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La digitalización o transformación digital de sus documentos en papel es el requisito previo para la eficiencia y el éxito de su empresa. La necesidad de digitalización es ahora un aspecto importante para todos.
A medida que todo el mundo se vuelve más "digital", cada vez más empresas, especialmente las pymes, necesitan un "empujón" para empezar. Porque a muchos ya les horroriza la idea de dedicarse al tema.
En este artículo, le mostraremos que la conversión de documentos en papel a documentos digitales es mucho más fácil de lo que parece y no es ninguna pesadilla. Siga nuestros consejos, valdrá la pena para su negocio.
Hasta cierto punto, el archivo analógico sigue siendo una necesidad incluso hoy en día. Sin embargo, el 99 % de las veces no es necesario trabajar con él.
Por el contrario, el papel impreso es un anacronismo que se mantiene ya sea por costumbre o por cuestiones técnicas ya que, ciertos documentos, deben conservarse en la forma en la que fueron redactados, como escrituras o contratos. Pero estos también se pueden escanear para trabajar con su contenido en el ordenador.
El viaje al archivo, la búsqueda en estanterías o archivadores, la retirada del documento, trabajar con él y devolverlo de nuevo. Solo describir y leer este proceso lleva mucho tiempo. Acceder al archivo digital, por otro lado, requiere unos pocos clics y nada más.
Antes de entrar en los beneficios, respondamos la siguiente pregunta:
Trabajo flexible, sin importar dónde se encuentre
Optimización de todos los flujos de trabajo
Faturas y oficina digital
Reducción de costes en todas las áreas
Gestión simplificada de los plazos
Comunicación interna y externa más rápida
Integración en software de oficina
Buscar contenido usando palabras clave
Ahorro de horas de trabajo
Archivado a largo plazo en formato PDF/A
Mientras que las grandes empresas designan a responsables de digitalización para que se ocupen del tema de la conversión de documentos analógicos a tiempo completo, las pequeñas y medianas empresas suelen carecer de recursos humanos, especialmente porque se requieren unas cualificaciones profesionales adecuadas.
Sin embargo, esto es un error común que conduce a malas inversiones, ya que muchos fabricantes se aprovechan de esta ignorancia.
¡No necesita un especialista en IT o un bibliotecario capacitado!
Todo lo que realmente necesita es
A veces, el hardware ya está ahí, tiene más potencial que antes y se puede usar de inmediato.
Consejo
Por cierto, hay un artículo especial sobre el tema "Tramitación de facturas digitales" que informa sobre las ventajas de la digitalización o tramitación de facturas:
En pocas palabras, es el proceso de reemplazar un documento físico en papel por uno en formato digital.
La mayoría de la gente debería estar familiarizada con el proceso, al menos de forma rudimentaria. Se escanea o se fotografía un documento y, dependiendo de la interfaz, se suelen utilizar escáneres o cámaras de fotos, incluso las de un teléfono móvil.
Para muchas empresas, el cambio a formatos electrónicos es una de las medidas más importantes y también significativas en el proceso de digitalización.
Con PaperOffice, todo lo que tienes que hacer es escanear tu documento con tu escáner (PaperOffice funciona con todos) y PaperOffice crea una versión digital.
Consejo
Sobre el tema "Como ARCHIVAR documentos directamente desde el ESCÁNER" hay un vídeo en YouTube que explica este proceso de forma comprensible:
Los documentos escaneados se agregan a través del módulo de escáner integrado ScanConnect, que, entre otras cosas, permite la captura de documentos desde todos los escáneres, dispositivos multifunción, aplicaciones móviles y también fotocopiadoras grandes, como las de Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox entre otros.
Se tiene en cuenta el control de versiones automático de los documentos existentes, y el método de escaneo gracias a las páginas de separación, es compatible con escaneos masivos de documentos, así como la subdivisión en documentos individuales.
Si escanea muchos documentos, PaperOffice es particularmente útil porque reconoce las hojas de separación y separa los documentos para archivarlos. Una gran característica que es particularmente útil, si su empresa trabaja regularmente con documentos complejos, es que PaperOffice utiliza una IA para reconocer el contenido como totales, tipos de documentos, fechas, detalles de contacto, etc.
