7 wichtige Funktionen, die Ihr Dokumentenmanagement System erfüllen muss

Die Ansprüche an ein DMS, ein Dokumentenmanagement System, sind in den letzten Jahren gewaltig oder vielmehr natürlich gewachsen. Aus einer anfänglichen Datenbank, in der meist ursprünglich analoge Dokumente mittels Scannens digitalisiert und abgespeichert wurden, ist eine umfassende Bürosoftware geworden, die heute den Hauptteil der administrativen Aufgaben eines Büros übernimmt.

Doch was ist der Standard, was kann der oder die Kundin von einem DMS erwarten?

Digitalisierung hat positive Auswirkungen auf die Umwelt sowie viele weiteren Vorteile, wie z.B. Papierersparnis

Im aktuellen Artikel zeigen wir Ihnen, über welche wichtigen Funktionen ein Dokumentenmanagement System verfügen muss. Das lässt sich anhand der innovativen Dokumentenmanagement Software PaperOffice DMS Punkt für Punkt erklären.

Bevor wir uns den Vorteilen zuwenden, lassen Sie uns die folgende Frage beantworten:

Wie kann die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems mir und meinem Unternehmen helfen?

Die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems, kurz DMS, hilft Ihnen ganz klare Struktur in Ihre Unterlagen und hilft bei der Bewältigung der Informationsflut.

DMS steht auch für Dokumentenmanagementsoftware und soll eben Dokumente managen, vor allem digitale Dokumente, wozu die Umwandlung von analog in digital gehört. PaperOffice DMS ist eine solche Software.

PaperOffice DMS beseitigt alle zeitraubenden Engpässe und schafft klare Übersicht über wichtige Dokumente, wie Verträge oder Schreiben, indem diese zukünftig digital in Ihrem DMS verwaltet werden.

Dabei unterscheidet PaperOffice nicht zwischen der Dokumentenart, ganz gleich, ob Sie Hilfe bei der Verwaltung der Mandantenverträge, Schriftsätzen, Honorarabrechnungen, Urteilen und E-Mail-Schriftverkehr benötigen: dank dem Dokumentenmanagement System werden Ihre bisherigen Abläufe in Ihrem Unternehmen oder Organisation digitalisiert, wodurch Sie effizienter, transparenter und deutlich flexibler gestaltet werden.

Die eingescannten und digitalen Dokumente können mithilfe von PaperOffice in Sekundenschnelle gefunden, bearbeitet, gespeichert, verteilt, verschlagwortet und weitergeleitet werden. Dabei können die Daten aus den Unterlagen automatisch erkannt und ausgelesen werden und an externe Systeme, wie CRM oder ERP weitergegeben werden.

Sicher ist Ihnen bewusst, dass analoge Unterlagen einfach nicht mehr zeitgemäß sind. Allerdings sehen Sie auch die Komplikationen, die die Umwandlung des bestehenden analogen Archivs in digitale Daten mit sich bringt. Denn Dokumente digitalisieren ist mehr als nur ein Trend. Vielmehr ist es die Voraussetzung mittlerweile, um konkurrenzfähig und up-to-date zu all den anderen Unternehmen des gleichen Sektors zu bleiben.

Daher ist es sinnvoll ein Dokumentenmanagement System in Ihr Unternehmen einzuführen.

So haben wir die Fragen geklärt was ein DMS ist und was die Einführung eines DMS bringen würde und kommen zu der eigentlichen Frage des Artikels:

Welche 7 wichtige Funktionen muss Ihr Dokumentenmanagement System erfüllen?

Funktion 1: Speicherort. Speichern in einem digitalen Archiv

Die wichtigste und erste Funktion jedes Dokumentenmanagement Systems ist das Zusammenbringen der gesamten Unterlagen und deren Informationen. So passiert die Archivierung und Verwaltung der eingescannten und digitaler Unterlagen sowie Emails in einer Datenbank, einem digitalen Archiv sozusagen.

PaperOffice speichert alle Informationen direkt in MySQL / MariaDB Datenbanken welche direkt bei Ihnen im Haus auf jeder beliebigen Plattformen betrieben werden können von Ihrem lokalen PC, über NAS Geräten wie z.B. QNAP und Synology oder eigenen bzw. dedizierten Servern inklusive Fernzugriff vom HomeOffice.

