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Numérisation = efficacité et succès


La numérisation ou la transformation numérique de vos documents papier est la condition sine qua non de l’efficacité et du succès de votre entreprise. La nécessité de la numérisation est maintenant un aspect important pour tout le monde.

Conseil professionnel

Seules quelques entreprises utilisent les opportunités offertes par la numérisation pour réaliser des économies massives et conserver ainsi un avantage concurrentiel.
Dans notre article actuel, nous avons résumé les 10 raisons les plus importantes pour lesquelles vous devriez absolument vous concentrer sur la numérisation.

Alors que le monde entier devient de plus en plus « numérique », un grand nombre d’entreprise, en particulier les PME, ont besoin d’un « coup de pouce » pour se lancer. Parce que comme beaucoup, vous êtes déjà horrifiés à la simple idée de vous consacrer au sujet ou devoir le traîter, nous vous présentons 10 avantages à passer à la numérisation.

Un employé de PaperOffice est assis devant un ordinateur portable
La numérisation apporte de nombreux avantages

Dans l’article actuel, nous allons vous montrer que la transition des documents papier aux documents numériques est beaucoup plus facile qu’il n’y paraît même dans vos pires cauchemars. Suivez nos conseils, cela sera payant pour votre entreprise.

Dans une certaine mesure, l’archive analogique est encore une nécessité aujourd’hui. Cependant, 99% du temps, il n’est pas nécessaire de travailler avec.

Au contraire, le papier imprimé est un anachronisme qui est maintenu soit par habitude, soit purement techniquement parce que certains documents doivent être conservés sous la forme dans laquelle ils ont été établis, tels que des actes ou des contrats. Mais ceux-ci peuvent également être analysés afin de travailler avec leur contenu respectif sur l’ordinateur.

Le déplacement jusqu’aux archives, la recherche sur les étagères ou les classeurs, le retrait du document, étudier ce dernier et le ramener pour l’organiser à nouveau est un processus qui prend beaucoup de temps. Se référer aux archives numérique, en revanche, se fait en quelques clics et rien de plus.

Avant d’entrer dans les avantages, répondons à la question suivante:

Pourquoi est-il important de ne pas être à la traîne en matière de numérisation?

En tant que personne responsable, vous savez certainement que les documents analogiques ne sont tout simplement plus à jour et vous pouvez rencontrer des difficultés quant à sa conversion en données numériques. Parce que la numérisation de documents est plus qu’une simple tendance, c’est aussi la condition préalable pour rester compétitif et à jour face aux autres entreprises du même secteur.
La numérisation apporte de nombreux avantages, MAIS la numérisation de tous les fichiers des dernières années, feuille par feuille, est un processus particulièrement chronophage et personnel et décourage.

10 avantages de la numérisation de documents papier :

  • Flexibilité

    Travail flexible, où que vous soyez

  • Efficacité

    Optimisation du flux de travail (workflows)

  • Rapide

    Réception et expédition numériques

  • Réduction des coûts

    Réduire les coûts dans tous les domaines

  • Fiabilité

    Gestion simplifiée des délais

  • Ensemble

    Communication interne et externe plus rapide

  • Transparent

    Intégration dans les logiciels bureautiques

  • Rechercher « Google-like »

    Rechercher du contenu à l’aide de mots-clés

  • Gain de temps

    Économiser des heures de travail

  • Pour l’éternité

    Archivage à long terme au format PDF/A

Considérez-le comme un investissement dans une nouvelle machine!

Les 10 points énumérés dans la liste ci-dessus, n’est en aucun cas complète, mais présente les simples limites à votre propre créativité et professionnalisme, en fonction du domaine d’application! Si la numérisation de l’archive analogique actuelle est analysé et qu’un contre-calcul est effectué, il devient clair que l’effort en vaut la peine et que, par exemple, un investissement dans une nouvelle machine plus moderne et plus rapide devrait être envisagé.

Assurez-vous d’éviter cette erreur

Alors que les grandes entreprises nomment depuis longtemps des responsables de la numérisation qui traitent à temps plein du sujet de la conversion de documents analogiques, les petites et moyennes entreprises manquent généralement de ressources humaines, d’autant plus que des qualifications professionnelles appropriées sont requises.
Cependant, il s’agit d’une erreur courante qui conduit à de mauvais investissements, car de nombreux fabricants profitent de cette ignorance.

RÉSUMÉ 1 / 3

Vous n’avez pas besoin d’un informaticien ou d’un bibliothécaire qualifié!

Tout ce dont vous avez vraiment besoin, c’est

  • le bon logiciel
  • partenaire informatique fiable
  • matériel correspondant
Parfois, le matériel est déjà là et peut être utilisé immédiatement, cependant tout son potentiel n’est ni connu ni exploité.

BON À savoir

À propos, il existe un article spécial sur le sujet du « traitement numérique des factures », qui a présenté les avantages de la numérisation ou du traitement numérique des factures:

Notebook avec interface PaperOffice pour le traitement numérique des factures
Numérisez le traitement des factures entrantes : facilité avec PaperOffice

Cliquez ici pour le guider

Que signifie la numérisation des documents en détail?

En termes très simples, il s’agit du processus de remplacement d’un document physique, au sens de papier, par un format numérique.

La plupart des gens devraient être familiers avec le processus, au moins de manière rudimentaire. Un document est numérisé ou photographié, demande généralement l’utilisation de scanners ou de l’appareil photo d’un smartphone. Cela dépend de l’interface utilisée.

Pour de nombreuses entreprises, le passage du papier et des dossiers aux formats électroniques est l’une des mesures les plus importantes et les plus significatives du processus de numérisation.

Vidéo « Archiver automatiquement les documents papier à partir du scanner »

Dans PaperOffice, vous disposez de tous les outils dont vous avez besoin pour numériser vos documents.

Avec PaperOffice, tout ce que vous avez à faire est de numériser votre document avec votre scanner (PaperOffice fonctionne avec tout le monde), et PaperOffice crée une version numérique.

BON À savoir

Sur le thème « Archivage automatisé de documents papier » , il y a une vidéo sur YouTube qui explique ce processus d’une manière compréhensible:

Comment numériser des documents papier

Les documents numérisés sont ajoutés via le module de scanner intégré ScanConnect, qui, entre autres, permet la capture de documents à partir de tous les scanners, appareils multifonctions, applications mobiles et aussi de gros copieurs, tels que la société Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox et autres.

Le contrôle de version automatique des documents existants est pris en compte et la méthode de numérisation grâce aux pages séparées est prise en charge pour les numérisations en masse de piles de documents, puis la subdivision en documents individuels.

Si vous numérisez beaucoup de documents, PaperOffice est particulièrement utile car il reconnaît les feuilles de séparation et sépare les documents pour l’archivage. Une grande fonctionnalité qui est particulièrement utile si votre entreprise travaille régulièrement avec des documents de format complexe est que PaperOffice utilise une IA pour reconnaître le contenu de vos documents, tels que: totaux, types de documents, dates, coordonnées, etc.

OCR ou comment les documents papier sont-ils consultables?

Maintenant, le texte d’un document doit non seulement être lisible, mais aussi être disponible de manière à ce que vous puissiez facilement rechercher un extrait de texte.

Classement entièrement automatique et sans effort manuel.

Dès que les documents sont insérés dans PaperOffice, PIA s’occupe de tout!

PIA est l’IA (Stockage intelligent PaperOffice) intégrée à PaperOffice et chaque document ajouté est:
  • Analyser et décomposer en chaînes de blocs à l’aide de la « vision par ordinateur » intégrée
  • Reconnaître le texte à l’aide de la reconnaissance de texte OCR et le comparer avec les dictionnaires à l’aide de PaperOffice SmartSpell
  • Indexer et cataloguer visuellement et par mot-clé pour le moteur de recherche PaperOffice intégré
  • Peu importe quoi et peu importe à partir de quelle source de scanner!

Cela signifie que PIA vous fournit votre propre moteur de recherche puissant pour toutes vos informations, qui peut rechercher et trouver du texte comme les moteurs de recherche classiques tels que Google, mais peut également faire le tout visuellement, c’est-à-dire comparer et reconnaître visuellement un document.

PaperOffice reconnaîtra automatiquement tous les documents qui ont été analysés par PIA, ce qui peut déclencher des normes et des filtres de classement automatiques .

Le stockage et la reconnaissance de documents peuvent-ils être automatisés ?

