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Digitalización = eficiencia y éxito


La digitalización o transformación digital de sus documentos en papel es el requisito previo para la eficiencia y el éxito de su empresa. La necesidad de digitalización es ahora un aspecto importante para todos.

Consejo profesional

En este artículo, le explicamos las ventajas más importantes de la digitalización, enumeramos las funciones y describimos el impacto de una implementación exitosa.

A medida que todo el mundo se vuelve más "digital", cada vez más empresas, especialmente las pymes, necesitan un "empujón" para empezar. Porque a muchos ya les horroriza la idea de dedicarse al tema.

Empleado de PaperOffice se sienta delante de un cuaderno
La digitalización trae muchas ventajas

En este artículo, le mostraremos que la conversión de documentos en papel a documentos digitales es mucho más fácil de lo que parece y no es ninguna pesadilla. Siga nuestros consejos, valdrá la pena para su negocio.

Hasta cierto punto, el archivo analógico sigue siendo una necesidad incluso hoy en día. Sin embargo, el 99 % de las veces no es necesario trabajar con él.

Por el contrario, el papel impreso es un anacronismo que se mantiene ya sea por costumbre o por cuestiones técnicas ya que, ciertos documentos, deben conservarse en la forma en la que fueron redactados, como escrituras o contratos. Pero estos también se pueden escanear para trabajar con su contenido en el ordenador.

El viaje al archivo, la búsqueda en estanterías o archivadores, la retirada del documento, trabajar con él y devolverlo de nuevo. Solo describir y leer este proceso lleva mucho tiempo. Acceder al archivo digital, por otro lado, requiere unos pocos clics y nada más.

Antes de entrar en los beneficios, respondamos la siguiente pregunta:

¿Por qué es importante no quedarse atrás en lo que respecta a la digitalización?

Como personas responsables, se sabe que los documentos análogos simplemente ya no están actualizados. Sin embargo, también se ven las complicaciones que supone convertir el archivo analógico en datos digitales. Porque digitalizar documentos es más que una moda. De hecho, ahora es el requisito previo para seguir siendo competitivo y actualizado con todas las demás empresas del mismo sector.
La digitalización ofrece muchas ventajas, PERO escanear todos los archivos de los últimos años, hoja por hoja, es un proceso dealentador que requiere mucho tiempo y personal.

10 ventajas de digitalizar documentos en papel:

  • Flexibilidad

    Trabajo flexible, sin importar dónde se encuentre

  • Eficiencia

    Optimización de todos los flujos de trabajo

  • Más rápido

    Faturas y oficina digital

  • Ahorro de costes

    Reducción de costes en todas las áreas

  • Fiabilidad

    Gestión simplificada de los plazos

  • Juntos

    Comunicación interna y externa más rápida

  • Inconsútil

    Integración en software de oficina

  • Búsqueda "similar a Google"

    Buscar contenido usando palabras clave

  • Ahorro de tiempo

    Ahorro de horas de trabajo

  • Por la eternidad

    Archivado a largo plazo en formato PDF/A

¡Considéralo una inversión en una nueva máquina!

¡Los 10 puntos enumerados no están completos, ya que limitan su creatividad y profesionalismo dependiendo del área donde quiere apicarlos! Si se mira la digitalización del archivo analógico desde estos puntos de vista y se hace un cálculo, queda claro que el esfuerzo vale la pena: es cómo la necesaria inversión en una máquina nueva, más moderna y más rápida.

Asegúrese de evitar este error

Mientras que las grandes empresas designan a responsables de digitalización para que se ocupen del tema de la conversión de documentos analógicos a tiempo completo, las pequeñas y medianas empresas suelen carecer de recursos humanos, especialmente porque se requieren unas cualificaciones profesionales adecuadas.
Sin embargo, esto es un error común que conduce a malas inversiones, ya que muchos fabricantes se aprovechan de esta ignorancia.

Conclusión provisional 1/3

¡No necesita un especialista en IT o un bibliotecario capacitado!

Todo lo que realmente necesita es

  • el software adecuado
  • un socio de una IT confiable
  • el hardware correspondiente

A veces, el hardware ya está ahí, tiene más potencial que antes y se puede usar de inmediato.

Consejo

Por cierto, hay un artículo especial sobre el tema "Tramitación de facturas digitales" que informa sobre las ventajas de la digitalización o tramitación de facturas:

Notebook con interfaz PaperOffice para el procesamiento de facturas digitales
Digitalice el procesamiento de facturas entrantes: fácil con PaperOffice

Haga clic aquí para ver la guía

Contenido

¿Qué significa la digitalización de documentos en detalle?

