Die Ansprüche an ein DMS, ein Dokumentenmanagement System, sind in den letzten Jahren gewaltig oder vielmehr natürlich gewachsen. Aus einer anfänglichen Datenbank, in der meist ursprünglich analoge Dokumente mittels Scannens digitalisiert und abgespeichert wurden, ist eine umfassende Bürosoftware geworden, die heute den Hauptteil der administrativen Aufgaben eines Büros übernimmt.
Doch was ist der Standard, was kann der oder die Kundin von einem DMS erwarten?
Digitalisierung hat positive Auswirkungen auf die Umwelt sowie viele weiteren Vorteile, wie z.B. Papierersparnis
Im aktuellen Artikel zeigen wir Ihnen, über welche wichtigen Funktionen ein Dokumentenmanagement System verfügen muss. Das lässt sich anhand der innovativen Dokumentenmanagement Software PaperOffice DMS Punkt für Punkt erklären.
Bevor wir uns den Vorteilen zuwenden, lassen Sie uns die folgende Frage beantworten:
Wie kann die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems mir und meinem Unternehmen helfen?
Die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems, kurz DMS, hilft Ihnen ganz klare Struktur in Ihre Unterlagen und hilft bei der Bewältigung der Informationsflut.
DMS steht auch für Dokumentenmanagementsoftware und soll eben Dokumente managen, vor allem digitale Dokumente, wozu die Umwandlung von analog in digital gehört. PaperOffice DMS ist eine solche Software.
PaperOffice DMS beseitigt alle zeitraubenden Engpässe und schafft klare Übersicht über wichtige Dokumente, wie Verträge oder Schreiben, indem diese zukünftig digital in Ihrem DMS verwaltet werden.
Dabei unterscheidet PaperOffice nicht zwischen der Dokumentenart, ganz gleich, ob Sie Hilfe bei der Verwaltung der Mandantenverträge, Schriftsätzen, Honorarabrechnungen, Urteilen und E-Mail-Schriftverkehr benötigen: dank dem Dokumentenmanagement System werden Ihre bisherigen Abläufe in Ihrem Unternehmen oder Organisation digitalisiert, wodurch Sie effizienter, transparenter und deutlich flexibler gestaltet werden.
Sicher ist Ihnen bewusst, dass analoge Unterlagen einfach nicht mehr zeitgemäß sind. Allerdings sehen Sie auch die Komplikationen, die die Umwandlung des bestehenden analogen Archivs in digitale Daten mit sich bringt. Denn Dokumente digitalisieren ist mehr als nur ein Trend. Vielmehr ist es die Voraussetzung mittlerweile, um konkurrenzfähig und up-to-date zu all den anderen Unternehmen des gleichen Sektors zu bleiben.
Daher ist es sinnvoll ein Dokumentenmanagement System in Ihr Unternehmen einzuführen.
So haben wir die Fragen geklärt was ein DMS ist und was die Einführung eines DMS bringen würde und kommen zu der eigentlichen Frage des Artikels:
Welche 7 wichtige Funktionen muss Ihr Dokumentenmanagement System erfüllen?
Funktion 1: Speicherort. Speichern in einem digitalen Archiv
Die wichtigste und erste Funktion jedes Dokumentenmanagement Systems ist das Zusammenbringen der gesamten Unterlagen und deren Informationen. So passiert die Archivierung und Verwaltung der eingescannten und digitaler Unterlagen sowie Emails in einer Datenbank, einem digitalen Archiv sozusagen.
PaperOffice speichert alle Informationen direkt in MySQL / MariaDB Datenbanken welche direkt bei Ihnen im Haus auf jeder beliebigen Plattformen betrieben werden können von Ihrem lokalen PC, über NAS Geräten wie z.B. QNAP und Synology oder eigenen bzw. dedizierten Servern inklusive Fernzugriff vom HomeOffice.
Dabei macht es keinen Unterschied, um welche Art von Unterlagen es sich handelt.
Alle Dokumentenarten können im DMS zentral gespeichert werden und sind somit für alle Abteilungen und Geschäftsbereiche zugänglich.
Alle unternehmensrelevanten Dokumente liegen bei Ihnen zentral gespeichert und sind für alle Mitarbeiter schnell auffindbar.
Wo sollte das digitale Archiv sich befinden?
Dazu empfehlen wir unseren Kunden, die Archivierung der digitalisierten Daten entweder in einer Datenbank, welche sich auf einem NAS Gerät, wie Synology oder QNAP, befinden oder auf einem dedizierten Server. Mit einem eigenen externen (dedizierten) PaperOffice Server erhalten Sie alle Vorteile einer Cloud bei perfektem Datenschutz und sparen jeden Monat bares Geld und viel Arbeit.
Ein PaperOffice Server spart viel Geld und Arbeit bei maximaler Datensicherheit und Komfort
Mit einem PaperOffice Server haben Sie alle Vorteile einer Cloudlösung mit nur einem riesigen Unterschied:
Es ist Ihr eigener dedizierter Datenbankserver und niemand außer Ihnen greift darauf zu.
Sie möchten keinen Server verwenden? Kein Problem.
Warum ein NAS für die Dokumentenarchivierung ideal ist
Ein NAS, ein Network attached Storage, auf Deutsch ein Speicher mit Netzwerkanschluss, sowie die kompatible Software zu PaperOffice DMS und fertig ist die interne Cloud. Absolut sicher vor staatlicher und nichtstaatlicher Neugier und dank Backup-Funktion auch sicher vor einem Festplatten-Crash.
Funktion 2: Leichte Wiederauffindbarkeit von Dokumenten. Suchen und Finden
PaperOffice scannt eingehende, noch nicht binäre Dokumente ein und wandelt diese mittels eigener OCR-Software in ein digitales Schreib- und Leseformat um.
Gleichzeitig erfolgt die Speicherung mit Datum und Uhrzeit, eine Versionsnummer und eine Verschlagwortung, über die die PaperOffice-Suchmaschine Dokumente auch dann noch findet, wenn der oder die Suchende nur noch rudimentär den Inhalt des Dokuments kennt.
Um es einfacher zu machen, zeigt PaperOffice die zuletzt abgespeicherten Dokumente in einer Vorschau-Liste an. Alles was Sie in PaperOffice speichern wird automatisch mit PaperOffice FileOCRmax vollständig texterkannt, mit Branchenwörterbüchern optimiert und für eine perfekte Stichwortsuche in Ihrer SQL-Datenbank für eine Stichwortsuche indexiert.
Automatische Spracherkennung und Optimierung: PaperOffice erkennt automatisch die Dokumentsprache und optimiert so die OCR Texterkennung auf ein absolutes Maximum für die bestmögliche Texterkennung aller Dokumente.
Tipp
Zum Thema "Beste Lösung für PAPIERLOSe Büros ohne zusätzliche Arbeit + Dokumente direkt vom SCANNER archivieren" gibt es übrigens ein Video auf YouTube welches diesen Vorgang verständlich erklärt:
Die langfristige Lesbarkeit der gespeicherten Dokumente
Zunächst einmal werden bei PaperOffice DMS alle Dokumente beim Abspeichern zur Sicherheit verschlüsselt, und zwar nach einem der höchsten Sicherheitsstandards, den es aktuell gibt, AES-1024bit.
Die Rückumwandlung in lesbare Dokumente ist in jedem aktuell gängigen Format möglich, wobei PaperOffice seine Dateiformate regelmäßig aktualisiert, womit auch in der Zukunft die Lesbarkeit der Dokumente gegeben ist.
