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Numérisation dans l’industrie de la technologie dentaire - gestion réussie des documents pour l’industrie dentaire


Lars R. Ludewig, propriétaire et directeur général de ViaCreative Zahntechnik GmbH

Conseil professionnel

Industrie
Technologie dentaire / laboratoire dentaire / industrie dentaire

Région
Leipzig, Allemagne

Ministères
Bureau, Comptabilité

Position de départ

Le laboratoire dentaire ViaCreative est une deuxième génération de M. Lars-R. Société dirigée par Ludewig à Leipzig. En laboratoire, les produits de remplacement dentaire sont principalement fabriqués pour le compte de dentistes.

La gamme de services de l’entreprise est très étendue et se caractérise par l’utilisation de processus et de techniques modernes. Par exemple, une production CAD-CAM, la production de prothèses dentaires ou de superstructures pour personnes allergiques sur implants.

PaperOffice DMS est utilisé chez ViaCreative à Leipzig principalement pour le stockage de données, la recherche de documents et la préparation de documents à transmettre au bureau des impôts.

PaperOffice employee sits in front of a notebook
Digitization brings many advantages

Problèmes et tâches existants

En laboratoire, plusieurs prothésistes dentaires travaillent sur des postes de travail équipés différemment avec différentes tâches. Un segment de base commun ici est l’enregistrement précis de tous les travaux entrepris, ainsi que des processus et des matériaux utilisés.

Étant donné que le travail est presque exclusivement commandé par des dentistes pour les patients, une documentation complète est tout aussi importante que le stockage sécurisé des données parfois sensibles.

Avant la décision d’utiliser PaperOffice DMS, les données générées pendant le travail quotidien étaient principalement enregistrées manuellement dans un fichier analogique, qui était conservé dans un fichier suspendu au bureau pendant les processus en cours et dans une salle d’archives séparée lorsque le travail était terminé. Pour créer et envoyer les documents fiscaux, les données ont été transférées des fichiers analogiques au formulaire électronique DATEV par un employé.

Le temps nécessaire à cette forme de travail administratif est très élevé d’une part et très sujet aux erreurs d’autre part. Dans le même temps, la sécurité des données légalement requise n’est donnée que dans une mesure limitée.

L’objectif de l’entreprise était de numériser les documents papier existants, d’optimiser les processus et de contrôler le flux de travail sur tous les documents entrants et sortants, d’automatiser une grande partie des processus en arrière-plan et ainsi d’optimiser le processus.

Pourquoi ViaCreative a choisi PaperOffice DMS

M. Lars-R. En raison des défis existants, Ludewig recherchait un système de gestion de documents qui permettrait un stockage de données sécurisé et adaptable ainsi que l’intégration facile de tous les postes de travail de la maison avec un logiciel simple.

Dans le même temps, le logiciel doit être caractérisé par un bon rapport coût-bénéfice. En plus de PaperOffice DMS, M. Ludewig a testé quatre autres produits logiciels d’autres sociétés de systèmes et a d’abord examiné diverses offres de logiciels en matière de gestion de documents.

Le fait que PaperOffice ait finalement été utilisé comme gestion de documents chez Via Creative a été décidé pour les raisons suivantes :

1. Stockage et disponibilité des données. Accès centralisé et facile à tous les documents pertinents et possibilité pour plusieurs parties de collaborer sur le même document.

Un stockage interne et centralisé accessible à tous les employés. Les données ne doivent pas être stockées dans un cloud tiers ou sur un ordinateur mono-utilisateur.

La solution : Une base de données a été mise en place sur le NAS, Network Attached Storage, par Synology dans la pratique. Cette base de données a été intégrée dans PaperOffice DMS et toutes les données ont été enregistrées par Via Creative. Cela répond parfaitement aux exigences légales en matière de sauvegarde des données. M. Ludewig était très satisfait de la solution sans cloud externe et donc sans fournisseurs tiers, ce qui peut faire l’objet d’une intervention gouvernementale et augmenter le risque d’attaques de pirates.

Un stockage central accessible à tous les employés disposant des droits d’utilisateur appropriés.

M. Lars-R. Ludewig s’est rendu compte très tôt qu’il n’y avait aucun moyen de contourner la numérisation dans sa pratique.

« Devoir rechercher et trouver manuellement des dossiers, des factures, des bons de livraison, des statuts de contrat et d’autres documents importants, ce qui prend beaucoup de temps, est une fonction de recherche très précise dans PaperOffice enfin une chose du passé ... »

2.Rapport qualité-prix. Le logiciel doit avoir un bon rapport qualité-prix.

La solution : PaperOffice DMS est proposé dans différents modèles de prix qui permettent aux utilisateurs de prendre la forme la plus avantageuse pour eux.

