Gestión EFICAZ de documentos para el éxito en la industria de la construcción
En la industria de la construcción, muchas personas de diferentes roles, departamentos y, a veces, incluso empresas trabajan juntas en una variedad de datos, documentos e información.
Es de gran importancia que todos los procesos se ejecuten de manera eficiente y rápida, especialmente cuando se trata de organizar y administrar contenido crítico para el negocio, como dibujos, contratos, planes de proyectos y similares.
Sin embargo, si la gestión de documentos e información es ineficiente, puede haber algunas desventajas.
Por ejemplo, surge confusión entre los empleados cuando trabajan sobre la base de versiones desactualizadas. Esto genera malentendidos debido a la falta de visión general y, por lo tanto, nos encontramos en un círculo vicioso de costos operativos crecientes debido a duplicados y trabajo ineficiente, sin mencionar el tiempo que lleva resolver la confusión que surge.
En resumen: Si los documentos y la información no están estructurados y gestionados de forma clara, nadie en la empresa es capaz de tomar decisiones inteligentes y del día a día que aseguren el éxito de la empresa.
En este artículo no solo analizamos los desafíos de la gestión de documentos en la industria de la construcción, sino también cómo es posible una gestión eficiente y estructurada de datos, documentos e información con PaperOffice. Debido a nuestra amplia experiencia en digitalización y trabajo sin papel, naturalmente tenemos una posible solución lista para cada desafío.
Le presentamos 7 desafíos prácticos y presentamos las soluciones
PaperOffice encuestó a algunas empresas de construcción en 2022 sobre los mayores obstáculos en la gestión de datos, documentos e información y tuvo en cuenta algunos datos de empresas de los casos de estudio realizados. Se obtuvo la siguiente información:
Desafío 1
Los documentos son difíciles de encontrar en la estructura de archivo existenteUn 82 por ciento completo de las organizaciones encuestadas dijeron que tenían problemas para ubicar un documento en su estructura de carpetas debido a nombres de archivo confusos o mala categorización.
Nuevamente, una categorización no es posible debido a la falta de tiempo y solo podría considerarse con ejecución automática.
Tanto si se trata de carpetas físicas como de estructuras de carpetas digitales en servidores, el nombre de archivo de un documento suele proporcionar información sobre su contenido.
Es común que las personas usen la función de búsqueda de su computadora para buscar palabras clave clave con la esperanza de que estén en el nombre de archivo del documento que están buscando.
Estas búsquedas crean rápidamente confusión, ya que la falta de una estructura uniforme puede significar que los archivos no siempre contienen las palabras clave buscadas.
Similar a una carpeta física que está en el estante equivocado, en una habitación diferente, colocada incorrectamente o tiene una etiqueta ilegible o mal impresa.
Todo el mundo conoce el "Explorador colgante", que abandona por completo el fantasma cuando busca en 5000 archivos y una búsqueda regular y simple debe combinarse con un reinicio de la PC.Con una solución como el sistema de administración de documentos PaperOffice, un sistema integral de administración de contenido empresarial (ECM), el archivado confuso y las búsquedas que consumen mucho tiempo son cosa del pasado.
En un ECM, los documentos no se nombran arbitrariamente y se almacenan en cualquier ubicación, sino que se leen, indexan y archivan automáticamente de forma lógica según el "proyecto" o la "empresa" y se vinculan a la información relevante. Se pueden encontrar rápida y fácilmente utilizando una función de búsqueda inteligente. Por ejemplo, la búsqueda puede basarse en el tipo de proyecto, el proyecto en sí, el cliente o una subempresa, el creador del documento o el estado del documento.
CONSEJO: Descubra nuestro caso práctico sobre la integración exitosa de PaperOffice en la constructora IDC Construcción S.L. Las Palmas.
Leer más al respecto ahora e inspírate.
Paperless para empresas constructoras: digitalización de documentos, proyectos y procesos para aumentar la eficiencia
Desafío 2
Incertidumbre sobre la versión actual y correcta de los documentosLa falta de claridad sobre la versión actual y correcta de los documentos representa un desafío importante para las empresas.
Las empresas constructoras afirmaron que no tienen una visión general de qué versión de un documento o información es la actual o la correcta.
En el mundo actual, donde varias personas pueden trabajar en un documento independientemente de la ubicación y la hora, la comunicación clara es fundamental.
Para evitar malentendidos, es importante documentar por escrito cada acceso, cambio y archivo. De esta manera, también es posible rastrear más tarde cómo se creó el documento. Sin embargo, simplemente agregar al nombre del archivo como "_2" o "_new 1.2" FINAL", "FINAL 2", "DRAFT 2.0" no es una solución adecuada, ya que no está claro qué versión es realmente el documento. Esto a menudo crea confusión al buscar y aumenta la cantidad de duplicados que se pueden encontrar en diferentes ubicaciones.
Solución: Con PaperOffice puede resolver elegantemente ambos problemas: control de versiones y trazabilidad de los cambios. En PaperOffice, cada acceso y cada cambio se documentan de forma transparente y comprensible. Siempre hay una sola versión actual y correcta de un documento, de modo que se evitan malentendidos y los documentos se pueden encontrar sin problemas.
Si un documento se está editando actualmente, se "bloqueará" temporalmente y el usuario solo podrá acceder a este documento en la red después de que se haya liberado.
Desafío 3
Problemas para acceder a datos relevantes en cualquier momento y lugarLas empresas de construcción a menudo trabajan en diferentes ubicaciones y lugares de trabajo, lo que dificulta el acceso a documentos e información importantes.
Los sistemas tradicionales basados en papel dificultan el acceso a los datos que necesita, especialmente cuando son almacenados físicamente en un lugar específico convertido. Esto puede provocar retrasos en la toma de decisiones, comunicación ineficiente y posibles errores.
