En el siguiente artículo, le mostraremos cómo puede aumentar su eficiencia operativa, reducir el error humano a través de una mayor precisión, reducir sus costos actuales, maximizar el espacio de su oficina, mantener la integridad de los datos y mejorar la seguridad de los datos.
Enumeramos las ventajas del sistema de gestión de documentos PaperOffice para usted y cómo puede garantizar sus reducciones de costos de hasta un 92% gracias al uso de un DMS.
También explicamos qué son las expresiones regulares (regex) y enumeramos ejemplos concretos de aplicaciones REGEX en la segunda parte de este artículo.
Aprenderá cómo pueden ayudarlo a extraer los datos que necesita de sus documentos de manera rápida, eficiente y sin ingresar manualmente esos datos.
Técnica de las tres letras mágicas - OCR
¿Qué significa realmente OCR y para qué se utiliza?
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) ahora se usa ampliamente para extraer información de varios documentos, como recibos, para digitalizar documentos físicos en papel y optimizar el flujo de trabajo de administración de documentos.
El uso del reconocimiento de texto OCR brinda a las empresas una gran ventaja, ya que puede ayudar a automatizar el procesamiento de documentos, un proceso que desempeña un papel importante en cualquier industria.
OCR, abreviatura de reconocimiento óptico de caracteres, permite que un producto de software reconozca y extraiga texto de una imagen digital. Es esencial para leer y analizar documentos escaneados, por ejemplo.
Si bien el OCR de recibos es útil cuando las empresas manejan lotes de recibos a diario, un escáner de recibos OCR por sí solo no es suficiente para proporcionar resultados suficientemente precisos.
Para esto, se debe usar un sistema de gestión de documentos, que ya tiene una amplia función de OCR integrada como estándar, como PaperOffice DMS.
Gracias al uso de un DMS con reconocimiento de texto OCR integrado, obtiene muchas ventajas
Ventajas de la digitalización
Casi todos los que han tratado el tema de la reducción de costos en una empresa ciertamente han tratado el término técnico "digitalización".
Normalmente, todos los recibos de la empresa se guardan en un solo lugar. El procesamiento de los documentos solo comenzará después de unos días. Digitalizarlos manualmente implica ubicar la información relevante, ingresarla en una hoja de cálculo, verificar que las entradas sean correctas, antes de pasar a la siguiente, hasta que finalmente haya digitalizado pilas de facturas y otros documentos.
Es posible que incluso deba realizar un paso adicional para cargar la hoja de cálculo en diferentes sistemas con fines operativos o contables.
Suena horrible, ¿verdad?
Después de configurar la plantilla y los campos de datos específicos deseados, la información se extrae de documentos individuales o lotes de documentos.
La información extensa del documento se almacena en consecuencia, el documento se etiqueta y, gracias a la información leída, se puede vincular automáticamente a un contacto almacenado si es necesario.
Todo lo que tiene que hacer es digitalizar los archivos escaneándolos o enviándolos digitalmente desde el principio, como por correo electrónico, y guardándolos en PaperOffice.
El sistema de administración de documentos hará el resto por usted.
Consejo
Por cierto, hay un artículo especial sobre el tema "Las 10 ventajas más importantes de digitalizar documentos en papel":