Afin de stocker automatiquement vos documents et reçus, le document est d’abord enseigné dans PaperOffice. Les filtres de classification dans PaperOffice s’occupent de l’emplacement d’indexation et du répertoriage.

Dès qu’un modèle de document présenté a été reconnu, un filtre de stockage est automatiquement déclenché, ce qui va générer automatiquement le mot-clé et définir l’emplacement d’archivage.

Le document avec les données de l'offre est visible
Les données du document sont reconnues et lues

Les filtres d’archivage peuvent non seulement être déclenchés automatiquement par les modèles de documents analysés, mais ils peuvent également être sélectionnés manuellement dans la boîte de dialogue PIA.

PIA devient totalement autonome, sans aucune interaction de l’utilisateur et pour un nombre illimité de documents selon les masques de stockage définis :

  • Lecture automatique
  • Étiquetage
  • Lancer une recherche
  • Ajouter et surveiller les tâches et les flux de travail qui doivent être effectués
  • Index
  • Créer de nouvelles structures de dossiers cibles
  • Enregistrer dans le dossier cible
  • Créer des vignettes
  • Remplissez vous-même les champs obligatoires
  • Lien vers les contacts et optimisation pour la recherche de contacts

RÉSUMÉ 2 / 3

La numérisation de documents n'est pas un travail supplémentaire avec le bon logiciel !

Tout ce dont vous avez vraiment besoin est un logiciel qui

  • capture automatiquement les documents numérisés
  • les documents numérisés indexer et lire
  • et le plus important : peut stocker automatiquement les documents numérisés en fonction du contenu !

Et évitez cette erreur courante

Dans tous les cas, assurez-vous que votre choix de logiciel se porte sur un DMS avec lequel vous pouvez effectuer l'enregistrement automatique (par exemple la surveillance du répertoire) et l'enseignement des documents VOUS-MÊME afin de ne pas tomber dans un piège à coût incontrôlable et de ne pas être dépendant du fabricant d'être!

Conformité à la numérisation conforme à GoBD et aux réglementations légales

L’un des aspects les plus importants lors du stockage de documents via un système de gestion de documents est le respect des réglementations légales ou des exigences du GoBD.

L’abréviation GoBD signifie « Principes pour la bonne gestion et le stockage des livres, enregistrements et documents sous forme électronique et pour l’accès aux données ».

En particulier, grâce au stockage de documents hautement crypté à l’épreuve des audits directement dans une base de données SQL centrale, PaperOffice répond à toutes les exigences en matière de normes documentaires et de directives juridiques ou à la norme allemande la plus élevée au monde GOBD.

Le terme versioning n’est pas un mot étranger dans un système de gestion de documents (DMS). La nécessité d’utiliser un système de gestion de documents doté d’un contrôle de version conforme à GoBD et d’un contrôle de version à l’épreuve des audits est plus claire que jamais.

Three documents with different versions
Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Le contrôle de version rend toutes les modifications traçables

Le terme versioning peut être expliqué très facilement: Dans l’ensemble, il s’agit de la fonctionnalité utilisée pour enregistrer les modifications apportées aux documents ou aux fichiers. La modification de document peut être détectée et enregistrée en tant que cliché instantané en tant que nouvelle version de document.

Assurer l’immuabilité

Chaque modification de document place une version « plus récente » du document dans une archive correspondante. La journalisation rend les modifications transparentes et traçables à tout moment. À ce stade, le visualiseur suivant sait quand et par quel éditeur la modification du document a été apportée. Cela vous donne une vue d’ensemble de l’ensemble du cycle de vie du document. Le contrôle de version peut être effectué automatiquement ou manuellement.

Afin d’assurer la sécurité des révisions, tous les détails d’une modification apportée aux documents et aux fichiers doivent être clairement traçables. Il faut s’assurer que seuls les employés autorisés peuvent effectuer un tel changement. Mais il est tout aussi important de savoir des années plus tard quels employés ont changé quoi et quand.

PaperOffice dépasse toutes les exigences légales

Le développement de PaperOffice DMS est conforme à GoBD, vous pouvez donc utiliser le logiciel sans vous préoccuper des règles que pourriez enfreindre.Par exemple, chaque fois que quelqu’un modifie un document, une nouvelle version de ce document est créée. De cette façon, vous pouvez suivre le contenu du document à tout moment.

