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Numérisation dans les entreprises grâce à l'intégration de systèmes de gestion documentaire


Conseil professionnel

Le stockage numérique de documents avec un système de gestion de documents intégré, DMS en abrégé, est désormais considéré comme un facteur de succès important pour chaque entreprise. Il contribue à accroître l'efficacité et à maintenir la compétitivité de l'entreprise face au changement numérique.
Cependant, tous les fournisseurs de DMS ne répondent pas aux exigences nécessaires et n'incluent pas des fonctions qui aident les entreprises à numériser de manière juridiquement sécurisée.
Dans cet article, nous énumérons au moins 5 points que vous devez connaître et prendre en compte avant de choisir un fournisseur DMS.

Ce n'est plus un secret pour personne que les systèmes de gestion de documents ont un grand potentiel pour les entreprises.

Grâce à l'utilisation d'un système de gestion de documents, vous faites non seulement avancer la numérisation de votre entreprise. De plus, vous constituez la pierre angulaire pour atteindre vos objectifs d'entreprise et assurer votre succès à long terme.

Parce que la gestion numérique des documents crée ici un remède clair et vous fait faire un grand pas en avant dans la transformation numérique. Dans le présent article, nous énumérerons le fonctionnement d'un système de gestion de documents (SGD), ce qui doit être pris en compte et les avantages qu'il apporte aux entreprises.

Notebook avec PaperOffice se dresse sur une table bien rangée
La numérisation a un impact positif sur l'environnement et de nombreux autres avantages

À quoi sert un système de gestion de documents ?

Pour faire simple : un système de gestion de documents (DMS) est utilisé pour stocker, gérer et contrôler le flux de documents et d'informations au sein d'une organisation.

Vous pouvez organiser toutes les informations, telles que les documents papier, les fichiers Windows ou les e-mails, dans un emplacement central, votre système de gestion de documents, auquel les employés peuvent accéder facilement et sans aucun problème, y compris des fonctions uniques pour le travail d'équipe et le partage de documents et un système innovant interface de programme unique au monde.

Les systèmes de gestion de documents deviennent de plus en plus importants pour les entreprises, car la quantité d'informations générées par les entreprises d'aujourd'hui augmente de façon exponentielle.

La gestion et le contrôle de l'énorme quantité de documents externes et internes qui font partie des processus commerciaux de l'administration publique ou commerciale sont devenus un défi qui encourage l'adoption de diverses applications.

Ainsi, ces différentes applications devraient faciliter le contrôle des informations et des documents et apporter des réductions significatives du temps de recherche, de la manipulation et des économies de coûts, qui sont très importantes dans nos processus administratifs.

Mais ne serait-il pas avantageux de n'avoir qu'une seule application capable de remplir toutes les fonctions ?

Nous allons vous montrer que le système de gestion de documents PaperOffice peut être exactement cette seule application pour votre entreprise qui dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires à bord.

Où sont stockés les documents ?

Après les options d'automatisation, la surveillance et la recherche, c'est la question la plus fréquemment posée, car qu'il s'agisse d'un particulier ou d'une entreprise, personne ne veut laisser les données entre de mauvaises mains. Tout d'abord parce que cela est également requis par la loi.

PaperOffice DMS opte pour la sécurité, car toutes les données sont stockées dans une base de données cryptée hautement sécurisée, qui peut être située sur votre NAS, comme Synology ou QNAP. Cela signifie que vous avez toujours accès et contrôlez vos données.

Les appareils QNAP et Synology NAS sont sur la table en tant que stockage de données avec PaperOffice DMS
Toutes les informations sont stockées dans la base de données sous une forme cryptée hautement sécurisée

Ainsi, le "cœur" du système de gestion de documents est une base de données dans laquelle les informations sont stockées de manière à pouvoir être trouvées et récupérées de manière simple et contrôlée.
Mais en stockant les informations de manière structurée, nous n'avons qu'une partie de l'équation.

Le "cerveau" qui contrôle le système est la logique de workflow, qui permet de créer des dépendances entre documents et processus et de lier ces informations dans des flux flexibles et préalablement définis.

Une étape essentielle dans la mise en œuvre d'un "flux de travail" aussi sophistiqué est qu'autant de documentation que possible soit disponible sous forme numérique.

Numérisation et gestion des documents

Lorsqu'on parle de systèmes de gestion de documents, il ne faut pas oublier : plus le degré de numérisation des informations faisant partie des processus est élevé, plus le degré de contrôle et d'automatisation qui peut être atteint est élevé.

