Obwohl die Grundtechniken des Dokumentenmanagements bereits seit Jahrzehnten in der Dokumentensteuerung der Unternehmen Anwendung finden und sich über die Jahre weiterentwickelt haben, wird die Notwendigkeit eines Dokumentenmanagement Systems und dessen Anwendungsvorteile immer noch unterschätzt.
Studien haben gezeigt, dass Angestellte bis zu dreissig Prozent ihrer Zeit mit dem Suchen der notwendigen Unterlagen im Unternehmen verbringen. Im Durchschnitt verlieren Mitarbeitende so mehr als einen Arbeitstag in der Woche. Es kommt noch schlimmer, denn: In 70% aller Fälle bleibt die Suche erfolglos. Das Dokument wird erneut erstellt und die Kollegen können den aktuellen Stand der Dokumente nicht mehr nachvollziehen.
Vorteile einer elektronischer Datenverwaltung (Dokumentenmanagement DMS)
Doch was ist der Standard, was kann der oder die Kundin von einem DMS erwarten?
Im aktuellen Artikel zeigen wir Ihnen, welche Vorteile der Einsatz einer Dokumentenverwaltung (Dokumentenmanagement System) bietet.
Das lässt sich anhand der Dokumentenmanagement Software PaperOffice Punkt für Punkt erklären.
Bevor wir uns den Vorteilen zuwenden, lassen Sie uns die Definition erklären:
Was ist ein Dokumentenmanagement System?
Ein Dokumentenmanagement System (DMS) dient dazu, den Dokumentenfluss innerhalb einer Organisation zu speichern, zu verwalten sowie diesen zu steuern.
So fallen bei den Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen täglich wichtige Dokumente an: Schriftsätze, Vertragsunterlagen, Entwürfe, externe Schreiben, Recherchen, Gutachten und vieles mehr. Dabei gelangen diese nicht nur über den postalischen Weg, auch per Email kommen viele Unterlagen an.
So können Sie sämtliche Informationen, wie Papierdokumente, Windows Dateien oder Emails an einem zentralen Ort, Ihrem Dokumentenmanagement System, organisieren, auf den die Mitarbeiter einfach und problemlos zugreifen können.
Inklusive einzigartiger Funktionen für Teamwork und Dokumentenfreigabe und einer weltweit einzigartigen innovativen Programmoberfläche.
So werden Dokumentenmanagement Systeme für Unternehmen immer wichtiger denn die Menge, der von den heutigen Unternehmen generierten Informationen wächst exponentiell.
Die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems, kurz DMS, hilft Ihnen zudem ganz klare Struktur in Ihre Unterlagen reinzubringen und bei der Bewältigung der Informationsflut.
DMS steht auch für Dokumentenmanagementsoftware und soll eben Dokumente managen, vor allem digitale Dokumente, wozu die Umwandlung von analog in digital gehört. PaperOffice DMS ist eine solche Software.
Die Verwaltung und Kontrolle der enormen Menge an externen und internen Dokumenten, die Teil der Geschäftsprozesse in der öffentlichen oder betriebswirtschaftlichen Verwaltung sind, ist zu einer Herausforderung geworden. Diese fördert die Einführung von Dokumentenmanagement Software, die ihre Verwaltung erleichtert.
Dabei sorgt die Einführung der DMS für erhebliche Reduzierungen der Suchzeit, Handhabung und Kosteneinsparungen, die in unseren administrativen Prozessen sehr wichtig sind.
Digitalisierung hat positive Auswirkungen auf die Umwelt sowie viele weiteren Vorteile, wie z.B. Papierersparnis
Herzstück eines DMS
Ein fortschrittliches Dokumentenmanagementsystem hat sein „Herzstück“ in einer Datenbank, in der die Informationen so gespeichert werden, dass sie auf einfache und kontrollierte Weise gefunden und abgerufen werden können.
