- Automatische Verwaltung Ihrer Verträge
Ist eine der wichtigsten Funktionen einer Software für Vertragsmanagement.
Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, Verträge schnell, effizient und kosteneffektiv zu verwalten. Mit einer automatischen Vertragsverwaltung können Unternehmen verschiedene Vertragstypen verfolgen und verwalten, wie z.B. Kaufverträge, Dienstleistungsverträge, Lizenzverträge, Supportverträge und vieles mehr.
Diese Verträge können einfach durchsucht und sortiert werden, um schnell die benötigten Informationen zu erhalten.
Die automatische Vertragsverwaltung ermöglicht es Unternehmen auch, den Status der Verträge zu verfolgen, wie z.B. ob sie genehmigt, ausstehend, abgelaufen oder storniert sind, ohne, dass dazu Workflows erstellt werden müssen.
Ebenso können Unternehmen die Finanzinformationen zu den Verträgen verfolgen, wie z.B. die Kosten, die Zahlungsbedingungen, die Fälligkeitsdaten und die Verlängerungsoptionen. Oder ganz einfach die Belegdaten einsehen, ohne die Verträge öffnen zu müssen.
- Umfangreiche Suche
Eine umfangreiche Suchfunktion ist ebenfalls eine sehr wichtige Funktion, die eine Vertragsmanagement-Software beinhalten muss. Sie ermöglicht es dem Benutzer, alle relevanten Verträge schnell und einfach zu finden, indem er eine Vielzahl von Suchkriterien anwendet.
Bei der umfangreichen Suche können Benutzer nach Verträgen suchen, die eine bestimmte Nummer, einen bestimmten Anbieter oder eine bestimmte Art von Service haben.
Zusätzlich dazu können sie auch nach Ablaufdatum des Vertrags, Kosten, Verantwortlichkeiten und anderen relevanten Details suchen.
Die umfangreiche Suchfunktion kann auch anhand von benutzerdefinierten Kriterien durchgeführt werden, um die Suche nach bestimmten Verträgen zu vereinfachen. Es ist auch möglich, verschiedene Suchparameter miteinander zu kombinieren, um genauere Ergebnisse zu erhalten.
Diese Funktion ermöglicht es dem Benutzer, auf einfache und schnelle Weise den gesamten Vertragsbestand zu durchsuchen und zu analysieren. Dadurch können Unternehmen besser verstehen, wie sich ihre Verträge auf ihr Geschäft auswirken, und wie sie ihre Verträge effizienter und kosteneffektiver gestalten können.
- Vertragsverfolgung
Dank dieser Funktion können Unternehmen ihre Verträge im Auge behalten und sicherstellen, dass alle Bedingungen eingehalten werden.
Die Vertragsverfolgung kann dazu verwendet werden, alle relevanten Informationen zu einem bestimmten Vertrag zu speichern, zu überwachen, was erfüllt werden muss, und die Kosten zu überwachen.
Darüber hinaus können Unternehmen die Vertragsverfolgung verwenden, um sicherzustellen, dass alle Verträge effizient und rechtzeitig erfüllt werden. Indem sie das Fortschrittsdatum, den Status und die offenen Anforderungen überwachen. Dies kann dazu beitragen, unnötige Verzögerungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Verträge rechtzeitig erfüllt werden.
- Versionierung
Versionierung ist ein wesentlicher Bestandteil des Vertragsmanagements. Mit Versionierung können Änderungen an einem Vertrag nachverfolgt und eine vollständige Historie der Änderungen aufgezeichnet werden.
Dies ermöglicht eine einfache und transparente Kontrolle über Änderungen und ermöglicht es den beteiligten Parteien, eine konsistente Version des Vertrags zu haben.
Versionierung ist besonders wichtig, wenn es mehrere Versionen des Vertrags gibt, da sie es ermöglicht, die jeweils gültige Version zu identifizieren. Außerdem erleichtert es den Parteien, wenn sie Änderungen verfolgen und mit vorherigen Versionen des Vertrags vergleichen möchten.
- Ablaufautomatisierung
Die Ablaufautomatisierung im Vertragsmanagement hilft Unternehmen die Zeit und Kosten zu reduzieren, die zur Verwaltung ihres Vertragsportfolios erforderlich sind.
Durch die Automatisierung werden Routineaufgaben wie die Verwaltung von Vertragsinformationen und die Überwachung von Ablauffristen unterstützt. Dadurch können manuelle Aufgaben auf ein Minimum reduziert werden, was Unternehmen in die Lage versetzt, ihre Ressourcen auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
Darüber hinaus kann die Automatisierung auch dazu beitragen, dass Verträge korrekt ausgeführt und eingehalten werden.
Mit der Automatisierung können Unternehmen rechtzeitige Erinnerungen, sowie Workflows und Benachrichtigungen zur Ausführung von Aufgaben automatisiert auslösen.
- Texterkennung und Indexierung
Die Texterkennung ist eine der nützlichsten Funktionen im Vertragsmanagement. So werden digitale oder analogen Dokumente nach dem Archivierungsprozess OCR texterkannt.
Mit der Texterkennung können Unternehmen und Organisationen Verträge leicht durchsuchen und relevante Informationen schnell finden, was eine Zeit- und Kostenersparnis bedeutet.
Die Texterkennung ermöglicht es Benutzern, Verträge nach bestimmten Schlüsselwörtern zu durchsuchen, anstatt sie manuell durchzublättern. Mit der Texterkennung können Benutzer schnell nach bestimmten Begriffen, Daten, Namen oder anderen Begriffen suchen, die in den Vertragsdokumenten enthalten sind.
Diese Funktion ermöglicht es den Benutzern, relevante Informationen aus Verträgen zu extrahieren und schnell zu finden. Darüber hinaus ermöglicht es die Texterkennung, dass Verträge leicht auf einmal durchsucht werden können, wodurch die Suche nach Informationen noch einfacher wird.
- Zugriffskontrolle
Die Zugriffskontrolle im Vertragsmanagement hilft Unternehmen dabei, sicherzustellen, dass nur autorisierte Nutzer auf vertrauliche Vertragsinformationen zugreifen können. Dies schützt die Integrität der Informationen und stellt sicher, dass Verträge nicht versehentlich oder absichtlich verändert oder Änderungen vorgenommen werden.
Darüber hinaus kann es auch dazu beitragen, die Compliance mit regulatorischen Anforderungen zu gewährleisten, indem sichergestellt wird, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf vertrauliche Vertragsinformationen haben.
- Integration
Die Software kann mit anderen Systemen wie ERP oder CRM integriert werden, um die Effizienz zu erhöhen.
Tipp
Zum Thema "Beste Lösung für PAPIERLOSe Büros ohne zusätzliche Arbeit + Dokumente direkt vom SCANNER archivieren" gibt es ein Video auf YouTube, welches diesen Vorgang leicht und verständlich erklärt:
