Conformité à la numérisation conforme à GoBD et aux réglementations légales
L’abréviation GoBD signifie « Principes pour la bonne gestion et le stockage des livres, enregistrements et documents sous forme électronique et pour l’accès aux données ».
En particulier, grâce au stockage de documents hautement crypté à l’épreuve des audits directement dans une base de données SQL centrale, PaperOffice répond à toutes les exigences en matière de normes documentaires et de directives juridiques ou à la norme allemande la plus élevée au monde GOBD.
Le terme versioning n’est pas un mot étranger dans un système de gestion de documents (DMS). La nécessité d’utiliser un système de gestion de documents doté d’un contrôle de version conforme à GoBD et d’un contrôle de version à l’épreuve des audits est plus claire que jamais.
Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time
Le contrôle de version rend toutes les modifications traçables
Le terme versioning peut être expliqué très facilement: Dans l’ensemble, il s’agit de la fonctionnalité utilisée pour enregistrer les modifications apportées aux documents ou aux fichiers. La modification de document peut être détectée et enregistrée en tant que cliché instantané en tant que nouvelle version de document.
Assurer l’immuabilité
Chaque modification de document place une version « plus récente » du document dans une archive correspondante. La journalisation rend les modifications transparentes et traçables à tout moment.
À ce stade, le visualiseur suivant sait quand et par quel éditeur la modification du document a été apportée. Cela vous donne une vue d’ensemble de l’ensemble du cycle de vie du document. Le contrôle de version peut être effectué automatiquement ou manuellement.
Afin d’assurer la sécurité des révisions, tous les détails d’une modification apportée aux documents et aux fichiers doivent être clairement traçables. Il faut s’assurer que seuls les employés autorisés peuvent effectuer un tel changement. Mais il est tout aussi important de savoir des années plus tard quels employés ont changé quoi et quand.
La bonne stratégie de numérisation :
« Étape par étape » et « Last in<>First out »
Le fait que la numérisation des documents analogiques présente des avantages est clairement démontré.
La variante la plus coûteuse de la numérisation est de faire appel à une entreprise spécialisée dans ce domaine. Selon les circonstances, les fichiers et dossiers des archives sont envoyés à l’entreprise en tant que fret, où ils sont numérisés et renvoyés. Le format des données à numériser a été préalablement déterminé. Mais peut-on sereinement remettre des données importantes de l’entreprise à un tiers ? Bien que toutes les entreprises qui s’occupent de l’archivage numérique assurent le plus haut niveau de confidentialité, il n’y a aucune garantie.
Sur demande, les entreprises peuvent également apporter un camion avec des scanners à tambour et numériser directement sur place, dans le parking de leurs propres locaux d’entreprise. Cependant, cela fait grimper énormément le projet de loi. Le coûteux service hors domicile, qui peut prendre plusieurs jours en fonction de la taille de l’archive, doit être payé séparément.
Heureusement pour toutes les entreprises, si les archives restent des archives, les informations qu’elles contiennent, qu’elles soient analogiques ou numériques, ne doivent pas toutes être disponibles en même temps. Cela permet aux entreprises de numériser les archives progressivement, selon le principe logistique du dernier entré, < > premier sorti. Numérisez d’abord les documents analogiques les plus récents.
La raison est simple
Les nouveaux documents sont généralement bien plus consultés que ceux dont la date de réception est bien plus éloignée. Vous devez donc d’abord numériser ces documents en temps opportun, ce qui accélère le processus de travail et vous rend plus disponible. A présent, il existe un équilibre entre l’effort de numérisation (recherche de l’archive, numérisation, enregistrement numérique, retour du document analogique) et l’accessibilité aux documents, car il n’est plus nécessaire d’aller aux archives grâce à ce nouveau processus qui vous permet de tout gérer depuis l’ordinateur.
Un autre effet positif de cette approche est que les périodes de conservation peuvent être utilisées de manière optimale afin de réduire le stock d’archives analogiques et non de numériser des fichiers dont les périodes de conservation expirent six mois plus tard.
Il est essentiel de fournir du matériel ou une connexion facile et de déterminer la portée de la numérisation en interne!
Le nombre d’employés administratifs dans une entreprise ou le nombre d’emplois sur écran qui entrent en question varient parfois considérablement, il est donc impossible de dire combien d’employés vous devriez charger avec la numérisation par rapport à la taille de l’entreprise.
À tout le moins, chaque employé devrait avoir accès à un appareil doté d’une fonction de numérisation, de préférence un scanner de documents qui permet de numériser plusieurs flux ainsi que différents formats.
La portée de chaque numérisation est tout aussi délicate que le nombre de personnes impliquées dans la numérisation, car avec ce système, la numérisation est presque accessoire. Cela peut être mis en œuvre, par exemple, sous la forme que l’employé Z traite un processus en relation avec l’entreprise XYZ. Dans le même temps, cela pourrait être le déclencheur de la numérisation de l’ensemble du fichier archivé analogique sur la société XYZ.