La bonne stratégie de numérisation :
« Étape par étape » et « Last in<>First out »

Le fait que la numérisation des documents analogiques présente des avantages est clairement démontré.

Mais comment réduire les désavantages à court terme?

La variante la plus coûteuse de la numérisation est de faire appel à une entreprise spécialisée dans ce domaine. Selon les circonstances, les fichiers et dossiers des archives sont envoyés à l’entreprise en tant que fret, où ils sont numérisés et renvoyés. Le format des données à numériser a été préalablement déterminé. Mais peut-on sereinement remettre des données importantes de l’entreprise à un tiers ? Bien que toutes les entreprises qui s’occupent de l’archivage numérique assurent le plus haut niveau de confidentialité, il n’y a aucune garantie.

Sur demande, les entreprises peuvent également apporter un camion avec des scanners à tambour et numériser directement sur place, dans le parking de leurs propres locaux d’entreprise. Cependant, cela fait grimper énormément le projet de loi. Le coûteux service hors domicile, qui peut prendre plusieurs jours en fonction de la taille de l’archive, doit être payé séparément.

Heureusement pour toutes les entreprises, si les archives restent des archives, les informations qu’elles contiennent, qu’elles soient analogiques ou numériques, ne doivent pas toutes être disponibles en même temps. Cela permet aux entreprises de numériser les archives progressivement, selon le principe logistique du dernier entré, < > premier sorti. Numérisez d’abord les documents analogiques les plus récents.

La raison est simple

Les nouveaux documents sont généralement bien plus consultés que ceux dont la date de réception est bien plus éloignée. Vous devez donc d’abord numériser ces documents en temps opportun, ce qui accélère le processus de travail et vous rend plus disponible. A présent, il existe un équilibre entre l’effort de numérisation (recherche de l’archive, numérisation, enregistrement numérique, retour du document analogique) et l’accessibilité aux documents, car il n’est plus nécessaire d’aller aux archives grâce à ce nouveau processus qui vous permet de tout gérer depuis l’ordinateur.

Un autre effet positif de cette approche est que les périodes de conservation peuvent être utilisées de manière optimale afin de réduire le stock d’archives analogiques et non de numériser des fichiers dont les périodes de conservation expirent six mois plus tard.

Il est essentiel de fournir du matériel ou une connexion facile et de déterminer la portée de la numérisation en interne!

Le nombre d’employés administratifs dans une entreprise ou le nombre d’emplois sur écran qui entrent en question varient parfois considérablement, il est donc impossible de dire combien d’employés vous devriez charger avec la numérisation par rapport à la taille de l’entreprise.

À tout le moins, chaque employé devrait avoir accès à un appareil doté d’une fonction de numérisation, de préférence un scanner de documents qui permet de numériser plusieurs flux ainsi que différents formats.

La portée de chaque numérisation est tout aussi délicate que le nombre de personnes impliquées dans la numérisation, car avec ce système, la numérisation est presque accessoire. Cela peut être mis en œuvre, par exemple, sous la forme que l’employé Z traite un processus en relation avec l’entreprise XYZ. Dans le même temps, cela pourrait être le déclencheur de la numérisation de l’ensemble du fichier archivé analogique sur la société XYZ.

Cependant, une relation d’affaires à long terme, peut parfois se manifester dans un assez grand nombre de fichiers. Une autre variante consisterait à ne numériser que certains segments de cette correspondance professionnelle, précisément ceux qui font l’objet d’un traitement plus fréquent. Par exemple, la facturation ou les bons de livraison. Avec le bon logiciel, la numérisation accompagnant le processus peut être mise en œuvre sans aucun problème.

Le guide ultime en 5 étapes

BON À savoir

Nous avons créé le guide ultime en 5 étapes pour passer à la dématérialisation et numérisation de votre entreprise, en détaillant chacune d’entre-elles et le temps que cela représenterai:

Le guide ultime en 5 étapes du bureau sans papier - comment maximiser les performances de votre entreprise en seulement 3 mois

Construire un logiciel DMS vous-même ou open source?