Ahora, el texto de un documento no solo debe ser legible, sino que también debe estar disponible de tal manera que pueda buscar fácilmente un fragmento de texto.
Tan pronto como los documentos se insertan en PaperOffice, PIA se encarga de todo.
¡No importa qué tipo escáner sea!
Esto significa que PIA le proporciona su propio potente motor de búsqueda para toda su información, que puede buscar y encontrar como los clásicos motores de búsqueda como Google, pero también puede hacerlo comparando y reconociendo un documento solo visualmente.
PaperOffice reconocerá automáticamente todos los documentos que PIA haya enseñado desde ese momento, activando reglas automáticas y máscaras de archivo.
Para almacenar automáticamente sus documentos y recibos, primero se enseña el documento en PaperOffice. Las máscaras en PaperOffice se encargan de la ubicación de indexación y archivo.
Tan pronto como se reconoce una plantilla de documento aprendida, se activa automáticamente una máscara de almacenamiento, que es responsable de las palabras clave automatizadas y de la ubicación de almacenamiento.
Las máscaras de almacenamiento no solo se pueden activar automáticamente mediante plantillas de documentos aprendidas, sino que también se pueden seleccionar manualmente en el cuadro de diálogo PIA.
PIA se vuelve completamente autónomo, sin ninguna interacción del usuario y para un número ilimitado de documentos según las máscaras de almacenamiento definidas:
Uno de los aspectos más importantes a la hora de almacenar documentos a través de un sistema de gestión documental es el cumplimiento de la normativa legal o los requisitos del GoBD.
La abreviatura GoBD significa "Principios para la correcta gestión y almacenamiento de libros, registros y documentos en formato electrónico y para el acceso a datos".
En particular, debido al almacenamiento de documentos altamente encriptado y a prueba de revisión directamente en una base de datos SQL central, PaperOffice cumple con todos los requisitos para los estándares de documentos y sus pautas legales, así como el estándar alemán más alto del mundo: el GoBD estándar.
El término control de versiones no es una palabra extranjera dentro de un sistema de administración de documentos (DMS). La necesidad de utilizar un sistema de gestión de documentos, que tenga un control de versiones compatible con el GoBD y un control de versiones a prueba de revisión, es más clara que nunca.
El término creación de versiones se puede explicar muy fácilmente: en general, se trata de la funcionalidad utilizada para registrar cambios en documentos o archivos. Los cambios en los documentos se pueden detectar y guardar como instantáneas y como una nueva versión del documento.
Cada cambio de documento coloca una versión "más nueva" del documento en un archivo correspondiente. El registro hace que los cambios sean transparentes y rastreables en todo momento. En este punto, el usuario sabe cuándo y por qué editor se realizó el cambio en el documento. Esto le da una visión general de todo su ciclo de vida. El control de versiones se puede realizar de forma automática o manual.
Para garantizar la seguridad de la revisión, todos los detalles de un cambio en documentos y archivos deben poder rastrearse claramente. Se debe garantizar que solo los empleados autorizados puedan realizar dicho cambio. Pero es igual de importante saber después qué empleados modificaron algo y cuándo.
Queda claramente demostrado que la digitalización de documentos analógicos tiene ventajas.
La variante de digitalización más costosa es encargar una empresa que se especialice en esto. Dependiendo de las circunstancias, los archivos y carpetas del archivo se envían a la empresa donde se digitalizan y se envían nuevamente. Previamente se determina el formato de los datos a digitalizar. ¿Pero dar datos sensibles de la empresa? Aunque todas aseguren el más alto nivel de confidencialidad, no hay garantías.
Las empresas también pueden digitalizar masivamente en el lugar de las instalaciones de su propia empresa. Sin embargo, eso aumenta enormemente los costos. Un caro servicio que puede demorarse varios días en función del tamaño del archivo y que además debe pagarse por separado.
Afortunadamente para todas las empresas, aunque los archivos deben ser archivos, la información que contienen, ya sea analógica o digital, no tiene por qué estar disponible al mismo tiempo. Esto permite a las empresas digitalizar archivos paso a paso, de acuerdo con el principio logístico de último en entrar/primero en salir. Primero digitalice los documentos analógicos recibidos más recientemente.