Dabei macht es keinen Unterschied, um welche Art von Unterlagen es sich handelt.

Alle Dokumentenarten können im DMS zentral gespeichert werden und sind somit für alle Abteilungen und Geschäftsbereiche zugänglich.

Alle unternehmensrelevanten Dokumente liegen bei Ihnen zentral gespeichert und sind für alle Mitarbeiter schnell auffindbar.

Wo sollte das digitale Archiv sich befinden?

Dazu empfehlen wir unseren Kunden, die Archivierung der digitalisierten Daten entweder in einer Datenbank, welche sich auf einem NAS Gerät, wie Synology oder QNAP, befinden oder auf einem dedizierten Server. Mit einem eigenen externen (dedizierten) PaperOffice Server erhalten Sie alle Vorteile einer Cloud bei perfektem Datenschutz und sparen jeden Monat bares Geld und viel Arbeit.

Ein PaperOffice Server spart viel Geld und Arbeit bei maximaler Datensicherheit und Komfort

Mit einem PaperOffice Server haben Sie alle Vorteile einer Cloudlösung mit nur einem riesigen Unterschied: Es ist Ihr eigener dedizierter Datenbankserver und niemand außer Ihnen greift darauf zu.

Sie möchten keinen Server verwenden? Kein Problem.

Warum ein NAS für die Dokumentenarchivierung ideal ist

Ein NAS, ein Network attached Storage, auf Deutsch ein Speicher mit Netzwerkanschluss, sowie die kompatible Software zu PaperOffice DMS und fertig ist die interne Cloud. Absolut sicher vor staatlicher und nichtstaatlicher Neugier und dank Backup-Funktion auch sicher vor einem Festplatten-Crash.

Funktion 2: Leichte Wiederauffindbarkeit von Dokumenten. Suchen und Finden

PaperOffice scannt eingehende, noch nicht binäre Dokumente ein und wandelt diese mittels eigener OCR-Software in ein digitales Schreib- und Leseformat um.

Gleichzeitig erfolgt die Speicherung mit Datum und Uhrzeit, eine Versionsnummer und eine Verschlagwortung, über die die PaperOffice-Suchmaschine Dokumente auch dann noch findet, wenn der oder die Suchende nur noch rudimentär den Inhalt des Dokuments kennt.

Um es einfacher zu machen, zeigt PaperOffice die zuletzt abgespeicherten Dokumente in einer Vorschau-Liste an. Alles was Sie in PaperOffice speichern wird automatisch mit PaperOffice FileOCRmax vollständig texterkannt, mit Branchenwörterbüchern optimiert und für eine perfekte Stichwortsuche in Ihrer SQL-Datenbank für eine Stichwortsuche indexiert.

Automatische Spracherkennung und Optimierung: PaperOffice erkennt automatisch die Dokumentsprache und optimiert so die OCR Texterkennung auf ein absolutes Maximum für die bestmögliche Texterkennung aller Dokumente.

Die langfristige Lesbarkeit der gespeicherten Dokumente

Zunächst einmal werden bei PaperOffice DMS alle Dokumente beim Abspeichern zur Sicherheit verschlüsselt, und zwar nach einem der höchsten Sicherheitsstandards, den es aktuell gibt, AES-1024bit.

Die Rückumwandlung in lesbare Dokumente ist in jedem aktuell gängigen Format möglich, wobei PaperOffice seine Dateiformate regelmäßig aktualisiert, womit auch in der Zukunft die Lesbarkeit der Dokumente gegeben ist.

Funktion 3: Gewährleistung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Speicherung von Dokumenten über ein Dokumentenmanagement System ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bzw. Vorgaben der GoBD.

Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Insbesondere durch die revisionssichere hochverschlüsselte Dokumentspeicherung direkt in einer zentralen SQL-datenbank erfüllt PaperOffice alle Anforderungen an Dokumentstandards sowie rechtliche Richtlinien oder dem weltweit höchsten deutschen Standard GOBD.

Der Begriff der Versionierung ist innerhalb eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) kein Fremdwort. Die Notwendigkeit für den Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems, welches über eine GoBD konforme Versionskontrolle sowie revisionssichere Versionierung verfügt, ist deutlich wie noch nie zuvor.

