Le presentamos 7 desafíos prácticos y presentamos las soluciones
PaperOffice encuestó a algunas empresas de construcción en 2022 sobre los mayores obstáculos en la gestión de datos, documentos e información y tuvo en cuenta algunos datos de empresas de los casos de estudio realizados. Se obtuvo la siguiente información:
Desafío 1
Los documentos son difíciles de encontrar en la estructura de archivo existente
Un 82 por ciento completo de las organizaciones encuestadas dijeron que tenían problemas para ubicar un documento en su estructura de carpetas debido a nombres de archivo confusos o mala categorización.
Nuevamente, una categorización no es posible debido a la falta de tiempo y solo podría considerarse con ejecución automática.
Tanto si se trata de carpetas físicas como de estructuras de carpetas digitales en servidores, el nombre de archivo de un documento suele proporcionar información sobre su contenido.
Es común que las personas usen la función de búsqueda de su computadora para buscar palabras clave clave con la esperanza de que estén en el nombre de archivo del documento que están buscando.
Trabajo sin papeles a través de procesos digitales
Estas búsquedas crean rápidamente confusión, ya que la falta de una estructura uniforme puede significar que los archivos no siempre contienen las palabras clave buscadas.
Similar a una carpeta física que está en el estante equivocado, en una habitación diferente, colocada incorrectamente o tiene una etiqueta ilegible o mal impresa.
Todo el mundo conoce el "Explorador colgante", que abandona por completo el fantasma cuando busca en 5000 archivos y una búsqueda regular y simple debe combinarse con un reinicio de la PC.
CONSEJO: Descubra nuestro caso práctico sobre la integración exitosa de PaperOffice en la constructora IDC Construcción S.L. Las Palmas.
Leer más al respecto ahora e inspírate.
Paperless para empresas constructoras: digitalización de documentos, proyectos y procesos para aumentar la eficiencia
Desafío 2
Incertidumbre sobre la versión actual y correcta de los documentos
La falta de claridad sobre la versión actual y correcta de los documentos representa un desafío importante para las empresas.
Las empresas constructoras afirmaron que no tienen una visión general de qué versión de un documento o información es la actual o la correcta.
En el mundo actual, donde varias personas pueden trabajar en un documento independientemente de la ubicación y la hora, la comunicación clara es fundamental.
Para evitar malentendidos, es importante documentar por escrito cada acceso, cambio y archivo. De esta manera, también es posible rastrear más tarde cómo se creó el documento. Sin embargo, simplemente agregar al nombre del archivo como "_2" o "_new 1.2" FINAL", "FINAL 2", "DRAFT 2.0" no es una solución adecuada, ya que no está claro qué versión es realmente el documento. Esto a menudo crea confusión al buscar y aumenta la cantidad de duplicados que se pueden encontrar en diferentes ubicaciones.
Desafío 3
Problemas para acceder a datos relevantes en cualquier momento y lugar
Las empresas de construcción a menudo trabajan en diferentes ubicaciones y lugares de trabajo, lo que dificulta el acceso a documentos e información importantes.
Los sistemas tradicionales basados en papel dificultan el acceso a los datos que necesita, especialmente cuando son almacenados físicamente en un lugar específico convertido. Esto puede provocar retrasos en la toma de decisiones, comunicación ineficiente y posibles errores.
PaperOffice también se integra perfectamente con los dispositivos NAS, en particular con las dos marcas líderes de NAS QNAP y Synology.
Ya hemos publicado un artículo informativo sobre la gestión de documentos en Synology NAS, que incluye 7 pasos clave para desbloquear todo el potencial de su NAS. Puede leer el artículo aquí.
Como socio exclusivo de QNAP, PaperOffice ofrece opciones de conexión ideales para dispositivos QNAP y permite a las empresas administrar documentos y almacenamiento de datos de manera aún más eficiente.
Para obtener más información sobre la asociación exclusiva de PaperOffice con QNAP y los beneficios asociados para las empresas, haga clic en aquí.
Desafío 4
Documentos e información no estructurados
Las empresas constructoras gestionan una variedad de documentos como planos, dibujos, contratos, permisos e informes. Además, los correos electrónicos de Outlook también contienen información valiosa que es relevante para las empresas de construcción.
A menudo, estos documentos no están estructurados y vienen en una variedad de formatos y tipos de archivo. Esto puede dificultar la organización y el acceso a información relevante, especialmente cuando no existe una estructura o clasificación consistente.
Trabaje de manera más eficiente gracias a las soluciones seguras de flujo de trabajo y gestión de documentos