Los documentos de ahora generalmente se necesitan mucho más que los documentos antiguos en el flujo de trabajo diario. Por lo tanto, primero debe digitalizar los nuevos, lo que acelera el proceso de trabajo gracias a su mejor disponibilidad. En el mejor de los casos, hay un equilibrio entre el esfuerzo que implica digitalizar (quitar el archivo, escanear, guardar digitalmente, traer de vuelta el documento analógico) y la aceleración del proceso que ahora está disponible, ya que no hay necesidad de ir al archivo y puedes hacer todos los procesos desde el ordenador.
Otro efecto positivo de este enfoque es que los períodos de retención se puedan utilizar de manera óptima para reducir el stock de archivos analógicos y no para digitalizar archivos cuyos períodos de retención vencen a los seis meses después.
Como mínimo, cada empleado debe tener acceso a un dispositivo con una función de escáner, preferiblemente un escáner de documentos que permita escanear múltiples fuentes, así como diferentes formatos.
El alcance de cada digitalización es tan complicado como la cantidad de personas involucradas en la digitalización, porque con este sistema, la digitalización es casi incidental. Esto se puede implementar, por ejemplo, en la forma en que el empleado X procesa un proceso en relación con la empresa XYZ. Al mismo tiempo, esto podría ser el detonante para digitalizar todo el archivo analógico en la empresa XYZ.
Sin embargo, una relación comercial a largo plazo, por ejemplo, puede manifestarse en una cantidad bastante grande de archivos. Otra variante sería digitalizar solo ciertos segmentos de la relación comercial, precisamente aquellos que son objeto de procesamiento más frecuente, como por ejemplo, facturas o albaranes. Con el software adecuado, la digitalización que acompaña al proceso se puede implementar sin ningún problema.
Consejo
Hemos creado la guía definitiva de 5 pasos para dejar de usar papel y digitalizar su negocio, detallando cada paso y cuánto tiempo conlleva:
Cualquiera que, como empresario o persona responsable, quiera complicarse la vida y la de sus empleados en términos de digitalización, inventa el software:
Un programa para recopilar los datos del proceso de escaneo.
Un software OCR para el reconocimiento de texto.
Un programa de base de datos.
Un software de búsqueda, etc.
Al final todo acaba en alguna nube.
La elección del software en muchas empresas se parece a su historia: una estructura que ha crecido lentamente. Es tan complejo que solo unos pocos empleados lo entienden.
La mejor solución es el software que lleva a cabo todos los procesos, desde el escaneo hasta el suministro y el archivado, así como ofrecer las posibilidades de conectar con otros softwares. Un software con menú de navegación sencillo y que, en última instancia, brinda a los documentos digitales de una empresa un hogar que también cumple con todos los requisitos en términos de manejo, procesamiento de datos y seguridad.
Así es, pero algo simple y funcional es mejor que un torrente de jerga técnica que hace que los empleados empiecen a sudar.
PaperOffice es perfectamente sencillo para digitalizar documentos.
DMS significa software de gestión de documentos y está diseñado para gestionar documentos, especialmente los digitales, lo que incluye la conversión de analógico a digital. PaperOffice DMS es un software de este tipo. Su gama de funciones es tan notable como su menú de navegación de diseño intuitivo, que solo requiere una formación mínima. No necesita contratar a caros expertos. Los tutoriales en video bien explicados sobre PaperOffice pueden hacer esto igual de bien y mucho más barato: de forma gratuita.
Escaneo, OCR, archivado con palabras clave automáticas, fusión de documentos controlada por IA, motor de búsqueda integrado, función de flujo de trabajo, encriptación AES de 1024 bits, integración directa en Microsoft Office, protección contra ransomware, creación automática de plantillas, función de sellos, gestión de tareas y notas.
Estas son algunas de las funciones más importantes de PaperOffice DMS y, como dije, ni usted ni sus empleados tienen que estudiar una carrera de informática.
Recomendamos a nuestros clientes que archiven los datos digitalizados en una base de datos ubicada en un dispositivo NAS como Synology o QNAP o en un servidor dedicado. Con su propio servidor PaperOffice externo (dedicado), obtiene todas las ventajas de una nube con una protección de datos perfecta, ahorra dinero y mucho trabajo cada mes.