Solución: La gestión documental digital ofrece la posibilidad de almacenar documentos de forma centralizada y hacerlos accesibles. Esto brinda a los miembros del equipo la oportunidad de acceder a datos relevantes en cualquier momento y desde cualquier lugar.
La introducción de aplicaciones móviles incluso permite a los empleados recuperar documentos e información directamente desde el sitio de construcción. Esto aumenta la eficiencia, mejora la comunicación y facilita la colaboración en tiempo real, independientemente de la ubicación.
PaperOffice también se integra perfectamente con los dispositivos NAS, en particular con las dos marcas líderes de NAS QNAP y Synology.
Ya hemos publicado un artículo informativo sobre la gestión de documentos en Synology NAS, que incluye 7 pasos clave para desbloquear todo el potencial de su NAS. Puede leer el artículo aquí.
7 pasos para aprovechar al máximo su Synology NAS: simplificado con PaperOffice
Haga clic aquí para ver la guía
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Como socio exclusivo de QNAP, PaperOffice ofrece opciones de conexión ideales para dispositivos QNAP y permite a las empresas administrar documentos y almacenamiento de datos de manera aún más eficiente.
Para obtener más información sobre la asociación exclusiva de PaperOffice con QNAP y los beneficios asociados para las empresas, haga clic en aquí.
PaperOffice es un completo sistema de administración de documentos que lo ayuda a organizar, almacenar y compartir documentos. Tiene una variedad de funciones, como la capacidad de escanear documentos y convertirlos en formato digital, archivar y recuperar documentos, y mejorar la colaboración entre usuarios mediante la creación de tareas y flujos de trabajo.
Desafío 4
Documentos e información no estructuradosLas empresas constructoras gestionan una variedad de documentos como planos, dibujos, contratos, permisos e informes. Además, los correos electrónicos de Outlook también contienen información valiosa que es relevante para las empresas de construcción.
A menudo, estos documentos no están estructurados y vienen en una variedad de formatos y tipos de archivo. Esto puede dificultar la organización y el acceso a información relevante, especialmente cuando no existe una estructura o clasificación consistente.
Solución: Una solución de gestión de documentos eficaz como PaperOffice ofrece funciones para estructurar y categorizar documentos. Al crear carpetas, metadatos personalizados y etiquetas, los documentos se pueden organizar por proyectos, categorías u otros criterios relevantes. Esto mejora significativamente la localización y gestión de documentos, ya que se pueden identificar de forma rápida y sencilla.
Desafío 5
Colaboración y comunicaciónLas empresas de construcción a menudo trabajan en equipos y necesitan trabajar juntas de manera efectiva para completar los proyectos con éxito. Un desafío es que varias personas están trabajando en un documento al mismo tiempo y necesitan hacer cambios. Los métodos tradicionales, como enviar correos electrónicos o fusionar cambios manualmente, pueden provocar demoras, pérdida de datos e ineficiencia.
Solución: Una solución de gestión de documentos con una función de colaboración integrada permite que varios usuarios trabajen en un documento al mismo tiempo. Los cambios se rastrean automáticamente y se pueden rastrear, eliminando conflictos y facilitando la colaboración.
Los comentarios en tiempo real y las capacidades de chat permiten una comunicación fluida entre los miembros del equipo para aclarar preguntas y tomar decisiones.
Desafío 6
Cumplimiento normativo y seguridadLas empresas de construcción a menudo tienen que cumplir con normas y estándares específicos, especialmente en lo que respecta a la protección de datos y la seguridad de la información confidencial. Administrar y asegurar documentos de acuerdo con los requisitos legales puede ser un desafío, especialmente cuando la información confidencial se ve comprometida o se pierde.
Solución: Una solución confiable de administración de documentos ofrece funciones para proteger los datos confidenciales y cumplir con las regulaciones. Esto incluye almacenamiento encriptado, controles de acceso, permisos de usuario y capacidades de registro de auditoría.
Al implementar medidas de seguridad sólidas, las empresas de construcción pueden asegurarse de que sus documentos estén protegidos y cumplan con las reglamentaciones aplicables.
Desafío 7
Integración de documentos y migración de datosLas empresas constructoras a menudo trabajan con diferentes sistemas y herramientas diseñados para tareas o fases específicas de un proyecto de construcción.
El desafío es integrar estos diferentes sistemas a la perfección entre sí y asegúrese de que todos los documentos e información relevantes estén accesibles en un lugar central.
Además, puede ser difícil migrar documentos físicos o datos existentes de otros sistemas a una nueva solución de administración de documentos.
Solución: PaperOffice ofrece opciones de integración para adaptarse perfectamente a los sistemas y herramientas existentes. Esto puede incluir API, herramientas de conversión de datos o funciones de importación/exportación. Mediante la integración de diferentes sistemas, las empresas constructoras pueden utilizar sus datos y documentos existentes de manera eficiente mientras centralizan el acceso y la gestión.
Durante la migración de datos, los servicios o herramientas especiales pueden ayudar a digitalizar documentos físicos y transferir datos de otros sistemas al nuevo sistema de administración de documentos.
Conclusión
La gestión de documentos para las empresas de construcción presenta una serie de desafíos que deben superarse para garantizar procesos comerciales eficientes y fluidos.
Al utilizar una solución de administración de documentos robusta y completa, estos desafíos se pueden superar con éxito. La solución efectiva de PaperOffice ofrece organización estructurada de documentos, acceso rápido, colaboración fluida, cumplimiento y seguridad, control de versiones y seguimiento de cambios, e integración con varios sistemas.
Al abordar estos desafíos, los contratistas pueden aumentar la productividad, mejorar la eficiencia y sentar las bases para una gestión de proyectos exitosa.