Quiconque, en tant qu’entrepreneur ou responsable, veut se rendre la vie vraiment difficile, pour lui-même et ses employés, enchoisissant de créer son propre logiciel de numérisation, en intégrant :

Un programme pour collecter les données du processus de numérisation.

Un logiciel OCR pour la reconnaissance de texte.

Un programme de base de données.

Un logiciel de recherche et ainsi de suite.

Pour qu’en fin de compte, tout finisse dans un cloud.

En bref, c’est agir sans rime ni raison.

Quel logiciel me convient ?

La composition logicielle de nombreuses entreprises ressemble à l’histoire de leur entreprise, une structure qui s’est développée lentement. Il est si complexe que seuls quelques employés de longue date le comprennent.

La meilleure solution est un logiciel qui effectue tous les processus, de la numérisation à la mise à disposition en passant par l’archivage, tout en offrant des interfaces pour connecter d’autres logiciels. Un logiciel avec une navigation de menu explicite qui donne finalement aux documents numériques d’une entreprise une maison qui répond également à toutes les exigences en termes de traitement et de traitement des données ainsi que de sécurité.

Cela semble un peu pathétique?

C’est vrai, mais quelque chose de simple et fonctionnel est mieux qu’un torrent de jargon technique informatique qui fait transpirer les employés.

PaperOffice est parfait pour numériser des documents.

Le bonlogiciel de gestion dedocuments résout le problème analogique-numérique

DMS signifie logiciel de gestion de documents et est destiné à gérer des documents, en particulier des documents numériques, ce qui inclut la conversion de l’analogique au numérique. PaperOffice DMS est un tel logiciel. Sa gamme de fonctions est tout aussi remarquable que sa navigation intuitive dans les menus, qui ne nécessite qu’une formation mineure. Vous n’avez pas besoin de consultants coûteux sur place. Des didacticiels vidéo bien expliqués sur PaperOffice DMS peuvent le faire tout aussi bien et beaucoup moins cher, gratuitement.

Numérisation, OCR, archivage avec mot-clé automatique, fusion de documents contrôlée par l’IA, moteur de recherche intégré, fonction de flux de travail, cryptage avec 1024Mbit, intégration directe dans MS Office, protection contre les ransomwares, création automatisée de modèles, fonction tampon, gestion des tâches et des notes.

Ce sont quelques-unes des fonctions les plus importantes de PaperOffice DMS et, comme je l’ai dit, ni vous ni vos employés n’avez à compléter un diplôme en informatique.

Quel est le meilleur endroit pour enregistrer les documents numérisés ?

Nous recommandons à nos clients d’archiver les données numérisées soit dans une base de données située sur un périphérique NAS tel que Synology ou QNAP, soit sur un serveur dédié. Avec votre propre serveur PaperOffice externe (dédié), vous bénéficiez de tous les avantages d’un cloud avec une protection parfaite des données et économisez de l’argent et beaucoup de travail chaque mois.

Salles de serveurs chez STRATO à Berlin
Un serveur PaperOffice permet d'économiser beaucoup d'argent et de travailler avec un maximum de sécurité et de confort des données

Avec un serveur PaperOffice, vous avez tous les avantages d’un cloud, avec l’exclusivité d’un serveur dont vous êtes l’unique propriétaire. De quoi garantir une base de données sécurisé et complètement adaptée à vos besoins .

Vous ne voulez pas utiliser de serveur ? Aucun problème.

Pourquoi un NAS est idéal pour l’archivage de documents

Il s'agit d'un stockage en réseau, entièrement compatible avec PaperOffice DMS et le cloud interne. Le tout, à l'abri de l'administration indiscrète, des pirates et, également à l’abri d’un éventuel crash du disque dur grâce à la fonction de sauvegarde.

RÉSUMÉ 3/ 3

1. Contactez un fabricant avec un savoir-faire et un logiciel conforme à GOBD (et aussi au RGPD) !

2. Il n’y a pas de logiciel DMS plus approprié. Chaque DMS a sa justification et, en fin de compte, le produit doit répondre à l’objectif.