En pocas palabras, es el proceso de reemplazar un documento físico en papel por uno en formato digital.

La mayoría de la gente debería estar familiarizada con el proceso, al menos de forma rudimentaria. Se escanea o se fotografía un documento y, dependiendo de la interfaz, se suelen utilizar escáneres o cámaras de fotos, incluso las de un teléfono móvil.

Para muchas empresas, el cambio a formatos electrónicos es una de las medidas más importantes y también significativas en el proceso de digitalización.

Video "Archive automáticamente documentos en papel desde el escáner"

En PaperOffice tienes todas las herramientas que necesitas para digitalizar tus documentos.

Con PaperOffice, todo lo que tienes que hacer es escanear tu documento con tu escáner (PaperOffice funciona con todos) y PaperOffice crea una versión digital.

Consejo

Sobre el tema "Como ARCHIVAR documentos directamente desde el ESCÁNER" hay un vídeo en YouTube que explica este proceso de forma comprensible:

Cómo escanear documentos en papel

Los documentos escaneados se agregan a través del módulo de escáner integrado ScanConnect, que, entre otras cosas, permite la captura de documentos desde todos los escáneres, dispositivos multifunción, aplicaciones móviles y también fotocopiadoras grandes, como las de Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox entre otros.

Se tiene en cuenta el control de versiones automático de los documentos existentes, y el método de escaneo gracias a las páginas de separación, es compatible con escaneos masivos de documentos, así como la subdivisión en documentos individuales.

Si escanea muchos documentos, PaperOffice es particularmente útil porque reconoce las hojas de separación y separa los documentos para archivarlos. Una gran característica que es particularmente útil, si su empresa trabaja regularmente con documentos complejos, es que PaperOffice utiliza una IA para reconocer el contenido como totales, tipos de documentos, fechas, detalles de contacto, etc.

OCR o ¿cómo se pueden buscar los documentos en papel?

Ahora, el texto de un documento no solo debe ser legible, sino que también debe estar disponible de tal manera que pueda buscar fácilmente un fragmento de texto.

Archivado totalmente automático y sin esfuerzo manual.

Tan pronto como los documentos se insertan en PaperOffice, PIA se encarga de todo.

PIA es la IA (archivo inteligente de PaperOffice) integrada en PaperOffice y cada documento agregado:
  • Es analizado y dividido en las llamadas cadenas de bloques utilizando la "visión por computadora" integrada.
  • Su texto es reconozcido mediante OCR y puede compararlo con un diccionario usando PaperOffice SmartSpell.
  • Es indexado y catalogado visualmente y por palabras clave para el motor de búsqueda integrado de PaperOffice.
  • ¡No importa qué tipo escáner sea!

Esto significa que PIA le proporciona su propio potente motor de búsqueda para toda su información, que puede buscar y encontrar como los clásicos motores de búsqueda como Google, pero también puede hacerlo comparando y reconociendo un documento solo visualmente.

PaperOffice reconocerá automáticamente todos los documentos que PIA haya enseñado desde ese momento, activando reglas automáticas y máscaras de archivo.

¿Se puede automatizar el almacenamiento y reconocimiento de documentos?

Para almacenar automáticamente sus documentos y recibos, primero se enseña el documento en PaperOffice. Las máscaras en PaperOffice se encargan de la ubicación de indexación y archivo.

Tan pronto como se reconoce una plantilla de documento aprendida, se activa automáticamente una máscara de almacenamiento, que es responsable de las palabras clave automatizadas y de la ubicación de almacenamiento.

El documento con los datos de la oferta es visible
Los datos del documento se reconocen y se leen

Las máscaras de almacenamiento no solo se pueden activar automáticamente mediante plantillas de documentos aprendidas, sino que también se pueden seleccionar manualmente en el cuadro de diálogo PIA.

PIA se vuelve completamente autónomo, sin ninguna interacción del usuario y para un número ilimitado de documentos según las máscaras de almacenamiento definidas:

  • Leer automáticamente
  • Etiquetar totalmente
  • Hacer búsqueda
  • Agregar y monitorear tareas y flujos de trabajo que deben realizarse
  • Índice
  • Crear nuevas estructuras de carpetas de destino
  • Guardar en la carpeta de destino
  • Crear miniaturas
  • Rellenar los campos obligatorios usted mismo
  • Vincular a contactos y optimizar para la búsqueda de contactos

Cumplimiento de las normas legales y de digitalización compatibles con GoBD

Uno de los aspectos más importantes a la hora de almacenar documentos a través de un sistema de gestión documental es el cumplimiento de la normativa legal o los requisitos del GoBD.