De cette façon, ViaCreative a pu éviter un engagement de capital excessif et dispose toujours d’un budget important pour les achats de matériel et de technologie nécessaires, qui sont très coûteux, en particulier dans la technologie dentaire.

Hand hält ein Ersatzkiefer
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3. Facile à manipuler. Le logiciel doit nécessiter le moins de formation possible tout en étant prêt pour l’avenir.

La solution : Fondamentalement, PaperOffice DMS est très structuré et dispose d’une interface graphique qui guide l’utilisateur étape par étape. En outre, il existe des tutoriels et des vidéos supplémentaires pour toutes les fonctions qui peuvent être appelées directement pour le support.

De cette façon, les consultants externes peuvent être évités. Bien sûr, PaperOffice DMS propose également une formation individuelle pour les modules, si vous le souhaitez. Selon les expériences des employés de ViaCreative, cependant, PaperOffice est largement explicite.

Pas de « consultants » externes et coûteux sur place et personne n’a à se déplacer n’importe où pour la formation. Chacun peut définir lui-même le délai d’apprentissage de la navigation dans les menus selon les besoins et en termes d’avenir, PaperOffice DMS est bien positionné grâce à sa structure modulaire.

« PaperOffice ne nous a pas seulement impressionnés par ses graphismes, entre autres parce qu’il propose de très bons didacticiels vidéo pour des sujets individuels. De cette façon, nous avons pu nous entraîner de manière indépendante et en cas de besoin. »

4. Récupérabilité et gain de temps. Un moyen plus simple a été recherché pour numériser des documents analogiques et les retrouver facilement en cas de besoin.

La solution : Le segment central de PaperOffice DMS est la numérisation de documents analogiques. Tout ce dont vous avez besoin est un scanner avec une interface avec l’ordinateur et PaperOffice DMS. Les documents ne sont pas seulement numérisés. Ils sont convertis en texte modifiable par un logiciel OCR intégré et automatiquement enregistrés correctement.

Grâce à la fonction d’IA intégrée, chaque document peut être enseigné, tout le contenu souhaité peut être extrait de manière ciblée et stocké avec des mots-clés de manière entièrement automatisée.

Grâce aux expressions régulières (REGEX), le contenu du document peut être automatiquement lu et stocké en tant qu’information sur le document.

« Obtenir des résultats chronologiques très rapidement pour les états financiers annuels et les stocks afin de déterminer le prix d’achat le moins cher pour chaque article individuel. Ce qui prenait des jours peut maintenant être fait en quelques heures! »

Liste des principaux problèmes résolus par PaperOffice DMS

  • Recherche et recherche constantes de documents spécifiques
  • Fini les agrafeuses et les piles de papier
  • Plus d’archive physique
  • Réduction des coûts de main-d’œuvre et de stockage
  • Plus besoin de passer à de nouveaux classeurs et archives chaque mois de janvier
  • Sauvegarde redondante triple des données

M. Lars-R. Ludewig explique :

« Quiconque s’implique dans l’ensemble du sujet du DMS sera amplement récompensé par de nombreux gains de temps. L’enthousiasme, se pencher en arrière et savoir tout est sûr et facile pour tout le monde.
Les meilleurs programmeurs implémentent les demandes avec brio et parfois à une vitesse record et les implémentent via des mises à jour. Vous recommandez automatiquement et avec enthousiasme ... »

Hand drückt auf einen Knopf auf einem Scanner
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Liste des principales fonctionnalités qui rendent PaperOffice DMS meilleur que tous les autres

  • Adaptation rapide aux exigences individuelles des clients grâce à des mises à jour
  • Contact direct avec les développeurs
  • Intégrité NAS légère pour le stockage des données sur votre propre serveur sur site. Il appartient à l’utilisateur de décider de la portée de la mise en œuvre
  • Recherchez des mots-clés, des parties spécifiques, des mots, etc. pour obtenir rapidement des données pertinentes présentées

M. Lars-R. Ludewig souligne :

« Dans de nombreux dossiers, sans système ERP, pour une comptabilité complexe ou pour des stocks avec des déterminations de prix de certains articles ou des numéros de commande pour une certaine fois avec la détermination du montant total, vous ne voulez plus jamais vous passer de PaperOffice. »

Comment PaperOffice DMS a-t-il été intégré ?

M. Ludewig a également été enthousiasmé par l’engagement de l’équipe DMS de PaperOffice dans la mise en œuvre des ajustements aux exigences pour l’administration de ViaCreative.