Die Versionierung erfolgt in PaperOffice transparent und jederzeit nachvollziehbar

Versionierung macht alle Änderungen nachvollziehbar

Der Begriff Versionierung lässt sich ganz leicht erklären: Im Großen und Ganzen geht es um die Funktionsweise, welche zur Erfassung von Änderungen an Dokumenten oder Dateien verwendet hat. Dokumentänderung lässt sich erkennen und als Schattenkopie als neue Dokumentversion speichern.

Gewährleistung der Unveränderbarkeit

Jede Dokumentenänderung legt in einem entsprechenden Archiv eine „neuere“ Version des Dokumentes. Die Protokollierung macht dabei Änderungen transparent und jederzeit nachvollziehbar. Zu diesem Zeitpunkt weiß der nachfolgende Betrachter, wann und von welchem Bearbeiter die Änderung am Dokument erfolgte. Man erhält auf diese Weise einen Überblick über den gesamten Dokumentenlebenszyklus. Dabei kann eine Versionierung automatisch oder manuell erfolgen.

Um die Revisionssicherheit zu gewährleisten, müssen alle Details einer Änderung an Dokumenten und Dateien eindeutig nachvollziehbar sein. Dabei muss sichergestellt sein, dass ausschließlich dazu berechtigte Mitarbeiter eine solche Änderung vornehmen können. Doch genauso wichtig ist es, noch Jahre später zu wissen, welche Mitarbeiter was und wann geändert haben.

In beiden Fällen ist auch im schlimmsten Worstcase-Szenario gesichert, das die archivierten Datenbanken kurzfristig wieder hergestellt sind und somit die Aufbewahrungsfristen immer eingehalten werden.

Funktion 4: Automatische Erkennung und Verschlagwortung

PaperOffice ist mit einer KI ausgestattet, die selbständig Informationen in Ihrem Dokument erkennt und diese automatisch richtig zuordnet.

Das bedeutet, dass PIA Ihnen für Ihre gesamten Informationen eine eigene und leistungsfähige Suchmaschine zur Verfügung stellt, welche sowohl wie klassische Suchmaschine wie Google textbasiert suchen und finden kann, aber auch das ganze visuell beherrscht, also ein Dokument auch visuell vergleichen und erkennen kann.

So wird PaperOffice alle einmal eingelernte Dokumente durch PIA ab diesem Zeitpunkt automatisch erkannt, was wiederum automatische Regeln und Ablagemasken auslösen kann.

PIA wird die wichtigsten Werte im Dokument erkennen und die Verschlagwortungsmaske für Sie bereits ausfüllen. Sie können anschliessend die Werte prüfen und bei Bedarf korrigieren bzw. ergänzen. Dieser Vorgang kann manuell oder auch automatisch im Hintergrund erfolgen.

Funktion 5: Automatisieren der Dokumentenerfassung

Intelligente Ordnerüberwachungen übernehmen das, was Sie aufhält: Automatisch im Hintergrund nach Ihren Vorgaben, hochpräzise und zuverlässig.

• Einbinden von allen Geräten

  Binden Sie mit wenigen Klicks alle Geräte wie Kopierer oder Scanner ein. Sobald eine Datei in einem festgelegten Ordner neu erscheint wird diese verarbeitet.

• Beliebig viele Überwachungen

  Legen Sie beliebig viele verschiedene Ordner zum Überwachen an und legen fest, was nach dem Import passieren sollen. PaperOffice kann sogar archivierte Dateien in einen neuen Unterordner verschieben.

• KI-basierte Dokumentvorlagen

  Automatische Verschlagwortung durch die PIA AutoFill und Kontakterkennung dank PIA AutoContact arbeiten genial mit der Überwachung zusammen. Alle relevanten Dokumentinhalte werden erkannt und das Dokument automatisch verschlagwortet. Das funktioniert auch mit Kontakten!

• Feste Verschlagwortung und Workflows

  Aktivieren Sie den für Massenimports optimierten Modus und überspringen so die KI-Verarbeitung für eine maximale Ablagegeschwindigkeit.

  Sie können festlegen, wo genau neue Dateien in PaperOffice gespeichert werden, jedem neuen Dokument einen festen Dokumenttyp sowie Dokumentstatus zuweisen und sogar Workflows auslösen lassen.