La abreviatura GoBD significa "Principios para la correcta gestión y almacenamiento de libros, registros y documentos en formato electrónico y para el acceso a datos".

En particular, debido al almacenamiento de documentos altamente encriptado y a prueba de revisión directamente en una base de datos SQL central, PaperOffice cumple con todos los requisitos para los estándares de documentos y sus pautas legales, así como el estándar alemán más alto del mundo: el GoBD estándar.

El término control de versiones no es una palabra extranjera dentro de un sistema de administración de documentos (DMS). La necesidad de utilizar un sistema de gestión de documentos, que tenga un control de versiones compatible con el GoBD y un control de versiones a prueba de revisión, es más clara que nunca.

Tres documentos con diferentes versiones
El control de versiones es transparente en PaperOffice y se puede rastrear en cualquier momento

El control de versiones hace que todos los cambios sean rastreables

El término creación de versiones se puede explicar muy fácilmente: en general, se trata de la funcionalidad utilizada para registrar cambios en documentos o archivos. Los cambios en los documentos se pueden detectar y guardar como instantáneas y como una nueva versión del documento.

Asegurar la inmutabilidad

Cada cambio de documento coloca una versión "más nueva" del documento en un archivo correspondiente. El registro hace que los cambios sean transparentes y rastreables en todo momento. En este punto, el usuario sabe cuándo y por qué editor se realizó el cambio en el documento. Esto le da una visión general de todo su ciclo de vida. El control de versiones se puede realizar de forma automática o manual.

Para garantizar la seguridad de la revisión, todos los detalles de un cambio en documentos y archivos deben poder rastrearse claramente. Se debe garantizar que solo los empleados autorizados puedan realizar dicho cambio. Pero es igual de importante saber después qué empleados modificaron algo y cuándo.

PaperOffice supera todos los requisitos legales

El desarrollo de PaperOffice DMS es compatible con el GoBD, por lo que puede utilizar el software sin tener que preocuparse por infringir la lay. Por ejemplo, cada vez que alguien cambie un documento, se crea una nueva versión del mismo. De esta manera, puede rastrear qué contenido tenía el documento y en qué momento.

La estrategia correcta para digitalizar:
"Paso a paso" y "Último en entrar<>Primero en salir"

Queda claramente demostrado que la digitalización de documentos analógicos tiene ventajas.

Pero, ¿cómo se pueden reducir las desventajas a corto plazo?

La variante de digitalización más costosa es encargar una empresa que se especialice en esto. Dependiendo de las circunstancias, los archivos y carpetas del archivo se envían a la empresa donde se digitalizan y se envían nuevamente. Previamente se determina el formato de los datos a digitalizar. ¿Pero dar datos sensibles de la empresa? Aunque todas aseguren el más alto nivel de confidencialidad, no hay garantías.

Las empresas también pueden digitalizar masivamente en el lugar de las instalaciones de su propia empresa. Sin embargo, eso aumenta enormemente los costos. Un caro servicio que puede demorarse varios días en función del tamaño del archivo y que además debe pagarse por separado.

Afortunadamente para todas las empresas, aunque los archivos deben ser archivos, la información que contienen, ya sea analógica o digital, no tiene por qué estar disponible al mismo tiempo. Esto permite a las empresas digitalizar archivos paso a paso, de acuerdo con el principio logístico de último en entrar/primero en salir. Primero digitalice los documentos analógicos recibidos más recientemente.

La razón es simple

Los documentos de ahora generalmente se necesitan mucho más que los documentos antiguos en el flujo de trabajo diario. Por lo tanto, primero debe digitalizar los nuevos, lo que acelera el proceso de trabajo gracias a su mejor disponibilidad. En el mejor de los casos, hay un equilibrio entre el esfuerzo que implica digitalizar (quitar el archivo, escanear, guardar digitalmente, traer de vuelta el documento analógico) y la aceleración del proceso que ahora está disponible, ya que no hay necesidad de ir al archivo y puedes hacer todos los procesos desde el ordenador.

Otro efecto positivo de este enfoque es que los períodos de retención se puedan utilizar de manera óptima para reducir el stock de archivos analógicos y no para digitalizar archivos cuyos períodos de retención vencen a los seis meses después.

¡Es esencial proporcionar hardware, una conexión fácil y determinar el alcance de la digitalización internamente!

Como mínimo, cada empleado debe tener acceso a un dispositivo con una función de escáner, preferiblemente un escáner de documentos que permita escanear múltiples fuentes, así como diferentes formatos.