Dans la première étape, il est déterminé quels documents appartiennent aux processus, comment ces documents peuvent être intégrés dans le système de gestion de documents et quelles informations doivent être extraites et enregistrées avec les documents dans la base de données.

Une fois l'information incluse, son cycle de vie est défini, comment elle interagit avec d'autres processus et comment elle peut être intégrée.

Très probablement, il y aura également des informations provenant de différentes sources et dans différents formats. Certains d'entre eux sous forme numérique, stockés dans des fichiers ou des bases de données et d'autres sous forme de documents imprimés.

Lorsque les informations proviennent d'autres bases de données ou sont au format XML, il est facile de les interroger et de les extraire, mais. Que deviennent les documents numériques au format pdf, doc, etc. ? Ce sera un peu plus complexe, mais son contenu peut être accessible de différentes manières, par exemple avec certains programmes, en accédant directement au fichier ou en l'envoyant à l'impression et en extrayant les informations via le spool d'impression (file d'attente).

C'est un peu plus compliqué lorsque le document se présente sous forme papier, comme un bon de livraison ou une facture. Mais lorsque la solution comprend un programme sophistiqué de reconnaissance optique de caractères (OCR), une étape importante a déjà été franchie.

Scanner et système de gestion de documents

Avec un scanner ou un autre appareil de numérisation, le document n'est pas seulement converti en image, mais son contenu peut également être "lu" électroniquement.
Si le système peut maintenant être utilisé pour reconnaître et définir quelles informations de document est séparément dans le Les informations du système de gestion de documents sont complètes.

La main appuie sur un bouton sur un scanner
Les documents analogiques sont numérisés avec PaperOffice DMS et enregistrés à la fois sous forme de photo et de texte converti à l'aide du logiciel OCR.

La numérisation des informations via OCR facilite l'intégration d'une grande variété de documents dans la gestion des processus et des workflows.

Comment bénéficier du système de gestion de documents PaperOffice

Le système de gestion de documents de PaperOffice est comme un talent à tout faire, car en plus de l'archivage général des documents, de nombreuses autres fonctions relatives aux documents et aux informations associées sont intégrées, comme certaines d'entre elles :

  • Accédez à vos informations à tout moment, n'importe où
  • Toutes les données sont stockées en toute sécurité avec vous et non dans un cloud.
    Restez indépendant en gérant vous-même toutes vos données plutôt que dans un cloud tiers avec des frais de suivi.
    PaperOffice prend en charge tous les appareils tels que les PC locaux, les NAS QNAP, les NAS Synology, les serveurs Windows ou Linux et les services Web tels qu'AWS ou Azure.
    Vous bénéficiez de tous les avantages d'un cloud mais en utilisant votre propre serveur de base de données. Vous pouvez accéder à votre base de données PaperOffice cryptée et sécurisée depuis n'importe quel autre PC dans le monde.
    En savoir plus.

  • Rechercher et trouver des documents
  • PaperOffice indexe simplement tout, qu'il s'agisse de documents numérisés ou de fichiers. Le contenu du texte est stocké en toute sécurité dans la base de données sans votre intervention. Ainsi, vous pouvez facilement rechercher n'importe quel extrait de mot, montant et mot-clé en quelques secondes et trouver les entrées correspondantes.
    En savoir plus sur la recherche intégrée.

    Recherche rapide et avancée
  • Entièrement automatisable
  • La surveillance librement définissable stocke automatiquement tous les documents selon vos spécifications.
    Non seulement des répertoires entiers peuvent être surveillés, mais également des comptes de messagerie, des dossiers Outlook et même des formulaires Web.
    En savoir plus sur l'automatisation de la surveillance.

    Automatisation et surveillance
  • Archivage des documents conforme à la loi et à l'épreuve des audits
  • Chaque entreprise est tenue de conserver les documents fiscaux pour le bureau des impôts.
    Le défi consiste à archiver le nombre croissant de documents numériques et papier comme l'exige le GoBD : dans le format d'origine et non modifiable.

    PaperOffice DMS rend cela possible, découvrez comment :

    Conformité légale archivage
  • Automatiser les workflows
  • Comme déjà mentionné, il est essentiel pour une gestion avancée des documents d'avoir toutes les informations sous une forme numérique et structurée dans une base de données. Cela vous permet de trouver facilement les documents et de définir les règles sur qui peut accéder, modifier et supprimer/archiver vos informations sur un site Web central.

    L'un des piliers de la solution de gestion de documents PaperOffice est le moteur de flux de travail complet. Cela vous permet de spécifier chaque étape d'un processus métier avec ses activités et dépendances associées, ainsi que les départements et rôles impliqués. Mais vous pouvez également définir des notifications automatiques qui sont activées en fonction des activités et des événements qui se produisent tout au long du processus.