Funktion 6: Benutzerverwaltung und Zugriffsberechtigungen

PaperOffice Benutzer erhalten durch die festgelegte Freigabestufe garantiert nur das angezeigt, was erlaubt ist, und mit FolderLock können Sie ganze Ordner und Unterorder sowie Inhalte ausblenden.

Sie können auch festlegen, welche Benutzer was machen dürfen, und in feste Benutzergruppen sowie Abteilungen einteilen damit Sie selbst steuern wer, wo, was sehen darf.

• Freigabestufen und Rechte

  So sieht jeder Benutzer auch nur das, was seiner Freigabestufe oder niedriger entspricht, und darf nur das, was Sie vorher definiert haben.

• Ordner und Dokumente verstecken

  Mit PaperOffice FolderLock können Sie ganze Ordner und deren Unterordner sowie Dokumente dauerhaft für bestimmte Benutzer vollständig ausblenden und so neugierige Fragen vermeiden. Verwenden Sie FolderLock um ganze Ordner samt Unterorder und Dokumente dauerhaft für bestimmte Benutzer unsichtbar auszublenden.

• Gruppen und Abteilungen

  Weisen Sie Benutzern frei definierbare Gruppen und Abteilungen zu, welche Sie auch für Workflows und Aufgaben verwenden können.

• Mehrstufig definierbare Benutzerrechte

  Sie können selbst entscheiden, wer genau Zugriff auf welche Funktionen in PaperOffice hat, indem Sie Benutzerrechte exakt definieren können welche dann im gesamten Netzwerk gelten.

Funktion 7: Leistungsfähiges Workflowsystem

Ein großes Problem in der Vergangenheit, aber auch noch heute, sind Dateidopplungen durch Mehrfachablagen sowie Unklarheiten bezüglich des Bearbeitungsstandes an Dokumenten oder Projekten. PaperOffice verfügt hierzu über ein sehr umfassendesWorkflow-Management mit Aufgabenzuweisung, das zudem alle Vorgänge zentral abspeichert. Ob nun Projektarbeiten oder die Dokumentenbearbeitung.

Digitale Workflows automatisieren Ihre Arbeitsabläufe: Einmal definiert geht alles vollautomatisch voran: Weisen Sie einfach einem Dokument einen vordefinierten Workflow zu oder lassen das PIA automatisch entscheiden. E-Mail benachrichtigung inklusive!

Jeder Mitarbeiter/in ist über dieWorkflow-Funktion von PaperOffice immer auf dem aktuellen Stand. Bei Bedarf kann ein Dokument für andere gesperrt werden, bis eine Änderung vorgenommen wurde. Natürlich greift auch hier die Versionisierung.

• Beliebige Workflow Definitionen

  Workflows können beliebig tief verschachtelt werden und beliebig viele Rot/Grün Entscheidungen beinhalten, um nachfolgende Workflows und Prozesse zu verketten.

• Zuständigkeit und Fälligkeit

  Legen Sie fest, ob ein Benutzer oder eine ganze Abteilung die Aufgabe erledigen kann. PaperOffice weist den Workflow automatisch der zuständigen Person zu.

• Vollständige Kontrolle

  Falls notwendig, kann der Dokumentstatus selbstständig bei verschiedenen Ereignissen nach Ihren Vorgaben angepasst und sogar E-Mails zur Benachrichtigung versenden.

Vermeiden Sie unbedingt diesen Fehler

Während in großen Unternehmen längst Digitalisierungsbeauftragte benannt sind, die sich mit dem Thema der Umwandlung analoger Dokumente in Vollzeit beschäftigen, fehlt es kleineren und mittleren Firmen meist an Personal-Ressourcen, zumal ja auch eine entsprechende fachliche Qualifikation vorausgesetzt wird.
Das jedoch ist ein häufiger Fehler und führt zu Fehlinvestionen, weil viele Hersteller diese Unwissenheit ausnutzen.

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Wir haben die ultimative 5-Schritte Anleitung für die Realisierung des papierlosen Büros und Digitalisierung Ihres Unternehmens als herunterladbares Dokument erstellt, in welcher die einzelnen 5 Schritte sowie die benötigte Dauer beschrieben werden:

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