Dokumentenmanagement: Definition, Vorteile und Funktionsweise

Dass Dokumentenmanagement Systeme für Unternehmen ein großes Nutzenpotential haben, ist mittlerweile kein Geheimnis mehr.

So treiben Sie dank dem Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems nicht nur die Digitalisierung Ihres Unternehmens voran. Zusätzlich dazu bilden Sie den Grundstein für die Erreichung Ihrer Unternehmensziele und die Sicherung Ihres langfristigen Unternehmenserfolgs.

Digitalisierung hat positive Auswirkungen auf die Umwelt sowie viele weiteren Vorteile, wie z.B. Papierersparnis

Wofür wird ein Dokumentenmanagement System eingesetzt?

Ganz einfach erklärt: ein Dokumentenmanagement System (DMS) dient dazu, den Dokumenten- sowie den Informationsfluss innerhalb einer Organisation zu speichern, zu verwalten sowie diesen zu steuern.

Sämtliche Informationen, wie Papierdokumente, Windows Dateien oder Emails werden hiermit an einem zentralen Ort, Ihrem Dokumentenmanagement System, organisiert, auf den die Mitarbeiter einfach und problemlos zugreifen können inklusive einzigartiger Funktionen für Teamwork und Dokumentenfreigabe und einer weltweit einzigartigen innovativen Programmoberfläche.

So werden Dokumentenmanagement Systeme für Unternehmen immer wichtiger denn die Menge, der von den heutigen Unternehmen generierten Informationen, wächst exponentiell.

Die Verwaltung und Kontrolle der enormen Menge an externen und internen Dokumenten, die Teil der Geschäftsprozesse in der öffentlichen oder betriebswirtschaftlichen Verwaltung sind, ist zu einer Herausforderung geworden, die die Einführung verschiedener Anwendungen fördert.

So sollten diese verschiedenen Anwendungen die Kontrolle über Informationen und Dokumenten erleichtern und für erhebliche Reduzierungen der Suchzeit, Handhabung und Kosteneinsparungen sorgen, die in unseren administrativen Prozessen sehr wichtig sind.

Doch wäre es nicht vom Vorteil nur eine Anwendung zu haben, die alle Funktionen erfüllen kann?

Wir zeigen Ihnen, dass das PaperOffice Dokumentenmanagement System genau diese eine Anwendung für Ihr Unternehmen sein kann, die alle notwendigen Funktionalitäten mit an Bord hat.

Wo werden die Dokumente gespeichert?

Nach Automatisierungsmöglichkeiten, Überwachung und Suche ist das die meistgestellte Frage, denn ob privat oder geschäftlich - keiner möchte die Daten in fremde Hände legen. Zunächst weil dies ebenfalls vom Gesetzgeber so gefordert wird.

PaperOffice DMS geht dabei den sicheren Weg, denn alle Daten werden hoch sicher verschlüsselt in einer Datenbank gespeichert, welche sich bei Ihnen auf Ihrem NAS, wie von Synology oder QNAP, befinden kann. Das bedeutet, dass Sie jederzeit den Zugriff und Kontrolle über Ihre Daten haben.

In der Datenbank wird die komplette Information hoch sicher verschlüsselt abgespeichert

So ist das "Herzstück" des Dokumentenmanagement Systems in einer Datenbank, in der die Informationen so gespeichert werden, dass sie auf einfache und kontrollierte Weise gefunden und abgerufen werden können.
Aber durch die strukturierte Speicherung der Informationen haben wir nur einen Teil der Gleichung.

Das „Gehirn“, das das System steuert, ist die Workflow-Logik, die es ermöglicht, Abhängigkeiten zwischen Dokumenten und Prozessen zu schaffen und diese Informationen in flexiblen und zuvor definierten Flüssen zu verknüpfen.

Ein wesentlicher Schritt zur Umsetzung eines so ausgefeilten „Workflows“ ist, dass möglichst viele Dokumentationen in digitaler Form vorliegen.

Digitalisierung und Dokumentenverwaltung

Wenn von Dokumentenverwaltung gesprochen wird, dann darf man nicht vergessen: Je höher der Digitalisierungsgrad der Informationen, die Teil der Prozesse sind, desto höher ist der Kontroll- und Automatisierungsgrad, der erreicht werden könnte.

