¿Qué es la gestión de documentos digitales?
Con el tiempo, se acumulan muchos documentos importantes en un hogar, y más aún en una empresa. La gestión eficiente de estos documentos es fundamental para el éxito económico y una visión sencilla de las pólizas de seguro, contratos, documentos, etc.
Los documentos se pueden guardar en papel en carpetas. Sin embargo, ocupan mucho espacio y, sobre todo, son difíciles de buscar.
Habiendo aclarado una de las ventajas más importantes de usar un NAS, que es el control completo y la racionalización de los costos, es hora de comprender cómo se debe realizar la administración de documentos en el Synology NAS y cómo funciona Synology DMS.
La gestión de documentos digitales, también conocida como sistema de gestión de documentos, se utiliza para almacenar, gestionar y controlar el flujo de documentos e información dentro de una organización. Además, la función más importante de un DMS es servir como conexión entre su Synology NAS y sus datos.
Las bases de datos se utilizan para la comunicación entre las computadoras conectadas a la red y el NAS.
Todos los datos se almacenan con cifrado de alta seguridad en la base de datos, que se encuentra en su Synology NAS
El enfoque central de un sistema de administración de datos como el de PaperOffice DMS son las bases de datos estructuradas lógicamente, cuya estructura permite la mayor seguridad posible, pero también un acceso ultrarrápido a los documentos.
PaperOffice DMS toma la ruta segura, porque todos los datos se almacenan en forma altamente encriptada en la base de datos, que se encuentra en su Synology NAS. Así es como se crea la gestión de documentos en su NAS, el llamado Synology DMS.
Esto significa que siempre tiene acceso y control sobre sus datos.
De esta manera, todos los documentos de una empresa están siempre disponibles y no solo cuando el colega en cuestión tiene su computadora funcionando y permite el acceso a los datos. Por supuesto, los niveles jerárquicos también son posibles en el NAS, es decir, configurar diferentes niveles de acceso protegidos con contraseña.
¿Qué tan compleja es la instalación y configuración de la base de datos?
La instalación y configuración de la base de datos en su Synology NAS no es nada complicada y no requiere un especialista en TI.
En particular porque se sabe que el funcionamiento de los contenedores Docker es una solución de integración inestable y poco confiable, PaperOffice ha decidido brindar una solución comprobada y confiable para el almacenamiento de datos a través del uso directo y nativo de MariaDB.
A diferencia de la instalación de Docker, la configuración con la ayuda de los videos de YouTube de PaperOffice se realiza en unos pocos minutos, incluso para el profano.
¿Cuáles son las ventajas de no utilizar contenedores Docker?
La mejor decisión de PaperOffice para prescindir de Docker tiene enormes ventajas de que puede usar cualquier Synology NAS y no la costosa serie Plus.
Lo que tiene un efecto positivo en su billetera y es económico.
¿Cómo llegan los datos al Synology NAS?
Escanear documentos
El proceso es simple: si los datos aún no están disponibles en forma digital, primero se deben escanear o fotografiar los documentos en papel.
Su escáner junto con PaperOffice DMS son los mejores socios para hacer que su empresa sea sin papel
Con su escáner u otro dispositivo de digitalización, el documento no solo se convierte en una imagen, sino que su contenido también se puede "leer" electrónicamente. La función de escáner integrada en PaperOffice DMS se conecta a su escáner y, por lo tanto, transfiere el medio digital al software de gestión de documentos.
Acerca de la mejor manera de integrar su escáner, para digitalizar los documentos, ya tenemos en otro artículo.
Almacenamiento de documentos digitales
Los datos en formato digital, como correos electrónicos o archivos digitales, se pueden arrastrar y soltar fácilmente en la interfaz de PaperOffice. Si desea archivar varios documentos sin esfuerzo manual, la supervisión de carpetas integrada en PaperOffice es adecuada para ello. Esto permite archivar sin problemas en segundo plano.
Datos existentes
El sistema de administración de documentos de PaperOffice también facilita a los usuarios mover los datos digitales que antes estaban en los discos duros de las computadoras portátiles o de escritorio a un dispositivo de almacenamiento de datos compartido, Synology NAS.
Todos los datos existentes se pueden importar al sistema de gestión de documentos con un solo clic.
También hay muchas otras formas de introducir sus datos en el sistema de gestión de documentos, que ya están integrados en PaperOffice DMS en la versión estándar.