El alcance de cada digitalización es tan complicado como la cantidad de personas involucradas en la digitalización, porque con este sistema, la digitalización es casi incidental. Esto se puede implementar, por ejemplo, en la forma en que el empleado X procesa un proceso en relación con la empresa XYZ. Al mismo tiempo, esto podría ser el detonante para digitalizar todo el archivo analógico en la empresa XYZ.

Sin embargo, una relación comercial a largo plazo, por ejemplo, puede manifestarse en una cantidad bastante grande de archivos. Otra variante sería digitalizar solo ciertos segmentos de la relación comercial, precisamente aquellos que son objeto de procesamiento más frecuente, como por ejemplo, facturas o albaranes. Con el software adecuado, la digitalización que acompaña al proceso se puede implementar sin ningún problema.

La guía definitiva en 5 pasos

Consejo

Hemos creado la guía definitiva de 5 pasos para dejar de usar papel y digitalizar su negocio, detallando cada paso y cuánto tiempo conlleva:

Dos manos discutiendo PaperOffice DMS
La guía definitiva de 5 pasos para la oficina sin papeles: cómo maximizar el rendimiento de su empresa en solo 3 meses

¿Crear software DMS usted mismo o usa uno de código abierto?

Cualquiera que, como empresario o persona responsable, quiera complicarse la vida y la de sus empleados en términos de digitalización, inventa el software:

Un programa para recopilar los datos del proceso de escaneo.

Un software OCR para el reconocimiento de texto.

Un programa de base de datos.

Un software de búsqueda, etc.

Al final todo acaba en alguna nube.

¿Qué software me conviene?

La elección del software en muchas empresas se parece a su historia: una estructura que ha crecido lentamente. Es tan complejo que solo unos pocos empleados lo entienden.

La mejor solución es el software que lleva a cabo todos los procesos, desde el escaneo hasta el suministro y el archivado, así como ofrecer las posibilidades de conectar con otros softwares. Un software con menú de navegación sencillo y que, en última instancia, brinda a los documentos digitales de una empresa un hogar que también cumple con todos los requisitos en términos de manejo, procesamiento de datos y seguridad.

¿Suena un poco extraño?

Así es, pero algo simple y funcional es mejor que un torrente de jerga técnica que hace que los empleados empiecen a sudar.

PaperOffice es perfectamente sencillo para digitalizar documentos.

El software de gestión de documentos adecuado resuelve el problema analógico-digital

DMS significa software de gestión de documentos y está diseñado para gestionar documentos, especialmente los digitales, lo que incluye la conversión de analógico a digital. PaperOffice DMS es un software de este tipo. Su gama de funciones es tan notable como su menú de navegación de diseño intuitivo, que solo requiere una formación mínima. No necesita contratar a caros expertos. Los tutoriales en video bien explicados sobre PaperOffice pueden hacer esto igual de bien y mucho más barato: de forma gratuita.

Escaneo, OCR, archivado con palabras clave automáticas, fusión de documentos controlada por IA, motor de búsqueda integrado, función de flujo de trabajo, encriptación AES de 1024 bits, integración directa en Microsoft Office, protección contra ransomware, creación automática de plantillas, función de sellos, gestión de tareas y notas.

Estas son algunas de las funciones más importantes de PaperOffice DMS y, como dije, ni usted ni sus empleados tienen que estudiar una carrera de informática.

¿Cuál es el mejor lugar para guardar los documentos escaneados?

Recomendamos a nuestros clientes que archiven los datos digitalizados en una base de datos ubicada en un dispositivo NAS como Synology o QNAP o en un servidor dedicado. Con su propio servidor PaperOffice externo (dedicado), obtiene todas las ventajas de una nube con una protección de datos perfecta, ahorra dinero y mucho trabajo cada mes.

Salas de servidores en STRATO en Berlín
Un servidor de PaperOffice ahorra mucho dinero y trabaja con la máxima seguridad y comodidad de los datos

Con un servidor de PaperOffice, tiene todas las ventajas de una solución en la nube con solo una gran diferencia: es su propio servidor de base de datos dedicado y nadie accede a él excepto usted.

¿No quieres usar un servidor? No hay problema.

Por qué un NAS es ideal para archivar documentos

Es un almacenamiento conectado a la red, totalmente compatible para PaperOffice DMS y a la nube interna. Absolutamente a salvo de la curiosidad de la administración, de hackers y, gracias a la función de copia de seguridad, también a salvo de un posible bloqueo del disco duro.

Conclusión provisional 3/3

1. ¡Póngase en contacto con un fabricante de software que cumpla con el GoBD (y también con el RGPD)!

2. No existe un software DMS más adecuado. Cada DMS tiene su justificación y, en última instancia, el producto debe cumplir sus propósitos.