Cependant, une relation d’affaires à long terme, peut parfois se manifester dans un assez grand nombre de fichiers. Une autre variante consisterait à ne numériser que certains segments de cette correspondance professionnelle, précisément ceux qui font l’objet d’un traitement plus fréquent. Par exemple, la facturation ou les bons de livraison. Avec le bon logiciel, la numérisation accompagnant le processus peut être mise en œuvre sans aucun problème.
Le guide ultime en 5 étapes
BON À savoir
Nous avons créé le guide ultime en 5 étapes pour passer à la dématérialisation et numérisation de votre entreprise, en détaillant chacune d’entre-elles et le temps que cela représenterai:
Le guide ultime en 5 étapes du bureau sans papier - comment maximiser les performances de votre entreprise en seulement 3 mois
Construire un logiciel DMS vous-même ou open source?
Quel logiciel me convient ?
La composition logicielle de nombreuses entreprises ressemble à l’histoire de leur entreprise, une structure qui s’est développée lentement. Il est si complexe que seuls quelques employés de longue date le comprennent.
La meilleure solution est un logiciel qui effectue tous les processus, de la numérisation à la mise à disposition en passant par l’archivage, tout en offrant des interfaces pour connecter d’autres logiciels. Un logiciel avec une navigation de menu explicite qui donne finalement aux documents numériques d’une entreprise une maison qui répond également à toutes les exigences en termes de traitement et de traitement des données ainsi que de sécurité.
Cela semble un peu pathétique?
C’est vrai, mais quelque chose de simple et fonctionnel est mieux qu’un torrent de jargon technique informatique qui fait transpirer les employés.
PaperOffice est parfait pour numériser des documents.
Le bonlogiciel de gestion dedocuments résout le problème analogique-numérique
DMS signifie logiciel de gestion de documents et est destiné à gérer des documents, en particulier des documents numériques, ce qui inclut la conversion de l’analogique au numérique. PaperOffice DMS est un tel logiciel. Sa gamme de fonctions est tout aussi remarquable que sa navigation intuitive dans les menus, qui ne nécessite qu’une formation mineure. Vous n’avez pas besoin de consultants coûteux sur place. Des didacticiels vidéo bien expliqués sur PaperOffice DMS peuvent le faire tout aussi bien et beaucoup moins cher, gratuitement.
Numérisation, OCR, archivage avec mot-clé automatique, fusion de documents contrôlée par l’IA, moteur de recherche intégré, fonction de flux de travail, cryptage avec 1024Mbit, intégration directe dans MS Office, protection contre les ransomwares, création automatisée de modèles, fonction tampon, gestion des tâches et des notes.
Ce sont quelques-unes des fonctions les plus importantes de PaperOffice DMS et, comme je l’ai dit, ni vous ni vos employés n’avez à compléter un diplôme en informatique.
Quel est le meilleur endroit pour enregistrer les documents numérisés ?
Nous recommandons à nos clients d’archiver les données numérisées soit dans une base de données située sur un périphérique NAS tel que Synology ou QNAP, soit sur un serveur dédié. Avec votre propre serveur PaperOffice externe (dédié), vous bénéficiez de tous les avantages d’un cloud avec une protection parfaite des données et économisez de l’argent et beaucoup de travail chaque mois.
Un serveur PaperOffice permet d'économiser beaucoup d'argent et de travailler avec un maximum de sécurité et de confort des données
Avec un serveur PaperOffice, vous avez tous les avantages d’un cloud, avec l’exclusivité d’un serveur dont vous êtes l’unique propriétaire. De quoi garantir une base de données sécurisé et complètement adaptée à vos besoins .
Vous ne voulez pas utiliser de serveur ? Aucun problème.
Pourquoi un NAS est idéal pour l’archivage de documents
Il s'agit d'un stockage en réseau, entièrement compatible avec PaperOffice DMS et le cloud interne. Le tout, à l'abri de l'administration indiscrète, des pirates et, également à l’abri d’un éventuel crash du disque dur grâce à la fonction de sauvegarde.
RÉSUMÉ 3/ 3
1. Contactez un fabricant avec un savoir-faire et un logiciel conforme à GOBD (et aussi au RGPD) !
2. Il n’y a pas de logiciel DMS plus approprié. Chaque DMS a sa justification et, en fin de compte, le produit doit répondre à l’objectif.
3. Qu’il s’agisse de votre propre serveur, du serveur dédié PaperOffice dans le centre de données de
Strato AG à Berlin (Allemagne) ou d’un NAS n’enregistrez JAMAIS votre document sur un stockage cloud tiers qui : a) n’est pas utilisé sur une base dédiée
b) n’est pas situé dans un pays sûr
c) où vous ne pouvez pas exporter en un clic
BON À savoir
Si vous suivez les conseils et que vous utilisez un NAS pour le stockage de documents sécurisé en interne - PaperOffice est non seulement parfait pour cela, mais est même le seul DMS officiel pour le plus grand fabricant de NAS au monde - QNAP
www.qnap.com/PaperOffice