    Tout cela réduit non seulement le temps passé à gérer les tâches, mais minimise également la probabilité d'oublis et d'erreurs dans le processus.

    PaperOffice vous aide à automatiser tous vos processus de travail, cartographie numériquement l'ensemble des processus de travail, afin que vous restiez toujours informé.
    Vous avez toujours une vue d'ensemble des tâches et des processus grâce à des flux de travail qui vous aident à automatiser votre travail quotidien.
    Définissez le flux de travail souhaité avec une date d'échéance, liez-le aux décisions et tâches possibles, et de l'activation, PaperOffice s'occupe de tout le reste jusqu'à l'achèvement.

    Cela vous permet de vous conformer facilement aux politiques de l'entreprise et aux exigences légales.

    En savoir plus sur l'automatisation des flux de travail :

    Flux de travail

Et bien d'autres fonctionnalités.

Travailler avec et gérer des documents peut être à la fois simple, sûr et efficace.

Valeur ajoutée et bénéfices de la gestion documentaire

Nous énumérons ci-dessous certains des avantages les plus remarquables de la mise en œuvre du système de gestion de documents PaperOffice :

  • Contrôlez qui peut accéder aux documents, quand et quelles activités peuvent être effectuées sur eux
  • Accès centralisé et facile à toute la documentation pertinente de l'entreprise et possibilité de collaboration de plusieurs parties sur le même document
  • Sécurité, non seulement dans le contrôle d'accès, mais aussi dans la garde et la sécurité qui accompagnent l'introduction de nouvelles technologies et bases de données
  • Gagnez du temps dans la recherche de documentation et des coûts de gestion et de stockage
  • Réduction des redondances telles que duplication de documents, photocopies, enregistrement de données
  • Agilité et automatisation des tâches administratives avec la création de workflows qui permettent l'intégration des documents et des processus métiers dans un environnement maîtrisé et des activités clairement définies et contrôlées
  • Sans oublier "l'effet secondaire" positif d'une plus grande satisfaction des clients internes et externes

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Système de gestion de documents PaperOffice":

Ai-je besoin d'Internet pour travailler avec PaperOffice ?

NON ! PaperOffice ne nécessite PAS de connexion Internet pour fonctionner.

Internet n'est requis que pour télécharger le package d'installation, créer le compte utilisateur, créer la base de données et ajouter l'appareil.

Puis-je utiliser mon Synology NAS pour le stockage de la base de données ?

OUI, définitivement ! PaperOffice fonctionne parfaitement avec le Synology NAS.

Où sont stockés les documents et fichiers ?

Tous les documents et fichiers sont stockés soit directement chez vous, sur votre PC, dans une base de données cryptée ou, si vos documents sont stockés sous "Mes documents Windows", non cryptés dans votre répertoire Windows local.

Vous avez également la possibilité de configurer la base de données sur un périphérique NAS et d'enregistrer vos données sur le NAS.

Dans tous les cas, vous avez accès à vos données à tout moment.

Mes données sont-elles stockées dans un cloud ?

Non, vos données ne sont généralement pas stockées dans le cloud !

Si votre base de données est configurée sur un serveur NAS (tel que QNAP ou Synology), vos données seront stockées dans la base de données sur le serveur NAS.

Les bases de données créées par PaperOffice sont-elles toujours chiffrées ?

Chaque base de données créée par PaperOffice est protégée par un mot de passe de haut niveau. Tous les documents inclus sont cryptés par PaperOffice ChunkCrypt avec un cryptage militaire de 1024 bits.

Conclusion

Peu importe que vous souhaitiez simplement trouver vos documents et les informations associées, ou que vous ayez besoin de baliser les documents, de les intégrer dans des flux de travail, mais en même temps de vous assurer que vous travaillez conformément aux diverses directives et réglementations - PaperOffice DMS a une variété de fonctions pour vous aider.

Se lancer est plus facile que vous ne le pensez.

Toujours inquiet de ne pas réussir ?
Consultez les études de cas de nos clients sur le passage au numérique dans différents secteurs et constatez par vous-même la facilité d'intégration.

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Numérisation dans l’industrie de la technologie dentaire - gestion réussie des documents pour l’industrie dentaire

« Obtenir des résultats chronologiques très rapidement pour les états financiers annuels et les stocks afin de déterminer le prix d’achat le moins cher pour chaque article individuel. Ce qui prenait des jours peut maintenant être fait en quelques heures! »

Lars R. Ludewig
propriétaire et directeur général de ViaCreative Zahntechnik GmbH