Die Datenbank Einrichtung kann wahlweise bei Ihnen lokal, als auch auf einem NAS System erfolgen, wie beispielsweise QNAP NAS oder Synology NAS. Aber durch die strukturierte Speicherung der Informationen haben wir nur einen Teil der Gleichung.
In der Datenbank wird die komplette Information hoch sicher verschlüsselt abgespeichert
Das „Gehirn“, das das System steuert, ist die Workflow-Logik, die es ermöglicht, Abhängigkeiten zwischen Dokumenten und Prozessen zu schaffen und diese Informationen in flexiblen und zuvor definierten Flüssen zu verknüpfen.
Ein wesentlicher Schritt zur Umsetzung eines so ausgefeilten „Workflows“ ist, dass möglichst viele Dokumentationen in digitaler Form vorliegen.
Digitalisierung und Dokumentenmanagement
Wenn wir von Dokumentenmanagement-Systemen sprechen, dürfen wir nicht vergessen: Je höher der Digitalisierungsgrad der Informationen, die Teil der Prozesse sind, desto höher ist der Kontroll- und Automatisierungsgrad, den wir erreichen können. Zu den Vorteilen der Digitalisierung haben wir bereits ein Artikel verfasst gehabt, hier den Link aufrufen.
Im ersten Schritt legen Sie fest, welche Dokumente zu unseren Prozessen gehören, wie wir sie in unser Dokumentenmanagementsystem einbinden und welche Informationen extrahiert und zusammen mit den Dokumenten in Ihrer Datenbank gespeichert werden sollen. Sobald die Informationen enthalten sind, definieren wir ihren Lebenszyklus, wie sie mit anderen Prozessen interagieren und wie wir sie integrieren können.
Informationen kommen aus unterschiedlichen Quellen
Höchstwahrscheinlich werden wir auf Informationen stoßen, die aus verschiedenen Quellen stammen und in unterschiedlichen Formaten vorliegen. Ein Teil davon in digitaler Form, gespeichert in Dateien oder Datenbanken und ein anderer in Form von gedruckten Dokumenten.
Was machen wir mit digitalen Dokumenten im pdf.-, Doc.-, etc.-Format? Hier ist der Vorgang ganz einfach.
Ziehen Sie das digitale Dokument in die PaperOffice Oberfläche rein. Oder lassen Sie Ihre Windows Ordner nach Dokumenteingang ganz leicht überwachen.
Tipp
Zum Thema "Verzeichnisüberwachung und Massenarchivierung" gibt es übrigens ein Video auf YouTube welches diesen Vorgang verständlich erklärt:
In Papierform vorliegende Dokumente können ganz einfach dank dem integrierten Scanner eingescannt und in ein digitales Format umgewandelt werden.
Tipp
Zum Thema "Papierdokumente vom Scanner voll automatisiert archivieren" gibt es ebenfalls ein Video auf YouTube, welches diesen Vorgang leicht und verständlich erklärt:
Dank dem Optical Character Recognition-Programm (OCR = Optical Character Recognition), haben wir bereits einen wichtigen Schritt getan. Mit einem Scanner oder einem anderen Digitalisierungsgerät wandeln wir das Dokument nicht nur in ein Bild um, sondern können seinen Inhalt auch elektronisch „lesen“.
Dabei wird nicht nur der reine OCR Text in die Datenbank aufgenommen, dank der künstlichen Intelligenz (KI) namens PIA können Automatisierungen entweder manuell festgelegt oder automatisiert erfolgen.
So erkennen und definieren wir anhand des Systems, welche Dokumentenbereiche automatisiert ausgelesen werden müssen. Wie Rechnungsnummer, Datum, Produkte, Beträge etc. Dementsprechend haben wir alle notwendigen Informationen in unserem Dokumentenmanagementsystem.
Die Digitalisierung von Informationen per OCR erleichtert die Integration verschiedenster Dokumentationen in das Management von Prozessen und Arbeitsabläufen.