Lui et son équipe étaient tout aussi satisfaits de l’interface graphique de PaperOffice DMS. Cela prouve que le développement de PaperOffice prend en compte la perception normale des personnes, qui donne la priorité aux images et aux couleurs, sans paraître ludique. Cela s’applique également aux tutoriels et aux vidéos créés par PaperOffice pour certains segments du logiciel de gestion de documents.

« Devoir rechercher et trouver manuellement des dossiers, des factures, des bons de livraison, des statuts de contrat et d’autres documents importants, ce qui prend beaucoup de temps, est très précis La fonction de recherche dans PaperOffice appartient enfin au passé ... »

Au cours du changement, l’archive analogique de ViaCreative a été et est progressivement numérisée et lue directement via le logiciel OCR intégré dans PaperOffice DMS. Grâce à l’utilisation d’expressions régulières générées par les employés de PaperOffice, tous les documents analogiques entrants peuvent être lus facilement et de manière spécifique au client.

Toutes les informations dans tous les formats de données peuvent être consultées en quelques fractions de seconde via le moteur de recherche interne et un index automatique.

M. Lars-R. Au début de l’introduction, Ludewig recommande:

« Approche lente, expérimentez d’abord, pas de transition difficile vers la date limite, découvrez quelle structure de dossiers nous convient. Mise en place de la structure de base, premier dépôt, élaboration de catégories en fonction de ce qui est déposé et marqué, le tout en paix pour arriver ensemble dans l’équipe.

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Résumé général de l’expérience

PaperOffice DMS a répondu à tous les critères nécessaires et cartographie aujourd’hui le flux complet de documents numériques dans la pratique.

Pour le moment, tous les documents de facture sont enregistrés avec des scanners haute performance, Paper-Office reconnaît automatiquement les données de contact et stocke les documents en conséquence dans les archives électroniques.

Les employés peuvent ensuite accéder aux documents via une interface utilisateur simple et saisir divers termes de recherche - une recherche en texte intégral est également disponible.

Grâce à l’utilisation cohérente du DMS, ViaCreative a pu réduire considérablement le temps de traitement requis pour les factures, et le nombre de comptes en souffrance a considérablement diminué en même temps.

M. Denis K. de « Tenue de livres et comptabilité » met l’accent sur :

« Le tri, les recherches détaillées, la compilation de paquets de données pour la coopération avec le conseiller fiscal ne sont plus comparables à ceux du passé, travail manuel très complexe avec des tonnes de papier et de dossiers. Tout est rapidement combiné en un seul endroit à tout moment. »

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Technologie dentaire / Laboratoire dentaire ViaCreative
Zahntechnik GmbH":

Quels conseils donneriez-vous aux futurs utilisateurs de PaperOffice ?

Il n’est jamais trop tôt ou trop tard pour aborder le sujet de la numérisation.

Le plus important est de se faire une idée du logiciel mais aussi de l’entreprise elle-même. Il était important que nous ne nous sentions pas obligés d’acheter le logiciel ou de nous inscrire à des packages de service et de support.

Avant même d’acquérir PaperOffice DMS, nous avons parlé à tous les départements de l’entreprise et nous ne nous sommes jamais sentis maltraités. Au contraire : PaperOffice dispose d’une équipe sympathique, courtoise et compétente.

Pour nous, en tant qu’entreprise industrielle, les processus deviennent de plus en plus compliqués et impliquent beaucoup de bureaucratie. Par conséquent, la confiance dans le système et le logiciel était très importante. Bien sûr, il était également très important que le logiciel soit facile à comprendre.

À qui recommanderiez-vous PaperOffice ?

Nous recommanderons PaperOffice à toutes les autres entreprises qui souhaitent numériser et automatiser. Quiconque veut que ce soit facile, n’a pas besoin d’une solution complète avec comptabilité automatique, caisse enregistreuse, etc., qui ne veut plus d’agrafeuses et de recherches constantes.

Qu’est-ce qui vous plaît particulièrement dans PaperOffice ?

Nous sommes très satisfaits de tout.

Conclusion

PaperOffice est un système de gestion de documents léger mais puissant.

Les fonctions qui semblent dénuées de sens au premier abord, telles que la lecture automatique du contenu du document, s’avèrent être les fonctions les plus importantes que vous ne voulez plus manquer.

« Quiconque s’implique dans l’ensemble du sujet du DMS sera amplement récompensé par de nombreux gains de temps. L’enthousiasme, le recul et le fait de savoir que tout est sûr et facile pour tout le monde, les souhaits sont mis en œuvre par les meilleurs programmeurs, parfois à une vitesse record, et mis en œuvre via une mise à jour. Temps d’assistance gratuit par mois et par utilisateur pour continuer à s’améliorer et à apprendre ensemble. Vous recommandez automatiquement et avec enthousiasme. »

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

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