Con un servidor de PaperOffice, tiene todas las ventajas de una solución en la nube con solo una gran diferencia: es su propio servidor de base de datos dedicado y nadie accede a él excepto usted.
¿No quieres usar un servidor? No hay problema.
Es un almacenamiento conectado a la red, totalmente compatible para PaperOffice DMS y a la nube interna. Absolutamente a salvo de la curiosidad de la administración, de hackers y, gracias a la función de copia de seguridad, también a salvo de un posible bloqueo del disco duro.
Consejo
Si sigue nuestros consejos y utiliza un NAS para el almacenamiento interno y seguro de documentos, PaperOffice no solo es perfecto para esto, sino que es el único DMS oficial para el fabricante de NAS más grande del mundo: QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
La PaperOffice AI Suite ayudó a reducir la tasa de errores en la captura de datos en un 99% y, al mismo tiempo, aumentó la velocidad de procesamiento en un 50 veces.
Monika Ritter
Director General
Gracias a la PaperOffice AI Suite, todo el flujo de trabajo de documentos se optimizó, lo que resultó en una reducción del 86% en la carga de trabajo manual anualmente.
Lars-R. Ludewig
Director General
es
Departamento de TI
El Patriarcado de Lisboa utiliza la PaperOffice AI Suite para acelerar la clasificación de documentos en la contabilidad y administración en un 90%. Como resultado, los procesos de trabajo se han vuelto 70% más eficientes, ahorrando recursos valiosos.
La PaperOffice AI Suite permitió procesar más de 10,000 documentos al día, sin errores y en un tiempo récord, mejorando de manera significativa el flujo de trabajo.
Abraham Yalip
Responsable de TI
Revoluciona el procesamiento de documentos con la PaperOffice AI Suite, una solución poderosa que eleva la eficiencia y precisión en el procesamiento de documentos complejos a un nuevo nivel gracias a la Inteligente Procesamiento de Documentos (IDP), flujos de trabajo automatizados y inteligencia artificial (IA).
Stephan Reichel
Director General
IDC Construcción S.L. está transformando la gestión de proyectos de construcción con la PaperOffice AI Suite. A través de procesamiento inteligente de documentos, se automatizan los procesos de trabajo, los documentos se procesan con precisión y la eficiencia en cada fase de un proyecto de construcción se incrementa en un 50%.
Agustín García Afonso
Responsable de TI
Soluciones innovadoras para el procesamiento técnico de documentos: Herrmann GmbH Oficina de Ingeniería optimiza los procesos de trabajo con la PaperOffice AI Suite. A través de una extracción de datos precisa y una integración fluida, se aumentó la eficiencia en un 60%, mientras que el tiempo de procesamiento de los documentos se redujo en un 50%.
La PaperOffice AI Suite mejoró los servicios de salud mediante una gestión eficiente de datos y un procesamiento preciso, lo que aumentó la productividad en un 40% y redujo el tiempo de procesamiento de pedidos en un 30%, lo que resultó en un proceso de gestión de pedidos mucho más fluido.
Henrique Santos
Director General
Automatización innovadora para el sector salud: Hartung Care Service está revolucionando la atención ambulatoria con la PaperOffice AI Suite. Gracias a un procesamiento de datos preciso y una integración fluida, el tiempo de respuesta a las consultas de los pacientes aumentó en un 50% y se redujo la tasa de errores en la documentación, todo para un servicio moderno y orientado al paciente.
La PaperOffice AI Suite ayudó a reducir la tasa de errores en la captura de datos en un 99% y, al mismo tiempo, aumentó la velocidad de procesamiento en un 50 veces.
Gracias a la PaperOffice AI Suite, todo el flujo de trabajo de documentos se optimizó, lo que resultó en una reducción del 86% en la carga de trabajo manual anualmente.
La implementación de la PaperOffice AI Suite llevó a una aceleración de la clasificación de documentos de 60 veces y, al mismo tiempo, optimizó la extracción de datos.
La PaperOffice AI Suite revolucionó los procesos de la aplicación de la ley mediante extracción precisa de datos de formularios manuscritos de ingreso, minimizando los errores manuales en un 90% y mejorando significativamente la toma de decisiones y los tiempos de respuesta en un 40%.
Teniente McMullen
Teniente
