexé. Cela fonctionne également avec les contacts!

  • Correction des mots-clés et des flux de travail

    Activez le mode optimisé pour l’importation en bloc, en ignorant le traitement de l’IA pour une vitesse de classement maximale.

    Vous pouvez spécifier exactement où les nouveaux fichiers sont enregistrés dans PaperOffice, attribuer un type de document et un état de document fixes à chaque nouveau document et même déclencher des flux de travail.

Fonction 6 : Gestion des utilisateurs et autorisations d’accès

Les utilisateurs de PaperOffice sont assurés de ne voir que ce qui est autorisé en raison du niveau de version spécifié, et avec FolderLock, vous pouvez masquer des dossiers et des sous-dossiers entiers ainsi que du contenu.

Vous pouvez également spécifier quels utilisateurs sont autorisés à faire quoi et les diviser en groupes d’utilisateurs et services fixes afin de pouvoir contrôler qui peut voir où et quoi.

  • Niveaux d’autorisation et droits

    Cela signifie que chaque utilisateur ne voit que ce qui correspond à son niveau de version ou inférieur et n’est autorisé à faire que ce que vous avez défini précédemment.

  • Masquer les dossiers et les documents

    Avec PaperOffice FolderLock, vous pouvez masquer définitivement des dossiers entiers et leurs sous-dossiers ainsi que des documents de certains utilisateurs et ainsi éviter les questions indiscretes. Utilisez FolderLock pour masquer définitivement des dossiers entiers, y compris des sous-dossiers et des documents, à certains utilisateurs.

  • Groupes et départements

    Affectez des utilisateurs à des groupes et des services librement définissables, que vous pouvez également utiliser pour les flux de travail et les tâches.

  • Droits d’utilisateur définissables à plusieurs niveaux

    Vous pouvez décider vous-même qui a exactement accès à quelles fonctions dans PaperOffice en étant en mesure de définir exactement les droits d’utilisateur qui s’appliquent ensuite sur l’ensemble du réseau.

Caractéristique 7 : Système de flux de travail puissant

Un gros problème dans le passé, mais encore aujourd’hui, est la duplication des fichiers en raison du stockage multiple et de l’ambiguïté concernant l’état de traitement des documents ou des projets. PaperOffice dispose d’une gestion très complète du flux de travail avec affectation des tâches, qui stocke également tous les processus de manière centralisée. Qu’il s’agisse de travail de projet ou de traitement de documents.

Les workflows numériques automatisent vos processus de travail : une fois définis, tout se déroule de manière entièrement automatique : il suffit d’affecter un workflow prédéfini à un document ou de laisser l’ÉFVP décider automatiquement. Notification par e-mail incluse!

Chaque employé est toujours à jour via la fonction de workflow PaperOffice. Si nécessaire, un document peut être bloqué pour d’autres personnes jusqu’à ce qu’une modification ait été apportée. Bien sûr, le contrôle de version s’applique également ici.

  • Toutes les définitions de flux de travail

    Les workflows peuvent être imbriqués à n’importe quelle profondeur et contenir n’importe quel nombre de décisions rouges/vertes afin d’enchaîner les workflows et processus suivants.

  • Responsabilité et date d’échéance

    Déterminez si un utilisateur ou un service entier peut effectuer la tâche. PaperOffice attribue automatiquement le flux de travail à la personne responsable.

  • Contrôle total

    Si nécessaire, l’état du document peut être ajusté indépendamment pour divers événements en fonction de vos spécifications et même envoyer des e-mails de notification.

Assurez-vous d’éviter cette erreur

Alors que les grandes entreprises nomment depuis longtemps des responsables de la numérisation qui traitent à temps plein du sujet de la conversion de documents analogiques, les petites et moyennes entreprises manquent généralement de ressources humaines, d’autant plus que des qualifications professionnelles appropriées sont requises.
Cependant, il s’agit d’une erreur courante qui conduit à de mauvais investissements, car de nombreux fabricants profitent de cette ignorance.

Le guide ultime en 5 étapes

Pourboire

Nous avons créé le guide ultime en 5 étapes pour passer à la dématérialisation et numériser votre entreprise sous forme de document téléchargeable, détaillant chacune des 5 étapes et combien de temps cela prend:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "7 fonctions importantes que votre système de gestion de documents doit remplir":

Quel scanner utiliser pour DMS ?

Pour numériser des documents reliés, il est recommandé de disposer d’un scanner à feuilles d’au moins 300 dpi. Le scanner voulait avoir une fonction scan-to-fodler et des pilotes WIA/TWAIN en option. Nous avons eu de bonnes expériences avec Fujitsu Scansnap, qui fonctionne de manière très fiable.

Quelle est la meilleure façon d’archiver des documents ?

Les documents papier doivent généralement être numérisés au format PDF/A, puis enregistrés dans un logiciel de gestion de documents DMS - ou directement si le logiciel le prend en charge ou l’automatise, par exemple par le biais d’une surveillance.

Puis-je jeter les documents originaux?

Si vous utilisez un logiciel décent qui reçoit des mises à jour régulières et que vous avez une stratégie de sauvegarde des données, la réponse est OUI pour les documents non critiques. Tout ce qui pourrait légalement exiger l’original devrait également être conservé dans l’original. Par exemple, PaperOffice DMS a la possibilité de stocker l’emplacement de stockage d’origine dans les propriétés du document.

Conclusion

Restez innovant

Le terme gestion de documents comprend beaucoup plus que ce que l’on pourrait imaginer au départ. L’introduction d’un système de gestion de documents dans votre entreprise est désormais une condition préalable à l’efficacité et au succès de votre entreprise. La nécessité de la numérisation est maintenant un aspect important pour tout le monde.

La liste ci-dessus des 7 fonctions n’est en aucun cas complète, mais ne fait que limiter votre créativité et votre professionnalisme en fonction du domaine d’application! Si la numérisation de l’archive analogique est considérée de ces points de vue et qu’un contre-calcul est effectué, il devient clair que l’effort en vaut la peine et que, par exemple, un investissement dans une nouvelle machine plus moderne et plus rapide est envisagé devrait l’être.

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