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Eine Fallstudie aus der Dienstleistungs Branche:
So hat PaperOffice DMS die Dokumente der Nachlassungsverwaltung Firma in Serbien vor Ransomeware-Attacke gerettet
Profi-Tipp
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NASLEDNIK D.O.O ist ein Unternehmen mit Sitz in Serbien, das sich auf die Bereitstellung von Nachlassdienstleistungen spezialisiert hat. Sie bieten professionelle Unterstützung und Beratung bei Erbschaftsangelegenheiten, Testamentsvollstreckung, Nachlassverwaltung und ähnlichen rechtlichen und administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Nachlassprozess.
Mit über 100 Kunden war die Verwaltung und Organisation der zahlreichen Dokumente eine große Herausforderung.
NASLEDNIK D.O.O suchte nach einer Lösung, um den Empfang von Dokumenten zu erleichtern, eine angemessene Identifizierung und Speicherung der Dokumente zu gewährleisten und den Kunden einen einfachen Zugriff auf ihre Unterlagen zu ermöglichen.
Die Hauptanforderung bestand auch darin, ein sicheres Dokumentenmanagementsystem zu finden, das eine GoBD-konforme, verschlüsselte Speicherung von Dokumenten gewährleistet. Dies war besonders wichtig, da auch elektronische Informationen von Behörden archiviert werden sollten.
Aufgrund der strengen Datenschutzrichtlinien und zur Gewährleistung der sicheren Verwaltung von Kundendokumenten wurde eine Cloud-Lösung konsequent ausgeschlossen.
In der umgesetzten Kundenintegration konnte PaperOffice dank der Unterstützung unseres serbischen Partners David Stevanović von der Firma DAST D.O.O. erfolgreich implementiert werden.
David Stevanović und sein Team waren verantwortlich für die Betreuung und Umsetzung des Projekts. Durch ihre Fachkenntnisse und ihr Engagement konnten wir dem Kunden eine effektive Integration und Betreuung von PaperOffice bieten.PaperOffice überzeugte durch ein breites Spektrum an Funktionen, die genau den Kundenanforderungen entsprachen. Besonders hervorzuheben ist die Möglichkeit zur Überwachung von Ordnern und E-Mail-Servern, wodurch die automatische Aufnahme von Ordnern mit eingehenden Dokumenten und E-Mails ermöglicht wurde. Sobald neue Objekte in diesen Ordnern erschienen, wurden sie automatisiert erfasst und in das Dokumentenmanagementsystem integriert.
Die Bedienung von PaperOffice wird durch seine benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert, mit den meisten Optionen nur einen oder zwei Klicks entfernt.
Eine weitere entscheidende und für unseren Partner sowie Kunden bedeutsame Tatsache war die offizielle und exklusive Partnerschaft von PaperOffice mit QNAP.
Aufgrund der bereits vorhandenen Nutzung eines QNAP Geräts durch den Kunden konnte eine nahtlose Integration und eine optimale Zusammenarbeit zwischen beiden Systemen gewährleistet werden.
Für eine nahtlose Integration wurde PaperOffice in die bestehende Infrastruktur eingebunden.
Dabei kamen zwei Hyper-V-Virtual Machines zum Einsatz, um zwei Benutzern Zugriff zu gewähren. Zusätzlich wurde eine separate Installation für einen Benutzer auf dem physischen Server für die PIA Analyse durchgeführt.
Die Datenbank wurde auf einem leistungsstarken TS-464U-Server mit 16 GB RAM gehostet, während der Hyper-V-Server mit Windows 2019 und 64 GB RAM ausgestattet war, um optimale Leistung und Stabilität zu gewährleisten.
PaperOffice löste das Problem des Empfangs von Dokumenten aus verschiedenen Quellen. Mit über 100 Kunden, die ständig ihre Dokumente austauschen, konnte eine erhebliche Zeitersparnis für die Mitarbeiter im täglichen Arbeitsablauf erzielt werden.
Es war wichtig, dass Dokumente ordnungsgemäß versioniert und Änderungen entsprechend verfolgt wurden. Mit PaperOffice ist dieser Prozess sehr intuitiv. Sobald die Dokumente erlernt wurden, konnte PaperOffice Informationen daraus extrahieren und automatisch speichern.
Ein sicherer und effizienter Umgang mit Dokumenten ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, insbesondere in Zeiten, in denen Cyberkriminalität und Ransomware-Angriffe stetig zunehmen.
Das Unternehmen NASLEDNIK D.O.O. kann ein Lied davon singen, denn im Jahr 2023 wurde es Opfer eines verheerenden Ransomware-Angriffs, bei dem beinahe alle Daten verloren gegangen wären.
Lesen Sie hier, wie PaperOffice zusätzlich dazu beitragen kann, Ihre Daten vor Ransomware-Angriffen zu schützen.
Dank der erfolgreichen Zusammenarbeit mit DAST D.O.O. und der Implementierung von PaperOffice kann NASLEDNIK D.O.O. nun sicher sein, dass ihre Dokumente in den besten Händen sind. In einer Zeit, in der Datensicherheit und Datenschutz oberste Priorität haben, ist PaperOffice die ultimative Lösung für eine sichere und effektive Dokumentenspeicherung.
Zum Abschluss beantworten wir noch ein paar häufige Fragen zum Thema "Dienstleister
Nachlassverwaltung NASLEDNIK D.O.O.":
Wie lautet Ihr Fazit und Ihre Erfahrung mit PaperOffice?
Mit PaperOffice konnten wir einen Schritt nach vorne machen, um unsere Zertifizierung als Datenbroker zu erlangen.
Alle Werkzeuge sind vorhanden, um Zeit zu sparen und die Sicherheit beim Umgang mit wichtigen Dokumenten zu erhöhen. Die Bereitstellung verlief reibungslos mit Unterstützung während des Prozesses und Live-Coaching. Unsere Mitarbeiter waren innerhalb kürzester Zeit mit PaperOffice vertraut und fühlten sich wohl bei der Nutzung.
Welche Tipps geben Sie zukünftigen PaperOffice Nutzern mit?
Wenn Ihr Unternehmen noch kein Dokumentenmanagementsystem hat, ist PaperOffice DMS die ideale Lösung, da es alle Funktionen bietet, die Sie benötigen. Auch wenn Sie bereits ein Dokumentenmanagementsystem haben, aber aus irgendeinem Grund wechseln müssen, ist PaperOffice DMS aufgrund seiner benutzerfreundlichen Schnittstelle und seinen Funktionen eine hervorragende Option.
Wem würden Sie PaperOffice empfehlen?
Wir würden PaperOffice allen Unternehmen empfehlen. Vor allem für Buchhaltungsagenturen und Bildungseinrichtungen, aber jede Firma kann davon profitieren.
Was finden Sie bei PaperOffice besonders gut?
Eine besonders wertvolle Funktion ist die Automatisierung der Erkennung des Dokumententyps bei deren Eingang.
Die Einführung von PaperOffice ermöglichte uns, unsere Dokumentenverwaltung effizient zu gestalten und unsere Ziele als zertifizierter Datenbroker zu erreichen.
Mit den vorhandenen Tools konnten wir Zeit sparen und die Sicherheit beim Umgang mit wichtigen Dokumenten verbessern.
"Einfache Integration und Bedienung von PaperOffice DMS lieferten die Gesamtlösung, die diese Branche brauchte: Papierverbrauch minimisieren, Suchverfahren beschleunigen, Zuweisung an Sachbearbeiter automatisieren und Speichern von prozessbezogenen Daten ermöglichen."
Herr Carlos A. García Marketing- und Kommunikationsmanager