3. Ya sea en su propio servidor, en un servidor dedicado de PaperOffice en el centro de datos de Strato AG en Berlín (Alemania) o en un sistema NAS, NUNCA guarde sus datos en una nube de terceros que: a) no se usa de forma dedicada; b) no se encuentra en un país seguro; c) o no puede exportar con un solo clic.

Consejo

Si sigue nuestros consejos y utiliza un NAS para el almacenamiento interno y seguro de documentos, PaperOffice no solo es perfecto para esto, sino que es el único DMS oficial para el fabricante de NAS más grande del mundo: QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice en una computadora portátil y un QNAP NAS al lado
PaperOffice es el único y exclusivo sistema de administración de documentos del mundo autorizado para todos los dispositivos NAS de QNAP.

FAQs

Finalmente, respondemos algunas preguntas más frecuentes sobre el tema "Las 10 ventajas más importantes de digitalizar documentos en papel":

¿Qué escáner usar para un DMS?

Para escanear documentos encuadernados, se recomienda un escáner alimentado por hojas con al menos 300 ppp. El escáner debería tener una función de escaneo a folder y controladores WIA/TWAIN opcionales. Hemos tenido buenas experiencias con Fujitsu Scansnap, que funciona de forma muy fiable.

¿Cuál es la mejor manera de archivar documentos?

Los documentos en papel generalmente deben escanearse en formato PDF/A y luego guardarse en un software de gestión de documentos, o si el software admite esto o lo automatiza, directamente a través del monitoreo.

¿Puedo tirar los documentos originales?

Si está utilizando un software decente que recibe actualizaciones periódicas y tiene una estrategia de respaldo de datos, la respuesta es SÍ para documentos no críticos. Todo lo que legalmente podría requerir el original también debe mantenerse en el original. Por ejemplo, PaperOffice DMS tiene la opción de almacenar la ubicación original de almacenamiento en las propiedades del documento.

Conclusión

  • Los beneficios justifican el esfuerzo y los costes

    Trabajar digitalmente y llevar los documentos antiguos a la nueva era será la mejor inversión clave para ahorrar una cantidad increíble de tiempo, dinero y nervios en el futuro.

  • Necesitas a alguien que sepa

    No necesita su propio especialista en IT para aprovechar todas las ventajas de la digitalización. Lo que necesita es al socio adecuado a su lado que, gracias a su experiencia, pueda implementar exactamente lo que necesite. Evite el alarmismo y elija hechos en lugar de elegantes presentaciones de PowerPoint sin haberlo probado realmente.

  • El hardware normalmente ya está disponible

    La experiencia ha demostrado que casi todas empresas tienen una gran fotocopiadora a la que no se le sacan su potencial. A estos dispositivos les encantan los escaneos masivos, toleran los clips y pueden ser la base para un comienzo digital sin invertir en un escáner.

  • Más barato de lo esperado con el DMS adecuado

    Evite las trampas de costes con los sistemas DMS/ECM en los que estará sin piedad a merced de los fabricantes. No haga concesiones en lo que respecta a sus propias opciones de administración, como enseñar documentos y realizar ajustes usted mismo. Si necesita ayuda, el fabricante estará encantado de ayudarle, pero siga siendo independiente.

  • La automatización digital es el futuro

    Los procedimientos serán completamente idénticos en el futuro, pero completamente automatizados.
    ¿Factura entrante? El flujo de trabajo se activa y todo sigue su camino definido.
    ¿Buscar en 1000 carpetas? ¡No hay problema porque tienes tu propio Google!

Con la estrategia correcta, la conversión de archivos analógicos a digitales no será un proceso costoso. Todo emprendedor debe darse cuenta de que este paso tiene que darse en algún momento, mejor hoy que mañana.

Como se muestra aquí, con las herramientas adecuadas, el cambio puede llevar a una rápida amortización de las inversiones y reducir significativamente los costos y el tiempo requerido para procesos futuros.

El cambio simplemente tiene que suceder.
¡El equipo de PaperOffice se complace en compartir 20 años de experiencia y protegerlo de los errores!

Esto es lo que dicen nuestros clientes

Caso de estudio

La digitalización de documentos ahorra tiempo y dinero

15 razones por las que debería utilizar la gestión de documentos con su escáner

Los sistemas de gestión de documentos
DMS para abreviar
ayudan a su empresa en la gestión electrónica y sistemática de los documentos comerciales. Por lo tanto
un DMS es en muchos sentidos el primer paso hacia una oficina sin papel. Junto con su escáner forman el equipo perfecto para digitalizar archivos analógicos y acelerar los procesos de búsqueda y archivo.