Im ersten Schritt wird festgelegt, welche Dokumente zu den Prozessen gehören, wie diese Dokumente in das Dokumentenmanagement System eingebunden werden können und welche Informationen extrahiert und zusammen mit den Dokumenten in der Datenbank gespeichert werden sollen.

Sobald die Informationen enthalten sind, wird deren Lebenszyklus definiert, wie sie mit anderen Prozessen interagieren und wie sie integriert werden können.

Höchstwahrscheinlich kommen ebenfalls Informationen auf, die aus verschiedenen Quellen stammen und in unterschiedlichen Formaten vorliegen. Ein Teil davon in digitaler Form, gespeichert in Dateien oder Datenbanken und ein anderer in Form von gedruckten Dokumenten.

Wenn die Informationen aus anderen Datenbanken stammen oder im XML-Format vorliegen, ist ihre Abfrage und Extraktion einfach, aber. Was passiert mit digitalen Dokumenten im pdf.-, Doc.-, etc.-Format? Es wird etwas komplexer sein, aber auf seinen Inhalt kann auf verschiedene Weise zugegriffen werden, zum Beispiel mit bestimmten Programmen, direkt auf die Datei zugreifen oder sie zum Drucken senden und die Informationen über die Druckspule (Warteschlange) extrahieren.

Etwas komplizierter ist dies, wenn das Dokument in Papierform kommt, beispielsweise ein Lieferschein oder eine Rechnung. Aber wenn die Lösung ein ausgeklügeltes Optical Character Recognition-Programm (OCR = Optical Character Recognition) beinhaltet, wurde bereits ein wichtiger Schritt getan.

Scanner und Dokumentenmanagement System

Mit einem Scanner oder einem anderen Digitalisierungsgerät wird das Dokument nicht nur in ein Bild umgewandelt, sondern dessen Inhalte können auch elektronisch „ausgelesen“ werden.
Wenn nun anhand des Systems erkannt und definiert werden kann, welche Dokumenteninformationen separat in die Datenbank aufgenommen werden müssen, dazu gehören Verschlagwortungsmerkmale, wie Rechnungsnummer, Datum, Produkte, Beträge etc., so ist die Information im Dokumentenmanagement System komplett.

Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Die Digitalisierung von Informationen per OCR erleichtert die Integration verschiedenster Dokumentationen in das Management von Prozessen und Arbeitsabläufen.

Wie Sie vom Dokumentenmanagement System PaperOffice profitieren können

Dokumentenmanagement System von PaperOffice ist wie ein Allroundtalent, denn nebst der allgemeinen Dokumentenarchivierung werden viele weiteren Funktionen rund um die Unterlagen und der dazugehörigen Informationen integriert, wie z.B. einige davon:

• Zeit- und standortunabhängiger Zugriff auf Ihre Informationen

Alle Daten werden sicher bei Ihnen gespeichert und nicht in einer Cloud.
Bleiben Sie unabhängig, indem Sie alle Ihre Daten selber verwalten anstatt in einer fremden Cloud mit Folgekosten.
PaperOffice unterstützt alle Geräte wie lokaler PC, QNAP NAS, Synology NAS, Windows- oder Linux Server und Webservices wie AWS oder Azure.
Sie erhalten alle Vorteile einer Cloud aber durch Einsatz von eigenem Datenbankserver. Sie können auf Ihre PaperOffice Datenbank von jedem anderen PC auf dieser Welt verschlüsselt und sicher zugreifen.
Erfahren Sie mehr dazu.

• Dokumente suchen und finden

PaperOffice indexiert einfach alles, egal ob es sich um eingescannte Dokumente oder Dateien handelt. Der Textinhalt wird sicher in der Datenbank, ohne Ihre Mitwirkung, hinterlegt. So können Sie problemlos nach jedem Wortschnippsel, Betrag und Suchwort innerhalb von Sekunden suchen und entsprechende Einträge finden.
Erfahren Sie mehr über die integrierte Suche.