3. Qu’il s’agisse de votre propre serveur, du serveur dédié PaperOffice dans le centre de données de Strato AG à Berlin (Allemagne) ou d’un NAS n’enregistrez JAMAIS votre document sur un stockage cloud tiers qui : a) n’est pas utilisé sur une base dédiée b) n’est pas situé dans un pays sûr c) où vous ne pouvez pas exporter en un clic

BON À savoir

Si vous suivez les conseils et que vous utilisez un NAS pour le stockage de documents sécurisé en interne - PaperOffice est non seulement parfait pour cela, mais est même le seul DMS officiel pour le plus grand fabricant de NAS au monde - QNAP www.qnap.com/PaperOffice

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Les 10 avantages les plus importants de la numérisation de documents papier":

Quel scanner utiliser pour DMS ?

Pour numériser des documents reliés, il est recommandé de disposer d’un scanner à feuilles d’au moins 300 dpi. Le scanner doit avoir une fonction scan-to-fodler et des pilotes WIA/TWAIN en option. Nous vous recommandons le Fujitsu Scansnap qui ne vous décevra pas par sa fiabilité.

Quelle est la meilleure façon d’archiver des documents ?

Les documents papier doivent généralement être numérisés au format PDF/A, puis enregistrés dans un logiciel de gestion de documents DMS, ou si le logiciel le prend en charge ou l’automatise, directement à travers le monitoring.

Puis-je jeter les documents originaux?

Si vous utilisez un logiciel décent qui reçoit des mises à jour régulières et que vous avez une stratégie de sauvegarde des données, la réponse est OUI pour les documents non critiques. Tout ce qui pourrait être légalement exigé devrait également être conservé dans l’emplacement original. PaperOffice DMS dispose d’une option indiquant dans les propriétés du document l’emplacement de stockage source.

Conclusion

  • Les avantages justifient l’effort et les coûts

    Travailler numériquement et faire entrer les anciens documents dans la nouvelle ère sera le meilleur investissement clé pour économiser une quantité incroyable de temps, d’argent et de nerfs à l’avenir.

  • Vous avez besoin de quelqu’un qui sait

    Vous n’avez pas besoin de votre propre spécialiste informatique pour profiter de tous les avantages de la numérisation.
    Ce dont vous avez besoin, c’est du bon partenaire à vos côtés qui, grâce à son expérience, peut mettre en œuvre exactement ce dont vous avez besoin. Évitez l’alarmisme et choisissez de tester au lieu de vous contenter de présentations PowerPoint sophistiquées.

  • Le matériel est généralement déjà disponible

    L’expérience a montré que presque toutes les entreprise ont un grand copieur dont elles n’exploitent pas tout le potentiel. Ces appareils aiment les numérisations de masse, tolèrent les trombones et peuvent être la base d’un démarrage numérique sans investissement dans un scanner.

  • Moins cher que prévu avec le bon DMS

    Évitez les pièges et les coûts des systèmes DMS / ECM où vous êtes impitoyablement à la merci des fabricants. Ne faites aucun compromis en ce qui concerne vos propres options d’administration, traîter les documents et la créer vos propres paramètres. Si vous avez besoin d’aide, le fabricant se fera un plaisir de vous aider, mais restera indépendant.

  • L’automatisation numérique est l’avenir

    Les procédures seront complètement identiques à l’avenir, mais entièrement automatisées.
    Facturent entrantent? Le flux de travail est déclenché et tout se déroule comme prévu.
    Rechercher dans les 1000 dossiers? Pas de problème, car vous avez votre propre Google!

Avec la bonne stratégie, la conversion des archives analogiques aux archives numériques ne sera pas un processus coûteux. Tout entrepreneur doit se rendre compte que cette étape doit être franchie à un moment donné, mieux aujourd’hui que demain.

Comme indiqué ici, avec les bons outils, le changement peut conduire à un amortissement rapide des investissements et réduire considérablement les coûts et le temps requis pour les processus futurs.

Le changement doit juste se produire.
L’équipe de PaperOffice est heureuse de partager 20 ans d’expérience et de vous acompagner pour éviter les faux pas!

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Numérisation dans l’industrie de la technologie dentaire - gestion réussie des documents pour l’industrie dentaire

« Obtenir des résultats chronologiques très rapidement pour les états financiers annuels et les stocks afin de déterminer le prix d’achat le moins cher pour chaque article individuel. Ce qui prenait des jours peut maintenant être fait en quelques heures! »

Lars R. Ludewig
propriétaire et directeur général de ViaCreative Zahntechnik GmbH