Schnelle- und erweiterte Suche
• Vollständig automatisierbar

Frei definierbare Überwachungen legen alle Dokumente vollautomatisch gemäß Ihren Vorgaben ab.
So lassen sich nicht nur ganze Verzeichnisse überwachen, sondern auch Emailkonten, Outlook-Ordner und sogar webbasierte Formulare.
Erfahren Sie mehr über die Automatisierung der Überwachungen.

Automatisierung und Überwachung
• Rechtskonforme und revisionssichere Archivierung von Dokumenten

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet steuerlich relevante Belege für das Finanzamt aufbewahren.
Die Herausforderung besteht darin die wachsende Zahl von digitalen und in Papierform vorhandenen Dokumenten so zu archivieren, wie die GoBD es vorschreiben: im Originalformat und unveränderbar.


PaperOffice DMS macht es möglich, erfahren Sie wie:

Rechtssichere Archivierung
• Workflows automatisieren

Wie bereits erwähnt, ist es für ein fortschrittliches Dokumentenmanagement unerlässlich, alle Informationen in digitaler und strukturierter Form in einer Datenbank zu haben. Auf einer zentralen Website können Sie so die Dokumente leicht finden und die Regeln festlegen, wer auf Ihre Informationen zugreifen, sie ändern und löschen / archivieren kann.

Eine der Säulen der Dokumentenmanagement Lösung von PaperOffice ist die umfangreiche Workflow-Engine. Dadurch können Sie jeden Schritt eines Geschäftsprozesses mit seinen zugehörigen Aktivitäten und Abhängigkeiten sowie den beteiligten Abteilungen und Rollen spezifizieren. Sie können aber auch automatische Benachrichtigungen definieren, die abhängig von Aktivitäten und Ereignissen, die während des gesamten Prozesses auftreten, aktiviert werden.

All dies verringert nicht nur den Zeitaufwand für die Verwaltung von Aufgaben, sondern minimiert auch die Wahrscheinlichkeit von Vergesslichkeit und Fehlern im Prozess.

PaperOffice hilft Ihnen bei der Automatisierung Ihrer gesamten Arbeitsabläufe, bildet ganze Arbeitsprozesse digital ab, so bleiben Sie immer informiert.
Sie haben stets Überblick über Aufgaben und Prozesse durch Workflows, die Sie bei der Automatisierung der täglichen Arbeit unterstützen.
Legen Sie einmal den gewünschten Workflow mit Fälligkeitsdatum fest, verketten diesen mit möglichen Entscheidungen sowie Erledigungen und ab Aktivierung übernimmt PaperOffice alles weitere bis zur Erledigung.

So können Sie Unternehmensrichtlinien und gesetzliche Vorgaben leicht einhalten.

Mehr über Workflow Automatisierung erfahren:

Workflows

Sowie viele weiteren Funktionen.

Die Arbeit mit und Verwaltung von Dokumenten kann gleichzeitig einfach, sicher und effizient sein.

Mehrwert und Nutzen des Dokumentenmanagements

Nachfolgend listen wir einige der herausragendsten Vorteile der Implementierung des PaperOffice Dokumentenmanagement Systems auf:

• Kontrolle darüber, wer zu welcher Zeit auf die Dokumente zugreifen kann und welche Aktivitäten mit ihnen durchgeführt werden können
• Zentraler und einfacher Zugriff auf alle relevanten Unternehmensdokumentationen und die Möglichkeit der Zusammenarbeit mehrerer Parteien im selben Dokument
• Sicherheit, nicht nur bei der Zugriffskontrolle, sondern auch bei der Verwahrung und Sicherung, die die Einführung neuer Technologien und Datenbanken mit sich bringt
• Sparen Sie Zeit bei der Suche nach Dokumentation und Kosten bei deren Verwaltung und Aufbewahrung
• Reduzierung von Redundanzen wie Vervielfältigung von Dokumenten, Fotokopien, Datenaufzeichnungen
• Agilität und Automatisierung administrativer Aufgaben mit der Erstellung von Workflows, die die Integration von Dokumenten und Geschäftsprozessen in eine kontrollierte Umgebung und klar definierte und überwachte Aktivitäten ermöglichen
• Nicht zu vergessen der positive „Nebeneffekt“ einer höheren internen und externen Kundenzufriedenheit